hur man kör produktiva och effektiva affärsmöten
affärsmöten anses ofta vara en av de minst produktiva affärsaktiviteterna. Men effektiva möten kan ha en mycket positiv inverkan på din slutresultat. Använd dessa tips för att göra ditt nästa affärsmöte till en framgång.
hur produktiva är dina affärsmöten? Skulle du beskriva kulturen som styr dina möten för att mer likna tredje världskriget eller galet kaos? Under ett möte fokuserar du på dagordningen eller koncentrerar du dig mer på att bryta en skumkopp i bitar? Skulle du kvalificera att äta alla munkar i ett möte som en stor prestation i din agenda? Om dessa mötesscenarier låter bekanta för dig är du inte ensam! Många studier har visat att mer tid slösas bort i möten än i någon annan affärsverksamhet. Det uppskattas att människor spenderar 20-40% (högsta ledningen är mycket mer) av sin tid i möten och att möten bara är 44-50% effektiva (källa: Steve Kaye). Genom att förbättra effektiviteten i ditt nästa möte, du kan öka din vinst.
det första steget i att förbättra effektiviteten i dina affärsmöten är att inse att möten är en samarbetsinsats. Själva definitionen av ett möte är en gruppaktivitet där utvalda människor samlas för att utföra arbete som kräver gruppinsats. Alla deltagare i ett möte måste därför spela en roll för att förbli fokuserade och utvecklas genom mötet i tid.
innan du ringer ett möte måste det först avgöras om det är nödvändigt. Kom ihåg att ett möte inte alltid är det mest effektiva sättet. Andra alternativ kan vara att skicka ett memo eller ett e-postmeddelande. Det är mötesadvokatens ansvar att avgöra behovet av att ringa till mötet och vem som ska delta. I allmänhet är det bäst att bjuda in så få deltagare som möjligt (endast nyckelaktörer). Advokaten måste också granska organisationens kalender, reservera mötesrummet och tilldela en mötesledare som ansvarar för dagordningen.
effektiva möten kräver ledarskap. Att leda ett möte kräver uppmärksamhet, förtroende, kreativitet, diplomati, empati, flexibilitet, intelligens, seghet och ja, humor! Ledarens primära roll är att fastställa grundrollerna för mötet, nämligen: att minimera förvirring och störningar och att införa en uppförandekod. Några exempel på lagspelsregler som är utformade för att göra möten mer effektiva är:
1. Om du planerar att presentera ett förslag eller diskutera ett problem i ett gruppmöte, skicka ut all relevant information till alla teammedlemmar flera dagar före mötet.
2. Granska dagordningen och ta med dig relevant material till mötet så att vi kan fatta välgrundade beslut.
3. Lobba inte några medlemmar före mötet och försök att ramma en ide ner i halsen på resten av gruppen i en ”överraskningsattack”. Håll frågor överbord och inkluderande. ”Kämpa rättvist”.
4. Kom till mötena i tid.
5. Om du kommer att vara frånvarande, informera andra i förväg och skicka en stand-in som kan fatta åtminstone några beslut i ditt namn.
6. Fokusera på att lyssna och söka förståelse innan du inte håller med.
7. Om du är inspelaren, distribuera fullständiga och exakta minuter till alla inom 48 timmar efter mötet.
8. Om du går med på något, gör vad du säger att du kommer att göra. Var ansvariga för varandra.
9. Sarkasm, personangrepp, avbryta, dominera diskussionen, eller delta i störande beteende under ett möte är alla icke-produktiva beteenden. Vi är överens om att inte engagera oss i dem.
10. Det är okej att vara oense under ett möte, men när gruppen har fattat ett beslut måste det stödjas av alla utanför mötet. Passivt motstånd, sabotage, negativt skvaller och gerillakrig är inte okej.
11. Kom ihåg att fira framgångar och tacka medlemmarna för deras ansträngningar.
förutom att implementera dessa begrepp måste en effektiv mötesledare genomdriva en uppförandekod för att upprätthålla en säker miljö för att diskutera ideer. Mötesledaren bör tvinga mötesdeltagarna att följa några enkla riktlinjer för att säkerställa ett ordnat möte:
- arbeta som ett team
- ingen rang i rummet
- en högtalare i taget
- var en uppmärksam lyssnare
- fokusera på frågan
- respektera andra
- Avbryt domen
- tillåt nyfikenhet
- behåll Sekretess
det är lika viktigt att avsluta ett möte effektivt som det är att genomföra det. Förutom att bara avsluta ett affärsmöte i tid bör det finnas en översyn av agendaposter och resultat samt uppdrag. En fastställd dagordning för nästa möte bör också utarbetas.
att ha ett effektivt affärsmöte är en viktig ingrediens för att ha ett framgångsrikt företag. Om du vill ha mer information om detta ämne är du välkommen att kontakta oss.