hur man genomför Workshops som håller deltagarna engagerade + Snabbtips
BABOK-guiden definierar Workshop som ”en underlättad och fokuserad händelse som deltar av viktiga intressenter i syfte att uppnå ett definierat mål.”
enligt DSDM är det ” en speciell typ av möte med tydliga mål, en grupp deltagare valda och bemyndigade att leverera det önskade resultatet.”
i allmänhet kan vi säga att det är en teknik för att snabbt få information på ett sätt som överenskommits mellan olika synvinklar. Workshops har vanligtvis en kort varaktighet. De kan utföras om en timme eller två, eller sträcka sig till ett par dagar. Det viktiga är att förvärva ny kunskap eller färdigheter under kursen, samt att få andra synpunkter från deltagarna genom lagarbete och öppen kommunikation. För att främja samarbete är det nödvändigt att ha någon utsedd som facilitator. Handledaren ansvarar för att övervaka verkstadsaktiviteter, tillhandahålla struktur, hjälpa deltagarna och flytta sessionen framåt.
en workshop kan användas för många olika situationer, från att definiera och komma överens om strategiska planer, identifiera och prioritera krav eller lösa komplexa tekniska problem. Kort sagt, workshops är utmärkta för alla situationer som kräver höga nivåer av samarbete, engagemang och överenskommelse mellan olika deltagare. Workshop tjänar också till att främja förtroende och effektiv kommunikation mellan intressenter.
även om det finns många fördelar med att hålla en workshop, kan en dåligt genomförd workshop Skapa konflikter, bidra till befintliga problem och minska förtroendet för att de avsedda målen kan uppnås.
Hur gör vi därför verkstaden framgångsrik? Vad är viktiga aspekter att tänka på för att göra det effektivt? I den här artikeln presenterar vi några viktiga kriterier för att säkerställa workshopens framgång.
Facilitator Roll
detta är nyckelrollen. Handledaren ansvarar för att se till att målen för sessionen uppnås genom att styra och vägleda deltagarna genom övningarna och aktiviteterna under workshopen.
facilitatorn ska inte ta sida och bör uppfattas av deltagarna som neutrala. En av deras roller är att se till att alla deltagares åsikter har samma vikt och att alla kan samarbeta på samma sätt. Syftet med en workshop är inte att övertyga, utan för olika synvinklar att arbeta tillsammans för att nå avtal.
en annan viktig roll som facilitator är att hålla deltagarna engagerade. Vi bad våra instruktörer att dela med sig av vad de gör för att engagera deltagarna när de ställs inför gemensamma workshopscenarier. Ladda ner dem i vårt snabba tips genom att fylla i formuläret i sidofältet.
om du inte har någon internt som kan spela rollen som facilitator, är ett bra alternativ att bjuda in en extern facilitator som är opartisk mot resultaten och har nödvändiga färdigheter för att leda det.
planera för sessionen
planera en workshop är en komplex aktivitet som kräver tid och erfarenhet. Var noga med att överväga dessa element:
- mål och resultat. Vad vill du uppnå i verkstaden? Vilka konkreta resultat bör man få fram under workshopen?
- deltagare. Vem ska delta så att vi kan uppnå målen och förväntade resultat? Helst kommer grupper på mellan 5 och 15 personer (för en enda facilitator) att representera alla befintliga synpunkter på problemet eller situationen som ska lösas.
- varaktighet, dagordning, logistiska aspekter. Se till att tydligt definiera den förväntade varaktigheten (beroende på resultaten som ska uppnås) och schemat för aktiviteter som deltagarna ska känna till. Var särskilt uppmärksam på egenskaperna hos verkstadsplatsen (normalt ett stort rum med utrymme att flytta runt, arbetsbord, platser att hänga flipcharts/post-its) och de material som behövs (blädderblock, whiteboard, post-its, papper etc.). Detta element måste omprövas för en virtuell miljö. Kolla in sviten av verktyg vi använder i våra öppna klass virtuella utbildningar.
- struktur och övningar som ska utföras. Hur länge kommer deltagarna att behöva dra slutsatser? Vilka övningar eller aktiviteter ska göras för att uppnå de förväntade resultaten? Vilka frågor ska lösas under sessionen och vad ska inte?
- validering och övervakning. Hur kommer slutsatserna att dokumenteras? Hur kommer resultaten att valideras? Vilken uppföljning kommer att ges till deltagarna?
struktur för workshopen
Workshops bör betraktas som en intensiv övning med ökande svårigheter som kräver att alla deltagare deltar och samarbetar.
att nå sessionsmålen kräver tid, ansträngning och mellanliggande steg som fokuserar deltagarna på slutresultatet. Verkstadens struktur beror på de specifika mål som ska uppnås, även om en standardstruktur bör innehålla följande element:
Startaktiviteter
målet här är att presentera målen, introducera deltagarna, lära känna utrymmena (blädderblock, Arbetsbord etc.), och för att täcka verkstadens regler (användning av mobiltelefoner, punktlighet etc.). Det är viktigt att skapa positiva relationer mellan deltagarna genom att skapa en öppen, säker miljö där alla är lika och allas åsikter har samma vikt.
isbrytare är en bra ide att främja engagemang från början av sessionen och hjälpa alla att bli bekväma med varandra och verkstadsmiljön. Våra instruktörer dela några av sina favorit isbrytare i den här artikeln och en infographic på tips för att använda isbrytare.
”arbetet” av Workshops
det är här de förväntade resultaten uppstår. De inkluderar olika övningar där målet är att få deltagarna i ett ”flöde” så snart som möjligt genom att föreslå uppnåbara utmaningar, men med ökande svårigheter att nå målen för workshopen. Till exempel skulle en workshop som syftar till att utveckla en handlingsplan ha en sekvens av aktiviteter som liknar följande:
- bedömning/diagnos av nuvarande situation
- identifiering av förbättringspunkter
- identifiering och prioritering av konkreta förbättringsåtgärder
- tidpunkt och ansvarsfördelning
- riskanalys
- förberedelse och validering av handlingsplanen
ge slutsatser
den sista delen av en workshop bör alltid tjäna syftet att sammanfatta allt arbete som utförts under sessionen, presentera de slutsatser som erhållits och bestämma vad nästa steg kommer att bli.
glöm inte Feedback
innan deltagarna lämnar sessionen, se till att samla in deras feedback. Ta reda på vad de tycker gick bra och inte så bra, och hur det kan förbättras för framtida workshops.
sista Tips … övningar för Workshops
slutligen några användbara tips för att göra verkstaden så effektiv som möjligt:
- använd visuell hantering (blädderblock, affischer, diagram) och alla tillgängliga utrymmen (väggar, arbetsbord). Flipdiagrammen och affischerna hjälper deltagarna att fokusera på arbetet och låta dem visualisera de framsteg som görs. Användningen av de olika utrymmena gör det möjligt för facilitatorn att ändra takten och hjälper till att upprätthålla intresset för sessionen. Om du gör en virtuell workshop, se till att introducera alla till de verktyg som deltagarna kommer att använda.
- använd post-its (eller virtuell post-its). Post-its låter dig sammanfatta tankar och göra dem synliga. De hjälper också till att skapa synergi mellan alla deltagares åsikter. Denna ”dokumentation” kan användas för att snabbt förbereda rapporter från sessionen genom att ta bilder.
- gör tidsinställda aktiviteter. Vi måste betona behovet av att respektera de föreslagna övningarna och den tid som reserverats för dem. Vanligtvis erbjuds vi inte lyxen av mer tid, och vi måste få ut det mesta av det vi har.
- respektera varje deltagares arbete. Om du ber dem att komma med förslag måste vi koppla deras arbete till de förväntade resultaten från workshopen. Ingen ska känna att de slösar bort sin tid på en värdelös aktivitet. Om du använder post-its, flytta inte eller ta bort dem utan deltagarnas samtycke. Varje skriftlig post-it bör behandlas som ett resultat av en individuell ansträngning som måste värderas.
- om vi ber om individuella ideer, bör det finnas en tid då dessa ideer samlas för att bilda gruppavtal, vanligtvis vid slutet av varje aktivitet.
- kompilera och distribuera resultaten inom några dagar. Det är också viktigt att deltagarna är de första som tar emot och validerar dem. Det kan vara nödvändigt för andra att se resultaten, men inte innan de personer som deltog har gjort det.
slutligen ett meddelande till facilitators: träna er i populära tekniker och metoder (Brainstorming, 6 tänkande hattar, ante-Mortem, Gamification, Lego Serious Play, etc.), och var inte rädd för att använda dem. Deltagarna kommer att uppskatta att komma ur sin vanliga miljö och rutin.
tack,
glöm inte att ladda ner vårt snabba tips om att engagera dina Workshopdeltagare!