hur man förbereder en kontant Budget för ett nytt företag
den här artikeln visar hur man bygger upp en kontant budget med kvitton och betalningar konto.
vi börjar med att titta på kontantbudgeten för en ny handelsorganisation, vilket hjälper oss att få en klar uppfattning om huvudprinciperna.
vi ser också hur kontantbudgeten passar in i den budgeterade resultaträkningen och balansräkningen. Senare kommer vi att undersöka hur man bygger på vår teknik för att utveckla kontantbudgetar för befintliga företag genom att införliva data från öppningsbalansen.
grundläggande process för att förbereda en Kontantbudget
länka till andra budgetar
de data som används för att skapa alla budgetar måste vara konsekventa. Detta säkerställer att alla budgetar baseras på samma antaganden.
vi kommer att upptäcka att mycket av de uppgifter som behövs för en kontantbudget finns i en budgeterad resultaträkning, om detta redan har upprättats.
nyckeln till exakta kontantbudgetar är dock att komma ihåg att kvitton och betalningar baseras på när kvitton och betalningar inträffar, och därför behöver de flesta siffrorna i det budgeterade resultaträkningen analysera eller modifiera.
när vi tar emot eller betalar kontant vid en annan tidpunkt än inspelningen av försäljning, köp eller kostnad, kallas detta eftersläpning. Det är dessa fördröjda siffror-baserat på tidpunkten för kvittot eller betalningen—som vi kommer att använda i vår kontantbudget.
till exempel, om kreditförsäljning på $10,000 gjordes i januari på två månaders kredit, kommer pengarna att tas emot i Mars.
även om försäljningen skulle registreras i resultaträkningen i Januari, måste den visas i kolumnen Mars i kontantbudgeten.
en kontantbudget visar inte några icke-kontanta poster som visas i den budgeterade resultaträkningen; det vanligaste exemplet på detta är avskrivningar.
det finns också poster som kommer att visas i kontantbudgeten, men som inte visas i den budgeterade resultaträkningen.
dessa är kapitalposter (köp eller avyttring av anläggningstillgångar), utbetalningar som ritningar och skatt och exceptionella poster som finansiering (medel från eget kapital eller lån).
diagrammet nedan visar hur data i en enkel kontantbudget länkar till data som används i andra budgetar.
i fallstudien nedan kommer vi att överväga hur en enkel kontantbudget kan genereras för ett nytt företag. För att göra det använder vi datakällorna som visas i diagrammet ovan.
Fallstudie
First Trade Ltd. Enkel Kontantbudget
Jim First planerar att starta ett handelsföretag, First Trade Ltd. Han har utarbetat följande budgeterade resultaträkning för de första fyra månaderna av handeln.
Jim först: budgeterad vinst & förlustkonto
Jim har också lämnat följande information om sina planer:
- försäljningen sker på två månaders kredit. Försäljningssiffrorna i den budgeterade resultaträkningen baseras på månadsförsäljning enligt följande:
- inköp som görs under den första månaden måste betalas omedelbart. Efterföljande köp kommer att vara på en månads kredit. Inköpssiffran i det budgeterade resultaträkningen består av följande:
- kontantutgifter baseras på att betala ut $1,000 i var och en av de första fyra månaderna av verksamheten.
- utrustning ska köpas för $15,000 under den första månaden av verksamheten. De avskrivningar som visas i den budgeterade resultaträkningen baseras på att dessa anläggningstillgångar skrivs av med 20% per år linjärt.
- Jim har $25,000 att investera i verksamheten i månad 1. Verksamheten har inget öppnande kontantsaldo.
- Jim vill ta ut $2,000 från verksamheten i månad 4.
krävs: Förbered en kontantbudget i kvitton och betalningsformat för de första fyra månaderna av första handeln.
lösning
kontantbudgeten utarbetas på följande sätt:
för det första redovisas det investerade kapitalet som kvitto i månad 1.
för det andra anges intäkterna från försäljningen på lämplig rad, med hänsyn till tvåmånaderskrediten genom att kvittona försenas med två månader (dvs. försäljningen för månaderna 1 och 2 tas emot i månaderna 3 och 4).
Observera att försäljningen i månaderna 3 och 4 inte visas på denna kontantbudget eftersom pengarna inte kommer att tas emot förrän månaderna 5 och 6.
för det tredje anges betalningarna för inköp och utgifter i lämpliga rader med hjälp av uppgifterna om betalningsvillkor. Kom ihåg att den första månadens inköp betalas i månad 1 och efterföljande inköp ges en månads kredit.
för det fjärde anges betalningarna för anläggningstillgångar och ritningar efter behov.
för det femte slutförs kvitton och betalningssummor och varje månads kassaflöde beräknas (dvs. totala kvitton minus totala betalningar).
sjätte, bankbalansen som förs fram för månad 1 sätts in (här är det noll).
slutligen beräknas det överförda banksaldot för varje månad. Detta baseras på beräkningen för varje månad med hjälp av följande formel:
kassaflöde för månad + balanserat banksaldo = balanserat banksaldo
utgående banksaldo (balanserat banksaldo) för en månad redovisas sedan som ingående banksaldo för följande månad (balanserat banksaldo).
kontantbudgeten visar att om allt går enligt planen kommer Jims affärsbanksaldo att vara $3,000 i kredit i slutet av månad 1, men kommer att falla till ett övertrasserat saldo på $2,000 i slutet av månad 4.
därför bör Jim göra lämpliga finansiella arrangemang om han vill följa denna budget. Han bör också överväga effekterna av oförutsedda händelser (t.ex. försäljningen kan vara lägre än prognostiserad och kostnaderna kan vara högre).
denna typ av ” vad-om?”planeringsprocessen kallas känslighetsanalys.
länka Kontantbudget med den budgeterade balansräkningen
Kontantbudget och huvudbudget
en fullständig uppsättning budgetar för en organisation inkluderar en budgeterad balansräkning i slutet av budgetperioden samt en budgeterad resultaträkning och kontantbudget.
den budgeterade balansräkningen är baserad på samma format som den historiska balansräkning som tagits fram för finansiella redovisningssyften; baseras dock i framtiden.
det är en redogörelse för förväntade tillgångar, skulder och kapital i slutet av budgetperioden.
eftersom detta dokument kommer att kopplas till de andra två huvudbudgetarna, innehåller det vinsten som genereras i det budgeterade resultaträkningen, tillsammans med det slutliga kontanta eller banksaldot som förutses i kontantbudgeten.
den budgeterade resultaträkningen och den budgeterade balansräkningen kallas tillsammans huvudbudgeten.
Dotterbudgetar
flera dotterbudgetar måste ofta skapas i mer komplexa företag för att bygga upp tillräcklig information för att skapa huvudbudgeten och den budgeterade kassaflödesanalysen.
exempel på dotterbudgetar inkluderar försäljningsbudget, produktionsbudget och materialanvändningsbudget.
Kontantbudget och budgeterad balansräkning
för att förstå hur kontantbudgetar fungerar måste vi kunna skapa en budgeterad balansräkning antingen i sin helhet eller i extraktform.
genom att skapa en fullständig budgeterad balansräkning kan vi också kontrollera att våra budgetar kopplar ihop ordentligt och att slutresultatet balanserar.
av särskild betydelse är följande kopplingar mellan kontantbudgeten och den budgeterade balansräkningen i slutet av budgetperioden:
- siffran för gäldenärer i den budgeterade balansräkningen kommer att representera den kreditförsäljning som ännu inte har erhållits kontant. Dessa är vanligtvis försäljningen för den sista perioden(er) där kvitton inte visas i kontantbudgeten.
- kontantsaldot i den budgeterade balansräkningen kommer att tas direkt från det slutliga kontantsaldot i kontantbudgeten. Om detta är en negativ siffra kommer den att redovisas som en övertrassering under kortfristiga skulder.
- handelsfordringsägarnas siffra i den budgeterade balansräkningen kommer att representera de kreditköp (och eventuellt kostnader) som gjordes under budgetperioden, men är obetalda vid periodens slut.
när det gäller den slutliga länken som nämns ovan, på samma sätt som försäljning, är det vanligtvis inköp eller utgifter för den sista perioden som inte visas i kontantbudgeten.
låt oss nu återvända till fallstudien av First Trade Ltd. för att se hur den budgeterade balansräkningen kan utvecklas i praktiken.
Fallstudie
First Trade Ltd. Förbereda en budgeterad balansräkning
som beskrivs i den första fallstudien planerar Jim First att starta ett handelsföretag.
Jim har utarbetat en budgeterad resultaträkning för de första fyra månaderna handel, visar en budgeterad vinst på $3,000. En kontantbudget har också utarbetats som visar en övertrasserad banksaldo på $2,000 i slutet av månad 4.
krävs: upprätta en budgeterad balansräkning för slutet av månad 4.
lösning
den budgeterade balansräkningen visas nedan. Anteckningar ges också för att visa hur varje siffra beräknades.
anmärkningar:
(1) anläggningstillgångarna köptes i månad 1. De värderas till anskaffningsvärde, minus avskrivningarna som visas i den budgeterade resultaträkningen (dvs. eftersom detta också är den kumulativa avskrivningen).
(2) lagertalet är det utgående lager som används i den budgeterade resultaträkningen.
(3) gäldenärens siffra består av försäljningen i månader 3 och 4 ($5,000 + $7,000). Intäkterna från denna försäljning kommer inte att ha erhållits inom budgetperioden eftersom försäljningen sker på 2 månaders kredit.
(4) handelsfordringsägarnas siffra är månad 4-inköp som inte ska betalas förrän månad 5.
(5) kassakrediten är den slutliga balansräkningen på kontantbudgeten.
(6) den budgeterade vinsten redovisas på den budgeterade resultaträkningen.
(7) de budgeterade ritningarna redovisas i kontantbudgeten.
det är värt att undersöka ovanstående siffror och anteckningar, så att du förstår hur siffrorna kom fram till. Observera att den budgeterade balansräkningen ska balansera när uppgifterna används konsekvent.