hur man blir en bra Receptionist
Grattis! Du har anställt en receptionist. Det kan vara lite nervpåfrestande att ha någon ny komma in i positionen, särskilt en lika viktig för ett företag som receptionist. Att anställa en kvalitetsanställd för en receptionistposition innebär att du har anställt ansiktet på ett företag. Du kan börja känna dig orolig för att avgöra om du har gjort rätt val eller inte. Om du är orolig för att den nya hyran inte är säker på hur man ska vara en bra receptionist och lyckas med sin nya arbetslinje, leta inte längre.
hur man blir en bra Receptionist: på telefonen
en av de viktigaste uppgifterna som receptionist är att svara i telefonen korrekt. Detta gäller både virtuella receptionister och de som arbetar på kontoret. Förutom att ta meddelanden och säga hej innan tillkännage företagsnamnet, ditt namn, och frågar hur du kan hjälpa dem, det några saker du kan behöva komma ihåg.
var entusiastisk
först och främst, lära sig att älska ljudet av telefonen ringer! Det kan låta som en dum fråga, men kom ihåg: om telefonen inte ringde, skulle din arbetsgivare inte behöva ha dig på personal. Om du lär dig att älska ljudet från telefonen svarar du det med den entusiasm som en bra receptionist borde ha. Om du svarar i telefonen med en monoton röst representerar du inte ditt företag i bästa ljus.
var snabb
när du hör den telefonen ringer, försök att svara på den med den andra ringen. Tiden går i en annan takt för någon som behöver hjälp. Tre, fyra eller fem ringar kan kännas som en evighet–vid den tiden börjar de redan anta att deras samtal kommer att bli obesvarade.
detsamma gäller när du placerar någon i väntan–försök att hålla den hålltiden under en minut. Människor blir otåliga snabbt, och deras humör kan bli surt som ett resultat. Kunderna vill inte vara på Håll länge, och ju längre de placeras på Håll, desto lägre blir deras åsikt om ditt företag.
Tänk på din ton
det sägs att under en konversation ansikte mot ansikte är 55% av kommunikationen via kroppsspråk, 38% är genom röstton och endast 7% är från de ord som används. Men på telefon är 83% av din kommunikation genom din röstton. Endast 17% är de ord du använder!
med det är fallet är det väldigt viktigt att inte låta monoton, vilket kommer att komma ut som om du är ointresserad av att hjälpa dem. Det är ännu viktigare att du inte låter externa problem sätta dig i ett humör som kommer att få din ton att låta arg. För mycket är på linjen för att du inte låter snäll som det första intrycket av ett företag.
Le!
ja, även (och speciellt!) när du svarar i telefon. När du ler, det vänder på en del av din hjärna som omedelbart gör dig lyckligare. Det gör att du låter mer tillgänglig på telefonen. Vissa föreslår att receptionister bör hålla en spegel på sitt skrivbord för att se sig själva Le. På så sätt kommer du ständigt påminnas om att hålla ett leende på ditt ansikte och en bra attityd gentemot andra.
fraser att säga ofta
- vänligen
- tack
- du är välkommen
- min glädje
- God morgon
- God eftermiddag
- ha en trevlig vistelse stor dag
- ha en bra helg
- uppringarens namn
hur man blir en bra receptionist: på kontoret
om du är en receptionist personligen måste du vara medveten om några saker som du kan andra saker. För en, personen framför dig bör ha företräde framför en ringande telefon. Om du redan är förlovad med en kund i telefon bör du hitta ett sätt att erkänna den nuvarande gästen. Le eller nicka för att låta dem veta att de är viktiga för dig och du kommer att vara med dem inom kort.
utseende & Professionalism
eftersom en receptionist är ansiktet på ett företag är det desto viktigare att upprätthålla ett professionellt utseende. Lämplig affärskläder, väl kempt hår och god hygien förväntas. En bra receptionist tuggar inte tuggummi under arbetstiden eller kontrollerar sin personliga telefon. De kommer att ha bra hållning och vara säker på att inte Slash.
var entusiastisk personligen
du bör hälsa alla som kommer in i dörren med entusiasm. Kunden bör vara din prioritet! Låt inte något som händer i eller utanför kontoret påverka din prestation och förmåga att vara välkomnande för kunderna. Ingen borde veta om du har på dagen, känner dig ledsen eller arg. Du bör inte heller varna för en uppringare av det genom att prata med en rusad röst eller skynda dem i väntan.
kunden ska bli din passion. Även om de kan ha fel är det inte ditt jobb att göra dem medvetna om detta. Det är ditt jobb att ge dem exceptionell kundservice och att rikta dem mot vem de behöver prata med.
den andra E: s
enligt Steve Staunting vet den bästa receptionisten metoden för tre E: Enunciate med entusiasm för att vara effektiv. Nedan är ett exempel på att använda de tre E: erna med en kund:
dessutom föreslår han att man kommer ihåg ytterligare två Es: Everytime and everything. Det är viktigt eller en bra receptionist att vara konsekvent, vilket ger samma servicekvalitet till vem som går i dörren. Allt hänvisar till en påminnelse om att skriva ner allt! Upprepa allt som sägs tillbaka till den som ringer för att vara säker på att meddelandet är klart. Det kan verka som overkill, men en bra receptionist kan och kommer alltid att veta all information som kommer att bli ombedd innan plocka upp mottagaren för någon väntar på is eller återvänder ett missat samtal. En bra receptionist kommer också att vara säker på att skriva ner tiden för samtalet.
applicera detta på ditt lilla företag
att hitta bra anställda är svårt nog! Om du har anställt någon som receptionist bör de kunna uppfylla alla ovan beskrivna förväntningar.
nu, ge dessa ett försök:
- låt din nya hyra veta vad dina förväntningar kommer att gå framåt och se till att dina förväntningar är mycket tydliga från början.
- använd det här inlägget som en resurs eller rikta dem till några informativa videor, som Artighetsregler för telefonen, ett exempel på dåliga Receptionistiska färdigheter eller hur man blir den bästa receptionisten någonsin.
- vill du veta mer om hur man blir en bra receptionist? Fråga bara en svarstjänst som har över femtio års erfarenhet av att anställa bra receptionister!