• Articles
• admin

oavsett om du skapar ett nytt kontor eller uppgraderar befintlig utrustning är det viktigt att välja rätt kopiator för att säkerställa att ditt företag fungerar smidigt. Det finns många kopiatorer på marknaden med ett brett utbud av funktioner och priser för dig att välja mellan.

vilka funktioner behöver du? Vilka funktioner skulle vara trevligt att ha? Vilka är helt onödiga för ditt företag? Att göra produktforskning kan snabbt bli en stor distraktion och tidsåtagande när du gräver djupare och djupare i de olika alternativen för ditt företag. Därför har vi sammanställt den här listan över de viktigaste frågorna du behöver ställa när du börjar jaga efter en ny multifunktionsskrivare (MFP).

frågor att ställa innan du köper en kopiator

det uppskattas att utskrifts – och kopieringskostnader kan lägga upp till 1% till 3% av ett företags årliga intäkter-så detta är ett viktigt beslut för ditt företag. Att ställa dessa grundläggande frågor kan hjälpa till att begränsa dina specifika behov och fokusera ditt sinne när du väljer en kopiator.

Vad är syftet med denna MFP?

det kan låta enkelt (att skriva ut, självklart) men att bestämma exakt vad du vill att din enhet ska kunna göra eller inte göra tidigt i processen kan drastiskt påverka hur mycket du slutar betala och hur pålitlig din kopiator kommer i slutändan att vara. Fråga dig själv:

• behöver jag skriva ut i färg eller är svartvitt (svartvitt) tillräckligt?
• behöver du en smart enhet som kan läsa text med OCR och automatiskt dirigera dokument?
• behöver du efterbehandling funktioner som häftning eller häfte making?
• kommer enheten att användas konsekvent av några individer eller kommer besökare att behöva skriva ut också?

Hur Mycket Kommer Du Att Skriva Ut?

varje företag har sina egna unika behov när det gäller utskrifts-och kopieringsfunktioner. Hur bestämmer du rätt kopiator för ditt företag?

att bestämma hur mycket du ska skriva ut är ett bra ställe att börja när du handlar efter en ny kopiator. Varje MFP är utformad för att hantera en viss utskriftsvolym och om du köper en enhet som inte är utformad för att hantera din volym kan du spara några dollar i förskott, men det kommer att slita ut mycket snabbare än väntat och sluta kosta dig mer i service och driftstopp på lång sikt.

som tumregel kan månatliga utskriftsvolymer översättas till utskriftshastighet mätt i sidor per minut (ppm). Till exempel kommer organisationer som skriver ut 4000 till 7000 sidor per månad vanligtvis att vara nöjda med en 25 ppm-enhet, medan företag som skriver ut upp till 20 000 sidor per månad ofta vill överväga en enhet som kan hantera 50 ppm eller mer.

Vad är din Budget för att köpa kopiatorn?

Shopping med bara en budget i åtanke är inte det bästa sättet att fatta ett viktigt beslut för ditt företag. Det är dock ett viktigt övervägande när man hittar rätt kopiator.

typiska företag Kvalitet kopiatorer kan kosta allt från $4000 till $16.000. En produktionsskrivare för utskriftsföretag kommer att kosta ännu mer än priset på även de högsta kopiatorerna. Eftersom MFP-priserna kan variera så drastiskt är det viktigt att veta vad du är villig att spendera i början av processen.

ett annat övervägande är om du vill köpa enheten direkt och behandla den som en kapitalkostnad eller om du föredrar att hyra din enhet så att den kan behandlas som en affärskostnad. I den här artikeln bryter vi ner alla fördelar och nackdelar med att hyra en MFP istället för att köpa den direkt.

oavsett din budget finns det alltid alternativ tillgängliga. Några av våra kunder väljer att köpa en renoverad begagnad kopiator, som traditionellt är mycket billigare i förskott men, beroende på enhetens ålder, betyder också att det kan kosta mer att hålla Service.

har du planerat för förbrukningsvaror och Service?

kostnaden för en kopiator är en viktig faktor, men du bör också budgetera för kopiatorns totala ägandekostnad. Förbrukningsvaror som bläck eller tonerkassetter kan bli en ganska kostnad över tiden. Du måste också bestämma om du ska betala för service på tid och material eller om du ska köpa ett serviceavtal.

enkel utbyte och kostnad för utbyte av leveranser är båda viktiga faktorer att titta på när man väljer en kopiator. När allt kommer omkring kommer byte av toner och bläck sannolikt att vara en av de vanligaste tjänsterna som utförs på kopiatorn under dess livstid.

har företaget du köper eller leasar från att ha en enkel beställningsprocess eller måste du hoppa genom hoops, vänta i väntan eller kontakta tillverkaren? Förutom kostnaden kan bläck-och tonerkassetter bli ganska huvudvärk om det inte finns ett snabbt och effektivt sätt att få ersättare. Till exempel på Office Interiors erbjuder vi våra kunder några olika alternativ för att förvärva sina leveranser.

• • Automatisk toneruppfyllelse för kunder på våra omfattande serviceavtal
  • Självbetjäningsinköp via vår onlinebutik
  • genom att göra en förfrågan hos vårt sändningsteam (för dem som fortfarande föredrar att plocka upp telefonen och prata med en människa!)

att välja ett välrenommerat varumärke

det finns ett antal betrodda varumärken i branschen som Ricoh, Xerox, Konica Minolta och andra; var och en erbjuder sina egna unika produkter och funktioner. Att ha alternativ tillgängliga för dig när du handlar efter en ny kopiator kan hjälpa dig att fatta det mest informerade beslutet. Du vill lita på att varumärket du väljer kommer att fortsätta att erbjuda support och delar till din kopiator långt in i framtiden. Företag med välkända och respekterade namn i branschen har arbetat i årtionden för att bygga sitt rykte.

men ännu viktigare än att välja en ansedd tillverkare är att välja en pålitlig lokal återförsäljare. Den lokala återförsäljaren från vilken du köper din kopiator kommer att vara din tjänsteleverantör och kundupplevelsen kan variera vildt mellan återförsäljare. Fråga dem om deras typiska svarstider, deras faktureringsprocess, hur du ska beställa ytterligare toner och förbrukningsvaror och vad som ingår eller inte ingår i deras serviceavtal.

kommer det att fungera med din befintliga utrustning?

är du ett Mac-kontor eller ett PC-kontor? Spelar det någon roll när man väljer en kopiator? (Tips … det gör det.) Finns det olika lösningar för att få ditt system integrerat med din nya kopiator?

det här är viktiga frågor att ställa innan du fattar ett slutligt köpbeslut. Att säkerställa kompatibilitet med befintlig utrustning på ditt kontor är viktigt. Kan alla viktiga funktioner som du har identifierat användas på ditt kontor eller är de specifika för vissa operativsystem eller andra nätverksfaktorer?

vilken kopiator vill du köpa?

att välja en kopiator för ditt företag är inte alltid en enkel uppgift. På Office Interiors kastar vi inte bara en offert på dig. Vårt tillvägagångssätt är att bedöma dina utskriftsbehov och utforma en lösning som uppfyller dessa behov både idag och år på vägen.

inte redo att dra avtryckaren på en ny enhet ännu? En gratis utskriftsbedömning hjälper dig att avgöra om du verkligen behöver en uppgradering eller inte.

Cory Porteous
direktör för marknadsföring & inkommande affärsutveckling
kontorsinredning