• Articles
• admin

evenemangsplanering är ingen enkel prestation. Det kräver skicklighet, förberedelse, ett strategiskt team av experter, för att inte tala om stora mängder finansiering. De bästa evenemangen samlar tankeledare som kan ge unikt värde för gästerna. Event sponsring är en väl använd taktik för att hjälpa till med både finansiering och värde leverans för stora och små evenemang.

men hur hittar evenemangsplanerare sponsorer, och är det värt att vara värd för ett sponsrat evenemang?

Låt oss börja från början.

Vad Är Event Sponsring?

sponsring av evenemang är när en organisation går med på att täcka en del av kostnaden för ett evenemang i utbyte mot kampanjfördelar. En sponsor är ofta ett företag, varumärke, ideell eller individ som är särskilt involverad i och kunnig om ett av de teman som är relevanta för evenemanget.

sponsorn tillhandahåller finansiering eller resurser som krävs vid evenemanget, och i gengäld får de fördelar i marknadsföring, varumärkesmedvetenhet och företags rykte.

de vanligaste (och hjälpsamma) typerna av sponsorer inkluderar:

• finansiell
• pr
• Media
• mat och dryck
• in natura sponsring
• Quirky eller unik
• underhållning och spel
• inflytelserika personer eller tankeledare
• kändisar
• politiker
• merchandise
• interaktiv
• och mer

det finns gott om situationer där sponsring kan vara lite orelaterade, men för det mesta, händelse sponsorer anpassa sig till ämnet för händelsen för att uppmuntra större närvaro från en bredare publik publik.

Varför spelar sponsring Roll?

många evenemangsplanerare kanske undrar om det är värt att få en sponsor. Men sponsorer är inte något reserverat endast för globala, inflytelserika händelser. Även mindre evenemang kan dra nytta av att bli sponsrade och lita på oss-det spelar roll.

dessa dagar förändras händelser snabbt med digitala plattformar. Finansiering är knepigt eftersom online-evenemang kan innebära billigare biljetter eller till och med gratis inträde. Med denna upfront intäkter hit, händelse facilitators kan ha ännu mer enhet för att hitta en sponsor för virtuella eller hybrid händelser.

oavsett om det är personligt eller online, spelar evenemangssponsorer roll eftersom:

• de hjälper till att täcka kostnaderna för evenemanget.
• de tillför värde och trovärdighet till ditt evenemang.
• de ökar publikens intresse och lockar fler deltagare.
• de hjälper till att överbrygga förbindelser mellan grupper av människor som kanske inte annars har träffats.
• de uppmuntrar publikens engagemang i digitala utrymmen.

medan sponsorer är en nyckelkomponent i evenemangsengagemang. Din publik behöver mer. Här är 20 interaktiva Konferensförslag för att öka engagemanget med en virtuell eller Hybrid publik.

Hur väljer du rätt Sponsor för ditt evenemang?

när du försöker välja en sponsor måste du ha två viktiga frågor i åtanke:

1. vilka är de viktigaste målen och ideala resultaten av denna händelse?
2. vilka typer av organisationer kommer detta evenemang att gynna mest?

om du kan svara på dessa frågor med självförtroende är du på rätt väg att göra en lista över potentiella sponsorer. En viktig sak att komma ihåg om sponsring är att ingen vill gå med på att sponsra något bara för att det låter som en snygg händelse. Företaget eller varumärket som sponsrar dig kommer bara att göra det om de vet att de kommer att vinna.

med det i åtanke, här är fem saker att tänka på under din sponsor uppsökande och urvalsprocess.

Känn din publik och ditt evenemang

vem kommer ditt evenemang främst att locka? Oavsett vilken sponsor du väljer måste den vara relevant, meningsfull och intressant för dina gäster. Målet är att bli sponsrad av ett företag eller inflytelserik person som gör människor mer glada att delta i ditt evenemang.

på samma sätt, vad kommer ditt evenemang att uppnå? Förstå de specifika egenskaper du behöver leta efter hos en sponsor genom att bli kristallklar på vad du producerar.

Tänk på sponsorer som anpassar sig till dina mål

sponsring kan göra eller bryta ett evenemang. Säg till exempel att du kastar en stor hybridkonvention för företagare om produktivitet i den digitala världen. En no-brainer, win-win sponsor skulle vara något som Zapier eller Airtable. Men en okänd eller irrelevant sponsor (säg datingappen, Bumble) skulle sannolikt inte vädja till den specifika publiken.

välj en sponsor som anpassar sig till evenemangets övergripande mål, syfte och nisch. Ju mer specifik Du kan få, desto bättre chanser har du att få en bra match.

Håll delade värden i åtanke

precis som att vara på samma sida med delade mål är till hjälp för att välja en sponsor, så tar hänsyn till värdena för de företag du når ut till. Konsumenterna lägger högt värde i dessa dagar på vad ett specifikt företag hävdar att stå för. Värderingarna, uppdraget och etiken för ett visst varumärke kan öka eller förringa människors intresse.

detsamma kan gälla för din sponsor rykte. Tänk på vilka typer av värden ditt företag eller din organisation körs på. Vilka typer av sponsorer kommer att vara på samma nivå? Eller, ännu viktigare, vem skulle vara en sponsor som fungerar som en influencer eller förebild för dessa gemensamma värderingar?

använd onlineverktyg för att hitta sponsring

tack vare tekniken behöver du inte längre utarbeta en lista över potentiella sponsorer och sedan sitta där och kalla e-posta dem en efter en. Nu finns det verktyg du kan använda för att öka din uppsökande.

Sponsringshanteringsprogramvara — som Optimy och Proposify — låter dig hitta, nå ut till och spåra platser för att effektivisera din sponsringssökning. De inkluderar snabb åtkomst till kontakter, e-posthantering och schemalagda svar.

forsknings sponsorer från liknande händelser

titta på tidigare händelser som liknar din. Vilka sponsorer hade de? Chansen är att om någon sponsrade ett framgångsrikt evenemang av en liknande bransch, kommer de sannolikt att gå med på att göra det igen. Beroende på storleken och omfattningen av ditt evenemang skadar det inte att observera din tävling.

hur man ber om sponsring för ett evenemang

nu när du vet hur du väljer vilken typ av sponsor du vill ha för ditt evenemang, hur exakt kan du be en person eller ett företag att göra det? Följ dessa steg för att öka dina chanser att landa den perfekta sponsringen.

Skriv en vinnande tonhöjd

det första steget för att landa en bra sponsor är att skriva ett sponsringsförslag för evenemang. Detta är den första e-post-eller” pitch ” – kontakten som ska imponera på din sponsor och intressera dem för att samarbeta med dig för ditt evenemang.

• förklara ditt företag och kommande evenemang tillräckligt detaljerat, men håll det till några korta meningar.
• ge exempel på vem som kommer att prata vid evenemanget, vilka produkter du kommer att visa upp och förklara hur det kommer att gynna sponsorn.
• använd vänligt, professionellt språk.
• inkludera all kontaktinformation som krävs för att denna sponsor ska hålla kontakten med dig.

erbjud speciella incitament

oavsett om du är i din tonhöjd eller i uppföljningssamtal, erbjuda speciella incitament för din sponsor. Detta kan inkludera att ge dem en gratis monter på evenemanget, lägga till deras logotyp eller namn på allt marknadsföringsmaterial för evenemanget eller erbjuda dem en plats att ge en grundton för att marknadsföra sin kommande produktlinje.

att skapa och skriva ett sponsringsförslag för evenemang som fungerar kan vara avgörande för din evenemangsförberedelse, men använder du samma hänsyn till dina deltagare? Kolla in dessa 16 e-postmallar för evenemang för att driva närvaro & öka engagemanget 2021.

bli kreativ

ibland måste du bli kreativ. Tänk på vad som är viktigt för sponsorn du överväger. Vilka är de senaste nyheterna eller släpp de fokuserar på? Vad försöker de få i sin nuvarande marknadsföringskampanj? Vilken aspekt av deras organisation försöker de bygga? Tänk på hur ditt evenemang kan hjälpa dem och rikta in de specifika punkterna när du når ut till dem.

ge fallstudier

har du varit värd för ett framgångsrikt evenemang tidigare? Vilka data måste du visa för det, om någon? Var öppen för att avslöja de positiva resultaten av tidigare evenemang du har hållit, eller till och med erbjuda fallstudier och vittnesmål från tidigare sponsorer.

utveckla sponsorpaket

du kan utveckla låg -, mellan-och högnivåsponsorpaket för att uppmuntra avtal. Till exempel innebär den lägsta nivån riklig marknadsföring genom evenemangets webbplats, sociala medier och handout-material, plus en gratis monter (antingen digitalt eller personligen) vid evenemanget. Nästa nivå innehåller alla ovanstående plus en utrustad keynote speaking slot och en 1-minuters promo video på nätet. Den högsta nivån inkluderar den senare, plus en märkessida på webbplatsen och märkesövergångsbilder mellan evenemangssessioner.

6 exempel på sponsringspaket för evenemang som görs direkt i en virtuell och Hybridvärld

om du ska skapa sponsringspaket kanske du undrar var du ska börja. Här är några exempel på sponsring av stora, vinnande konventioner som äger rum digitalt och via hybridteknik. Faktum är att dessa exempel är så bra att dessa händelser i allmänhet inte behöver göra direkt kall uppsökande till specifika varumärken— sponsorer kommer till dem.

inkommande 2021

inkommande är ett digitalt marknadsföringsevenemang som är värd online. Deras sponsorsida är enkel, men ändå lockande med löftet om synlighet, konvertering och påverkan för över 70 000 deltagare. Det är sant värde för många företag, stora som små. Deras taktik fungerar eftersom de redan är en välkänd händelse, de har råd att vara lite svårfångade med sina sponsorförfrågningar.

GitHub Universe

GitHubs sponsringssida är ett annat bra exempel på tankeväckande sponsringspaket. På deras webbsida, de inkluderade data om demografin som deltar i GitHub, och de peppar i logotyper från större företag som de helst vill ha som sponsorer. Detta är ett bra sätt att rikta avsikten med dem som vill sponsra.

FinCon 2021

FinCon är en hybrid händelse för pengar nördar i alla samhällsskikt. På deras sponsor och partners sida bjuder de inte in genom att visa paket utan genom att granska de olika kompetensområden som sponsorer kan ta på sig. Komplett med en kort förklaringsvideo är applikationssidan full av användbar information, spänning för denna nisch och samarbetsfördelar för alla intresserade sponsorer.

Gartner Marketing Symposium

Gartner Marketing Symposium 2021 kommer att vara värd virtuellt. Deras sponsor-och utställarsidor innehåller djupgående statistik om deras företag, nämner tidigare framgångsrika evenemang och listar de fördelar som sponsorer kommer att uppleva.

MOMENTUM 2021

Reuters MOMENTUM technology event samlar ledare inom teknik för att diskutera hur digitala verktyg kan förbättra mänsklighetens framtid. Deras sponsorpaket målsida är väl utvecklad och ansedd, med massor av anmärkningsvärda sponsorer från tidigare och nuvarande händelser. En annan vinst för detta exempel är att de levererar sina viktigaste evenemangsmål direkt och implementerar några av de viktigaste punkterna som nämns i råden ovan.

SXSW

South by Southwest, en av de största evenemangen i landet, har ett förstklassigt sponsorpaket på deras webbplats. Här inkluderar de översikten över överlägsna fördelar som erbjuds av varje sponsornivå, samt exempel på världskända varumärken som tar de bästa prisade positionerna.

om du vill veta mer om hur du ställer in en framgångsrik, minnesvärd hybrid händelse, kolla in de senaste avsnitten av händelsen marknadsföring Show.

ta Evenemangssponsringsmöjligheter till nästa nivå med en Robust virtuell Evenemangsplattform

medan du scoping alternativen för evenemangssponsring, skulle det inte vara lättare om det fanns en allomfattande plattform som spårade, hanterade och optimerade detaljerna för ditt kommande evenemang-inklusive potentiella sponsorer? Lyckligtvis finns det digitala verktyg för att hjälpa evenemangsarrangörer om de bildar platsbaserade, hybrid-eller helt digitala evenemang.

SpotMe hjälper dig att formulera de bästa möjliga lösningarna med sitt virtuella händelsehanteringssystem. Integrera de data, verktyg och kommunikationsinställningar du behöver specifikt för ditt evenemang. Lär dig hur du kan förbättra din övergripande publikupplevelse. Ställ in relationshanteringssystem när du samlar potentiella evenemangssponsorer. För att dra nytta av alla möjligheter till ditt nästa evenemang, boka en gratis demo och kom igång med SpotMe idag.