din Guide till en framgångsrik finansiell revision
finansiella revisioner är en av anledningarna till att årsredovisningen är stressande. Men då etablerar dessa revisioner dig som ett pålitligt företag i ögonen på externa enheter som banker, myndigheter och aktieägare. Dessutom är noterade företag skyldiga enligt lag att ha sina konton granskade-så det finns ingen undgå denna ansträngande process!
förutom börsnoterade företag kan små, privatägda företag också behöva genomgå rigorösa finansiella revisioner av oberoende företag. Därför är det viktigt att vidta nödvändiga åtgärder före, under och efter revisionen för att säkerställa att processen går smidigt. Denna guide till en framgångsrik finansiell revision presenterar en steg-för-steg-process för att göra livet enklare för företagare. Men innan vi går in på det, låt oss förstå vad exakt en finansiell revision är.
Vad är en finansiell revision?
en revision innebär att granska en organisations finansiella rapporter och relaterade dokument för att säkerställa att de är rimligt korrekta. Det genomförs vanligtvis årligen och syftar till att bedöma företagets ekonomiska hälsa genom att bedöma dess redovisningspraxis, interna kontroller och andra finansiella detaljer. Syftet med en revision är att uttala sig om företaget har upprätthållit korrekta räkenskaper eller inte.
även om revisionsföretagets åsikt är rimlig säkerhet, inte absolut, räcker det med att övertyga intressenterna om att företaget inte förskingrar några medel. Olika intressenter är intresserade av att veta ditt företags ekonomiska ställning och finansiella revisioner ser till att de får rätt information. Förutom att erbjuda en rimlig säkerhet används finansiella revisioner för att säkerställa överensstämmelse med regleringspolicyer och standarder och skydda ditt företag mot potentiella bedrägerier.
revisorer bör inte ha en andel i företag som de genomför revisionen för. Av denna anledning kan en finansiell revision endast utföras av ett oberoende revisionsföretag, inte företagets ledning. Dessutom kan en revisor med ett finansiellt eller annat intresse i ett företag inte genomföra en revision av det företaget. Efter revisionen utfärdar revisionsföretaget ett uttalande om integriteten i bolagets finansiella dokument.
som nämnts ovan finns det två typer av revisioner: interna och externa. Det senare är främst inriktat på att bedöma ditt företags finansiella rapporter och ge rimlig säkerhet till externa intressenter. Interna revisioner går långt utöver det, och de kan utföras av företagsledningen. Genom att överväga ditt företags tillväxt, rykte, hållbarhetspraxis och medarbetarkultur när det gäller ekonomi föreslår interna revisioner sätt att förbättra ditt företag. Regelbundna interna revisioner är en indikation på starka interna kontroller, vilket återspeglas i integriteten och objektiviteten i dina finansiella rapporter.
10 steg för att genomföra en framgångsrik finansiell revision
trots dess betydelse kan det vara en torr uppgift att genomföra en finansiell revision. Det är en fruktansvärd process för varje företag. Men genom att göra saker rätt kan du säkerställa en smidig ekonomisk revision i slutet av ditt räkenskapsår. Följande steg bör hjälpa dig att genomföra en framgångsrik finansiell revision:
Steg 1: Planera för revisionen
den främsta anledningen till att yrkesverksamma är överbelastade om finansiella revisioner är att de misslyckas med att planera för det tidigare. Planering i förväg definierar tydliga förväntningar, vilket minimerar frustration och ångest. Du kan få en expert att göra jobbet åt dig så att du kan fokusera på de andra delarna av ditt företag, för om du inte gör det måste du ägna extra tid för att göra dig redo för revisionen, vara tillgänglig vid revisionen och engagera dig med alla som är engagerade i processen.
när det gäller planering och förberedelse måste du dock behandla det som en omfattande process. För att minska stressen i samband med årsskiftet är det bäst att hålla avstämningar och scheman uppdaterade under hela året. Det bör finnas en enda kontaktpunkt med oberoende revisorer. Utse en aktiv medlem från ditt ekonomiteam för att upprätthålla öppen kommunikation med revisorerna under hela året istället för att vänta till sista stund.
att säkerställa effektiv kommunikation bör hålla dig uppdaterad om eventuella ändringar och uppdateringar i policyer och standarder, vilket förhindrar risken för onödiga överraskningar. Du kommer att ha tillräckligt med tid för att göra nödvändiga ändringar före revisionsdatumet. Det rekommenderas också att du utser en sekundär kontaktpunkt med revisorer så att processen inte störs när den primära kontaktpunkten är ute av kontoret.
steg 2: Lär dig av tidigare revisioner
bland de enklaste sätten att få en framgångsrik och stressfri finansiell revision är att lära av tidigare misstag. Titta på de strider som uppstått under de senaste revisionerna, justeringar som gjorts av förra årets revision och eventuella rekommendationer om intern kontroll. Dessa är värdefulla bitar av information som gör livet enkelt för dig. När du har identifierat en lista över tidigare problem, förbereda en plan som belyser hur de ska åtgärdas. Även om några av de tidigare frågorna redan har tagits upp, kommer det att fungera som en minnesjoggare och se till att tidigare misstag inte upprepas.
när du har planeringsmötet med revisorerna bör du inte bara diskutera förbättringsområdena utan också om hur du kan främja effektivare kommunikation mellan företaget och revisorerna.
steg 3: Håll dig informerad om uppdateringar i redovisningsstandarder
din nästa finansiella revision kommer säkert att ta hänsyn till de senaste redovisningsförfarandena och eventuella uppdateringar av lagstiftnings-och lagstiftningskraven. Underlåtenhet att ta del av dessa kan leda till allvarliga problem under den finansiella revisionen.
medan vissa uppdateringar kräver mindre ändringar kan andra kräva betydande tid för att göra relevanta ändringar. Till exempel kan nya skattelagar eller redovisningsstandarder kräva att du omorganiserar dokumentationen eller stadgan för konton och spårar och hanterar data annorlunda.
din ekonomi-eller bokföringspersonal kan till och med kräva viss utbildning eller programvara för att uppfylla de senaste kraven. För att läsa igenom och förstå de senaste uppdateringarna av redovisningsstandarder och policyer som gäller för den kommande årsskiftet, besök fasb.org-webbplatsen för Financial Accounting Standards Board. Om du är en skattebefriad organisation är IRS: s plattform också en användbar resurs.
steg 4: studera Revisionsimplikationerna av förändringar i affärsverksamheten
de finansiella bestämmelserna, standarderna och kraven kan bero på arten av din affärsverksamhet. Det är ditt ansvar att studera revisionsimplikationerna av eventuella ändringar eller tillägg som gjorts i ditt företag. Du kunde ha lanserat en ny agenda eller avbrutit en produkt som kan leda till ökade eller minskade skyldigheter.
ett nytt bidragsgodkännande, förändringar i företagets organisationsstruktur och ledarskap eller nyare interna kontrollsystem kan kräva nya rapporterings-och bokföringshänsyn som måste avslöjas för revisorn vid tidpunkten för planeringen.
Steg 5: Analysera företagets skatteposter
ett av de mest kritiska stegen är att analysera företagets officiella skattedeklarationer och register. Skatteregister måste hållas i minst sju år. Dra ut ditt företags skatteintäkter från IRS och använd dem för att förena eventuella skillnader i dina skatteposter, till exempel de belopp som betalas i skatter och skatteskulder. Gå också igenom de skattekrediter och avdrag som hävdats senast och gör eventuella justeringar i bokslutet efter behov.
steg 6: Organisera Data
det måste finnas ett säkert sätt att lagra revisionsdata som är tillgängliga för analys under de följande åren. Ett effektivt tillvägagångssätt är att organisera data med hjälp av undermappar för kategorier eller transaktionscykler. Att klassificera uppgifterna i grupper som skulder och kostnader, kontanter, anläggningstillgångar, intäkter och fordringar, skulder, investeringar etc. visar sig också vara till stor hjälp.
för maximal noggrannhet, överväga att jämföra de interna register över intäkter, kostnader och kontantinnehav mot de lagrade externa register. Till exempel kan du jämföra de interna inköpsposterna mot inköpskvitton som skickats av leverantörer för enskilda månader.
se dock till att säkra arbetspapper och scheman som bär känslig information via lösenordsskyddade lösningar eller lagras på en lämplig nätverksplats. Leta efter bokföringsprogramvarupaket som automatiserar skapandet av arbetspapper och scheman när du skriver nya rapporter med dem.
Steg 7: Tilldela roller och upprätta en tidslinje
innan något annat bör du vara helt klar över vilken finansiell information som begärs av revisorerna. Vid oklarheter, begäran om förtydligande i god tid före revisionen för att förhindra förseningar undvika ytterligare avgifter. Du bör vara bekväm att ställa frågor, kräva förtydliganden och söka hjälp från revisorerna. De är i allmänhet glada att ta upp frågor om redovisningsförfarandena för sällsynta eller ovanliga transaktioner.
få tillräcklig information om utarbetandet av fotnotsinformation, som förklarar viktiga ekonomiska aspekter för revisorerna. De kan innefatta redovisningsberäkningar som den använda avskrivningsmetoden, pågående tvister, eventualiteter och åtaganden, förvirrande transaktioner och andra aspekter som är relevanta för uttalandena.
när du vet exakt vad som krävs av revisorerna, tilldela varje objekt från listan över arbetspapper, scheman och uttalanden till en person att granska, vilket ger dem ett förfallodatum för det.
när du tilldelar objekt till anställda, ge dem tillräckligt med tid att granska och åtgärda eventuella fel de kan identifiera. Om möjligt, börja med de svåraste, tidskrävande och komplexa data. Oavsett vad, alla finansiella rapporter, scheman, och arbetspapper måste göras tillgängliga för revision på eller före revisionsdagen.
steg 8: Gör en självgranskning
du bör inte bara hoppa in i revisionen efter att ha gjort avslutande poster och balanserat siffrorna i din provsaldo och balansräkning. Ett viktigt steg före den slutliga revisionen är att se tillbaka och granska bokslutet. En bra strategi är att ha en checklista över vilken information som behöver lämnas för att säkerställa att du har lämnat all information i konton och noter till finansiella rapporter. Du bör också vara i stånd att förklara variationerna i belopp från tidigare år och budgeterade uttalanden.
steg 9: Delta i revisorerna på Revisionsdagen
medan revisorerna redan har begärt all nödvändig information tidigare, kan de fortfarande kräva förklaringar och styrkande handlingar för specifik information som anges i bokslutet under fältarbetet. Därför bör din nyckelfinansierings-och bokföringspersonal vara tillgänglig för att ta hand om dem och ge all information de behöver.
din personal bör inte ges ledighet under den avgörande revisionsperioden, och eventuella obetydliga möten som involverar nyckelbokförings-och finanspersonal bör skjutas upp eller omplaneras för senare. För att spåra framstegen under revisionen kan du hålla korta möten med revisorer för att få en öppen objektlista.
steg 10: utvärdera resultaten
fortsätt kommunicera med revisorerna efter fältarbetet tills de utfärdar revisionsrapporten. Om det finns några öppna punkter, diskutera och ange en tidsfrist med revisorerna för information. Om revisorn är villig att delta i ett möte med styrelsen och ekonomi-eller revisionsutskottet efter fältarbetet, se till att revisorn har all information om mötet inklusive datum, tid och plats.
överväg dessutom att planera ett möte med den personal som arbetade med revisionsprocessen för att avslöja resultat och få feedback. Detta kallas ett efterrevisionsmöte, vilket är mycket värdefullt för efterföljande års finansiella revisioner.
Key Takeaways
för att sammanfatta det hela kan inget etablerat företag undkomma en finansiell revision men det finns sätt som kan underlätta processen när du går in i nästa räkenskapsår. Du måste ge tillräckligt med tid för att förbereda dig för årsskiftet. Din förmåga att analysera data betyder mycket under förberedelserna eftersom tidigare misstag och rekommendationer hjälper dig att förbättra rapporteringspraxis.
utöver det är det lika viktigt att hålla sig uppdaterad om de senaste redovisningsstandarderna och inse hur betydande förändringar i din affärsverksamhet påverkar revisionskraven. Dina revisorer kan vara till stor hjälp när du studerar dessa förändringar samt för eventuella ovanliga transaktioner som du kan behöva rapportera. Slutligen bör du aktivt delta i revisorerna under revisionsprocessen och utvärdera resultaten efteråt. Efter de ovan nämnda stegen kommer att hålla dig på toppen av din finansiella revision.