den ultimata guiden till administrativa uppgifter och uppgifter
Företagsexekver är notoriskt upptagna individer. De oändliga att göra-listorna, back-to-back-möten, strategisk planering och mer kräver inget annat än övermänsklig ansträngning och tidshantering. Så hur hanterar de allt detta? En framgångsrik verkställande har ett hemligt vapen, en lika framgångsrik verkställande assistent.
även känd som administrativa assistenter, personliga assistenter, verkställande sekreterare eller EAs för kort, är verkställande assistentjobbet i huvudsak det för gatekeeper, förtroende och övergripande stödsystem till C-suite-chefer.
EA: s är i huvudsak en förlängning till högsta chefer vilket innebär att de också normalt är den första kontaktpunkten för alla som försöker nå dem. De hanterar sina scheman, förbereder rapporter, ger allmänt administrativt stöd och är i huvudsak involverade i de flesta om inte allt sitt arbete.
för en mer djupgående titt på arbetsbeskrivningen för en EA, kolla in den här guiden nästa artikel om ansvar för en verkställande assistent.
vikten av verkställande assistenter
på grund av snabbt föränderliga arbetsmiljöer och tekniska framsteg, verkställande assistenter arbetar på och upptar ännu fler roller än tidigare. Borta är de dagar där EA sågs rent som gatekeepers till execs, där för att svara på telefonsamtal och ta meddelanden.
teknik ger nu execs med en uppsjö av verktyg som kan utföra sådana uppgifter för dem. Anteckningsappar, schemaläggningslösningar, affärsreseplattformar och uppgiftshanteringsplattformar innebär att nivån på administrativt stöd execs behov har minskat under åren.
men EAs är långt ifrån föråldrade. De har nu en strategisk roll såväl som en administrativ roll. De hoppar från att hjälpa till med beslutsfattande, till tekniskt bistånd, intern kommunikation, övervaka affärsresor och Evenemangsplanering för att nämna några.
de 14 färdigheterna top executive assistants har
om den här galna men mycket givande karriärvägen låter som rätt passform för dig, har vi sammanställt en lista med 14 viktiga executive assistant-färdigheter för att hjälpa dig att bli en förstklassig administrativ professionell.
var superorganiserad
det kan inte bli någon överraskning att de bästa verkställande assistenterna har andra världsliga organisatoriska färdigheter. Som EA Är du i huvudsak ansvarig för två extremt upptagna arbetsbelastningar, din egen och den verkställande du arbetar för. Du måste kunna prioritera allt som ska göras och se till det så effektivt som möjligt.
att vara skicklig på multitasking är också avgörande. Oavsett hur väl planerad din dag kan vara, nödsituationer och brådskande frågor som kräver din omedelbara uppmärksamhet kommer oundvikligen att dyka upp och du måste vara tillräckligt flexibel för att hantera dessa. När bränderna har släckts bör du kunna återgå till ditt schema med lätthet.
du måste vara organiserad på ett sätt som all information du eller din chef behöver på ett ögonblick är till hands.
var tekniskt kunnig
vi har redan beskrivit hur tekniken drastiskt har förändrat jobbet hos en EA genom att tillhandahålla execs lösningar på några av de mer traditionella administrativa funktionerna. EAs förväntas vara mer analytisk och strategisk i sitt arbete men att vara tekniskt skickliga har också blivit avgörande.
administrativa assistenter bör ha ett starkt grepp om de traditionella Google och Microsoft Office-program som Excel och Powerpoint samt ha en lista över verktyg och resurser som i slutändan kommer att hjälpa dem att göra ett bättre jobb som Slack, Calend.ly, och TravelPerkto nämna några.
datainmatning, minuttagning och registrering är alla viktiga delar av vad verkställande assistenter gör, och att hålla sig uppdaterad med de senaste applikationerna och lösningarna på marknaden kommer definitivt att göra ditt jobb mycket enklare.
det faktum att fler chefer använder några av dessa tekniska lösningar själva innebär ofta att EAs ofta behöver ta sig tid att hjälpa dem med felsökning när behov uppstår.
var cool, lugn och samlad
fråga någon EA hur man blir en bättre personlig assistent och de kommer förmodligen att säga att det är viktigt att veta hur man förblir lugn och håller ett jämnt huvud i stressiga situationer. Högre chefer är normalt under extremt tryck och detta överförs normalt till deras EAs.
att behålla din lugn kommer att göra ditt liv mycket enklare och hjälper dig att hantera de många kriser som kommer att dyka upp regelbundet.
var ambassadör
som gatekeeper och representant för din chef måste du bekanta dig med deras mål och värderingar såväl som företagets. Du måste förstå den större bilden och ha den i åtanke, särskilt när det handlar om människor utanför organisationen.
ta dig tid att förstå värdena såväl som företagets intima arbete. Lär känna alla teammedlemmar och vad deras uppgifter och ansvar är. Detta säkerställer att du är beredd att svara på frågor och till och med fatta beslut i execs och företagets bästa intresse.
var pålitlig
ett nära samarbete med en ledande befattningshavare innebär att du sannolikt kommer att få tillgång till känslig och konfidentiell information regelbundet. Detta kan innefatta företagets finansiella information, HR-frågor, affärshemligheter samt att vara medveten om (och ofta behöva lösa) kriser av känslig natur.
det är av yttersta vikt att du behåller konfidentialitet och diskretion för såväl execs som organisationens skull. Att förlora förtroendet hos den verkställande du arbetar för gör det praktiskt taget omöjligt för dig att göra ditt jobb.
var en utmärkt kommunikatör
en EA handlar ständigt med människor. Från den verkställande de arbetar för, till andra teammedlemmar inom företaget och kunder och intressenter utanför organisationen. Du är en talesman för verkställande och för företaget och måste därför ha bra kommunikationsförmåga såväl som människors färdigheter.
att ha en färdighetsuppsättning som inkluderar empati och emotionell intelligens hjälper dig när du bygger relationer som blir avgörande för att du ska göra ditt jobb. En bra EA är aktiv på LinkedIn, Meetup och upptagen under sociala evenemang, nätverk med andra EA och kontakter som kommer att komma till hands längre ner på linjen.
var en skicklig förutseende
Detta är en knepig och kommer normalt med många års erfarenhet. Genom att använda sin erfarenhet och ha en förståelse för både potentiella situationer och din chefs vanor och behov kan en stor verkställande assistent förutse och övervinna snubblor innan de inträffar.
att bli en expert problemlösare på denna nivå kommer inte bara att göra dig till en ovärderlig personlig assistent utan kommer också att göra ditt jobb mycket lättare. Kris efter kris kan avvärjas med lite strategisk planering.
var en tänkare på fötterna
tillsammans med att kunna förutse problem måste du också veta hur man löser dem i farten. Som EA kommer du att möta otaliga situationer som kanske inte nödvändigtvis har lärobokslösningar du kan hänvisa till. Du kommer att behöva tänka utanför boxen och använda alla verktyg till ditt förfogande för att komma till botten med ett problem.
med detta kommer en viss nivå av autonomi. Du kommer att behöva känna dig bekväm att fatta beslut själv och göra dessa sporre-of-the-moment samtal vid rätt tidpunkt. Naturligtvis är det viktigt att förstå gränserna för din makt och hitta rätt balans mellan de två.
var en skarp förhandlare
du kommer att bli förvånad över hur användbar denna speciella färdighet är för en administrativ professionell. EAs spenderar mycket tid på att hantera och kommunicera med leverantörer och tjänsteleverantörer och behöver veta hur man förhandlar för att få de resultat som behövs för företaget eller exec. Detta kan vara för en verkställande resebehov, hitta ett bord på rätt Restaurang för en affärslunch, få det bästa erbjudandet på kontorsmaterial, eller till och med få biljetter eller passerar till exklusiva evenemang.
den tid du skulle ha investerat i nätverk spelar in här eftersom EAs ofta använder dessa kontakter för att ringa in favörer och få insiderinformation eller rekommendationer.
var skicklig inom projektledning
när du tänker på det är en verkställande assistent i huvudsak en projektledare som har till uppgift att hantera ett enda men mycket komplext projekt. Behoven och kraven hos en högnivåchef. Ett fast grepp om några av de viktigaste begreppen och metoderna för projektledning skulle därför gå långt.
EAs har ofta till uppgift att samordna evenemang inklusive planering av teambuilding-evenemang som syftar till att förbättra företagskulturen. Att vara en stor företagsambassadör (se punkt 4) kommer att ge dig en starkare position för att utföra sådana uppgifter på ett så effektivt och effektivt sätt som möjligt.
var analytisk
som vi redan har nämnt har utvecklingen av teknik gjort rollen som en verkställande assistent mindre administrativ och mer strategisk eller analytisk. Ju mer analytisk tänkare du är, desto bättre kommer du att vara på ditt jobb som EA och desto mer värdefull kommer du att vara för de execs du arbetar för.
du kommer att vara bättre rustad att hantera känsliga och komplexa situationer. När du står inför att behöva fatta ett beslut efter nästa, kommer din analytiska förmåga och uppmärksamhet på detaljer att vara ditt hemliga vapen. Detta kommer att värderas särskilt av dina arbetsgivare eftersom en EA ofta kommer att spela rollen som inofficiell rådgivare och förtroende.
var en ledare och en lagspelare
som den person som arbetar i närmaste närhet till några av nyckelpersonerna i en organisation, kommer andra anställda ofta att vända sig till dig för vägledning och råd. Du har insikt och kunskap om execs behov och önskemål och vad som är bäst för företaget. Du håller också nyckeln till en gruva av stora kontakter och anslutningar. Från tid till annan kommer du att bli ombedd att vidarebefordra meddelanden till resten av företaget på uppdrag av C-suite-teamet.
detta sätter dig i en maktposition men kräver också att du är en lagspelare. Du måste representera verkställande men bör också vara någon som människor känner att de kan vända sig till när behovet uppstår. Karaktären på ditt jobb innebär att du måste samarbeta med olika teammedlemmar vid olika tillfällen beroende på situationen. Detta gäller särskilt när du behöver ta ledningen i projekt som att organisera teambuilding-evenemang, övervaka kontorsarbeten eller samordna möteslogistik.
var redo att anpassa
som du förmodligen har samlat nu är ett tråkigt ögonblick en sällsynthet och en lyx för en verkställande assistent. Kriser dyker upp, telefonen ringer alltid, e-postmeddelanden strömmar ständigt in, och naturligtvis kräver execs ständig uppmärksamhet.
förändring måste vara något du omfamnar. Du ska kunna hantera en ständigt skiftande miljö men också ständigt utvärdera dina egna processer och hitta sätt att göra dem mer effektiva och effektiva.
var villig att lära dig
när din dag rör sig på hundra mil i timmen kan det vara en lång ordning att hitta sätt att förbättra dina färdigheter eller till och med lära sig nya. Som sagt, detta är det bästa sättet att avancera i din karriär och lägga till mer värde för dig själv som verkställande assistent.
börja med att ägna lite tid varje vecka för att hålla jämna steg med de senaste nyheterna och trenderna inom din bransch och vara på jakt efter de verktyg som kan bidra till att göra ditt liv enklare. Enbart detta kommer omedelbart att sätta dig i en starkare position som EA.
verkställande assistenter är i huvudsak den mänskliga motsvarigheten till en Swiss army knife till deras organisation. Den kompetens som beskrivs i den här artikeln är ganska omfattande och kan verka lite skrämmande först men låt det inte skjuta upp dig. Om du vill utmärka dig som verkställande assistent är det första du behöver ha en vilja att ta på dig denna intensiva men givande roll och lära dig när du går. Misstag är oundvikliga men ta allt i ditt steg, lära av dem, och du kommer att bli bra.