• Articles
• admin

papper, papper, papper! Jag är så nära att få resten av mina filer digitaliserade med hjälp av den praktiska dandy NeatDesk-skannern som Neat Company skickade mig för att granska, men innan jag gör det trodde jag att vi skulle återkomma med att organisera dina pappersfiler eftersom det inte är något fel med att hålla papperskopior av saker…så länge du kan hitta vad du behöver när du behöver det!

i mitt tidigare liv var filsystem faktiskt min organiserande passion (alla ni som organiserar junkies som jag nickar på huvudet och uppskattar att jag har en passion för detta, och resten av er skakar på huvudet och undrar om jag är nuts…am jag rätt?).

jag inser att det är typ av en vardaglig sak att vara passionerad om, men jag älskar känslan av att ta högar av oorganiserat papper och skapa ett vackert, lättanvänt filsystem. Om du till exempel är en doktorand som har beställt anpassade avhandlingstjänster måste du vara organiserad med all din avhandlingsforskning och dokument för att spara pengar! Faktum är att många inser hur viktigt det är att organisera ditt pappersarbete. Jag har gjort några konsultationer för företag och privatpersoner för att hjälpa dem att skapa filsystem för att möta deras behov, och det finns inget bättre än att titta på de färdiga filerna och se vilken stor skillnad som organiseras har gjort!

naturligtvis kan du snabbt komma åt och hitta viktiga dokument själv inte den enda anledningen till att bli organiserad. Även om det inte är den mest glamorösa anledningen till att bli organiserad, är det viktigt att överväga hur lätt någon annan skulle kunna förstå alla dina filer om du skulle gå bort. Att ha organiserade filer gör den hjärtskärande uppgiften bara en liten bit lättare genom att eliminera frustrationen över att inte kunna hitta vad de behöver.

tänk igenom dina behov

innan vi börjar prata om vad jag tror är de viktigaste ingredienserna för ett filsystem som fungerar, låt oss börja med några grundläggande frågor:

Vad finns i dina filer?

• är dina poster mestadels långsiktiga dokument som hypotekslån, bilförsäkringsdokument, hyresavtal etc, eller har du regelbundna dagliga / veckovisa / månatliga poster att lägga till också?

• har du affärspapper att arkivera? Hemundervisning poster? Andra kategorier av pappersarbete?

• vilka poster sparar du för närvarande som du kanske inte behöver? Kan du byta till elektroniska uttalanden för något av dina konton?

att hålla integritet och säkerhet i åtanke

• har du viktiga dokument som födelsebevis som bör förvaras i en brandsäker låda?

• behöver någon av dina poster låsas upp för att hålla nyfikna ögon borta?

• Vem behöver tillgång till dina filer? Behöver du separata områden som olika människor kan komma åt?

med tanke på utrymmesbegränsningar

• hur mycket utrymme har du för dina filer?

• är ditt arkivskåp fullt?

• kan du dra ut poster från tidigare år och lagra dem någon annanstans istället för att hålla dem i ditt huvudfilområde?

• skulle skanna ditt pappersarbete och hålla det på datorn snarare än i papperskopia vara värt din tid och ansträngning?

• vilka poster brukar du hänvisa till oftast som du behöver hålla lättillgänglig?

att tänka igenom dessa frågor innan du börjar organisera dina filer hjälper dig att skapa ett system som fungerar genom att göra dina poster enkla att hitta och komma åt.

använda en inkorg & Utkorg

medan oorganiserade poster är en enorm källa till papper röran, inkommande papper som måste sorteras och papper som väntar på att du ska vidta åtgärder är oftast en större boven. Att skapa ett filsystem är viktigt, men det är också att ha ett system för papper när det kommer in i ditt hem, annars kommer ditt filsystem inte att göra dig något bra.

här är några strategier för hantering av inkommande papper:

• Sortera omedelbart. I stället för att stapla post, skolpapper etc. på disken eller skrivbordet för att hantera senare, sortera dem så fort du går i dörren. Ibland ska jag även sortera i bilen eftersom vår brevlåda är en halv mil upp vägen från vårt hus! Kasta omedelbart skräp, kuvert och fyllmedel i papperskorgen och skapa inkorgar för papper som är redo att arkiveras och de som behöver åtgärder.

• om du kan, ta hand om det direkt. Om ett tillstånd slip behöver en signatur, underteckna det direkt och hålla den tillbaka i ryggsäcken för att gå tillbaka till skolan. Om något behöver en stämpel för att gå tillbaka i brevlådan, ta en minut för att få den redo att gå istället för att lägga den åt sidan för senare. Touch it once-regeln fungerar för att hålla ditt hem organiserat, och det fungerar för att minska mängden pappersrör du hanterar också!

• avsluta prenumerationen, avsluta prenumerationen, avsluta prenumerationen. Denna regel gäller inte bara för e-post; det fungerar också för pappersrör! Även om det tar extra tid, försök att avregistrera dig från kataloger och nyhetsbrev och registrera dig för do-not-postlistor. Joshua delade massor av bra strategier här för att minska mängden e-post du får.

vad man ska hålla & vad man ska ge bort

innan vi tittar på olika metoder för att organisera dina poster och pappersarbete, en annan fråga som blir ett hinder för många människor är att veta vilka poster måste hållas och som kan kastas bort.

min allmänna känsla är att vi inte behöver behålla nästan lika mycket som vi tror att vi gör. I mitt hus behåller vi inte längre våra månatliga räkningar, våra veckovisa lönestubbar eller till och med våra månatliga kreditkortsutdrag. Ja, det är absolut viktigt att du verifierar att informationen på var och en är korrekt innan du strimlar den och slänger den, men det finns verkligen ingen anledning att du behöver behålla den efter det, särskilt när du kan komma åt så mycket online.

naturligtvis finns det några saker du bör behålla, till exempel låneavtal, permanenta register (som födelsebevis, socialförsäkringskort etc.), försäkringar, skatteposter och så vidare.

kolla in den här fantastiska artikeln för mer detaljerade riktlinjer för vilka poster som kan kastas.

skapa ett filsystem

Låt oss nu gå igenom stegen för att faktiskt skapa ett filsystem som fungerar.

1. Skapa en grundläggande översikt

innan du ens rör dina filer, börja med att skapa en grundläggande översikt över vilka poster du har och hur du vill att de ska organiseras.

till exempel har jag Företagsregister, Hushållsposter och hemundervisning. Dessa tre objekt kommer att vara de översta nivåerna i min kontur, men jag måste gå till nästa nivå och skapa kapslade kategorier samt:

I. Hushållsregister

A. skatteregister
B. fordonsregister
C. försäkringsdokument
D. Medicinska journaler

(det här är en anledning till att det är viktigt att tänka igenom vad du behöver behålla och hur du vill ha det organiserat innan du kommer till det här steget, även om du förmodligen kommer att justera din kontur när du går också!)

2. Skapa detaljerade underkategorier

när du har din grundläggande disposition på plats är det dags att tänka igenom hur du helst vill att dessa poster ska organiseras för att göra dem lätta att hitta och använda. Till exempel, under medicinska journaler, vill jag separera varje familjemedlems register så att jag inte behöver sortera igenom dem för att hitta det jag letar efter. Jag kan sedan lämna in nya poster på framsidan av filen så att de kommer att vara i datumordning (från nyaste till äldsta) när jag behöver dem.

min skiss ser nu ut så här:

I. Hushållsregister

A. skatteregister

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Fordonsregister

1. Underhåll och garantier
2. Titel, registrering och taggar

C. Försäkringsdokument

1. Bilförsäkring
2. Avbrutna policyer
3. Heath försäkring
4. Hemförsäkring
5. Livförsäkring

D. journaler

1. Baby Girl # 1: s poster
2. Baby Girl # 2: s poster
3. Baby Girl # 3: s poster
4. Baby Girl # 4: s poster
5. Mandi ’ s records
6. Sean ’ s records

3. Börja skapa filer för varje kategori

nu, här är där mina filsystem skiljer sig från en massa andra människors. jag använder aldrig mappar för mina filer. Aldrig. Istället föredrar jag att använda hängande filer för alla mina filer.

anledningen till att jag gör det här är enkelt: att ha de hängande filflikarna alla uppradade och/eller färgkodade gör ett filsystem mycket, mycket lättare för dina ögon och mycket, mycket lättare att använda. Jag tycker personligen att interiörfilmappar är slöseri med pengar, utrymme och resurser om du inte använder dem för lapbooking!

istället stagger jag och/eller färgkodar flikarna för att definiera kategorierna och underkategorierna, och sedan alfabetiserar jag dem inom varje kategori för snabb referens.

till exempel, med hjälp av min kontur ovanifrån, skulle jag börja med att skapa flikar för alla skatteposter och anpassa dem till vänster om mina hängande filer. I stället för att använda en hängande fil med fyra filmappar inuti den föredrar jag att skapa fyra separata hängande filer märkta 2008, 2009, 2010 och 2011.

därefter skulle jag gå vidare till Fordonsrekord. För den här kategorin skulle jag skapa två flikar:” underhållsposter ”och”titel, registrering och taggar”. I stället för att anpassa dessa flikar längst till vänster om mina hängande filer, skulle jag börja några slitsar så att de var förskjutna bakom de andra.

jag skriver alltid ut en kopia av min kontur och håller den på framsidan av arkivskåpet i ett arkskydd, men om du är orolig för att inte ha huvudkategorin definierad för varje gruppering kan du helt enkelt lägga till den på fliken. Till exempel” Yukon – Underhållsrekord”,”Yukon – Titel, registrering och taggar”.

4. Använd färgkodning för olika huvudkategorier

jag har också använt färgade flikar förutom att svimla flikarna för att skilja kategorierna. Men om du har flera huvudkategorier – som hushåll, företag och hemundervisning – som du vill behålla i ett skåp, skulle jag reservera din färgkodning för det ändamålet. Du kan köpa de färgade flikarna eller helt enkelt skriva ut dina etiketter på färgat papper för att tydligt se vilket avsnitt som ägnades åt vilken kategori.

5. Arkivera dina papper

när du har skapat dina filer börjar du överföra dina gamla filer till det nya systemet och sortera ofilerade papper. Chansen är stor att du måste lägga till underkategorier på vägen, och du kan se tillbaka och inse att du trots allt kunde ha kombinerat några av dina underkategorier, men det är okej. Nyckeln till ett filsystem som fungerar är att vara villig att justera det efter behov. Det här är faktiskt en anledning till att jag slutade skriva ut mina flikar på skrivaren och väljer att skriva eller använda etiketttillverkaren istället. Jag vet att jag är mer benägna att skapa en ny när det behövs om det är lätt att göra!

även i denna dag och ålder av e-post, Online bill pay, och bloggar, papper röran överväldigar en hel del familjer, men tar tid att skapa ett filsystem som fungerar och vanor som minimerar röran verkligen lönar sig som du inte längre sortera genom högar av papper för att hitta vad du behöver!

hur organiserar du dina pappersfiler?