5 steg för att definiera omfattningen av ett projekt
är förlorade uppgifter, ofokuserade möten och brist på spårning en del av din vardag? Dina resultat kan drabbas om ditt arbete inte prioriteras och organiseras på lämpligt sätt. I vilket fall som helst bör den första arbetsplanen vara att definiera omfattningen av ett projekt. Har du någonsin hört talas om detta koncept?
att inte använda ett omfång betyder att du är helt i mörkret om vad du kan förvänta dig av sina uppgifter och total osäkerhet om din prestation. Inte bara det, men det gör också hela processen mycket svårare än den behöver vara.
för att undvika allt detta måste du förespråka tanken på att använda väldefinierade omfattningar för dina projekt. Om alla rätt spelare stöder denna rörelse kan hela ditt företag njuta av fördelarna med dess resultat.
vad är omfattningen av ett projekt?
omfattningen av ett projekt avser fastställandet av de viktigaste elementen som det behöver måste slutföras. Den innehåller detaljer som listan över leveranser, mål, kostnader, budget, anställda och andra. Det huvudsakliga målet med en omfattning är att fungera som central referens för de uppgifter som är förknippade med projektet.
Tillverkad med Ion
allt kan vara ett projekt, som utveckling av en app, en video eller till och med en händelse. Ditt team kan bidra till, dela och komma åt omfattningen av ett projekt som en del av ett samarbete för att slutföra det. Genom effektiva dokumentationsmetoder kan du se till att rätt personer alltid är bekanta med varje steg i projektet, dess krav, behov och detaljer.
låt oss till exempel säga att du utvecklar ett projekt fokuserat på e-postmarknadsföring. Omfattningen skulle innehålla element som publiken du strävar efter att nå, vilka mätvärden som avgör din framgång med ditt innehåll samt nödvändiga steg för att slutföra det.
här är de viktigaste fördelarna med att arbeta med en väldefinierad omfattning av ett projekt:
- gör det möjligt för alla intressenter att vara uppdaterade om projektets särdrag, vilket minimerar risken för misstag;
- erbjuder en handlingsbar ram chefer kan använda för att tilldela uppgifter till laget och referera till stegen i färdplanen;
- håller dig och ditt team fokuserat på konkreta steg och mål, vilket förhindrar ditt projekt från att förlora fokus och morphing till något som liknar vad som förväntades;
- hjälper dig att förbättra ditt projekt när det utvecklas;
för att ett projektomfång ska fungera korrekt krävs det god kommunikation mellan chefer och deras team. Det är viktigt att alla förstår sina roller och hur de påverkar varje steg i projektets utveckling. Detta kan bara vara fördelaktigt om omfattningen är korrekt planerad.
hur definierar jag omfattningen av ett projekt?
som du lärt dig i föregående avsnitt, skriva upp omfattningen av ett projekt är avgörande för dess framgång. Det kräver rätt åtgärder under planerings-och genomförandestadierna; annars riskerar du projektets prestanda och utveckling.
här är de 5 viktigaste stegen för att definiera omfattningen av ett projekt i ditt företag:
- identifiera projektbehov
Vad behöver ditt projekt slutföras? Se till att överväga varje steg i processen, från början till det stöd det kan kräva efter avslutad.
detta inkluderar information om nödvändiga yrkesverksamma och nödvändiga färdigheter för att utveckla projektet. Du kan ange positioner, avdelningar och divisioner i ditt företag om det gör det lättare att visualisera. Det är också där du måste definiera de verktyg du behöver, antingen fysisk eller programvara.
om du känner dig överväldigad över tanken att fastställa sådana specifika behov kan du ta tidigare liknande projekt som referensram. Rådfråga också dina anställda om vad de behöver för att utföra vad projektet ber om dem.
2. Ta reda på projektmål
nästa steg du behöver ta är att bestämma dina projektmål. Det innebär att definiera vad ditt företag syftar till att uppnå när det gäller resultat med genomförandet och slutförandet av ditt projekt. Om detta verkar för abstrakt kan du använda en användbar riktlinje som kallas SMART criteria.
förkortningen SMART används för att hjälpa dig att komma ihåg lämpliga egenskaper för de mål du föreslår för ditt projekt. Här är vad varje bokstav betyder och hur du kan arbeta med varje kriterium:
- S är för specifikt, vilket hjälper dig att se till vilken aspekt av ditt företag som gynnas av slutförandet av ditt projekt;
- M är för mätbar, vilket driver för valet av en eller flera viktiga resultatindikatorer;
- A är för uppnåelig, vilket styr dig mot att sätta mål som är handlingsorienterade och realistiska;
- R är för relevant, vilket innebär att du ställer in mål som är anpassade till ditt företags mål och uppdrag;
- T är för tidsbunden, där du anger tidsramen för ditt projekt och hur mycket tid du har för att nå dina mål.
3. Tänk på projektbegränsningar
medan du tänker på omfattningen av ett projekt, bör du överväga hur balansen mellan dina styrkor och svagheter bidrar till och påverkar ditt resultat. Detta innebär att se till att dina begränsningar inte hindrar dig från att nå dina mål.
för att hjälpa till med detta steg kan du använda SWOT-analysen. Det är en matris som kräver att du fyller i projektets styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Huvudmålet är att vara medveten om dessa kriterier och hur de kan påverka din förmåga att slutföra ditt projekt.
ditt projekts styrkor ska vara vad ditt företag har som tjänar som en fördel för andra. Svagheter, men självförklarande, anger vad som gör ditt företag till en nackdel. I möjligheter måste du ange de miljöer du kan utnyttja dina styrkor. Slutligen, lägg till de villkor som kan orsaka problem i hot.
4. Definiera resurser och budget
hur mycket resurser behövs för att uppnå dina mål med detta projekt? En kritisk del av din omfattning innebär att definiera hur mycket det hela kommer att kosta och vad är budgeten ditt företag har avsatt för det.
budgeten för ett projekt bör räcka för att det ska kunna slutföras framgångsrikt inom de planerade egenskaperna. Det innebär också att se till att rätt resurser spenderas på lämpliga områden i ditt projekt.
detta steg måste avslutas efter de tidigare, eftersom det är väsentligt lättare att tänka på dina kostnader och budget efter att ha definierat dina behov, mål och begränsningar. På grund av det, se till att följa dem i ordning.
5. Skriv ett killing project scope statement
du kanske känner att du har allt du behöver för projektets omfattning, men det finns fortfarande ett ultimat innehåll som binder allt ihop: ditt uttalande.
målet med projektet scope statement är att ge en motivering för dess existens samt en sammanfattning av allt som du definierat hittills. Det är här du anger en gemensam förståelse för vad som är viktigt, vilka processer som används och fastställer den grundläggande basen för ditt projekt.
se också till att det är en inspirerande läsning. På så sätt kommer ditt team och alla andra som läser ditt projektuttalande snabbt att se dess värde. För att göra det, skapa en berättelse som binder hela ditt räckvidd tillsammans. Slutligen, var försiktig så att du inte skriver för mycket, eftersom det är ett måste att vara specifik.
för att definiera omfattningen av ett projekt måste du följa rätt steg. Detta är avgörande för planering och genomförande av ett kvalitetsresultat, vilket alltid är en nödvändighet oavsett vilken verksamhet ditt företag är. Följ riktlinjerna i artikeln och se till att du når dina fastställda mål.
om ditt projekt innehåller innehållsskapande måste du se till att det har den perfekta öppningen för att inspirera till ytterligare läsning. Kolla in det här blogginlägget om hur man skriver en bra introduktion.