5 enkla steg till den perfekta Lessons Learned Session
som sagt, Jag har en enkel 5 steg process för att genomföra en mycket framgångsrik lessons learned session. Det är grundläggande, men det borde vara. Det är inte mycket annorlunda än något annat möte, men det kan vara ett känsligt ämne för vissa och svårt att samla människor tillbaka när projektet är över eller nästan över. Så enkelt är bäst. De fem stegen…
planera framåt. Du kan bara sitta vid ett runt bord med alla viktiga intressenter och gå runt i rummet. Problemet med det är vad som ska ta 1-2 timmar kan gå hela dagen så att vara den goda mötesfacilitatorn att du är du planerar framåt snarare än att bara ringa in det. Planera ett datum, tid och plats och få det godkänt av kunden. Tänk på att för något som denna samlokalisering inte är nödvändigt. Faktiskt, att se varandra är inte riktigt nödvändigt heller så ett konferenssamtal bör göra om du inte kombinerar det med någon större projektevenemang som jag inte skulle rekommendera. Det enda undantaget är att jag är en stor förespråkare för flera lärdomar som hålls under ett projektförlovning – vanligtvis sammanfaller med en nyckel som kan levereras av / godkännande så om du är på samma plats för något sådant då bra.
men för engångs slutet av projektet lärdomar session, planera en agenda, komma med några av dina egna för-och nackdelar som diskussion förrätter och skicka iväg till alla intressenter som en del av informationsutbyte och inbjudan ger kommunikation. Det kommer att hjälpa till att få tankeprocessen att gå eftersom de flesta intressenter verkligen är oroliga med sessionerna såväl som oerfarna med dessa sessioner och inte vet vad de ska ta med till bordet. Din förhandskommunikation och startuppsättning hjälper till att få bollen att rulla när själva sessionen startar. Känn dig fri att samla denna inledande information med laget att ytterligare framsteg diskussionen med mer och djupare material – perspektivet av fem eller sex personer att starta saker inte bara tjänar till en bättre diskussion ut ur porten, men bör bidra till att förkorta mötet övergripande.
skicka framåt. Skicka sedan den här informationen som du och teamet har förberett till alla intressenter för granskning. Som nämnts ovan kommer det att hjälpa dem att komma till denna ibland besvärliga session mer förberedd och mer förståelse för mötets övergripande fokus… vilket gör mötet och informationen som ska delas mer användbar, fokuserad och produktiv.
få feedback. Få feedback från de planerade intressenterna. Många behöver inte mer information, men några kan fortfarande behöva riktning eller nyckeldeltagare kan begära en datumändring så att de kan vara närvarande. Oavsett feedback du får-även om det är kommentarer om plus och minus du skickade ut för att få festen igång – kommer att vara till hjälp för de övergripande målen för mötet. Uppdraget är att dela information och göra det på ett snabbt och kontrollerat sätt och miljö.
beteende. Fortsätt sedan med lessons learned session. Ta bra anteckningar eller låt någon i laget ta bra anteckningar – Det måste vara någon som gick igenom projektet och upplevde upp-och nedgångar så att de förstår diskussionen och eventuella kommentarer som görs. Det kommer att finnas massor av huvudet nickar-eller huvudet skakar.
Följ upp. Slutligen, följ upp. Följ alltid upp ett viktigt möte eller diskussion med anteckningarna från mötet och skicka ut dem till alla deltagare och föreslagna deltagare som inte var närvarande. Nyckeln är alltid att se till att alla har något att säga och att alla är på samma sida i slutet av dagen. Be om feedback med 24 timmar, revidera anteckningarna och skicka tillbaka en sista gång.
sammanfattning / samtal för inmatning
lärdomar handlar om att förstå vad ni alla gjorde ” rätt ”och vad ni alla kunde ha gjort” bättre.”Det handlar inte om fingerpekning. Det handlar om att lära. Vad tycker du om lärdomar-utför du sessionen regelbundet? Vad tycker du om den här listan-vad skulle du ändra på det?