• Articles
• admin

ERP-System (Enterprise resource planning) är ryggraden i moderna företag. Den smidighet som erbjuds av ett modernt ERP-system som stöds av finslipade affärsprocesser kan hjälpa alla företag att konkurrera i dagens affärsmiljö, som har drabbats hårt av störningar i försörjningskedjan samt störningar i traditionell affärsverksamhet på grund av anställda som arbetar hemifrån på grund av COVID.

om din organisation har kullerstensat ihop punktlösningar eller haltat tillsammans med en äldre, lokal ERP-plattform, kan det vara dags att investera i översyn av hur ditt företag fungerar.

en ERP-implementering eller migrering kan vara en skrämmande möjlighet, särskilt för organisationer med föråldrade affärsprocesser anpassade för att passa den begränsade funktionaliteten i deras nuvarande företagsstack. Följande tips kan dock hjälpa organisationer att välja rätt ERP-leverantör och implementera det nya systemet med minimal smärta och maximal framgång.

lägg den organisatoriska grunden

innan du startar säljarvalsprocessen måste organisationer först lägga grunden genom att ta itu med nödvändiga politiska, organisatoriska, förändringshantering och styrningsfrågor på förhand.

varje organisation upplever maktkamp och politiska frågor som bärs av de olika mandaten och påtryckningar som dess olika grupper arbetar under. Ett klassiskt exempel? Striden mellan it-säkerhetsutövare och” shadow IT”, där branscher distribuerar teknik utan uttryckligt it-godkännande. Sedan finns det grundläggande mänsklig natur kring förändring, med vissa individer som försöker driva evolutionära förändringar i verksamheten, medan andra visar sig vara mer motståndskraftiga mot förändring, oroande att ny teknik kommer att störa deras dagliga arbetsrutiner eller till och med ta bort sitt jobb.

eftersom en ERP-implementering är så djupgående och påverkar alla aspekter av verksamheten måste företag lösa politiska frågor innan de går vidare. De måste sätta förändringshanteringsprocesser på plats, ta itu med anställdas oro genom öppenhet och utbildning och lösa frågor om styrning. Vem äger ERP? Om du flyttar till en SaaS-modell, vad händer med intern IT? Dessa frågor måste besvaras innan potentiella leverantörer tas in.

se över dina processer

att implementera ett nytt ERP — system är ett utmärkt tillfälle att ompröva — och optimera-hur din organisation fungerar. Att helt enkelt sammanställa en lista över aktuella affärsprocesser och försöka replikera dem i ett nytt ERP-system är fel väg att gå.

istället bör företag använda en ERP-distribution eller migrering som en kritisk del av sina digitala omvandlingsinsatser. Forrester analytiker Liz Herbert säger företag bör överväga övningar som

eller

för att utforska nya och kreativa sätt att förbättra affärsprocesser. Organisationer bör också öppna upp brainstorming processen att inkludera inte bara avdelningsledare utan även rank-and-file slutanvändare, även kunder och partners.

få dina data ducks i rad

företag som flyttar för att konsolidera en mängd olika punktprodukter, hemodlade appar eller ett äldre ERP-system till en modern, omfattande ERP-plattform måste överväga om deras datainsamlingsfunktioner är snabba.

som ABI Research analyst Michael Larner uttrycker det, ”hur robust är informationskällan som lösningen kan få information från, för att ge en enda version av sanningen.”Detta är särskilt viktigt eftersom företag kämpar med supply chain-frågor och måste ha realtidsinsikt I end-to-end-system som kan omfatta flera funktioner som e-handelssajter, försäljning, fakturering, tillverkning, lagerhantering, leverans, support eller kundservice.

fokusera på kritiska affärskrav

organisationer vill verkligen gå snabbt för att börja skörda fördelarna med det nya ERP-systemet så snart som möjligt, men Lisa Anderson, VD för LMA Consulting Group, varnar för att det är bättre att ta sig tid att få leverantörsvalsprocessen rätt än att rusa in i något som du kan ångra på vägen.

vid val av leverantör kommer stora organisationer ofta med en lista med dussintals och dussintals affärskrav. Och de flesta leverantörer kommer att säga att de kan tillfredsställa dem alla. Anderson rekommenderar att du tar dig tid att whittle den listan ner till några kritiska affärsprocesser som har unik funktionalitet eller ger en betydande affärsdifferentiator. Hon tillägger att företag bör fästa leverantörerna på specifikt vad det skulle ta för att förbättra de kritiska affärsfunktionerna när det gäller kostnad, tid, komplexitet och utbildning.

Plan för framtiden

Larner betonar att det aldrig räcker att välja en leverantör som ger samma funktionalitet som du har nu, särskilt när du migrerar till molnet. Att implementera ett nytt ERP-system är ett utmärkt tillfälle att använda avancerad dataanalys och simuleringar som digitala trådar eller digital tvillingteknik, till exempel för att förutse framtida behov och problem, säger Larner.

var noga med att fråga leverantörer vad deras plattformar erbjuder för att säkerställa att ditt företag trivs utöver genomförandet. ”Hjälper det mig att förstå vad som händer idag och vad som händer imorgon. Kan det förutse brister eller flaskhalsar? Det tar ERP-systemuppgraderingen från ett enkelt upphandlingsverktyg till ett strategiskt verktyg”, säger Larner.

genomför en demo i början av processen

många organisationer går igenom hela leverantörsvalsprocessen och tar sedan in den vinnande budgivaren för att genomföra en demo som visar anställda hur det nya systemet kommer att se ut. Ett bättre tillvägagångssätt, säger Herbert, är att ta in en leverantör eller två för att utföra en demo i början av processen, så att anställda kan föreställa sig möjligheterna för det nya systemet när det fortfarande finns möjlighet till feedback och ur ett politiskt perspektiv kommer det inte över som ett fait accompli som tvingas på anställda utan förhandsanmälan.

Partner för långdistans

för de flesta organisationer kommer övergången till ett nytt ERP-system att kräva hjälp utifrån, antingen på grund av interna IT-personalbegränsningar, tidspress eller brist på kompetens. Enligt Anderson innebär detta att göra ett svårt val med betydande inverkan: samarbetar du med ERP-leverantören, med en återförsäljare eller systemintegratör som är ansluten till ERP-leverantören eller med en oberoende teknikleverantör eller konsult?

leta efter en partner som har djup branschkompetens, förstår dina affärsprocesser inifrån och ut och har en historia av processexpertis. Det är också viktigt att se till att ERP-leverantören och/eller tredjepartspartnern har den globala räckvidden för att uppfylla dina krav. Kom ihåg att när du fattar ett ERP-beslut är du engagerad för lång tid.

gör användarupplevelsen en prioritet

det är viktigt att överväga inte bara själva programvaran, men hur lätt det är för slutanvändare att lära sig de nya systemen och att använda dem. Det sista du vill är att distribuera programvara som stänger av människor och blir något de undviker tills de är helt tvungna att använda den.

kontrollera vad leverantören erbjuder när det gäller mallar, onlineguider, utbildningsmaterial, samhällen och forum. Hur ser onboarding ut? Finns det ett självbetjäningsalternativ så att slutanvändare kan komma igång utan att ingripa av det?

se till att den nya ERP integreras med andra appar

ERP-systemet fungerar inte i vakuum. IT-avdelningen ansvarar fortfarande för att Kompletta affärsprocesser fungerar smidigt. ERP-applikationer interagerar med databaser, äldre appar, Andra SaaS-applikationer som CRM och branschspecifika appar som kvalitetshantering inom tillverkning. Företag måste förstå hur väl det nya ERP-systemet kommer att kunna integreras med resten av IT-infrastrukturen. Ta reda på vilka typer av API: er som erbjuds.

Lös anpassningen mot standardiseringsdebatten

i ERP-världen finns det en konstant dragkamp mellan anpassning och standardisering. Organisationer frestas ofta att bygga sina egna ERP-appar för att förbättra affärsprocesser eller användarupplevelser. Med tiden kan dock spridningen av anpassade appar skapa problem när det gäller konsistens och uppdaterbarhet. Standardisering gör det möjligt för företag att hålla sig på leverantörsvägen och dra nytta av innovationer som utvecklas av SaaS-leverantören, säger Herbert.

trenden idag är mer mot standardisering, så organisationer bör ha policyer och förfaranden för att se till att företagen inte avviker för långt från leverantörsbanan, samtidigt som de möjliggör viss anpassning när det är affärsmässigt. Herbert säger att en 80/20 split är ett bra riktmärke att följa.

dra nytta av agile och lågkod

äldre ERP-system beskrivs ofta som oflexibla monoliter som inte kan uppdateras med affärshastigheten helt enkelt på grund av hur de har utformats. Med den senaste övergången till smidig mjukvaruutveckling och den allmänna demokratiseringen av den möjliggörs av framsteg som utvecklingsmiljöer med låg kod eller ingen kod, kan företag ändra det.

Herbert säger att tidigare utvecklare var skygga om att rulla ut en ny ERP-uppdatering eftersom det kan vara störande för verksamheten och människor var ”rädda för att röra något som kan få ner systemet.”Men när organisationer blir bekväma med SaaS-applikationer som uppdateras ofta finns det en möjlighet att tillämpa smidiga utvecklingsprinciper på ERP-systemet. ”Agile är ett stort skifte i ERP-distribution”, säger Herbert. ”Du behöver inte planera varje användningsfall, varje funktionellt stycke framåt. Du kan vara iterativ i vad du bygger och vad du konsumerar.”

och med alternativ med låg kod och ingen kod kan företag säkert utveckla förbättringar av affärsprocesser i kanterna utan att påverka det centrala ERP-systemet. Naturligtvis tillägger Herbert att organisationer som går denna väg också måste ha rätt styrning på plats.