seu guia para uma auditoria financeira bem-sucedida
as auditorias financeiras são uma das razões pelas quais os relatórios de final de ano são estressantes. Mas então, essas auditorias estabelecem você como uma empresa confiável aos olhos de entidades externas, como bancos, agências governamentais e acionistas. Além disso, as empresas listadas são obrigadas por lei a ter suas contas auditadas – então não há como escapar desse processo cansativo!Além de empresas de capital aberto, pequenas empresas privadas também podem precisar passar por auditorias financeiras rigorosas por empresas independentes. Assim, tomar as medidas necessárias antes, durante e depois da auditoria é importante para garantir que o processo ocorra sem problemas. Este guia para uma auditoria financeira bem-sucedida apresenta um processo passo a passo para facilitar a vida dos empresários. Mas antes de entrar nisso, vamos entender o que é exatamente uma auditoria financeira.
o que é uma auditoria financeira?Uma auditoria envolve a revisão das demonstrações financeiras de uma organização e documentos relacionados para garantir que eles sejam razoavelmente precisos. Normalmente realizado anualmente, visa avaliar a saúde financeira da empresa, avaliando suas práticas contábeis, controles internos e outros detalhes financeiros. O objetivo de uma auditoria é expressar uma opinião sobre se a empresa manteve livros de contas adequados ou não.
embora a opinião da empresa de auditoria seja uma garantia razoável, não absoluta, basta convencer as partes interessadas de que a empresa não está desviando nenhum fundo. Várias partes interessadas estão interessadas em conhecer a posição financeira da sua empresa e as auditorias financeiras garantem que recebam as informações corretas. Além de oferecer uma garantia razoável, auditorias financeiras são usadas para garantir a conformidade com políticas e padrões regulatórios e proteger seus negócios contra possíveis fraudes.
os auditores não devem ter participação nas empresas para as quais realizam a auditoria. Por esse motivo, uma auditoria financeira só pode ser conduzida por uma empresa de auditoria independente, não pela administração da empresa. Além disso, um auditor com interesse financeiro ou outro em uma empresa não pode realizar uma auditoria dessa empresa. Após a auditoria, a empresa de auditoria emite uma declaração sobre a integridade dos documentos financeiros da empresa.
conforme indicado acima, existem dois tipos de auditorias: interna e externa. Este último está focado principalmente em avaliar as demonstrações financeiras da sua empresa e fornecer garantia razoável a partes interessadas externas. As auditorias internas vão muito além disso e podem ser conduzidas pela administração de uma empresa. Ao considerar o crescimento, a reputação, as práticas de sustentabilidade e a cultura dos funcionários da sua empresa em relação às finanças, as auditorias internas sugerem maneiras de melhorar sua empresa. Auditorias internas regulares são uma indicação de fortes controles internos, o que se reflete na integridade e objetividade de suas demonstrações financeiras.
10 etapas para realizar uma auditoria financeira bem-sucedida
apesar de sua importância, a realização de uma auditoria financeira pode ser uma tarefa seca. É um processo terrível para todos os negócios. No entanto, ao fazer as coisas corretamente, você pode garantir uma auditoria financeira suave no final do seu ano fiscal. Seguir estas etapas deve ajudá-lo a realizar uma auditoria financeira bem-sucedida:
Etapa 1: plano para a auditoria
a principal razão pela qual os profissionais estão estressados demais sobre auditorias financeiras é que eles não planejam isso mais cedo. Planejar com antecedência define expectativas claras, minimizando assim a frustração e a ansiedade. Você pode obter um especialista para fazer o trabalho para você, assim você pode se concentrar em outras partes do seu negócio, porque se você não fizer, então você precisa dedicar tempo extra para se preparar para a auditoria estejam disponíveis no momento da auditoria, e envolver-se com todos os envolvidos no processo.No entanto, quando se trata de planejamento e preparação, você precisa tratá-lo como um processo extenso. Para reduzir o estresse associado à auditoria de final de ano, é melhor manter as reconciliações e os cronogramas atualizados ao longo do ano. Deve haver um único ponto de contato com auditores independentes. Designe um membro ativo de sua equipe financeira para manter uma comunicação aberta com os auditores ao longo do ano, em vez de esperar até o último momento.
garantir uma comunicação eficaz deve mantê-lo atualizado sobre quaisquer alterações e atualizações nas políticas e padrões, evitando as chances de surpresas desnecessárias. Você terá tempo suficiente para fazer as alterações necessárias antes da data da auditoria. Também é recomendável que você designe um ponto secundário de contato com auditores para que o processo não seja interrompido quando o ponto de contato principal estiver fora do cargo.
Passo 2: Aprenda com auditorias anteriores
entre as maneiras mais fáceis de ter uma auditoria financeira bem-sucedida e sem estresse é aprender com erros passados. Analise as dificuldades encontradas durante as auditorias anteriores, os ajustes feitos na auditoria do ano passado e quaisquer recomendações de controle interno. Estas são preciosas informações que tornarão a vida mais fácil para você. Depois de identificar uma lista de problemas anteriores, prepare um plano que destaque como eles devem ser abordados. Mesmo que alguns dos problemas anteriores já tenham sido resolvidos, ele servirá como um corredor de memória e garantirá que os erros do passado não sejam repetidos.
além disso, quando você tem a reunião de planejamento com os auditores, você não deve apenas discutir as áreas de melhoria, mas também sobre como promover uma comunicação mais eficaz entre a empresa e os auditores.
Etapa 3: Mantenha-se informado sobre as atualizações nas Normas Contábeis
sua PRÓXIMA auditoria financeira certamente levará em consideração os procedimentos contábeis mais recentes e quaisquer atualizações aos requisitos regulamentares e legislativos. Não tomar conhecimento desses problemas pode levar a sérios problemas durante a auditoria financeira.
embora algumas atualizações exijam pequenas alterações, outras podem exigir um tempo considerável para fazer as alterações relevantes. Por exemplo, novas leis fiscais ou padrões contábeis podem exigir que você reorganize a documentação ou a carta de contas e rastreie e gerencie dados de maneira diferente.Seu pessoal financeiro ou contábil pode até exigir algum treinamento ou software para atender aos requisitos mais recentes. Para ler e entender as atualizações mais recentes dos padrões e políticas contábeis aplicáveis à próxima auditoria de final de ano, visite fasb.org-o site do Financial Accounting Standards Board. Se você é uma organização isenta de impostos, a plataforma do IRS também é um recurso útil.
Etapa 4: estude as implicações de auditoria das mudanças nas atividades comerciais
os regulamentos, padrões e requisitos financeiros podem depender da natureza de suas atividades comerciais. É sua responsabilidade estudar as implicações de auditoria de quaisquer alterações ou adições feitas ao seu negócio. Você poderia ter lançado uma nova agenda ou descontinuado um produto que pode levar a obrigações aumentadas ou diminuídas.Uma nova aprovação de concessão, mudanças na estrutura organizacional e liderança da sua empresa ou novos sistemas de controle interno podem exigir novos relatórios e considerações contábeis que devem ser divulgadas ao auditor no momento do planejamento.
Passo 5: Analise os registros fiscais da empresa
uma das etapas mais críticas é analisar as declarações e registros fiscais oficiais da empresa. Os registros fiscais devem ser mantidos por pelo menos sete anos. Retire os recibos fiscais da sua empresa do IRS e use-os para conciliar quaisquer discrepâncias em seus registros fiscais, como os valores pagos em impostos e passivos fiscais. Além disso, passe pelos créditos fiscais e deduções reivindicadas mais recentemente, fazendo quaisquer ajustes nas demonstrações financeiras, conforme necessário.
Passo 6: Organize os dados
deve haver uma maneira segura de armazenar dados de auditoria disponíveis para análise durante os anos subsequentes. Uma abordagem eficaz é organizar os dados usando subpastas para categorias ou ciclos de transação. Classificar os dados em grupos como contas a pagar e despesas, dinheiro, ativos fixos, receitas e recebíveis, dívidas, investimentos, etc.também é bastante útil.
para máxima precisão, considere comparar os registros internos de receitas, despesas e participações em dinheiro com os registros externos armazenados. Por exemplo, você pode comparar os registros de compra internos com os recibos de compra enviados pelos fornecedores por meses individuais.
no entanto, certifique-se de proteger os documentos de trabalho e agendas que transportam informações confidenciais por meio de soluções protegidas por senha ou armazenadas em um local de rede apropriado. Procure pacotes de software de contabilidade que automatizem a criação de documentos de trabalho e agendas ao escrever novos relatórios usando-os.
Passo 7: Atribua funções e estabeleça um cronograma
antes de qualquer outra coisa, você deve ser totalmente claro sobre quais informações financeiras são solicitadas pelos auditores. Em caso de ambiguidades, o pedido de esclarecimento bem antes da auditoria para evitar atrasos evita taxas adicionais. Você deve se sentir confortável fazendo perguntas, exigindo esclarecimentos e buscando assistência dos auditores. Eles geralmente ficam felizes em abordar questões relativas aos procedimentos contábeis relativos a transações pouco frequentes ou incomuns.
obter informações suficientes sobre a preparação de divulgações de notas de rodapé, que explicam aspectos financeiros importantes aos auditores. Eles podem incluir estimativas contábeis, como o método de depreciação usado, litígios pendentes, contingências e compromissos, transações confusas e outros aspectos relevantes para as declarações.
depois de saber exatamente o que é exigido pelos auditores, atribua cada item da lista de documentos de trabalho, horários e declarações a uma pessoa para revisar, dando-lhes uma data de vencimento para isso.
quando você atribui itens aos funcionários, dê a eles tempo suficiente para revisar e corrigir quaisquer erros que possam identificar. Se possível, comece com os dados mais difíceis, demorados e complexos. Não importa o que aconteça, todas as demonstrações financeiras, cronogramas e documentos de trabalho devem ser disponibilizados para auditoria na data de auditoria ou antes dela.
Etapa 8: realize uma autoavaliação
você não deve simplesmente entrar na auditoria depois de fazer as entradas de fechamento e equilibrar os números em seu balanço e balanço. Um passo importante antes da auditoria final é olhar para trás e revisar as demonstrações financeiras. Uma ótima estratégia é ter uma lista de verificação de quais informações precisam ser divulgadas para garantir que você divulgou todas as informações nas contas e notas das demonstrações financeiras. Você também deve estar em posição de explicar as variações de valores dos últimos anos e declarações orçamentadas.
Passo 9: Atender aos auditores no Dia da auditoria
embora os auditores já tenham solicitado todas as informações necessárias anteriormente, eles ainda podem exigir explicações e documentos comprovativos para informações específicas divulgadas nas demonstrações financeiras durante o trabalho de campo. Portanto, seu principal Pessoal Financeiro e contábil deve estar disponível para atendê-los e fornecer todas as informações necessárias.
sua equipe não deve ter folga durante o período de auditoria crucial, e quaisquer reuniões sem importância envolvendo a equipe contábil e financeira chave devem ser adiadas ou remarcadas para mais tarde. Para acompanhar o progresso durante a auditoria, você pode realizar breves reuniões com auditores para obter uma lista de itens abertos.Etapa 10: avalie os resultados
continue se comunicando com os auditores após o trabalho de campo até que eles emitam o relatório de auditoria. Caso haja alguns itens abertos, discuta e estabeleça um prazo com os auditores para divulgação de informações. Se o auditor estiver disposto a participar de uma reunião com o conselho de administração e o Comitê de finanças ou auditoria após o trabalho de campo, certifique-se de que o auditor tenha todas as informações sobre a reunião, incluindo a data, hora e local.
além disso, considere agendar uma reunião com a equipe que trabalhou no processo de auditoria para divulgar resultados e obter feedback. Isso é chamado de reunião pós-auditoria, que é extremamente valiosa para as auditorias financeiras dos anos subsequentes.
principais conclusões
para resumir tudo, nenhuma empresa estabelecida pode escapar de uma auditoria financeira, mas existem maneiras que podem facilitar o processo à medida que você entra no próximo exercício financeiro. Você precisa dar tempo suficiente para se preparar para a auditoria de final de ano. Sua capacidade de analisar dados é muito importante durante a preparação, pois erros e recomendações anteriores o ajudarão a melhorar as práticas de relatórios.
além disso, manter-se atualizado sobre os padrões contábeis mais recentes e perceber como mudanças significativas em suas atividades comerciais afetam os requisitos de auditoria são igualmente importantes. Seus auditores podem ser de grande ajuda quando você estuda essas mudanças, bem como para quaisquer transações incomuns que você possa precisar relatar. Por fim, você deve participar ativamente dos auditores durante o processo de auditoria e avaliar os resultados posteriormente. Seguir as etapas acima mencionadas irá mantê-lo no topo de sua auditoria financeira.