Segurança de dados contábeis: 9 dicas para evitar desfalque
muitos líderes empresariais de pequeno e médio porte pensam em desfalque apenas como uma coisa que lêem nas manchetes dos jornais ou assistem a dramas criminais na TV. Mas na verdade é muito mais comum do que você imagina. Um Estudo Global da PwC de 2020 descobriu que quase metade das empresas experimentou algum tipo de fraude nos últimos 24 meses. Desses incidentes, quase 40% foram perpetrados por pessoas dentro das empresas, enquanto cerca de 10% surgiram por meio de conluio entre culpados internos e externos.Especialistas dizem que as PMEs são realmente mais vulneráveis à fraude porque relacionamentos estreitos entre os membros da equipe levam a menos escrutínio em questões financeiras, e muitas vezes há menos mecanismos formais de supervisão em vigor. Como o impacto da fraude nessas empresas é maior do que para grandes corporações, os líderes empresariais precisam ter melhores medidas de segurança que possam ajudar a proteger as finanças de sua organização. Aqui estão algumas dicas sobre como proteger sua empresa de desfalque.
seja proativo contra desfalque
os funcionários do Vet cuidadosamente
vão além do seu pressentimento ao contratar qualquer pessoa que esteja lidando com qualquer tipo de transações monetárias e verifique referências e realize verificações de antecedentes. Uma vez que eles estão a bordo, manter salvaguardas de rotina no lugar, não importa o quão confortável você se sente com o empregado. Pessoas que são éticas podem ceder à tentação, enquanto os fraudadores podem buscar deliberadamente sua confiança (e / ou se voluntariar por mais horas e responsabilidade) para facilitar o desfalque. De qualquer forma, você deve manter uma política de tolerância zero para qualquer caso de fraude.
responsabilidades contábeis separadas
o risco aumenta quando apenas uma pessoa lida com todos os registros financeiros e seu sistema não permite a verificação cruzada de rotina. Idealmente, suas tarefas internas de manuseio de dinheiro e contabilidade devem ser conduzidas separadamente, com pelo menos dois funcionários verificando alternadamente as transações financeiras. Por exemplo, indivíduos envolvidos com transações em dinheiro não devem fazer as reconciliações bancárias.
impor férias
por mais simples que seja, vários tipos de fraude envolvem a aplicação do próximo pagamento do cliente a uma fatura mais antiga, ocultando o fato de que algum dinheiro passado foi desviado. Isso só pode continuar se o funcionário ainda estiver presente. Forçar férias quebrará a cadeia de eventos.
estabeleça controles internos
seja muito seletivo em relação a quem você confia com dados financeiros e exija aprovações de vários níveis no processamento de cheques, reembolsos de despesas, horas extras, etc. Você pode querer seguir esta lista de verificação publicada pela Association of Certified Fraud Examiners para avaliar se você está tomando medidas preventivas suficientes.
verifique novamente os extratos bancários
automatize seus relatórios de reconciliação bancária e revise atividades suspeitas. Os sinais de aviso podem incluir verificações ausentes ou fora de sequência, destinatários desconhecidos ou cheques assinados a terceiros em vez de depositados por instruções.
manter auditorias padrão
manter um cronograma de relatórios financeiros regularmente conduzidos. Você também pode querer ocasionalmente realizar auditorias não programadas e inesperadas direcionadas para suas funções de negócios mais críticas.
treinar funcionários em prevenção de fraudes
garantir que todos os envolvidos com o fim financeiro do seu negócio estejam familiarizados com procedimentos de prevenção e sinais de alerta, e que eles saibam o que fazer se detectarem um problema. Um sistema de denúncias anônimo poderia tornar os denunciantes mais aptos a falar.
mantenha as contas de negócios e crédito separadas e seguras
misturar os dois pode ser confuso e pode se tornar problemático quando se trata de rastrear despesas comerciais e elaborar relatórios fiscais precisos. Seja muito seletivo sobre quem pode usar cartões de crédito da empresa.
considere assistência especializada
se um problema de fraude ficar muito complexo para você resolver por conta própria, considere contratar um examinador de fraude certificado que possa entrar no âmago da questão e identificar exatamente o que está acontecendo.
reprimir o crime: Como o software de contabilidade certo pode ajudar
além das etapas estabelecidas acima, escolher e implementar o software de contabilidade certo também pode ajudar muito a evitar o desfalque dos fundos suados da sua empresa. O software de contabilidade em nuvem pode ajudar a eliminar os pontos cegos em suas operações que podem levar à fraude, ao mesmo tempo em que fornece medidas de segurança robustas para manter suas finanças seguras. Aqui estão algumas coisas para procurar em sua próxima solução de software de contabilidade.
trilha de auditoria completa
a última coisa que você precisa é de um software que permita ao usuário excluir transações à vontade sem deixar vestígios do que ocorreu. Infelizmente, soluções básicas como QuickBooks não mantêm automaticamente registros de todas as transações, o que se torna problemático quando se trata de identificar comportamentos fraudulentos e encontrar dinheiro perdido. Portanto, as pessoas podem excluir uma transação no QuickBooks sem deixar uma trilha de auditoria verdadeira, permitindo que elas deslizem um pouco aqui e ali. Por outro lado, a solução de contabilidade baseada em nuvem Gravity Software® (Gravity) acompanha todas as entradas já feitas, mantendo uma trilha de auditoria completa em todas as transações.
funções de segurança predefinidas
com o Gravity, você controla exatamente quem pode acessar quais telas de Dados, empresas e financeiras, até o nível de atributo de campo. A segurança baseada em funções completa da Gravity pode ser atribuída ou re-atribuída sob demanda, fornecendo aos usuários acesso aos dados necessários para efetivamente fazer seus trabalhos.
transparência de dados
com a gravidade, os dados que você precisa ver estão sempre disponíveis quando você precisar com base na segurança. Você tem a capacidade de criar painéis personalizados para as principais métricas de negócios mais cruciais para suas operações diárias, em tempo real. Usando a Pesquisa Global ou o Advanced Find, você pode ver instantaneamente detalhes sobre faturas abertas, pagamentos e contagens de Inventário, apenas para citar alguns.
segurança na nuvem
como o Gravity é baseado na nuvem, você não precisa se preocupar em perder dados que possam confirmar atividades fraudulentas. Por quê? O Gravity foi construído na Microsoft Power Platform (também conhecida como Dynamics 365), uma plataforma robusta que hospeda mais de 5 milhões de usuários em todo o mundo. Você obtém toda a segurança aprimorada da plataforma, relatórios financeiros completos, interface amigável, trilhas de auditoria completas e replicação automática, tudo em um ambiente móvel fácil de usar para proteger melhor todas as suas informações e evitar desfalque em sua empresa.
Saiba mais sobre os valiosos recursos de segurança de dados incorporados ao Software Gravity ligando para 844-464-7284 ou agende sua demonstração online hoje.