Relatórios Ad-Hoc no Excel – O Guia Completo
relatórios Ad-hoc no Excel pode assumir várias formas. Um dos benefícios de usar um aplicativo de software baseado em planilha é que ele é relativamente flexível em como pode ser usado. A apresentação de dados no excel pode variar de simples a complexos e, como resultado, geralmente é a melhor maneira de inserir rapidamente solicitações ad hoc de vários departamentos.
os profissionais de Finanças continuam a encontrar-se na mira de solicitações de dados de várias áreas em seus respectivos negócios. Além disso, as solicitações de dados às vezes são dinâmicas e exigem um método de relatório que não é comum ou nunca foi usado antes.
é aqui que o Excel e programas de planilhas como ele podem ser bons e ruins. Aqui estão os fundamentos da criação de relatórios ad hoc do excel.
comece com dados brutos
para responder a qualquer solicitação, primeiro você precisa de dados. Quase qualquer sistema exportará para o Excel nos dias de hoje ou .formato de arquivo csv. Usar essas exportações de planilhas economizará tempo e energia.
certifique-se sempre de criar uma guia rotulada como “dados brutos” que você não manipula. Isso permitirá que você vincule de volta a ele ou faça referência rápida aos dados brutos para verificações de qualidade mais tarde.
manter a integridade dos dados brutos é importante ao atender solicitações e, às vezes, é aconselhável proteger com senha a guia dados brutos para evitar alterações indesejadas. Pode ser que uma solicitação exija o uso de várias tabelas de dados diferentes. Nesse caso, combinar as tabelas de dados pode apresentar dificuldades.
se for possível, combine conjuntos de dados semelhantes. Isso criará o máximo benefício ao utilizar recursos como filtros e pivôs.
entenda a solicitação
se a solicitação for muito ambígua, responder usando o Excel pode ser difícil. Isso ocorre porque o Excel só fará o que for dito.
a saída no Excel depende das demandas feitas. Isso significa que, se a solicitação não estiver clara, o tempo pode ser desperdiçado puxando dados irrelevantes para a pasta de trabalho e pode inundar o usuário final com mais do que o necessário.
com base em qualquer boa resposta a uma solicitação ad hoc, há uma solicitação clara. Por exemplo, dados demográficos de vendas, desempenho financeiro e tempos de escolha São solicitações um tanto vagas e genéricas.
esclarecer as solicitações pode gerar respostas mais úteis. Por exemplo, Código Postal médio dos compradores em uma determinada data, vendas brutas no mês passado, tempo para escolher e enviar um determinado produto e muito mais.
quanto mais claras forem as solicitações, mais uma resposta será relevante e concisa.
filtrar dados e suas limitações
a maioria das solicitações será para algum nível de informação que requer o uso de filtragem. A filtragem é uma função básica no Excel e é fácil de fazer. As colunas podem ser classificadas e filtradas, e até mesmo a filtragem avançada está disponível.
a filtragem é uma abordagem básica no tratamento de conjuntos de dados quando uma solicitação ad hoc é específica e um pouco fácil de lidar. Por exemplo, uma solicitação pode vir para o preço de um produto, e uma tabela de dados pode existir com todos os preços do produto. Simplesmente filtrar pelo nome do produto pode gerar a resposta necessária.
existem técnicas de filtragem mais avançadas no excel que permitem aos usuários especificar um intervalo de critérios e um intervalo de dados para aplicar esses critérios também. Esta é uma abordagem mais complexa para lidar com conjuntos de dados quando uma solicitação pode ser para várias informações.
links de dados e consultas
todas as solicitações, em algum nível, são para dados. A facilidade com que uma resposta pode ser feita a uma solicitação ad hoc no Excel depende do nível de dados disponíveis. O Excel tem a capacidade de vincular a bancos de dados externos, o que permite aos usuários executar consultas personalizadas que rapidamente puxam dados para uma planilha.
este método de acesso aos dados é geralmente o mais rápido e fornece os conjuntos de dados mais completos para trabalhar. Um benefício de vincular o Excel a um banco de dados é que as informações serão atualizadas à medida que o banco de dados for atualizado.
isso permite que Conjuntos de dados precisos e oportunos sejam referenciados. O Excel também se vinculará à internet para obter vários tipos de informações; por exemplo, os dados de mercado podem ser vinculados diretamente ao Excel e serão atualizados sob demanda.
uma desvantagem para acessar bancos de dados no Excel é que eles geralmente exigem que os usuários finais atualizem manualmente os dados, o que pode levar a Conjuntos de dados incompletos ou desatualizados.
Relatórios Ad Hoc no Excel — Usando Tabelas dinâmicas
Quando se trata de relatórios ad hoc, o Excel tem um recurso conhecido como tabelas dinâmicas, que são uma forma única de responder a pedidos ad hoc no Excel. Eles permitem que os dados sejam filtrados e apresentados de forma resumida.
uma tabela dinâmica é dinâmica, pois as entradas podem ser alteradas e alteradas dependendo do que o usuário está solicitando. Ele resumirá todos os dados em um determinado conjunto de dados e permitirá que os usuários agrupem colunas e linhas de dados de maneiras únicas.
como os dados são resumidos, torna o uso de uma tabela dinâmica para fins analíticos muito mais fácil. Mesmo que a solicitação ad hoc não possa ser respondida com uma tabela dinâmica real, criar uma pode permitir que o usuário identifique mais facilmente a resposta a uma solicitação.
uma vez criadas, as tabelas dinâmicas também podem “detalhar” dados específicos, dependendo do que o usuário deseja fazer. Isso é feito intuitivamente simplesmente clicando duas vezes nos dados e, por causa disso, as tabelas dinâmicas costumam ser uma maneira padrão de classificar e resumir grandes quantidades de dados.
uma desvantagem é que os dados devem ser agrupados em colunas para poder usar uma tabela dinâmica. As tabelas dinâmicas também dependem exclusivamente dos conjuntos de dados que fazem referência, o que significa que, se os dados não estiverem completos, os resumos das tabelas dinâmicas também não estarão completos.
outra desvantagem é que as tabelas dinâmicas não são atualizadas automaticamente. Isso às vezes cria problemas quando os conjuntos de dados estão vinculados ou autônomos.
apresentar dados com tabelas e gráficos
certas solicitações ad hoc podem exigir o uso de tabelas e/ou gráficos. O Excel tem uma grande variedade de tipos de gráficos e gráficos para trabalhar. Os gráficos são bons em ilustrar tendências e movimentos direcionais com dados. Por exemplo, volume de vendas ao longo do tempo ou receita bruta ao longo do tempo.
o desafio com a resposta em gráficos é que precisa haver contexto dado com o gráfico, e o gráfico apropriado precisa ser selecionado. Gráficos de linha e pontos são bons para ilustrar tendências, gráficos de pizza são bons para ilustrar dados proporcionais, e gráficos de barras são bons para comparar dados categóricos.
Usando DataRails Para Responder A Ad-Hoc Pedido
DataRails é uma aplicação que lhe permite responder a pedidos ad hoc na maneira dinâmica. O DataRails é uma ferramenta de gerenciamento de dados aprimorada que pode ajudar sua equipe a criar relatórios financeiros, além de monitorar orçamentos, planos e outros KPIs com mais rapidez e precisão do que nunca.
ele tem a capacidade de gerenciar conjuntos de dados em um ambiente amigável, reduzindo o tempo gasto em solicitações ad hoc.
Big data deve ser útil. DataRails ajuda você a usá-lo ao máximo sem ter que aprender uma nova interface de usuário proprietária. Usar o Excel como pano de fundo fornece uma estrutura dinâmica familiar que facilita a adoção de DataRails para qualquer profissional de finanças.
ao substituir planilhas por dados em tempo real e integrar pastas de trabalho fragmentadas e fontes de dados em um local centralizado, você pode trabalhar no conforto do Excel com o Suporte de um sistema de gerenciamento de dados muito mais sofisticado atrás de você.
crie belos orçamentos, acompanhe e monitore o desempenho dos negócios e ofereça aos usuários painéis impressionantes e fáceis de usar com DataRails.
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