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os executivos da empresa são indivíduos notoriamente ocupados. As intermináveis listas de tarefas, reuniões consecutivas, planejamento estratégico e muito mais exigem nada menos que esforço sobre-humano e gerenciamento de tempo. Então, como eles gerenciam tudo isso? Um executivo de sucesso possui uma arma secreta, um assistente executivo igualmente bem-sucedido.

também conhecido como assistentes administrativos, assistentes pessoais, Secretários Executivos ou EAs para abreviar, o trabalho de assistente executivo é essencialmente o de gatekeeper, confidente e sistema de suporte geral para executivos c-suite.Os EA são essencialmente uma extensão para executivos de alto nível, o que significa que eles também são normalmente o primeiro ponto de contato para quem tenta alcançá-los. Eles gerenciam seus horários, preparam relatórios, fornecem suporte administrativo geral e estão essencialmente envolvidos na maioria, senão em todo o seu trabalho.

para uma análise mais aprofundada da descrição do trabalho de um EA, confira o próximo artigo deste guia sobre as responsabilidades de um assistente executivo.

a importância dos assistentes executivos

devido às mudanças rápidas nos ambientes de trabalho e ao avanço tecnológico, os assistentes executivos trabalham e ocupam ainda mais funções do que antes. Longe vão os dias em que os EA eram vistos puramente como guardiões dos executivos, lá para atender telefonemas e receber mensagens.

a tecnologia agora fornece aos executivos uma infinidade de ferramentas que podem realizar essas tarefas para eles. Aplicativos de anotações, soluções de agendamento, plataformas de viagens de negócios e plataformas de gerenciamento de Tarefas significam que o nível de necessidade de executivos de suporte administrativo diminuiu ao longo dos anos.

mas os EAs estão longe de serem obsoletos. Eles agora ocupam um papel estratégico, bem como administrativo. Eles passam de ajudar na tomada de decisões, para assistência técnica, comunicações internas, supervisionando viagens de negócios e planejamento de eventos para citar alguns.

os 14 principais assistentes executivos possuem

se esta carreira louca, mas altamente gratificante, soa como o ajuste certo para você, reunimos uma lista de 14 habilidades vitais de assistente executivo para ajudá-lo a se tornar um profissional administrativo de primeira linha.

seja super organizado

não é surpresa que os melhores assistentes executivos possuam habilidades organizacionais sobrenaturais. Como EA, você é essencialmente responsável por duas cargas de trabalho extremamente ocupadas, a sua e a executiva para a qual trabalha. Você precisa ser capaz de priorizar tudo o que há para ser feito e vê-lo da forma mais eficiente possível.

ser proficiente em multitarefa também é crucial. Não importa o quão bem planejado seu dia possa ser, emergências e questões urgentes que exigem sua atenção imediata inevitavelmente aparecerão e você deve ser flexível o suficiente para lidar com isso. Depois que os incêndios forem apagados, você poderá retornar à sua programação com facilidade.

você deve ser organizado de uma forma que qualquer informação que você ou seu executivo precisa em um momento de aviso prévio está ao seu alcance.

seja Tech-Savvy

já descrevemos como a tecnologia mudou drasticamente o trabalho de um EA, fornecendo aos executivos soluções para algumas das funções administrativas mais tradicionais. Espera-se que os EAs sejam mais analíticos e estratégicos em seu trabalho, mas ser tecnologicamente proficiente também se tornou crucial.

assistentes Administrativos devem ter um bom entendimento do tradicional Google e programas do Microsoft Office, como Excel e Powerpoint, bem como ter uma lista de ferramentas e recursos que irão ajudá-los a fazer um trabalho melhor, como Folga, na ag.ly, e TravelPerkto citar alguns.

a entrada de dados, a tomada de minutos e a manutenção de registros são partes importantes do que os assistentes executivos fazem, e manter-se atualizado com os aplicativos e soluções mais recentes no mercado definitivamente tornará seu trabalho muito mais fácil.

o fato de que mais executivos estão usando algumas dessas soluções tecnológicas muitas vezes significa que os EAs muitas vezes precisam tomar o tempo para ajudá-los com a solução de problemas sempre que surgir a necessidade.

Ser fria, calma e recolhida

Pergunte a qualquer EA como ser um melhor assistente pessoal, e eles provavelmente vão dizer que é importante saber como manter a calma e manter o equilíbrio em situações estressantes. Executivos de nível superior normalmente estão sob extrema pressão e isso normalmente é passado para seus EAs.

manter a compostura tornará sua vida muito mais fácil e o ajudará a lidar com as muitas crises que devem surgir regularmente.

seja um Embaixador

como gatekeeper e representante do seu executivo, você precisa se familiarizar com seus objetivos e valores, bem como os da empresa. Você precisa entender o quadro geral e mantê-lo em mente, especialmente ao lidar com pessoas externas à organização.

aproveite o tempo para entender os valores, bem como o funcionamento íntimo da empresa. Conheça todos os membros da equipe e quais são seus deveres e responsabilidades. Isso garante que você esteja preparado para responder a perguntas e até mesmo tomar decisões no melhor interesse do executivo e da empresa.

seja confiável

trabalhar em estreita colaboração com um executivo de alto nível significa que você provavelmente terá acesso a informações confidenciais e confidenciais regularmente. Isso pode incluir informações financeiras da empresa, questões de RH, segredos comerciais, além de estar ciente (e muitas vezes ter que resolver) crises de natureza delicada.

é de extrema importância que você mantenha a confidencialidade e discrição para o bem do executivo, bem como da organização. Perder a confiança do Executivo para o qual você trabalha tornará praticamente impossível para você fazer seu trabalho.

seja um excelente comunicador

um EA lida constantemente com as pessoas. Do Executivo para o qual trabalham, a outros membros da equipe dentro da empresa e clientes e partes interessadas fora da organização. Você é um porta-voz do executivo e da empresa e, portanto, deve possuir grandes habilidades de comunicação, bem como habilidades de pessoas. Possuir um conjunto de habilidades que inclui empatia e inteligência emocional ajudará à medida que você constrói relacionamentos que se tornarão cruciais para você fazer seu trabalho. Um bom EA está ativo no LinkedIn, Meetup e ocupado durante eventos sociais, networking com outros EAs e contatos que serão úteis mais adiante.

seja um antecipador adepto

este é um complicado e normalmente vem com anos de experiência. Usando sua experiência e possuindo uma compreensão de situações potenciais e hábitos e necessidades do seu chefe, um grande assistente executivo é capaz de antecipar e superar obstáculos antes que eles ocorram.

tornar-se um solucionador de problemas especializado desse nível não apenas tornará você um assistente pessoal inestimável, mas também ajudará a tornar seu trabalho muito mais fácil. Crise após crise pode ser evitada com um pouco de planejamento estratégico.

seja um pensador on-your-feet

além de ser capaz de antecipar problemas, você também precisa saber como resolvê-los em tempo real. Como EA, você enfrentará inúmeras situações que podem não ter necessariamente soluções de livros didáticos às quais você pode se referir. Você precisará pensar fora da caixa e usar todas as ferramentas à sua disposição para chegar ao fundo de um problema.

com isso vem um certo nível de autonomia. Você precisará se sentir confortável tomando decisões sozinho e fazer essas chamadas no momento certo. Claro, é importante entender os limites do seu poder e encontrar o equilíbrio certo entre os dois.

seja um Negociador afiado

você ficará surpreso com o quão útil essa habilidade em particular é para um profissional administrativo. Os EAs passam muito tempo lidando e se comunicando com fornecedores e fornecedores de serviços e precisam saber negociar para obter os resultados necessários para a empresa ou o executivo. Isso pode ser para as necessidades de viagem de um executivo, encontrar uma mesa no restaurante certo para um almoço de negócios, obter o melhor negócio em material de escritório ou até mesmo obter ingressos ou passes para eventos exclusivos.

o tempo que você teria investido em networking entra em jogo aqui, pois os EAs costumam usar esses contatos para chamar favores e obter informações privilegiadas ou recomendações.

seja proficiente na arte do gerenciamento de projetos

quando você pensa sobre isso, um assistente executivo é essencialmente um gerente de projeto encarregado de lidar com um projeto único, mas altamente complexo. As necessidades e requisitos de um executivo de alto nível. Um aperto firme em alguns dos principais conceitos e práticas de gerenciamento de Projetos, portanto, percorrer um longo caminho.

os EAs são frequentemente encarregados da coordenação de eventos, incluindo o planejamento de eventos de construção de equipes com o objetivo de melhorar a cultura da empresa. Ser um grande embaixador da Empresa (Ver ponto 4) colocará você em uma posição mais forte para executar essas tarefas da maneira mais eficiente e eficaz possível.

be analytical

como já mencionamos, o avanço da tecnologia tornou o papel de Assistente Executivo menos administrativo e mais estratégico ou analítico. Quanto mais pensador analítico você for, melhor estará em seu trabalho como EA e mais valioso será para os executivos para os quais trabalha.

você estará melhor equipado para lidar com situações sensíveis e complexas. Como você se depara com ter que tomar uma decisão após a próxima, sua proeza analítica e atenção aos detalhes serão sua arma secreta. Isso será particularmente valorizado por seus empregadores, uma vez que um EA muitas vezes ocupará o papel de conselheiro e confidente não oficial.

seja um líder e um jogador de equipe

como a pessoa que trabalha na maior proximidade com alguns dos indivíduos-chave em uma organização, outros membros da equipe muitas vezes se voltam para você para orientação e aconselhamento. Você possui visão e conhecimento sobre as necessidades e desejos dos executivos e do que é melhor para a empresa. Você também segura a chave para um tesouro de ótimos contatos e Conexões. De tempos em tempos, você será solicitado a transmitir mensagens para o resto da empresa em nome da equipe do C-suite.

isso coloca você em uma posição de poder, mas também exige que você seja um jogador de equipe. Você deve representar o executivo, mas também deve ser alguém que as pessoas sentem que podem recorrer quando surgir a necessidade. A natureza do seu trabalho significa que você precisará colaborar com diferentes membros da equipe em momentos diferentes, dependendo da situação. Isso é particularmente verdadeiro quando você precisa assumir a liderança em projetos como organizar eventos de construção de equipes, supervisionar trabalhos de escritório ou coordenar a logística de reuniões.

esteja pronto para se adaptar

como você provavelmente já reuniu agora, um momento de tédio é uma raridade e um luxo para um assistente executivo. As Crises aparecem, o telefone está sempre tocando, os e-mails inundam constantemente e, é claro, os executivos exigem atenção constante. A mudança precisa ser algo que você abraça. Você deve ser capaz de lidar com um ambiente em constante mudança, mas também avaliar constantemente seus próprios processos e encontrar maneiras de torná-los mais eficientes e eficazes.

esteja disposto a aprender

quando seu dia está se movendo a cem milhas por hora, encontrar maneiras de aprimorar suas habilidades ou até mesmo aprender novas pode parecer uma ordem alta. Dito isto, esta é a melhor maneira de avançar em sua carreira e agregar mais valor a si mesmo como assistente executivo.

comece dedicando algum tempo toda semana para acompanhar as últimas notícias e tendências do seu setor e estar atento às ferramentas que podem ajudar a tornar sua vida mais fácil. Isso por si só o colocará instantaneamente em uma posição mais forte como um EA.Assistentes executivos são essencialmente o equivalente humano de um canivete suíço à sua organização. O conjunto de habilidades descrito neste artigo é bastante extenso e pode parecer um pouco assustador no início, mas não deixe que isso o impeça. Se você quer se destacar como assistente executivo, a primeira coisa que você precisa possuir é a vontade de assumir esse papel intenso, mas gratificante, e aprender à medida que avança. Os erros são inevitáveis, mas leve tudo a seu passo, Aprenda com eles e você ficará bem.