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Um artigo anterior, surge a questão de por que o desempenho do projeto os comentários não são universalmente realizada,

embora haja ampla aceitação de que eles são a principal forma de melhorar o desempenho futuro aprendendo com o desempenho passado. Neste artigo, analisamos como abordar os obstáculos para revisões eficazes.

por que as revisões não são realizadas

entre as razões mais comuns para não realizar a revisão estão:

• O medo de enfrentar o fracasso e suas causas-se o fracasso é percebido como Einstein e Edison o percebe – como um trampolim para o sucesso-então há uma grande motivação para revisar o desempenho e aprender com ele. Se, por outro lado, o fracasso for visto como algo a ser negado e oculto, as revisões serão evitadas. Culpando – se a cultura se baseia na culpa e punição para motivar o comportamento, haverá resistência e defensividade. Culpar promoverá o medo. É essencial evitar culpar e se concentrar no processo, em vez de comportamentos individuais. Veja meu artigo de Maio de 2019 pare de culpar o foco no processo para obter um desempenho ideal
• experiência negativa – as revisões anteriores não valeram nada. Por exemplo, eles não foram acompanhados para implementar mudanças com base nas lições aprendidas; os participantes estavam culpando e defensivos e bloquearam qualquer exploração real do que deu errado e por quê.
• falta de facilitadores qualificados-facilitadores qualificados são necessários para tornar as revisões eficazes, abordando a tendência dos gerentes de projeto e artistas de serem orientados para a ação, em vez de introspectivos e reflexivos. Um facilitador permitirá que os participantes enfrentem diretamente realidades feias, não se envolvam em culpa e Defesa e garantam que todos tenham a chance de participar. A facilitação tornará as experiências de revisão mais prováveis de serem positivas.
• Não há tempo – as partes interessadas estão fora para o próximo projeto ou de volta às suas atividades operacionais e a revisão não é priorizada como uma atividade valiosa e, portanto, não agendada.
• falta de um processo documentado de gerenciamento de projetos – a ausência de diretrizes e modelos faz esforços desnecessários e a ausência de informações úteis capturadas durante o projeto.
• Não valorizar a garantia de qualidade e a melhoria contínua – se os executivos e as partes interessadas do projeto não valorizarem a melhoria contínua o suficiente para motivar o tempo e o esforço para realizar revisões e acompanhá-las, não haverá tempo para revisões e as que ocorrem serão vistas como inúteis.

como realizar uma revisão

para garantir que essas causas sejam abordadas, é necessário tratar as revisões como você trataria qualquer parte importante do processo de gerenciamento de projetos. Criar políticas, procedimentos e diretrizes que reconheçam as fases do processo de revisão – iniciação, pesquisa e relatório. Designar e capacitar uma equipe de revisão, com a responsabilidade de

• Incorporar a captura de dados úteis e mini-reviews ou retrospectivas para o projeto
• Montar o direito de jogadores (projeto artistas, clientes, gerentes funcionais e pessoal, etc.),
• Coletar e analisar projeto de artefatos (por exemplo, o status de um projeto de relatórios e notas)
• Criar um conjunto de perguntas de entrevista para uso em individuais e sessões de grupo,
• Facilitar as sessões
• Avaliar os resultados e
• Produzir um relatório.

dependendo do escopo do projeto e da disponibilidade de modelos, o processo desde o início até o relatório pode levar de alguns dias a semanas.

observe que a revisão faz parte de um processo mais amplo de garantia de qualidade. O conteúdo dos relatórios de revisão é inserido para avaliar e melhorar o processo de gerenciamento de projetos. As lições aprendidas são verdadeiramente aprendidas por uma organização somente quando são usadas para mudar o desempenho para melhor.

o que há em um nome? – Revisões de desempenho ao longo da vida útil do projeto

no passado, as revisões do projeto eram chamadas de postmortems. Revisões formais são difíceis o suficiente para fazer com que as pessoas façam sem associá-las à morte, então o nome mudou. Agora eles são pós-revisões de projetos ou Pós-revisões de implementação ou retrospectivas. Mas, esses nomes inferem que você espera até que o projeto termine antes de revisar o desempenho.

deixe de fora o” post ” e chame-os de revisões de desempenho do projeto. Faça com que eles aconteçam como parte integrante do projeto – não apenas depois que ele terminar. Em outras palavras, revise e ajuste regularmente o desempenho e capture as lições aprendidas para que, ao chegar ao final de uma fase importante ou do projeto como um todo, você esteja pronto com uma lista preexistente de lições aprendidas e problemas para que possa discuti-las em profundidade e recomendar os próximos passos.

em metodologias ágeis há uma revisão, uma retrospectiva, após cada Sprint. Isso significa que a cada semana ou duas, Há um retrocesso para revisar e aprender com o desempenho. Uma revisão completa do projeto ocorre após a conclusão do projeto.

listas de verificação e Agendas

uma das maneiras mais eficazes de garantir que as revisões sejam úteis é estabelecer diretrizes e fornecer listas de verificação e agendas. Em vez de criar mais uma lista de verificação e agenda para revisões, use uma das centenas de modelos, listas de verificação e modelos, incluindo seu próprio modelo de processo de gerenciamento de projetos. Por que reinventar a roda? Em vez disso, faça alguma pesquisa e use uma descrição de processo existente ou crie uma que combine os melhores recursos de vários. Aqui estão algumas referências:

• Como Executar um Post do Projeto Reunião de Revisão https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• Revisões Pós-Implementação de Mascaramento Certeza de que o Que Você Entregue Realmente Funciona https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• Melhores Práticas — Projeto de Revisão do Processo https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• a Arte e A Ciência de Pós Revisões do Projeto https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

Envolver a Equipe

Comentários podem ser chato quando os mesmos exercícios e sequências repetidas ou quando assertiva indivíduos monopolizar a revisão.

um artigo aborda a necessidade de ir além das abordagens padrão para usar uma abordagem que envolva melhor os participantes e resulte no tipo de informação útil que pode ajudar a tornar os projetos futuros mais propensos a serem eficazes.

uma revisão bem facilitada evitará simplesmente ler listas de verificação e relatórios. Não faça da sua avaliação uma apresentação. Torne-o um evento interativo no qual os participantes são facilitados a participar ativamente, compartilhando seus pontos de vista.

o facilitador deve procurar tirar os participantes de seus assentos (ou ativamente engajados, se a revisão for feita virtualmente) para dar seu feedback. O exercício Sismográfico emocional é um exemplo do tipo de processo que envolve os participantes da revisão.

se você estiver fazendo revisões frequentes – Por exemplo, retrospectivas de sprint-varie a maneira como você faz os exercícios. Uma simples pesquisa na web leva a várias maneiras de fazer exercícios de sismógrafo emocional. Varie a sequência de itens da agenda. Varie o facilitador.

sismógrafo emocional-revisão de aspectos comportamentais

um exemplo de técnica para engajar os participantes aborda a dimensão emocional frequentemente negligenciada do projeto. Um sismógrafo emocional é usado para identificar fatores que levam à felicidade e infelicidade dos participantes no projeto que está sendo revisado.”Um cronograma do projeto de pontos-chave na vida do projeto é criado com uma linha de base. Os participantes então colocam cartões de índice ou notas post-it acima ou abaixo da linha para indicar se eles estavam felizes ou infelizes (estressados) em pontos-chave durante o projeto. A distância da linha de base indica a intensidade dos sentimentos.

o exercício envolve os participantes visual e fisicamente. É um veículo para discutir as causas do estresse e seu alívio no projeto. Abre a discussão de razões para diferentes perspectivas quando um participante relata alto estresse ou insatisfação por um ponto no projeto e outros não.

notas de reflexões regulares sobre o pulso do projeto podem tornar este exercício mais eficaz, fornecendo lembretes de como as coisas se sentiram em pontos-chave para que as impressões das partes interessadas na revisão possam ser avaliadas em relação a eventos em um cronograma. Isso permite uma rica discussão de percepções. Ele convida insights sobre como o que poderia ter sido estressante no momento em que estava ocorrendo, em retrospecto, não era tão ruim assim. Ele também destaca os tipos de eventos que causam estresse e abre a discussão sobre a melhor forma de lidar ou evitá-los no futuro.

adicionar reflexões sobre o estado emocional do projeto reforça a importância do” lado mais suave ” dos projetos – o interpessoal e interpessoal. Ter isso como parte das diretrizes para recuar regularmente para refletir torna mais provável que as partes interessadas reconheçam seu estresse e como isso afeta seus relacionamentos.

o sismógrafo emocional é um dos muitos exercícios que podem ser usados para aumentar a eficácia das revisões. Um bom recurso para encontrar exercícios para usar em retrospectivas e Revisões pode ser encontrado em 29 Ferramentas retrospectivas Scrum para retrospectivas ágeis distribuídas em https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

se você deseja romper a resistência às revisões, trabalhe para garantir que a avaliação de desempenho sincera seja valorizada e habilitada, eliminando a culpa e a defensividade.

adicione a isso diretrizes claras e práticas, listas de verificação e modelos e facilitação eficaz com exercícios envolventes. Dobre o patrocínio executivo para melhoria contínua.

espero que, à medida que as organizações e seus processos amadurecem, revisões de desempenho eficazes como parte integrante da melhoria contínua do desempenho do projeto se tornem uma norma.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). The Art and Science of Post Project Reviews, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425