como ser uma boa Recepcionista
Parabéns! Contrataste uma recepcionista. Pode ser um pouco estressante ter alguém novo na posição, especialmente um tão importante para uma empresa como recepcionista. Contratar um funcionário de qualidade para uma posição de recepcionista significa que você contratou o rosto de uma empresa. Você pode começar a se sentir ansioso para determinar se fez a escolha certa ou não. Se você está preocupado que a nova contratação não tenha certeza de como ser uma boa recepcionista e ter sucesso em sua nova linha de trabalho, não procure mais.
Como ser um Bom Recepcionista: o Telefone
Uma das mais importantes funções como recepcionista é para atender o telefone corretamente. Isso vale tanto para recepcionistas virtuais quanto para aqueles que trabalham no escritório. Além de receber mensagens e dizer olá antes de anunciar o nome da empresa, seu nome e perguntar como você pode ajudá-los, há algumas coisas que você pode precisar lembrar.
seja entusiasmado
em primeiro lugar, aprenda a amar o som do telefone tocando! Pode parecer uma pergunta boba, mas lembre-se: se o telefone não tocasse, seu empregador não precisaria tê-lo na equipe. Se você aprender a amar o som do telefone, responderá com o entusiasmo que uma boa recepcionista deve ter. Se você está atendendo o telefone com uma voz monótona, não está representando sua empresa da melhor maneira possível.
seja alerta
quando você ouve esse anel do telefone, tente respondê-lo pelo segundo anel. O tempo passa a uma taxa diferente para alguém que precisa de Ajuda. Três, quatro ou cinco anéis podem parecer uma eternidade – nesse ponto, eles já estão começando a assumir que seu chamado ficará sem resposta.
o mesmo vale para quando você coloca alguém em espera-tente manter esse tempo de espera abaixo de um minuto. As pessoas ficam impacientes rapidamente e seu humor pode azedar como resultado. Os clientes não querem ficar em espera por muito tempo e, quanto mais tempo forem colocados em espera, menor será a opinião deles sobre sua empresa.
considere seu tom
diz-se que durante uma conversa cara a cara, 55% da comunicação é através da linguagem corporal, 38% é através do tom de voz e apenas 7% é das palavras usadas. No entanto, no telefone, 83% da sua comunicação é através do seu tom de voz. Apenas 17% são as palavras que você está usando!Como ser uma boa recepcionista: Metade dos meus problemas são por causa do meu tom de voz, Todo mundo pensa que eu estou discutindo enquanto eu estou realmente falando
sendo esse o caso, é muito importante não soar monótono, o que vai sair como se você não estivesse interessado em ajudá-los. É ainda mais crucial que você não deixe que problemas externos o coloquem em um clima que fará com que seu tom soe irritado. Muito está em jogo para você não parecer gentil como a primeira impressão de uma empresa.
sorria!
sim, mesmo (e especialmente!) quando você atende o telefone. Quando você sorri, acontece uma parte do seu cérebro que instantaneamente o deixa mais feliz. Isso fará com que você pareça mais acessível no telefone. Alguns sugerem que os recepcionistas devem manter um espelho em sua mesa para se ver sorrir. Dessa forma, você será constantemente lembrado de manter um sorriso no rosto e uma ótima atitude em relação aos outros.
Frases para Dizer Freqüência
- por Favor
- Obrigado
- Você é bem-vindo
- Meu prazer
- Bom dia
- Boa tarde
- Tenha um ótimo dia
- Tenha uma ótima semana
- O nome do chamador
Como ser um Bom Recepcionista: No Escritório
Se você é uma recepcionista em uma pessoa, você precisará estar ciente de algumas outras coisas. Por um lado, a pessoa à sua frente deve ter precedência sobre um telefone tocando. Se você já está envolvido com um cliente no telefone, você deve encontrar uma maneira de reconhecer o presente convidado. Sorria ou acene para que eles saibam que são importantes para você e você estará com eles em breve.
Aparência & Profissionalismo
Porque uma recepcionista é o rosto de uma empresa, é o mais importante para manter uma aparência profissional. Traje de negócios apropriado, cabelo bem kempt e boa higiene são esperados. Uma boa recepcionista não mastiga chiclete durante o horário de trabalho, nem verifica seu telefone pessoal. Eles terão uma boa postura e não se esqueça de se curvar.
seja entusiasta pessoalmente
você deve cumprimentar qualquer um que entrar pela porta com entusiasmo. O cliente deve ser sua prioridade! Não deixe que nada acontecendo dentro ou fora do Escritório afete seu desempenho e capacidade de receber os clientes. Ninguém deve saber se você está tendo no dia de folga, sentindo-se triste ou com raiva. Você também não deve alertar para um chamador disso falando com uma voz apressada ou apressando-os em espera.
o cliente deve se tornar sua paixão. Mesmo que eles possam estar errados, não é seu trabalho conscientizá-los disso. É seu trabalho dar a eles um atendimento excepcional ao cliente e direcioná-los para quem eles precisam falar.
os outros E’s
de acordo com Steve Staunting, a melhor recepcionista conhece o método de três E’s: enunciar com entusiasmo para ser eficaz. Abaixo está um exemplo de uso dos Três e’s com um cliente:
além disso, ele sugere lembrar mais dois Es: toda vez e tudo. É importante ou uma boa recepcionista para ser consistente, dando a mesma qualidade de Serviço para quem anda na porta. Tudo está se referindo a um lembrete para escrever tudo! Repita tudo o que é dito de volta ao chamador para ter certeza de que a mensagem está clara. Pode parecer um exagero, mas uma boa recepcionista pode e sempre saberá todas as informações que serão solicitadas antes de pegar o receptor para alguém esperando em espera ou retornando uma chamada perdida. Uma boa recepcionista também não se esqueça de anotar o tempo da chamada.
aplique isso à sua pequena empresa
encontrar bons funcionários é bastante difícil! Se você contratou alguém como recepcionista, ele deve ser capaz de cumprir todas as expectativas descritas acima.
agora, experimente:
- deixe sua nova contratação saber quais serão suas expectativas e certifique-se de que suas expectativas sejam muito claras desde o início.
- Use esta postagem como um recurso ou direcione-a para alguns vídeos informativos, como Regras de cortesia para o telefone, um exemplo de habilidades de Recepcionista ruins ou como ser a melhor Recepcionista de todos os tempos.
- gostaria de saber mais sobre como ser uma boa recepcionista? Basta perguntar a um serviço de atendimento que tem mais de cinquenta anos de experiência com a contratação de bons recepcionistas!