como realizar Workshops que mantêm os participantes engajados + Dica Rápida
o Guia BABOK define Workshop como “um evento facilitado e focado com a participação de principais partes interessadas com o objetivo de alcançar um objetivo definido.”
de acordo com o DSDM, é “um tipo especial de reunião com objetivos claros, um grupo de participantes escolhidos e capacitados para entregar o resultado necessário.”
em geral, podemos dizer que é uma técnica para obter rapidamente informações de uma maneira acordada entre diferentes pontos de vista. As oficinas geralmente têm uma curta duração. Eles podem ser conduzidos em uma ou duas horas ou se estender em alguns dias. O importante é adquirir novos conhecimentos ou habilidades durante seu curso, bem como obter outros pontos de vista dos participantes através do trabalho em equipe e da comunicação aberta. Para ajudar a promover a colaboração, é necessário ter alguém designado como facilitador. O facilitador é responsável por supervisionar as atividades do workshop, fornecer estrutura, ajudar os participantes e avançar a sessão.
um workshop pode ser usado para muitas situações diferentes, desde definir e concordar com planos estratégicos, identificar e priorizar requisitos ou resolver problemas técnicos complexos. Em suma, os workshops são excelentes para qualquer situação que exija altos níveis de Colaboração, Compromisso e Acordo entre diferentes participantes. O Workshop também serve para promover a confiança e a comunicação eficaz entre as partes interessadas.Embora haja muitos benefícios de realizar um workshop, um workshop mal executado pode gerar conflitos, contribuir para os problemas existentes e reduzir a confiança de que os objetivos pretendidos podem ser alcançados.
como, portanto, tornamos o workshop bem-sucedido? Quais são os principais aspectos a serem considerados para torná-lo eficiente? Neste artigo apresentamos alguns critérios essenciais para garantir o sucesso do workshop.
papel facilitador
este é o papel fundamental. O facilitador é encarregado de garantir que os objetivos da sessão sejam alcançados direcionando e orientando os participantes através dos exercícios e atividades durante o workshop.
o facilitador não deve tomar partido e deve ser percebido pelos participantes como neutro. Uma de suas funções é garantir que as opiniões de todos os participantes tenham o mesmo peso e que todos possam colaborar da mesma maneira. O objetivo de um workshop não é convencer, mas para diferentes pontos de vista trabalhar juntos para chegar a acordos.
outro papel importante do facilitador é manter os participantes engajados. Pedimos aos nossos instrutores que compartilhassem o que eles fazem para envolver os participantes quando confrontados com cenários comuns de workshop. Faça o Download deles em nossa dica rápida preenchendo o formulário na barra lateral.
Se você não tem alguém internamente que pode desempenhar o papel de facilitador, uma boa opção é convidar um facilitador externo, que é imparcial, para os resultados e possui as habilidades necessárias para conduzir.
planejar a sessão para
planejar um workshop é uma atividade complexa que requer tempo e experiência. No mínimo, certifique-se de considerar esses elementos:
- objetivos e resultados. O que você quer alcançar no workshop? Quais devem ser os resultados tangíveis para produzir durante o workshop?
- participantes. Quem deve comparecer para que possamos alcançar os objetivos e resultados esperados? Idealmente, grupos entre 5 e 15 pessoas (para um único facilitador) representarão todos os pontos de vista existentes sobre o problema ou situação a ser resolvida.
- duração, agenda, aspectos logísticos. Certifique-se de definir claramente a duração esperada (dependendo dos resultados a serem alcançados) e o cronograma de atividades com as quais os participantes devem estar familiarizados. Preste atenção especial às características do local da oficina (normalmente uma grande sala com espaço para se movimentar, mesas de trabalho, locais para pendurar flipcharts/post-its) e os materiais necessários (flipchart, quadro branco, post-its, papel, etc.). Esse elemento precisará ser reconsiderado para um ambiente virtual. Confira o conjunto de ferramentas que utilizamos em nossos treinamentos virtuais de classe aberta.
- estrutura e exercícios a serem realizados. Quanto tempo os participantes precisarão para chegar a conclusões? Quais exercícios ou atividades devem ser feitos para alcançar os resultados esperados? Quais problemas devem ser resolvidos durante a sessão e o que não deve?
- Validação e monitoramento. Como as conclusões serão documentadas? Como os resultados serão validados? Que acompanhamento será dado aos participantes?
estrutura para o Workshop
os Workshops devem ser considerados um exercício intensivo de dificuldade crescente que exige que todos os participantes participem e colaborem.Atingir as metas da sessão exigirá tempo, esforço e etapas intermediárias que concentrem os participantes no resultado final. A estrutura do workshop dependerá dos objetivos específicos a serem alcançados, embora uma estrutura padrão deva conter os seguintes elementos:
atividades de Start-Up
o objetivo aqui é apresentar os objetivos, apresentar os participantes, conhecer os espaços (flip charts, tabelas de trabalho, etc.), e para cobrir as regras do workshop (uso de telefones celulares, pontualidade, etc.). É importante estabelecer relações positivas entre os participantes criando um ambiente aberto e seguro, onde todos sejam iguais e as opiniões de todos tenham o mesmo peso. Os quebra-gelos são uma ótima ideia para promover o engajamento desde o início da sessão e ajudar todos a se sentirem confortáveis um com o outro e com o ambiente do workshop. Nossos instrutores compartilham alguns de seus quebra-gelo favoritos neste artigo e um infográfico sobre dicas para usar Quebra-gelo.
o “trabalho” das oficinas
é aqui que ocorrem os resultados esperados. Eles incluem diferentes exercícios em que o objetivo é colocar os participantes em um “fluxo” o mais rápido possível, propondo desafios alcançáveis, mas com dificuldade crescente para alcançar os objetivos do workshop. Por exemplo, um workshop destinado a desenvolver um plano de ação teria uma sequência de atividades semelhante às seguintes:
- Avaliação/diagnóstico da situação atual
- a Identificação de pontos de melhoria
- Identificação e priorização de concreto de ações de melhoria
- Temporização e atribuição de responsabilidades
- análise de Risco
- Elaboração e validação do plano de acção
Fornecer Conclusões
A parte final do workshop deve sempre servir ao propósito de resumir todo o trabalho feito na sessão, apresentar as conclusões obtidas, e determinando que os próximos passos.
não se esqueça dos comentários
Antes de os participantes saírem da sessão, certifique-se de coletar seus comentários. Descubra o que eles acham que correu bem e não tão bem, e como isso pode ser melhorado para futuros workshops.
Dicas Finais… exercícios para oficinas
finalmente, algumas ideias úteis para tornar o workshop o mais eficiente possível:
- use o gerenciamento visual (flip charts, pôsteres, diagramas) e todos os espaços disponíveis (paredes, mesas de trabalho). Os flip charts e pôsteres ajudam os participantes a se concentrarem no trabalho e permitem visualizar o progresso que está sendo feito. O uso dos diferentes espaços permite ao facilitador alterar o ritmo e ajuda a manter o interesse na sessão. Se você estiver fazendo um workshop virtual, não deixe de apresentar a todos as ferramentas que os participantes usarão.
- Use post-its (ou post-its virtual). O Post-its permite resumir ideias e torná-las visíveis. Eles também ajudam a criar sinergia entre todas as opiniões do participante. Esta “documentação” pode ser usada para preparar rapidamente relatórios da sessão tirando fotos.
- faça atividades em caixa de tempo. Devemos enfatizar a necessidade de respeitar os exercícios propostos e o tempo reservado para eles. Normalmente, não nos é oferecido o luxo de mais tempo, e precisamos aproveitar ao máximo o que temos.
- respeite o trabalho de cada participante. Se você pedir que eles apresentem ideias, devemos conectar seu trabalho aos resultados esperados do workshop. Ninguém deve sentir que está desperdiçando seu tempo em uma atividade inútil. Se estiver usando post-its, não os mova ou remova sem o Acordo dos participantes. Cada post escrito-deve ser tratado como resultado de um esforço individual que deve ser valorizado.
- se pedirmos ideias individuais, deve haver um momento em que essas ideias se unam para formar acordos de grupo, geralmente no fechamento de cada atividade.
- Compile e distribua os resultados dentro de alguns dias. Também é importante que os participantes sejam os primeiros a recebê-los e validá-los. Pode ser necessário que outros vejam os resultados, mas não antes que as pessoas que compareceram tenham feito isso.
finalmente, uma mensagem aos facilitadores: treinem-se em técnicas e métodos populares (Brainstorming, 6 chapéus de pensamento, Ante-Mortem, gamificação, LEGO Serious Play, etc.), e não tenha medo de usá-los. Os participantes apreciarão sair de seu ambiente e rotina habituais.
obrigado,
– Alfred
não se esqueça de baixar nossa dica rápida sobre como envolver seus participantes do Workshop!