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Jan 14, 2021 | Por Michael Whitmire

oportuna e Completa demonstrações financeiras são a mais poderosa ferramenta estratégica para qualquer organização. Eles ajudam os empresários a medir o progresso em direção às metas e são essenciais para realizar uma projeção precisa do fluxo de caixa para o futuro. Surpreendentemente, no entanto, muito poucas pequenas empresas realizam um fechamento formal de fim de mês em seu software de contabilidade. É compreensível: A maioria dos proprietários de pequenas empresas está focada em administrar seus negócios. Para usar suas finanças como um planejamento eficaz e ferramenta estratégica, você precisa entrar em uma cadência regular de fechar seus livros. Vamos aprender como.

suas contas de demonstração de resultados rastreiam o que acontece durante um período específico.. Isso significa que os saldos em suas contas de demonstração de resultados precisam ser zerados para que o próximo período possa começar de novo. Isso é feito fechando os livros: os saldos em suas contas de receita e despesa são transferidos para ganhos retidos no balanço patrimonial.

quando você define o final do ano no Intuit QuickBooks, o programa zera automaticamente todas as contas de receita e despesa e transfere o saldo do lucro líquido para os lucros retidos quando seu ano fiscal termina. Portanto, parece que seus livros estão fechados, mas este não é um processo formal. Esta é apenas uma redefinição de contabilidade para o próximo ano. Qualquer pessoa com acesso ao seu arquivo QuickBooks pode entrar e alterar algo no mês ou ano anterior, e você pode não descobrir até que seja hora de seu CPA preparar sua declaração de imposto.

se isso acontecer, isso pode alterar sua renda em relação ao período anterior, o que elimina o saldo dos lucros retidos. Quando o patrimônio não avança corretamente, seu contador precisará rastrear as discrepâncias antes que eles possam emitir finanças ou preparar sua declaração de imposto. Isso significa trabalho extra para o seu CPA, o que geralmente significa taxas extras. E, no caso de uma auditoria, você e seu contador estarão lutando para descobrir por que seus livros não correspondem à sua declaração de imposto ou às finanças que Você enviou ao banco.

fechar formalmente os livros define seus números em pedra. Qualquer pessoa que tente fazer uma alteração nas contas a pagar ou em qualquer outra conta receberá um aviso desagradável no mínimo. Se você seguir as melhores práticas e colocar uma senha de data de encerramento em vigor, nenhuma alteração poderá ser feita sem essa senha.

como você fecha entradas no QuickBooks?

em QuickBooks, as entradas de fechamento são feitas automaticamente quando você fecha formalmente os livros ou quando o calendário rola para o próximo exercício financeiro. Não há transações reais para fechar entradas. Se você observar os detalhes da conta para lucros retidos, verá cada entrada de fechamento com a data e o saldo do lucro líquido transferido para lucros retidos. É por isso que os contadores frequentemente pulam um final formal do ano ou final do mês fechando em QuickBooks. Mas se você quiser realizar um fechamento sólido de seus livros, você terá que desenvolver um processo próximo.

quais são as etapas do QuickBooks para fechar um ano Fiscal?Se você está fechando os livros no final do mês ou no final do ano, o processo é o mesmo. Uma prática recomendada é realizar isso antes de compartilhar suas demonstrações financeiras com qualquer pessoa ou dar ao seu contador acesso ao seu arquivo QuickBooks.

Passo 1: revise suas contas

1. faça login no QuickBooks como mestre ou administrador da empresa.
2. Reúna todas as faturas, despesas e pagamentos pendentes e insira todas elas.
3. reconcilie todas as suas contas com a data de encerramento. As conciliações bancárias incluem cartões de crédito, contas bancárias e quaisquer empréstimos.
4. Registre todas as entradas de diário para registrar a depreciação ou para obter todas as suas contas com base no acúmulo.
5. Compare seu saldo de inventário real com o saldo em seu razão geral. Você pode precisar fazer uma entrada de diário para ajustar seu inventário ao real.
6. revise suas contas e verifique se tudo parece razoável. Compare seu balanço atual e demonstração de resultados com suas demonstrações financeiras do período anterior e veja se há grandes oscilações que você precisa investigar.

depois de ter todos os seus números pregados, você está pronto para fechar os livros. Certifique-se de definir a data de encerramento para o último dia do seu ano fiscal, não o primeiro dia do próximo ano. O processo é um pouco diferente, dependendo se você está usando o QuickBooks Desktop ou o QuickBooks Online, então passaremos por esses processos próximos separadamente.

Passo 2: Feche seus livros no QuickBooks Online

1. vá para Configurações (A engrenagem no canto) e selecione Contas e configurações.
2. selecione a guia Avançado.
3. na seção contabilidade, selecione Editar.
4. marque a caixa de seleção fechar os livros.
5. insira uma data de encerramento.
6. selecione a opção para permitir alterações após visualizar um aviso e inserir uma senha se quiser exigir uma senha antes que qualquer alteração no período fechado possa ser feita. Isso é altamente recomendado.

Passo 2: Feche seus livros no QuickBooks Desktop:

1. no menu Editar, escolha Preferências.
2. na guia Preferências da empresa, clique em Definir data / senha.
3. insira a data de encerramento.
4. selecione a opção para permitir alterações após visualizar um aviso e inserir uma senha se quiser exigir uma senha antes que qualquer alteração no período fechado possa ser feita. Isso é altamente recomendado.

O Que Acontece Quando Você define uma data de encerramento no QuickBooks?

definir uma data de encerramento impede que outras pessoas façam alterações nos períodos anteriores. Isso pode acontecer por acidente, quando alguém faz um ajuste em uma fatura do ano passado, ou entra na data errada em uma despesa.

muitos proprietários de pequenas empresas pedem ao seu QuickBooks Proadvisor ou ao seu CPA para realizar o processo formal de fechamento (e todos os procedimentos de fechamento relacionados) e ser o único que sabe essa senha de fechamento. Este é o mais seguro e impede que qualquer pessoa faça alterações não autorizadas.

como rastrear as alterações feitas após o fechamento dos livros no QuickBooks Online?

mesmo com proteção por senha, ainda é possível fazer alterações no QuickBooks depois de fechar formalmente os livros. Isso é uma coisa boa-Às vezes você descobre itens esquecidos que deveriam ter sido relatados no ano anterior ou erros nas entradas. Ou talvez seu CPA perceba que uma entrada de diário para acumular contas a pagar não foi feita. Mas essas mudanças não devem ser feitas de ânimo leve.

é por isso que o QuickBooks rastreia essas alterações em um relatório de exceção. Você encontrará as exceções ao relatório de data de encerramento em relatórios. Este relatório mostrará todas as transações datadas na ou antes da data de fechamento que foram registradas ou modificadas pela primeira vez após a data de fechamento. Este relatório mostra a data e a hora em que cada alteração foi feita e o nome do usuário que fez essa alteração.

fechar os livros desenha uma linha na areia e fornece números sólidos para trabalhar no futuro. Com números melhores, os empresários podem tomar melhores decisões. E essa não é a chave para o sucesso do seu negócio?