como executar reuniões de negócios produtivas e eficazes
as reuniões de negócios são frequentemente consideradas uma das atividades de negócios menos produtivas. Mas reuniões eficazes podem ter um impacto muito positivo em sua linha de fundo. Use essas dicas para tornar sua próxima reunião de negócios um sucesso.
quão produtivas são suas reuniões de negócios? Você descreveria a cultura que governa suas reuniões para se assemelhar mais à Terceira Guerra Mundial ou ao caos louco? Durante uma reunião, você se concentra na agenda em questão ou se concentra mais em quebrar um copo de espuma em pedaços? Você qualificaria comer todos os donuts em uma reunião como uma grande conquista em sua agenda? Se esses cenários de reunião soarem familiares para você, você não está sozinho! Muitos estudos mostraram que mais tempo é desperdiçado em reuniões do que em qualquer outra atividade comercial. Estima-se que as pessoas gastam 20-40% (a alta administração é muito mais) de seu tempo em reuniões e que as reuniões são apenas 44-50% eficientes (fonte: Steve Kaye). Ao melhorar a eficiência de sua próxima reunião, você pode aumentar sua linha de fundo.O primeiro passo para melhorar a eficiência de suas reuniões de negócios é reconhecer que as reuniões são um esforço colaborativo. A própria definição de uma reunião é uma atividade de equipe em que pessoas selecionadas se reúnem para realizar um trabalho que requer esforço de grupo. Todos os participantes de uma reunião, portanto, devem desempenhar um papel em permanecer focados e progredir na reunião em tempo hábil.
Antes de convocar uma reunião, deve-se primeiro decidir se é necessário. Lembre-se de que uma reunião nem sempre é a maneira mais eficaz. Outras opções disponíveis podem ser o envio de um memorando ou um e-mail. É responsabilidade do advogado da reunião determinar a necessidade de ligar para a reunião e quem deve comparecer. Em geral, é melhor convidar o mínimo de participantes possível (apenas jogadores-chave). O solicitador também deve revisar o calendário da organização, reservar a sala de reuniões e atribuir um facilitador de reunião para estar no comando da agenda.
reuniões eficazes exigem liderança. Liderar uma reunião requer atenção, confiança, criatividade, diplomacia, empatia, flexibilidade, inteligência, tenacidade e sim, humor! O papel principal do líder é estabelecer os papéis fundamentais para a reunião, que são: minimizar confusão e interrupções e instituir um código de Conduta. Alguns exemplos de regras de jogo em equipe que são projetadas para tornar as reuniões mais eficazes são:
1. Se você planeja apresentar uma proposta ou discutir um problema em uma reunião de grupo, envie todas as informações relevantes para todos os membros da equipe vários dias antes da reunião.
2. Reveja a agenda e leve consigo quaisquer materiais relevantes para a reunião para que possamos tomar decisões informadas.
3. Não faça lobby com alguns membros antes da reunião e tente derrubar uma ideia do resto do grupo em um “ataque surpresa”. Mantenha os problemas acima e inclusivos. “Luta justa”.
4. Venha às reuniões a tempo.
5. Se você estiver ausente, informe os outros com antecedência e envie um stand-in que possa tomar pelo menos algumas decisões em seu nome.
6. Concentre-se em ouvir e buscar compreensão antes de discordar.
7. Se você é o gravador, distribua minutos completos e precisos para todos dentro de 48 horas após a reunião.
8. Se você concorda com alguma coisa, faça o que você diz que vai fazer. Seja responsável um pelo outro.
9. Sarcasmo, ataques pessoais, interromper, dominar a discussão ou se envolver em comportamentos de distração durante uma reunião são comportamentos não produtivos. Concordamos em não nos envolvermos neles.
10. Não há problema em discordar durante uma reunião, mas uma vez que o grupo tenha tomado uma decisão, ele precisa ser apoiado por todos fora da reunião. Resistência passiva, sabotagem, fofocas negativas e guerra de guerrilha não estão bem.
11. Lembre-se de celebrar sucessos e agradecer aos Membros por seus esforços.Além de implementar esses conceitos, um líder de reunião eficaz deve impor um código de conduta para manter um ambiente seguro para discutir ideias. O facilitador da reunião deve obrigar os participantes da reunião a seguir algumas diretrizes simples para garantir uma reunião ordenada:
- Trabalhar como uma equipe
- Nenhuma classificação no quarto
- Um alto-falante em uma hora
- Ser um atento ouvinte
- Foco no problema
- Respeitar os outros
- Suspender o juízo
- Permitir a curiosidade
- Manter a confidencialidade
Ele é tão importante para final de uma reunião eficiente como é para a sua realização. Além de apenas terminar uma reunião de negócios a tempo, deve haver uma revisão dos itens e resultados da agenda, bem como atribuições. Uma agenda definida para a próxima reunião também deve ser preparada.Ter uma reunião de negócios eficaz é um ingrediente chave para ter um negócio de sucesso. Se você quiser mais informações sobre este assunto, não hesite em contactar-nos.