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não importa em que negócio você esteja, muitas vezes você precisa enviar e-mails, colocando ou reconhecendo pedidos. Esse tipo de correspondência oferece a você a oportunidade de transmitir profissionalismo e promover seus produtos e serviços comerciais.Vamos olhar mais de perto esses tipos de E-mails e como você pode torná-los o mais eficaz possível.

fazer um pedido

muitas empresas têm formulários online para preencher para fazer seu pedido de suprimentos ou equipamentos. Há ocasiões em que você precisa enviar um e-mail, seja para ir junto com o formulário, ou como uma forma autônoma de comunicação.

mesmo que você tenha feito um pedido on-line ou por telefone, um e-mail de pedido é uma boa maneira de colocar os detalhes de um pedido comercial importante por escrito. Dessa forma, você e a outra empresa têm uma cópia dos detalhes da transação.

um e-mail de pedido efetivo tem os seguintes componentes:

• especificações do produto

• quantidades

• preço acordado

• a data prevista do parto

• outros termos e condições

• o seu nome e informação de contato

Sempre que possível, encontrar o acesso directo ao e-mail da pessoa encarregada de concluir a encomenda. Reservar um tempo para visitar o site da empresa ou ligar para o escritório da empresa para este endereço vale a pena o esforço. Dessa forma, você pode evitar que sua carta de pedido acabe na pasta de spam de alguém.

uma linha de assunto eficaz garantirá que seu pedido seja lido também. Seja o mais específico possível, em termos de produto, e indique que você está fazendo um pedido. Aqui estão alguns exemplos:

novo pedido para o item #110

acompanhamento no pedido on-line 071515

confirmação do pedido por telefone para Janeiro. 20 entrega

pedido de 100 cópias do Kindergarten Math Fun

aqui está um exemplo de um e-mail eficaz que faz um pedido:

linha de assunto: Peça 200 cópias do Kindergarten Math Fun

querida Sra. Kingsley,

obrigado pelo seu tempo conversando comigo hoje sobre as ferramentas interativas de ensino da sua empresa. Estou escrevendo para confirmar a ordem da Jackson Elementary School de 200 cópias de Kindergarten Math Fun.

entendo que o custo de cada livro é de US $45, mas que receberemos um desconto de volume de 10%. O custo do nosso pedido, então, será de US $ 8100. Entendemos que podemos evitar taxas de entrega, pegando-os em seu armazém no centro.Como discutimos, teremos um cheque pronto quando pegarmos os livros em 15 de agosto.

Obrigado novamente.

Atenciosamente,

Seu nome

Suas informações de contato

Reconhecer uma ordem

Um e-mail que reconhece uma ordem dá-lhe uma grande oportunidade de contato com o cliente e para oferecer mais informações sobre a empresa. Um e-mail de reconhecimento pode ser uma ferramenta de vendas eficaz e uma maneira de promover suas relações com os clientes.

um e-mail de confirmação de pedido deve:

• agradeço o cliente para a ordem

• examine o conteúdo da ordem

• dar detalhes da entrega

  Interessado em aprender mais? Por que não fazer um curso online escrevendo e-mails eficazes no local de trabalho?

• recapitular o custo

você pode fechar seu e-mail com um breve parágrafo sobre sua empresa, seu serviço ou sua reputação. Você também pode fornecer um link para seu site ou página de mídia social.

caro Anna,

Obrigado por seu pedido de 250 convites de casamento personalizados e por seu pagamento on-line imediato. Seu pedido será enviado dentro de três a cinco dias úteis. Nós lhe enviaremos um e-mail rápido quando for enviado.

estamos felizes que você escolheu nossa empresa para convites para o seu dia especial. Sabemos que você tem muitas opções quando se trata de convites de casamento, e estamos orgulhosos de oferecer-lhe os melhores convites de qualidade com o menor preço. Estamos no negócio de cartões personalizados há 20 anos e sentimos que nossa longevidade é porque valorizamos nossos clientes.

você já considerou personalizado obrigado notas para ir junto com seus convites? Muitos de nossos clientes gostam de usar o mesmo design em suas notas de agradecimento que fizeram em seus convites. Visite nosso site em (endereço do seu site) para obter detalhes. Como cliente que retorna, você receberá um desconto automático de 20% quando fizer o pedido até 30 de junho.

Obrigado por fazer compras conosco. E parabéns pelo seu próximo grande dia!

Atenciosamente,

Seu nome

a Sua posição com a empresa

Suas informações de contato

às Vezes, uma venda de confirmação de e-mail pode ser uma maneira de pedir informações adicionais, tais como:

• um endereço de entrega se, por exemplo, uma caixa postal foi usado em um formulário

• uma forma alternativa de pagamento, se o cartão de crédito foi negado

• mais detalhes, para o fim de ser preenchido (como a cor ou tamanho)

Esses detalhes devem ser redigidas de forma profissional. Mais uma vez, a linha de assunto é essencial para chamar a atenção do destinatário. Você pode sinalizar que há um problema com o pedido com este tipo de linha de assunto: atraso do pedido: quantidade necessária.

aqui está um exemplo de um e-mail que pede mais informações.Olden:

Obrigado por seu pedido hoje de óculos de sol de raios solares. Agradecemos o seu negócio e estamos ansiosos para lhe fornecer um par de óculos de sol de prescrição mais bem avaliados da América.

infelizmente, seu pedido está em espera, porque há um problema com sua prescrição. Quando entramos em contato com seu médico, ela disse que você não tinha feito um exame oftalmológico em cinco anos. Para preencher seu pedido, precisamos da receita do seu médico. Você poderia entrar em contato com o escritório dela e nos informar como proceder?Obrigado e estamos ansiosos para ouvir de você em breve.

com os melhores cumprimentos,

seu nome

sua posição com a empresa

suas informações de contato

em outras situações, você pode precisar enviar um e-mail de confirmação que ofereça ao destinatário mais informações.

aqui está um exemplo de um e-mail de confirmação de registro.

linha de assunto: Confirmação de inscrição para Leadership Summit

querida Sra. Allen:

obrigado pela sua recente inscrição para o Leadership Summit 2016. Recebemos seu formulário de inscrição, seu questionário e seu pagamento pela Conferência de dois dias.

visite a mesa de hospitalidade no saguão principal do Richland Hotel às 8h30 de Fevereiro. 12 para receber seu pacote de boas-vindas. A conferência começa às 9 da manhã com a sessão principal no salão principal. As sessões de Break-out seguem ao longo do dia e serão detalhadas no seu pacote.

visite nosso site (endereço do site aqui) para obter mais informações.

estamos ansiosos para vê-lo na Cúpula. Se você tiver alguma dúvida, por favor me avise.

atenciosamente,

Seu nome

a Sua posição com a empresa

Suas informações de contato

Outro exemplo de um e-mail de confirmação é aquele que permite que o destinatário saiba que você tenha recebido algumas informações relacionadas aos negócios, como um pedido de emprego. Em algumas circunstâncias, é educado informar ao destinatário que os materiais foram recebidos e informá-lo quando você dará o próximo passo em um processo de decisão.

esses e-mails podem ser curtos e concisos. Aqui está um exemplo:

linha de assunto: Obrigado por sua recente aplicação

Caro Sr. Jenkins:

Muito obrigado por se candidatar ao cargo de diretor de marketing na IT Resources. Minha equipe e eu revisaremos as inscrições esta semana. Se você for selecionado para uma entrevista, entraremos em contato com você na segunda-feira, Outubro. 10 para marcar uma consulta.

agradecemos o seu interesse nos recursos de TI.

Atenciosamente,

Seu nome

a Sua posição com a empresa

Suas informações de contato

Não importa que tipo de e-mail que você está redigindo, é importante rever o seu conteúdo, a linha de assunto e o endereço do destinatário.

para dizer obrigado, ou para não dizer obrigado.

há alguma discordância no mundo da correspondência comercial sobre se é necessário responder a todos os e-mails relacionados a negócios.

algumas pessoas argumentam que um simples e-mail de “Obrigado” desperdiça seu tempo. Eles dizem que clicar e abrir um e-mail apenas para ver uma ou duas palavras é uma perda de tempo. Outros dizem que sempre apreciam um agradecimento.

como você decide se reconhece um e-mail comercial? Primeiro, considere se a pessoa precisa saber que você obteve as informações ou não. Se houve uma falha de comunicação prévia ou um anexo perdido, por exemplo, um agradecimento rápido mostra ao destinatário que tudo está bem no momento.

como muitos de seus destinatários são inundados com e-mails, adiciona um toque cortês para dizer pelo que você é grato. Em vez de apenas digitar, “obrigado” quando você tiver aquele anexo que faltava anteriormente, considere escrever, “obrigado. Desta vez, Tenho o anexo bem.”

outra vez para enviar um agradecimento é quando alguém saiu de seu caminho para atender às suas necessidades. Um reconhecimento nesta situação só faz bom sentido. Pense nesses reconhecimentos como uma maneira de transmitir uma apreciação sincera, em vez de apenas um agradecimento rápido.

mais uma vez, é cortês ser específico, mas breve, nesses casos. Aqui estão alguns exemplos:

Obrigado por responder tão rapidamente ao meu pedido de mais informações.

Muito obrigado. Agradeço sua flexibilidade

esta informação é exatamente o que eu precisava. Obrigada!

Obrigado por me informar sobre a mudança de data. Vemo-nos na próxima quarta-feira.Na cultura de hoje, muitos de nós sacrificamos a cortesia pela velocidade. Sim, estamos todos ocupados e não queremos perder tempo lendo e-mails desnecessários. No entanto, o outro lado desta moeda é que perdemos alguns dos fundamentos da etiqueta comercial e pessoal.

um e-mail de confirmação bem escrito demonstra que você valoriza o negócio de um cliente. Isso mostra que você valoriza os esforços de alguém. Um e-mail de confirmação também reflete bem sobre você, o remetente e seu local de negócios.