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Se você estiver configurando um novo escritório ou atualização de equipamentos existentes, escolher o copiador é imperativo para assegurar o bom funcionamento do seu negócio. Existem muitas copiadoras no mercado com uma ampla gama de recursos e preços para você escolher.

quais recursos você precisa? Quais recursos seriam bons de ter? Quais são totalmente desnecessários para o seu negócio? Fazer pesquisa de produtos pode rapidamente se transformar em uma grande distração e compromisso de tempo à medida que você se aprofunda cada vez mais nas várias opções para o seu negócio. É por isso que reunimos esta lista das perguntas mais importantes que você precisa fazer ao iniciar a busca por uma nova impressora multifuncional (MFP).

perguntas a fazer antes de comprar uma copiadora

estima – se que os custos de impressão e cópia podem somar de 1% a 3% da receita anual de uma empresa-portanto, esta é uma decisão importante para o seu negócio. Fazer essas perguntas fundamentais pode ajudar a restringir suas necessidades específicas e concentrar sua mente ao escolher uma copiadora.

Qual é o propósito desta MFP?

pode parecer simples (para imprimir, obviamente), mas determinar exatamente o que você quer que seu dispositivo seja capaz de fazer, ou não, no início do processo pode afetar drasticamente o quanto você acaba pagando e quão confiável sua copiadora será em última análise. Pergunte a si mesmo:

• preciso imprimir em cores ou o preto e branco (monocromático) é suficiente?
• você precisa de um dispositivo inteligente que possa ler texto com OCR e rotear automaticamente documentos?
• você precisa de recursos de acabamento, como grampeamento ou fabricação de livretos?
• o dispositivo será usado consistentemente por alguns indivíduos ou os visitantes também precisarão imprimir?

Quanto Você Imprimirá?

cada empresa tem suas próprias necessidades exclusivas quando se trata de recursos de impressão e cópia. Como você determina a copiadora certa para o seu negócio?

determinar o quanto você estará imprimindo é um ótimo lugar para começar a comprar uma nova copiadora. Cada MFP foi projetada para lidar com um volume de impressão específico e, se você comprar um dispositivo que não foi projetado para lidar com seu volume, poderá economizar alguns dólares antecipadamente, mas ele se desgastará muito mais rápido do que o esperado e acabará custando mais em serviço e tempo de inatividade a longo prazo.

como regra geral, os volumes mensais de impressão podem ser traduzidos em velocidade de impressão medida em páginas por minuto (ppm). Por exemplo, as organizações que imprimem de 4.000 a 7.000 páginas por mês geralmente ficam satisfeitas com um dispositivo de 25 ppm, enquanto as empresas que imprimem até 20.000 páginas por mês geralmente desejam considerar um dispositivo que pode lidar com 50 ppm ou mais.

Qual é o seu orçamento para comprar a copiadora?Comprar com apenas um orçamento em mente não é a melhor maneira de tomar uma decisão importante para o seu negócio. No entanto, é uma consideração importante ao encontrar a copiadora certa.

copiadoras típicas de qualidade de negócios podem custar de US $4.000 a US $16.000. Uma impressora de produção para empresas de impressão custará ainda mais do que o preço das copiadoras mais sofisticadas. Como os preços da MFP podem variar tão drasticamente, é crucial saber o que você está disposto a gastar no início do processo.

Outra consideração é se você deseja comprar o aparelho definitivas e tratá-lo como uma despesa de capital ou se você preferir alugar seu dispositivo de modo que ele pode ser tratado como uma despesa de negócio. Neste artigo adicional, dividimos todos os prós e contras de alugar uma MFP em vez de comprá-la imediatamente.

independentemente do seu orçamento, há sempre opções disponíveis. Alguns de nossos clientes optarão por comprar uma copiadora usada remodelada, que é tradicionalmente muito menos cara antecipadamente, mas, dependendo da Idade do dispositivo, também significa que pode custar mais para manter a manutenção.

você planejou Consumíveis e serviços?

o custo inicial de uma copiadora é uma consideração importante, mas você também deve fazer um orçamento para o custo total de propriedade da copiadora. Consumíveis como cartuchos de tinta ou toner podem se tornar uma despesa ao longo do tempo. Você também precisa decidir se pagará pelo serviço em uma base de tempo e materiais ou se comprará um contrato de serviço.

a facilidade de substituição e o custo de substituição de suprimentos são fatores significativos a serem observados ao escolher uma copiadora. Afinal, a substituição de toner e tinta provavelmente será um dos serviços mais comuns realizados na copiadora ao longo de sua vida útil.

a empresa que você está comprando ou alugando por ter um processo de pedido fácil ou você tem que pular aros, esperar em espera ou entrar em contato com o fabricante? Além do custo, os cartuchos de tinta e toner podem se tornar uma grande dor de cabeça se não houver uma maneira rápida e eficiente de obter substituições. Por exemplo, na Office Interiors, oferecemos aos nossos clientes algumas opções diferentes para adquirir seus suprimentos.

• • Automático de toner cumprimento clientes sobre nosso abrangente serviço de contratos
  • Self-service de compra através de nossa loja online
  • colocando um pedido com a nossa expedição da equipe (para aqueles que ainda preferem pegar o telefone e falar com um ser humano!)

escolhendo uma marca respeitável

há uma série de marcas confiáveis na indústria como Ricoh, Xerox, Konica Minolta e outros; cada um oferecendo seus próprios produtos e recursos exclusivos. Ter opções disponíveis para você ao comprar uma nova copiadora pode ajudá-lo a tomar a decisão mais informada. Você quer confiar que a marca que você está escolhendo continuará a oferecer suporte e Peças para sua copiadora bem no futuro. Empresas com nomes conhecidos e respeitados no setor trabalham há décadas para construir sua reputação.

no entanto, ainda mais, importante do que escolher um fabricante respeitável, está escolhendo um revendedor local confiável. A concessionária local de quem você compra sua copiadora será seu provedor de serviços e a experiência do cliente pode variar muito entre as concessionárias. Pergunte a eles sobre seus tempos de resposta típicos, seu processo de faturamento, como você deve solicitar toner e consumíveis adicionais e o que está ou não incluído em seus contratos de serviço.

vai funcionar com o seu equipamento existente?

você é um escritório Mac ou um escritório PC? Isso importa ao escolher uma copiadora? (Dica … faz.) Existem diferentes soluções alternativas para integrar seu sistema à sua nova copiadora?

estas são perguntas importantes a serem feitas antes de tomar uma decisão final de compra. Garantir a compatibilidade com o equipamento existente em seu escritório é essencial. Todos os recursos essenciais que você identificou podem ser usados em seu escritório ou são específicos de sistemas operacionais específicos ou outros fatores de rede?

qual copiadora você deseja comprar?

escolher uma copiadora para o seu negócio nem sempre é uma tarefa simples. No Office Interiors, não apenas lançamos uma cotação para você. Nossa abordagem é avaliar suas necessidades de impressão e projetar uma solução que atenda a essas necessidades hoje e anos no futuro.

ainda não está pronto para puxar o gatilho em um novo dispositivo? Uma avaliação de impressão gratuita irá ajudá-lo a determinar se você realmente precisa ou não de uma atualização.

Cory Porteous
Diretor de Marketing & desenvolvimento de negócios Inbound
interiores de escritórios