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o MS Outlook é um excelente assistente quando se trata de lidar com a comunicação, fazer anotações e acompanhar a programação no calendário. Quanto mais ativo você estiver usando — mais arquivos ele armazena. Portanto, a questão de como compactar arquivos PST será anterior ou posterior.

um usuário médio pode nunca ter pensado sobre a necessidade de compactar arquivos de dados do Outlook. Muito provavelmente, o espaço ocupado pelos arquivos do Outlook não é considerável, ou você é um sortudo proprietário de um grande disco rígido. No entanto, além do tamanho da memória que os arquivos PST ocupam, a questão da velocidade e do tempo de resposta do PC é influenciada pela quantidade de dados armazenados. Portanto, a compactação de arquivos PST pode se tornar um hábito útil.

Antes de compactar arquivos PST

além da correspondência necessária e importante, os usuários recebem muitos anúncios e spam por e-mail. Nem sempre, esses arquivos são excluídos no devido tempo. Além disso, alguns e-mails contêm anexos que foram salvos em um PC; portanto, esses anexos ocupam o dobro do espaço que deveriam. É por isso que antes de começar a compactar PST, é melhor limpar pastas e subpastas. Não se esqueça dos itens excluídos; esta pasta também deve ser verificada regularmente.

limpar e organizar e-mails, entradas de calendário, notas, tarefas, compromissos e contatos são um hábito útil. Isso pode parecer uma tarefa longa e desafiadora pela primeira vez. Mas se você fizer isso regularmente, isso não só economizará algum espaço, mas também ajudará a encontrar as informações necessárias rapidamente.

onde encontrar arquivos PST

MS Outlook armazena dados em arquivos específicos que são nomeados pastas pessoais do Outlook. Esses arquivos podem ter duas extensões-PST ou OST, dependendo da versão e configuração do software que você está usando. A combinação desses arquivos também pode ser armazenada. Muito provavelmente, os usuários estão se perguntando como compactar um arquivo PST porque esta é uma extensão do arquivo armazenado em um disco rígido do PC. No entanto, descreveremos os dois. Portanto, para localizar os arquivos de dados, proceda da seguinte maneira:

• execute o Outlook e clique na guia Arquivo;
• escolha e clique no botão Configurações da Conta;
• na lista suspensa, é necessário pressionar as configurações da Conta;
• na nova janela, encontre a guia Arquivos de dados nomeados e clique nela.

haverá a lista de todos os arquivos PST e OST nos quais o Outlook armazena dados. Sabendo sua localização, os usuários podem encontrá-los no disco rígido para definir quais pastas ocupam muito espaço e precisam ser limpas. Em seguida, é possível prosseguir para compactar arquivos PST e OST do Outlook.

compactando o arquivo PST: algumas etapas fáceis

os usuários da versão não-troca do MS Outlook geralmente lidam com arquivos PST. Assim, para compactar arquivos PST no Outlook 2010 ou versões posteriores, siga as etapas mencionadas acima para encontrar arquivos de dados. Em seguida, selecione o arquivo que você gostaria de compactar:

• Escolha um dos seus arquivos PST e clique em Configurações;
• Encontre o botão Compactar Agora e pressione-o;
• O processo de compactar o arquivo de dados do Outlook será iniciado;
  
• quando esse processo terminar, clique em Ok e você verá novamente a janela Configurações da Conta, onde você pode continuar a compactar PSTs.

e os arquivos OST?

Normalmente, os usuários corporativos estão lidando com OCS. As etapas de compactação são semelhantes às que você executa quando deseja compactar um arquivo PST Outlook 2013 ou outra versão que não seja do Exchange:

• encontre Configurações da Conta > guia Arquivos de dados e encontre um OST a ser compactado > Configurações;
• na nova janela, encontre a guia Avançado;
• pressione o botão Configurações do arquivo de dados do Outlook;
• em seguida, opt Compact agora e o processo será iniciado.

o que compactar um arquivo PST faz & com que frequência fazer isso?

as etapas simples acima podem ajudar a economizar cerca de 10% do espaço no disco rígido. Além disso, este procedimento irá melhorar a velocidade do Outlook e um PC em geral. Antes de começar a compactar seus arquivos, observe que durante esse processo, você não poderá utilizar o software de E-mail. Além disso, um computador será carregado com este processo; é por isso que pode ser um pouco lento.

a frequência do procedimento de compactação depende de quão ativamente você está usando o Outlook, quantos anexos existem e quanto espaço livre você tem no seu disco rígido. Usuários regulares podem recorrer a este procedimento uma vez por 4-5 meses. No entanto, quando você sentir que o tempo de resposta do Outlook se tornou mais longo, verifique o espaço ocupado pelos arquivos de dados. Provavelmente, é hora de compactá-los para melhorar a eficácia do seu PC e do Outlook.

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