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Papel,Papel, Papel! Estou tão perto de digitalizar o resto dos meus arquivos com a ajuda do prático Scanner Dandy NeatDesk que a empresa Neat me enviou para revisar, mas antes de fazer isso, pensei que deveríamos revisitar a organização de seus arquivos em papel porque não há nada de errado em manter cópias em papel das coisas…contanto que você possa encontrar o que precisa quando precisar!

na minha vida anterior, os sistemas de arquivos eram na verdade minha paixão organizadora (todos vocês que estão organizando viciados como eu estão acenando com a cabeça, apreciando que eu tenho uma paixão por isso, e o resto de vocês estão balançando a cabeça se perguntando se eu estou nuts…am certo?).

eu percebo que é uma coisa mundana para ser apaixonado, mas eu amo a sensação de tirar pilhas de papel desorganizado e criar um sistema de arquivos bonito e fácil de usar. Por exemplo, se você é um estudante de pós-graduação que solicitou serviços personalizados de redação de dissertação, deve ser organizado com todas as suas pesquisas e documentos de tese para economizar dinheiro! Na verdade, muitos percebem o quão importante é organizar sua papelada. Eu fiz alguma consultoria para empresas e indivíduos para ajudá-los a criar sistemas de arquivos para atender às suas necessidades, e não há nada melhor do que olhar para os arquivos finalizados e ver o que uma enorme diferença se organizar fez!

claro, poder acessar e encontrar documentos importantes rapidamente não é o único motivo para se organizar. Embora não seja a razão mais glamourosa para se organizar, é importante considerar a facilidade com que outra pessoa pode entender todos os seus arquivos se você falecer. Ter arquivos organizados torna essa tarefa dolorosa um pouco mais fácil, eliminando a frustração de não conseguir encontrar o que eles precisam.

Pensando em Suas Necessidades

Antes de começar a falar sobre o que eu acredito que são os ingredientes chave para um sistema de arquivos que funciona, vamos começar com algumas perguntas básicas:

o Que está em Seus Arquivos?

• seus registros são principalmente documentos de longo prazo, como informações de hipoteca, documentos de seguro de carro, contratos de aluguel, etc, ou você tem registros diários/semanais/mensais regulares para adicionar também?

• você tem Documentos Comerciais para arquivar? Registros de Homeschooling? Outras categorias de papelada?

• quais registros você está salvando atualmente que talvez não precise? Você poderia mudar para extratos eletrônicos para qualquer uma de suas contas?

mantendo a privacidade e a segurança em mente

• você tem documentos importantes, como certidões de nascimento, que devem ser mantidas em uma caixa à prova de fogo?

• algum de seus registros precisa ser trancado para manter os olhos curiosos afastados?

• quem precisa de acesso aos seus arquivos? Você precisa de áreas separadas que pessoas diferentes possam acessar?

considerando restrições de espaço

• quanto espaço você tem para seus arquivos?

• o seu arquivo está cheio?

• você pode retirar registros dos últimos anos e armazená-los em outro lugar, em vez de mantê-los em sua área de arquivo principal?

• escanear sua papelada e mantê-la no computador, em vez de em cópia impressa, Valeria seu tempo e esforço?

• a quais registros você tende a se referir com mais frequência que precisa manter facilmente acessível?

pensar nessas perguntas antes de começar a organizar seus arquivos ajudará você a criar um sistema que funcione, tornando seus registros fáceis de encontrar e acessar.

usar uma caixa de entrada & caixa de saída

embora os registros desorganizados sejam uma enorme fonte de desordem de papel, o papel recebido que precisa ser classificado e o papel que está esperando por você para agir geralmente é um culpado maior. Criar um sistema de arquivos é importante, mas também ter um sistema para papel à medida que ele entra em sua casa, caso contrário, seu sistema de arquivos não fará nada de bom.

Aqui estão algumas estratégias para gerenciar documentos recebidos:

• Classifique imediatamente. Em vez de empilhar correio, documentos escolares, etc. no balcão ou na mesa para lidar mais tarde, classifique-os no minuto em que entrar pela porta. Às vezes, até entro no carro, já que nossa caixa de correio fica a meia milha da estrada de nossa casa! Imediatamente jogue lixo, envelopes e enchimentos na lixeira e crie caixas de entrada para papéis que estão prontos para serem arquivados e aqueles que precisam de ação.

• se puder, cuide disso imediatamente. Se um recibo de permissão precisar de uma assinatura, assine-o imediatamente e cole-o na mochila para voltar à escola. Se algo precisar de um carimbo para voltar à caixa de correio, reserve um minuto para prepará-lo em vez de deixá-lo de lado para mais tarde. A regra touch it once funciona para manter sua casa organizada e também para reduzir a quantidade de desordem de papel com a qual você lida!

• Cancelar inscrição, Cancelar inscrição, Cancelar inscrição. Esta regra não se aplica apenas ao E-mail; também funciona para desordem de papel! Embora demore mais tempo, faça um esforço para cancelar a assinatura de catálogos e boletins informativos e para se inscrever em listas do-not-mail. Joshua compartilhou uma tonelada de grandes estratégias aqui para reduzir a quantidade de correio que você recebe.

o Que para Mantê – & o Que Dar de presente

Antes de olhar para os diferentes métodos para a organização de seus registros e papéis, um outro problema que se torna um obstáculo para muitas pessoas é saber quais os registos devem ser mantidos e que pode ser jogado fora.

meu sentimento geral é que não precisamos manter quase tanto quanto pensamos. Em minha casa, não mantemos mais nossas contas mensais de serviços públicos, nossos recibos de pagamento semanais ou até mesmo nossos extratos mensais de cartão de crédito. Sim, é absolutamente crítico que você verifique se as informações de cada um estão corretas antes de retalhá-las e jogá-las fora, mas realmente não há nenhum motivo para mantê-las depois disso, especialmente quando você pode acessar tanto online.

claro, existem algumas coisas que você deve manter, como contratos de empréstimo, registros permanentes (como certidões de nascimento, cartões de previdência social, etc.), apólices de seguro, registros fiscais e assim por diante.

confira este ótimo artigo para orientações mais detalhadas sobre quais registros podem ser jogados fora.

Criando um sistema de arquivos

agora, vamos percorrer as etapas de realmente criar um sistema de arquivos que funcione.

1. Crie um esboço básico

antes mesmo de tocar em seus arquivos, comece criando um esboço básico de quais registros você tem e como deseja que eles sejam organizados.

por exemplo, eu tenho registros de negócios, registros domésticos e registros de Homeschooling. Esses três itens serão o top níveis de meus destaques, mas eu preciso ir para o próximo nível e criará categorias:

I. Domésticos Registros

A. Impostos Registros
B. Registros de Veículos
C. de Documentos de Seguro
D. Registros médicos

(esta é uma das razões pelas quais é importante pensar sobre o que você precisa manter e como você quer que seja organizado antes de chegar a esta etapa, embora você provavelmente vai ajustar o seu esboço como você vai também!)

2. Crie subcategorias detalhadas

depois de ter seu esboço básico no lugar, é hora de pensar em como você idealmente deseja que esses registros sejam organizados para torná-los fáceis de encontrar e usar. Por exemplo, em registros médicos, quero separar os registros de cada membro da família para não precisar classificá-los para encontrar o que estou procurando. Posso então arquivar novos registros na frente do arquivo para que eles estejam em ordem de data (do mais novo ao mais antigo) sempre que eu precisar deles.

meu esboço agora se parece com isso:

I. registros domésticos

A. registros fiscais

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Registos Do Veículo

1. Manutenção e garantias
2. Título, registo e etiquetas

C. Documentos De Seguro

1. Seguro automóvel
2. Políticas canceladas
3. Seguro de saúde
4. Seguro residencial
5. Seguro de vida

D. registos médicos

1. Baby Girl #1’s records
2. Baby Girl #2’s records
3. Baby Girl #3’s records
4. Baby Girl #4’s records
5. Registros de Mandi
6. Sean records

3. Comece a criar arquivos para cada categoria

agora, aqui é onde meus sistemas de arquivos diferem de muitas outras pessoas.eu nunca uso pastas de arquivos para meus arquivos. Nunca. Em vez disso, prefiro usar arquivos suspensos para todos os meus arquivos.

a razão pela qual eu faço isso é simples: ter as guias de arquivo suspensas alinhadas e/ou codificadas por cores torna um sistema de arquivos muito, muito mais fácil para seus olhos e muito, muito mais fácil de usar. Pessoalmente, acho que as pastas de arquivos internos são um desperdício de dinheiro, espaço e recursos, a menos que você as esteja usando para o lapbooking!

em vez disso, eu cambaleio e/ou codifico as guias para definir as categorias e subcategorias e, em seguida, alfabeto-as em cada categoria para referência rápida.

por exemplo, usando meu esboço de cima, eu começaria criando guias para todos os registros fiscais e alinhando-os à esquerda dos meus arquivos suspensos. Em vez de usar um arquivo suspenso com quatro pastas de arquivos dentro dele, prefiro criar quatro arquivos suspensos separados rotulados como 2008, 2009, 2010 e 2011.

em seguida, eu passaria para os registros do veículo. Para esta categoria, eu criaria duas guias:” registros de Manutenção “e”título, registro e Tags”. Em vez de alinhar essas guias na extrema esquerda dos meus arquivos suspensos, eu iniciaria alguns slots para que eles ficassem escalonados atrás dos outros.

eu sempre imprimo uma cópia do meu esboço e a mantenho na frente do gabinete de arquivos em um protetor de folha, mas se você está preocupado em não ter a categoria mestre definida para cada agrupamento, você pode simplesmente adicioná-la à guia. Por exemplo, “Yukon-registros de manutenção”, “Yukon – título, registro e Tags”.

4. Use codificação de cores para diferentes categorias principais

também usei guias coloridas, além de escalonar as guias para diferenciar as Categorias. No entanto, se você tiver várias categorias principais – como casa, Negócios e educação domiciliar – que deseja manter em um gabinete, eu reservaria sua codificação de cores para esse fim. Você pode comprar as guias coloridas ou simplesmente imprimir suas etiquetas em papel colorido para ver claramente qual seção foi dedicada a qual categoria.

5. Arquive seus papéis

depois de criar seus arquivos, comece a transferir seus arquivos antigos para o novo sistema e classifique os papéis não arquivados. É provável que você tenha que adicionar subcategorias ao longo do caminho, e você pode olhar para trás e perceber que poderia ter combinado algumas de suas subcategorias, afinal, mas tudo bem. A chave para um sistema de arquivos que funciona é estar disposto a ajustá-lo conforme necessário. Na verdade, esse é um dos motivos pelos quais parei de imprimir minhas guias na impressora e optei por escrever à mão ou usar o criador de etiquetas. Eu sei que tenho mais probabilidade de criar um novo quando necessário, se for fácil de fazer!

Mesmo neste dia e idade de e-mail, online, pagamento de contas e blogs, desordem de papéis assola muitas famílias, mas tendo tempo para criar um sistema de arquivos que funciona e hábitos que minimizar a confusão realmente vale a pena como você não classificar através de pilhas de papel para achar o que você precisa!

como você organiza seus arquivos em papel?