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a auditoria de compras é um passo no ciclo de gerenciamento de compras e uma parte essencial do processo de compra. Quando uma empresa adquire os recursos de que precisa para concluir seu trabalho e funcionar sem problemas, gerenciar os gastos até o final é obrigatório para evitar gastos excessivos e construir relacionamentos confiáveis com fornecedores para projetos futuros.

o gerenciamento de compras abrange vários processos, um dos quais é a auditoria. Os outros incluem:

• pedidos de Compra e requisições
• Solicitação de fornecedores
• negociações de Contrato
• gestão de Fornecedores
• Ordem e aprovações de nota fiscal
• manutenção de registros

auditoria especificamente comentários de seus contratos e de fornecedores para analisar o rigor, a eficiência e a legitimidade do total de contratos esforço. Os registros produzidos também ajudarão a moldar processos Futuros de compras.

os gastos podem ocorrer de qualquer forma. Custos diretos, como salários e seguros de pessoal, bem como custos de produção associados às matérias-primas na fabricação. Custos indiretos, como serviços profissionais e custos de viagem, também são uma consideração. Como você permite uma visibilidade adequada de suas atividades de gastos e as audita para alcançar a competitividade do mercado?

por que você precisa se concentrar em procedimentos de auditoria

o departamento de compras tem muito em suas mãos quando se trata de gerenciar e aplicar práticas de compras. O processo de auditoria ajudará em vários aspectos do trabalho.

• desempenho de gastos: a auditoria permite que você dê um passo atrás e veja para onde seu dinheiro está indo. Encontrar novas maneiras de reduzir as barreiras, negociar contratos de fornecedores mais fortes, encontrar fornecedores de maior qualidade e otimizar os gastos em geral, todos contribuem para uma melhor lucratividade.
• simplificação do fluxo de trabalho: quando você tem a chance de revisar os processos de compra, pode identificar facilmente práticas de negócios redundantes ou obsoletas que retardam seu ciclo de compras. Por exemplo, você pode estar encomendando produtos semelhantes de vários fornecedores ou fornecedores quando você pode compilá-los juntos em um pedido em massa.
• visibilidade da cadeia de suprimentos: para procedimentos de compras diretas, uma revisão estruturada dos gastos avalia formalmente seu ecossistema da cadeia de suprimentos e evita erros administrativos. Os próprios fornecedores estarão mais motivados a avaliar suas próprias práticas quando virem que você valoriza a conformidade com a Política.Legitimidade: uma auditoria detecta e protege contra faturas fraudulentas. Com tantas compras feitas todos os dias, pode ser fácil para os gastos desonestos infiltrarem-se nas rachaduras. Os esquemas de faturamento são, por exemplo, a forma mais comum de fraude para pequenas empresas.
• gerenciamento de Riscos: em uma nota semelhante, os gastos desonestos geralmente levam a infrações de fraude e conformidade. Auditorias formais apontam você na direção certa quando se trata de tomar medidas corretivas contra violações dos padrões do setor e políticas legais.
• trilhas de auditoria: Executar suas próprias auditorias internas é certamente um passo na direção certa, mas você ocasionalmente precisa de uma auditoria externa também, seja de outra empresa ou agência governamental. Em ambos os casos, você já terá uma trilha de auditoria em vigor.

não espere que todos os benefícios de uma auditoria venham da noite para o dia. Os registros de auditoria ajudam você a fazer melhorias incrementais à medida que reduz custos desnecessários e agiliza contratos sem afetar a qualidade do seu trabalho.

o processo de implementação de auditorias de compras

identifica áreas problemáticas em suas práticas de compras, e suas descobertas impulsionarão controles internos mais robustos e ajudarão você a identificar os recursos necessários para operações internas. A seguir estão algumas etapas básicas para uma auditoria de compras impactante.

fale com a alta administração

se você trabalha em compras, compras ou mesmo gerenciamento de projetos, colocar supervisores a bordo com seus planos deve ser uma prioridade. Pegue qualquer contribuição dos gerentes para que você possa fazer os preparativos e saber onde concentrar seus esforços.

esta é uma oportunidade para destacar quaisquer áreas de preocupação. Alguns fornecedores não estão dando os resultados que você precisa? Então você pode querer começar por aí primeiro. Da mesma forma, qualquer processo ou políticas específicas que exijam reconhecimento deve ser apresentado à alta administração.

envolva os Stakeholders também

além da administração, os stakeholders da organização são os que dão aprovações e fazem as compras. Essas pessoas muitas vezes não estão dispostas a desistir do controle sobre seus recursos, por isso é importante deixá-las entender suas intenções também. Mostre que as auditorias contribuem para uma melhor integridade no processo de aquisição.

aproveite o feedback que você recebe deles também. Certas partes interessadas no processo de gerenciamento de compras podem trazer pontos problemáticos ou mudanças específicas que desejam promulgar. Talvez a adoção de contratos diferentes esteja em ordem, ou um determinado processo ou política exija consideração.

Olhe através de seus formulários de compra

uma ordem de compra é o documento que sua empresa envia ao fornecedor para uma nova compra. Olhe através de suas ordens de compra primeiro e certifique-se de que eles são preenchidos completamente e com precisão. Campos específicos para examinar são:

• PO números de artigos encomendados
• informações do Fornecedor
• Precisão das descrições de produtos e preços
• assinaturas Autorizadas

Lembre-se que qualquer que seja o final, faturas ou recibos que você precisa refletir no original, o pedido de compra. AP deve ser capaz de fazer alguma verificação cruzada para que tudo seja contabilizado.

uma revisão estruturada dos pedidos de compra também é uma oportunidade para comparar os gastos do seu inventário com outros departamentos análogos em seu setor. Use médias locais ou nacionais para ver como você se compara a outras empresas e concorrentes.Finalmente, lembre-se de que, quando o gerenciamento de compras avalia formalmente os pedidos de compra, o grande volume de transações feitas pode dificultar o processo. Se você estiver trabalhando manualmente, pegue amostras aleatórias da lista de pedidos de cada fornecedor para verificar novamente.

passe por cada fornecedor em sua lista

a seleção de fornecedores ou fornecedores é outra responsabilidade importante do Departamento de compras. Além de encontrar maneiras de fazer pedidos em massa em vários departamentos, verifique com cada contrato para ver se ele se encaixa nos padrões do seu negócio. Separe todas as organizações das quais você compra se elas não atenderem às suas expectativas.

as variáveis a serem consideradas incluem o seguinte:

• em Massa descontos, abatimentos e outras maneiras de economizar dinheiro
• programas de Crédito
• práticas de Entrega
• Precisão e clareza de linguagem e no contrato
• Qualidade dos serviços prestados
• Reputação do fornecedor no mercado
• Comparações com outras organizações que oferecem bens e serviços semelhantes,

Quem sabe? Uma auditoria de compras pode descobrir descontos ocultos e maneiras de economizar que o gerenciamento de projetos pode ter perdido à primeira vista.

revise as Políticas da empresa

o trabalho como auditor não termina com os fornecedores. Também determinará os procedimentos dentro da organização em relação a compras, como assinar documentos ou aprovar contratos. Cada etapa que os funcionários executam deve ser analisada e registrada para garantir que tudo seja concluído de acordo com as especificações do gerenciamento de compras.

obtenha feedback de sua equipe também. Os novos protocolos trazidos pelas auditorias de compras são muito onerosos? Eles devem ser alterados para melhor se adequar ao fluxo de trabalho geral da empresa?

crie um relatório Final

revise suas descobertas compilando um relatório final e discuta-o com o gerenciamento de projetos. Se algum dado sugerir contratos ineficientes, possíveis fraudes ou falta de Conformidade, faça um registro e discuta maneiras de corrigir os problemas.

o relatório deve conter insights acionáveis para incentivar ações corretivas, habilitadas pelos dados de compras coletados durante o processo. Um melhor processo de aquisição catalisa a capacidade de uma empresa de agilizar as operações de aquisição, receber recursos de forma mais consistente e revisar o desempenho do contrato.

a lista de verificação de auditoria de compras

existem muitos processos, documentos, feedback e contratos de compras para acompanhar todo o gerenciamento de projetos. Para ajudá-lo a ficar por dentro de tudo e medir seu progresso, a lista de verificação a seguir cobre a maioria das responsabilidades das auditorias de compras.

• preparação: os gastos indiretos são especialmente difíceis de lidar com o gerenciamento de projetos, pois não estão exatamente definidos em pedra onde novas compras são feitas. Comece organizando todas as suas compras, incluindo aquelas com termos de contrato vagos, descontos perdidos, discrepâncias de preços e outros problemas potenciais.
• pedidos de compra: por exemplo, sua organização usa correspondência de três vias? Existem proteções contra fraudes? E as autorizações adequadas são habilitadas durante o processo de aprovação? Você deve estar ciente do que está acontecendo ao longo do processo, desde fazer o pedido até recebê-lo.Seleção de fornecedores: analise o desempenho de cada contrato e como ele se compara ao restante do seu portfólio. Cada um está à altura dos seus padrões e está em conformidade com as suas políticas? Qual é o processo de integração de um novo fornecedor quando é necessário?Pagamentos: o processamento da fatura deve ser preciso, completo e oportuno. Fique de olho em transações fraudulentas como sempre. Correspondência de três vias pode desempenhar um papel aqui também.
• relatando suas descobertas: Determine as ações corretivas necessárias para corrigir os problemas levantados pela auditoria de compras. O que podemos fazer para reduzir riscos, aumentar a eficiência e garantir a conformidade para um processo de gerenciamento de projetos no futuro?

Crie sua própria lista de verificação de acordo com suas próprias necessidades e circunstâncias. Cada negócio é diferente quando se trata de adquirir seus bens e serviços, então por que não fazer sua solução personalizada?

melhores práticas de auditoria de compras

quer algumas dicas e táticas extras antes de começar esta tarefa que transformará a maneira como você adquire tudo o que sua empresa precisa?

• contrate um auditor interno dedicado para lidar com essa tarefa: fazer com que o departamento de compras faça uma auditoria em si é ineficaz e um potencial conflito de interesses. Afinal, você não gostaria que os funcionários escrevessem suas próprias avaliações de desempenho, então entregue o trabalho a uma equipe de auditoria interna para criar uma revisão completa, precisa e estruturada. Essa equipe precisa entender as políticas e necessidades atuais do projeto e da organização como um todo.
• lembre-se de criar uma trilha de papel para auditoria futura: depois de coletar todos os dados de vendas, registros de inventário, contas a pagar e outras documentações relacionadas ao processo de auditoria, você já sabe exatamente como fazê-lo novamente na próxima vez que uma auditoria estiver em ordem. Trabalhe na trilha de papel pela primeira vez para tornar os ciclos futuros muito mais rápidos.Plano para implementar procedimentos personalizados em resposta às suas descobertas: uma das coisas menos úteis que a auditoria de compras pode fazer é oferecer conselhos genéricos em resposta às ineficiências encontradas. Procure criar soluções personalizadas que se apliquem especificamente ao tipo de organização para a qual você trabalha.
• comece a usar uma ferramenta de compras: A automação já nos ajudou em grande parte de nossas vidas, e o gerenciamento de projetos terá o prazer de saber que soluções modernas existem agora para tornar a auditoria de compras mais rápida e fácil.

manter-se competitivo em um mercado em constante crescimento é adotar as ferramentas mais recentes para o trabalho. Vamos falar mais sobre ferramentas de software relacionadas à Auditoria Interna na próxima seção.

Ferramentas, Software e Automação

Se parece a você que as auditorias são um desafio para executar, saber que enfrentar a tarefa é muito mais fácil quando você tem um sistema automatizado para ajudá-lo. Existem agora Serviços Online projetados para lidar com Tarefas como:

• Centralizado de gerenciamento de registros
• Nuvem de colaboração baseada em
• Visibilidade para o fluxo de trabalho para proteger contra fraude ou descumprimento
• Rápidas comparações dos melhores fornecedores
• preco Real-time analytics para comparar ofertas

compra ferramenta também pode acelerar a auditoria, em geral, enviando os documentos certos para as pessoas certas automaticamente, garantindo que nenhuma das partes interessadas é deixado desinformados. Você também reduz muito a possibilidade de erro humano na entrada e análise de dados. É claro que o futuro da auditoria e do processo de aquisição em geral dependerá da automação de software e dos benefícios de eficiência que inevitavelmente fornece.