5 passos fáceis para a sessão perfeita de lições aprendidas
dito isto, tenho um processo simples de 5 passos para conduzir uma sessão de lições aprendidas de muito sucesso. É básico, mas deveria ser. Não é muito diferente de qualquer outra reunião, mas pode ser um assunto sensível para alguns e difícil reunir as pessoas uma vez que o projeto acabou ou quase acabou. Tão simples é o melhor. Os cinco passos…
planejar com antecedência. Você poderia simplesmente sentar-se em uma mesa redonda com todos os principais interessados e dar a volta na sala. O problema com isso é o que deve levar de 1 A 2 horas pode acontecer o dia todo, então ser o bom facilitador de reuniões que você planeja com antecedência, em vez de apenas telefonar. Planeje uma data, hora e local e obtenha aprovação do cliente. Tenha em mente que para algo como este Co-localização não é realmente necessário. Na verdade, ver um ao outro também não é realmente necessário, então uma teleconferência deve fazer, a menos que você esteja combinando-a com algum grande evento de projeto que eu não recomendaria. A única exceção é que sou um grande defensor de várias sessões aprendidas de lições realizadas ao longo de um engajamento de projeto – geralmente coincidindo com uma chave de entrega / aprovação, então se você estiver no mesmo lugar para algo assim, então ótimo.
Mas para o final do projeto lições aprendidas sessão, planejar uma agenda, vem com alguns de seus próprios prós e contras para iniciar as discussões e enviar para todas as partes interessadas como parte do compartilhamento de informações e convite dando de comunicação. Isso ajudará a fazer o processo de pensamento funcionar, pois a maioria das partes interessadas realmente fica desconfortável com as sessões, bem como inexperiente com essas sessões e não sabe o que trazer para a mesa. Sua comunicação antecipada e o conjunto inicial ajudarão a fazer a bola rolar quando a sessão real começar. Sinta – se à vontade para reunir essas informações iniciais com a equipe para progredir ainda mais na discussão com material cada vez mais profundo-a perspectiva de cinco ou seis pessoas para começar não só serve para uma melhor discussão fora do portão, mas deve ajudar a encurtar a reunião em geral.
enviar em frente. Em seguida, envie essas informações que você e a equipe prepararam para todas as partes interessadas para revisão. Como dito acima, isso os ajudará a chegar a essa sessão às vezes desajeitada, mais preparada e mais compreensiva do foco geral da reunião… tornando a reunião e as informações compartilhadas mais úteis, focadas e produtivas.
obter feedback. Obtenha feedback das partes interessadas planejadas. Muitos não precisarão de mais informações, mas alguns ainda podem precisar de orientação ou os principais participantes podem solicitar uma alteração de data para que possam estar presentes. Qualquer feedback que você receber-mesmo que sejam comentários sobre as vantagens e desvantagens que Você enviou para começar a festa – será útil para os objetivos gerais da reunião. A missão é compartilhar informações e fazê-lo de forma oportuna e controlada e ambiente.
Conduta. Em seguida, prossiga com a sessão de lições aprendidas. Faça ótimas anotações ou peça a alguém da equipe que faça ótimas Anotações – tem que ser alguém que passou pelo projeto e experimentou os altos e baixos para que eles entendam a discussão e os comentários que estão sendo feitos. Haverá muita cabeça balançando-ou balançando a cabeça.
acompanhamento. Finalmente, acompanhamento. Sempre acompanhe qualquer reunião ou discussão importante com as notas da reunião e envie-as a todos os participantes e participantes propostos que não estiveram presentes. A chave é sempre garantir que todos tenham uma palavra a dizer e que todos estejam na mesma página no final do dia. Peça feedback com 24 horas, revise as notas e envie de volta uma última vez.
resumo / chamada para entrada
lições aprendidas é tudo sobre entender o que todos vocês fizeram “certo” e o que todos vocês poderiam ter feito “melhor.”Não se trata de apontar o dedo. É sobre aprender. Como você se sente sobre as lições aprendidas-você realiza a sessão regularmente? Como você se sente sobre esta lista – o que você mudaria sobre isso?