5 etapas para definir o escopo de um projeto
são tarefas perdidas, reuniões desfocadas e falta de rastreamento de parte de sua vida cotidiana? Seus resultados podem sofrer se seu trabalho não for adequadamente priorizado e organizado. Em qualquer caso, a primeira ordem de negócios deve ser definir o escopo de um projeto. Você já ouviu falar desse conceito?
não usar um escopo significa estar completamente no escuro sobre o que esperar de suas tarefas e total incerteza sobre seu desempenho. Não só isso, mas também torna todo o processo muito mais difícil do que precisa ser.
para evitar tudo isso, você deve defender a ideia de empregar escopos bem definidos para seus projetos. Se todos os jogadores certos apoiarem esse movimento, toda a sua empresa poderá aproveitar os benefícios de seus resultados.
Qual é o escopo de um projeto?
o escopo de um projeto refere-se à determinação dos elementos mais importantes que ele precisa para ser concluído. Inclui detalhes como a lista de entregas, metas, custos, orçamento, funcionários e outros. O principal objetivo de um escopo é servir como referência central para as tarefas associadas ao projeto.
Feito com Iões
Qualquer coisa pode ser um projeto, como o desenvolvimento de um aplicativo, um vídeo, ou até mesmo um evento. Sua equipe pode contribuir, compartilhar e acessar o escopo de um projeto como parte de um esforço colaborativo para concluí-lo. Por meio de métodos eficazes de documentação, você pode garantir que as pessoas certas estejam sempre familiarizadas com cada etapa do projeto, suas demandas, necessidades e especificidades.Por exemplo, digamos que você esteja desenvolvendo um projeto focado em marketing por e-mail. O escopo incluiria elementos como o público que você pretende alcançar, quais métricas determinarão seu sucesso com seu conteúdo, bem como as etapas necessárias para concluí-lo.
Aqui estão os benefícios mais importantes de trabalhar com um escopo bem definido de um projeto:
- permite que todos os stakeholders estejam atualizados sobre as particularidades do seu projeto, minimizando a chance de erros;
- oferece um acionáveis quadro que os gestores podem utilizar para atribuir as tarefas para a equipe de referência e os passos do roteiro;
- mantém você e sua equipe se concentrou em passos concretos e objetivos, o que impede o seu projecto de perder o foco e se transformando em algo parecido com o que era esperado;
- ajuda você a melhorar o seu projeto, como se desenvolve;
Para um escopo de projeto para funcionar correctamente, ele requer uma boa comunicação entre os gestores e suas equipes. É fundamental que todos entendam seus papéis e como eles afetam cada etapa do desenvolvimento do projeto. Isso só pode ser benéfico se o escopo for adequadamente planejado.
como definir o escopo de um projeto?Como você aprendeu na seção anterior, escrever o escopo de um projeto é crucial para o seu sucesso. Requer as ações corretas durante seus estágios de planejamento e execução; caso contrário, você arriscará o desempenho e o desenvolvimento do seu projeto.
Aqui estão as 5 etapas mais importantes para definir o escopo de um projeto em sua empresa:
- identificar necessidades do projeto
o que seu projeto precisa ser concluído? Certifique-se de considerar cada etapa do processo, desde o início até o suporte que pode exigir após a conclusão.
isso inclui informações sobre os profissionais necessários e as habilidades necessárias para desenvolver o projeto. Você pode especificar as posições, departamentos e divisões do seu negócio se isso tornar as coisas mais fáceis de visualizar. É também aqui que você deve definir as ferramentas necessárias, físicas ou de software.
se você se sentir sobrecarregado com a noção de estabelecer tais necessidades específicas, poderá tomar projetos semelhantes anteriores como um quadro de referência. Além disso, consulte seus funcionários sobre o que eles precisam para executar o que o projeto pede a eles.
2. Descubra as metas do projeto
o próximo passo que você precisa dar envolve decidir sobre as metas do seu projeto. Significa definir o que o seu negócio pretende alcançar em termos de resultados com a execução e conclusão do seu projeto. Se isso parecer muito abstrato, você pode usar uma diretriz útil chamada critérios inteligentes.
o acrônimo SMART é usado para ajudá-lo a lembrar as características apropriadas para os objetivos que você propõe para o seu projeto. Aqui está o que cada letra significa e como você pode trabalhar com cada critério:
- S é específico, o que ajuda você a se certificar de que os aspectos do seu negócio é beneficiado pela realização do seu projeto;
- M é mensuráveis, que empurra para a seleção de um ou mais indicadores-chave de desempenho;
- Um é para atingíveis, que direciona você para a definição de metas que são orientados para a acção e realista;
- R é relevante, o que significa definir metas alinhadas com os objetivos e a missão da sua empresa;
- T é para limite de tempo, que é onde você especifica o período de tempo do seu projeto e quanto tempo você tem para atingir suas metas.
3. Considere as limitações do projeto
enquanto pensa no escopo de um projeto, você deve considerar como o equilíbrio de seus pontos fortes e fracos aumenta e afeta seu resultado. Isso significa garantir que suas limitações não o impeçam de atingir seus objetivos.
para ajudar com esta etapa, você pode usar a análise SWOT. É uma matriz que exige que você preencha os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu projeto. O principal objetivo é estar ciente desses critérios e como eles podem afetar sua capacidade de concluir seu projeto.
os pontos fortes do seu projeto devem ser o que sua empresa tem que serve como uma vantagem para os outros. Fraquezas, embora autoexplicativas, especifica o que coloca sua empresa em desvantagem. Em oportunidades, você deve indicar os ambientes que você pode explorar seus pontos fortes. Por fim, adicione as condições que podem causar problemas nas ameaças.
4. Definir recursos e orçamento
quanto em termos de recursos é necessário para atingir seus objetivos com este projeto? Uma parte crítica do seu escopo envolve definir quanto custará e qual é o orçamento que sua empresa reservou para isso.
o orçamento de um projeto deve ser suficiente para que ele seja concluído com sucesso dentro das características planejadas. Isso também significa garantir que os recursos certos sejam gastos nas áreas apropriadas do seu projeto.
esta etapa deve ser concluída após as anteriores, pois é substancialmente mais fácil pensar em seus custos e orçamento após definir suas necessidades, metas e limitações. Por causa disso, certifique-se de segui-los em ordem.
5. Escreva uma declaração de escopo do projeto killing
você pode sentir que tem tudo o que precisa para o escopo de um projeto, mas ainda há um conteúdo definitivo que une tudo: sua declaração.
o objetivo da declaração de escopo do projeto é fornecer uma justificativa para sua existência, bem como um resumo de tudo o que você definiu até agora. É aqui que você especifica um entendimento comum do que é importante, quais processos são usados e estabelece a base fundamental do seu projeto.
além disso, certifique-se de que é uma leitura inspiradora. Dessa forma, sua equipe e qualquer outra pessoa que leia sua declaração de projeto verão rapidamente seu valor. Para fazer isso, crie uma narrativa que vincule todo o seu escopo. Por fim, tome cuidado para não escrever muito, pois ser específico é uma obrigação.
para definir o escopo de um projeto, você deve seguir os passos certos. Isso é fundamental para o planejamento e execução de um resultado de qualidade, que é sempre uma necessidade, não importa qual seja o negócio da sua empresa. Siga as Diretrizes trazidas pelo artigo e certifique-se de atingir seus objetivos estabelecidos.
se o seu projeto inclui a criação de conteúdo, você deve se certificar de que ele tem a abertura perfeita para inspirar uma leitura mais aprofundada. Confira esta postagem do blog sobre como escrever uma ótima introdução.