11 dicas para selecionar e implementar um sistema ERP
os sistemas Enterprise resource planning (ERP) são a espinha dorsal dos negócios modernos. A agilidade proporcionada por um sistema ERP moderno apoiado por processos de negócios aprimorados pode ajudar qualquer empresa a competir no ambiente de negócios atual, que foi severamente afetado por interrupções na cadeia de suprimentos, bem como interrupções nas operações comerciais tradicionais devido aos funcionários que trabalham em casa devido ao COVID.
se a sua organização tiver reunido soluções pontuais ou mancado junto com uma plataforma ERP legada no local, pode ser hora de investir na revisão de como sua empresa opera.
uma implementação ou migração de ERP pode ser uma perspectiva assustadora, especialmente para organizações com processos de negócios antiquados personalizados para se adequar à funcionalidade limitada de sua pilha empresarial atual. As dicas a seguir, no entanto, podem ajudar as organizações a selecionar o fornecedor certo de ERP e implementar o novo sistema com uma quantidade mínima de dor e uma quantidade máxima de sucesso.
Colocar organizacional bases
Antes de iniciar o processo de seleção de fornecedores, as organizações devem primeiro estabelecer as bases abordando o requisito político, organizacional, gerenciamento de mudanças e questões de governança inicial.Cada organização experimenta lutas de poder e questões políticas suportadas pelos diferentes mandatos e pressões sob os quais seus vários grupos trabalham. Um exemplo clássico? A disputa entre profissionais de segurança de TI e “shadow IT”, em que as linhas de negócios implantam tecnologia sem aprovação explícita de TI. Depois, há uma natureza humana básica em torno da mudança, com alguns indivíduos tentando impulsionar mudanças evolutivas nos negócios, enquanto outros se mostram mais resistentes à mudança, preocupando-se com o fato de que as novas tecnologias interromperão suas rotinas diárias de trabalho ou até mesmo tirarão seu trabalho.Como uma implementação de ERP é tão profunda e afeta todos os aspectos do negócio, as empresas precisam resolver questões políticas antes de seguir em frente. Eles precisam colocar os processos de gerenciamento de mudanças em prática, abordar as preocupações dos funcionários por meio de transparência e treinamento e resolver questões de governança. Quem é o dono do ERP? Se você está se mudando para um modelo SaaS, o que acontece com ele interno? Essas perguntas precisam ser respondidas antes que Fornecedores em potencial sejam trazidos.
revisar seus processos
implementar um novo sistema ERP é uma ótima oportunidade para repensar — e otimizar-Como sua organização funciona. Simplesmente compilar uma lista de processos de negócios atuais e tentar replicá-los em um novo sistema ERP é o caminho errado a seguir.Em vez disso, as empresas devem usar uma implantação ou migração de ERP como parte crítica de seus esforços de transformação digital. Analista da Forrester Liz Herbert diz que as empresas devem considerar exercícios tais como o
ou
para explorar novas e criativas maneiras de melhorar seus processos de negócios. As organizações também devem abrir o processo de brainstorming para incluir não apenas Líderes de departamento, mas também usuários finais, até clientes e parceiros.
Obter seus dados de patos em uma fileira
Empresas que se deslocam para a consolidação de uma variedade de produtos do ponto, formados apps, ou um legado sistema ERP em um moderno e abrangente plataforma ERP precisa considerar se sua capacidade de coleta de dados são a acelerar.Como diz Michael Larner, analista da ABI Research, ” quão robusta é a fonte de informação da qual a solução pode obter informações, a fim de fornecer uma única versão da verdade.”Isso é particularmente importante, pois as empresas lutam com os problemas da cadeia de suprimentos e precisam ter uma visão em tempo real dos sistemas de ponta a ponta que podem abranger várias funções, como sites de comércio eletrônico, vendas, faturamento, fabricação, gerenciamento de estoque, entrega, suporte ou atendimento ao cliente.
Foco em requisitos de negócio críticos
Organizações certamente deseja mover rapidamente para começar a colher os benefícios do novo sistema ERP, assim que possível, mas Lisa Anderson, presidente da AML Consulting Group, adverte que é melhor tomar o tempo para começar o processo de seleção de fornecedores para a direita do que para apressar-se em algo que você pode se arrepender para a estrada.
ao realizar a seleção de fornecedores, as grandes organizações geralmente apresentam uma lista de dezenas e dezenas de requisitos de negócios. E a maioria dos fornecedores dirá que eles podem satisfazer todos eles. Anderson recomenda reservar um tempo para reduzir essa lista a alguns processos de negócios críticos que têm funcionalidade única ou fornecem um diferenciador de negócios significativo. Ela acrescenta que as empresas devem fixar os fornecedores especificamente no que seria necessário para melhorar essas funções críticas de negócios em termos de custo, tempo, complexidade e treinamento.
plano para o futuro
Larner enfatiza que selecionar um fornecedor que fornecerá a mesma funcionalidade que você tem agora nunca é suficiente, especialmente ao migrar para a nuvem. Implementar um novo sistema ERP é uma ótima oportunidade para fazer uso de análises e simulações avançadas de dados, como threads digitais ou tecnologia digital twin, por exemplo, para antecipar necessidades e preocupações futuras, diz Larner.Certifique-se de perguntar aos fornecedores o que suas plataformas oferecem para garantir que seu negócio prospere além da implementação. “Isso me ajuda a entender o que está acontecendo hoje e o que acontecerá amanhã. Pode antecipar escassez ou gargalos? Isso leva a atualização do sistema ERP de uma ferramenta de aquisição simples para uma ferramenta estratégica”, diz Larner.
Realizar uma demonstração no início do processo
Muitas organizações passar por todo o processo de seleção de fornecedores e, em seguida, trazer o licitante vencedor em realizar uma demonstração que mostra aos funcionários de que o novo sistema será semelhante. Uma abordagem melhor, diz Herbert, é trazer um fornecedor ou dois para realizar uma demonstração no início do processo, de modo que os funcionários possam vislumbrar as possibilidades do novo sistema, quando ainda há uma oportunidade para resposta e, a partir de uma perspectiva política, não vem transversalmente como um facto consumado que está a ser forçada sobre os trabalhadores, sem aviso prévio.Para a maioria das organizações, a transição para um novo sistema ERP exigirá ajuda externa, seja por causa de restrições internas de pessoal de TI, pressões de tempo ou falta de habilidades. De acordo com Anderson, isso significa fazer uma escolha difícil com impacto significativo: você faz parceria com o fornecedor de ERP, com um revendedor ou integrador de sistemas afiliado ao fornecedor de ERP ou com um provedor ou consultor de tecnologia independente?
procure um parceiro que tenha profundo conhecimento do setor, entenda seus processos de negócios por dentro e por fora e tenha um histórico de experiência em processos. Também é importante garantir que o fornecedor de ERP e/ou parceiro de terceiros tenha o alcance global para atender às suas necessidades. Lembre-se, depois de tomar uma decisão de ERP, você está comprometido a longo prazo.
faça da experiência do usuário uma prioridade
é fundamental considerar não apenas o software em si, mas como é fácil para os usuários finais aprender os novos sistemas e operá-los. A última coisa que você quer é implantar um software que desliga as pessoas e se torna algo que elas evitam até que sejam absolutamente forçadas a usá-lo.
Verifique para ver o que o fornecedor oferece em termos de modelos, guias online, materiais de treinamento, comunidades e fóruns. Como é a integração? Existe uma opção de autoatendimento para que os usuários finais possam começar a funcionar sem intervenção por ela?
certifique-se de que o novo ERP se integra a outros aplicativos
o sistema ERP não funciona no vácuo. O departamento de TI ainda é responsável pelo bom funcionamento de processos de negócios completos. Os aplicativos ERP interagem com bancos de dados, aplicativos legados, outros aplicativos SaaS, como CRM, e aplicativos específicos do setor, como gerenciamento de qualidade na fabricação. As empresas precisam entender o quão bem o novo sistema ERP será capaz de se integrar com o resto da infraestrutura de TI. Descubra quais tipos de APIs são oferecidas.
resolver o debate personalização vs. padronização
no mundo ERP, há um cabo constante de guerra entre personalização e padronização. Muitas vezes, as organizações são tentadas a construir seus próprios aplicativos ERP para melhorar os processos de negócios ou as experiências do Usuário. Com o tempo, no entanto, a proliferação de aplicativos personalizados pode criar problemas em termos de consistência e atualizabilidade. A padronização permite que as empresas permaneçam no caminho do fornecedor e aproveitem as inovações desenvolvidas pelo provedor SaaS, diz Herbert.
a tendência hoje em dia é mais para a padronização, então as organizações devem ter políticas e procedimentos em vigor para garantir que as empresas não se afastem muito do Caminho do Fornecedor, enquanto ainda permitem alguma personalização quando faz sentido para os negócios. Herbert diz que uma divisão 80/20 é uma boa referência a seguir.
aproveite os sistemas ERP ágeis e de baixo Código
legados são frequentemente descritos como monólitos inflexíveis que não podem ser atualizados na velocidade dos negócios simplesmente por causa da maneira como foram projetados. Com a recente mudança para o desenvolvimento Ágil de software e a democratização geral da TI possibilitada por avanços como ambientes de desenvolvimento de baixo código ou sem código, as empresas podem mudar isso.Herbert diz que, no passado, os desenvolvedores estavam atordoados em lançar uma nova atualização de ERP porque poderia ser perturbadora para os negócios e as pessoas estavam “com medo de tocar em qualquer coisa que pudesse derrubar o sistema.”Mas à medida que as organizações se sentem confortáveis com aplicativos SaaS que são atualizados com frequência, há uma oportunidade de aplicar princípios de desenvolvimento ágil ao sistema ERP. “O Agile é uma grande mudança na implantação do ERP”, diz Herbert. “Você não precisa planejar todos os casos de uso, todas as peças funcionais na frente. Você pode ser iterativo no que constrói e no que consome.”
e com opções de baixo código e sem código, as empresas podem desenvolver com segurança melhorias nos processos de negócios nas bordas sem afetar o sistema ERP principal. Claro, Herbert acrescenta que as organizações que seguem esse caminho também precisam ter a governança adequada em vigor.