• Articles
• admin

w tym samouczku SharePoint dowiedz się, co to jest zatwierdzanie treści SharePoint? Jak włączyć zatwierdzanie treści w SharePoint 2013/2016/2019 lub SharePoint Online. Następnie pokażę, jak zatwierdzać / odrzucać elementy listy lub dokumenty w SharePoint Online za pomocą funkcji zatwierdzania listy/zawartości biblioteki SharePoint.

co to jest zatwierdzanie treści SharePoint?

funkcja zatwierdzania zawartości SharePoint umożliwia osobom zatwierdzającym (członkom witryny, którzy mają uprawnienia zatwierdzające) publikowanie elementów listy lub dokumentów na liście lub w bibliotece.

jeśli lista SharePoint lub biblioteka dokumentów ma włączoną funkcję zatwierdzania dokumentu, to gdy użytkownik dodaje element lub dokument do biblioteki dokumentów, nie będzie on dostępny dla wszystkich użytkowników, element będzie w etapie oczekującym. Po zatwierdzeniu elementu lub dokumentu, tylko on będzie dostępny dla wszystkich użytkowników.

domyślnie zatwierdzanie zawartości jest wyłączone, a każdy użytkownik z dostępem do odczytu może zobaczyć wersje robocze elementów w większości aplikacji. Witryny SharePoint utworzone za pomocą szablonu witryny publikowania mają już włączone zatwierdzanie treści w aplikacji Pages.

dlaczego wymagane jest zatwierdzenie zawartości SharePoint?

listy i biblioteki SharePoint mogą często zawierać poufne informacje, które mogą być ważne, aby mieć tylko „oficjalne” wersje elementów lub plików widoczne dla użytkowników. Aby to zobaczyć, musisz zatwierdzić element lub plik, zanim zawartość stanie się widoczna dla większości użytkowników witryny.

wymagając zatwierdzenia, organizacja może zastosować znaczny poziom jakości i bezpieczeństwa do treści na listach i libraries.by włączenie tej opcji wersja robocza dokumentu oczekująca na zatwierdzenie zawartości ma status oczekujące. Gdy osoba zatwierdzająca przejrzy dokument i zatwierdzi zawartość, staje się ona dostępna do przeglądania przez użytkowników z uprawnieniami do odczytu.

właściciel biblioteki dokumentów może włączyć zatwierdzanie zawartości dla biblioteki dokumentów i, opcjonalnie, może powiązać obieg pracy z biblioteką, aby uruchomić proces zatwierdzania.

najlepszym przykładem do wyjaśnienia jest to, że jeśli tworzymy stronę blogową, musimy przejrzeć wszystkie blogi od autorów przed publikacją.

Włącz zatwierdzanie zawartości w liście SharePoint lub bibliotece dokumentów

tutaj najpierw zobaczymy, jak możemy włączyć/wyłączyć zatwierdzanie zawartości w liście SharePoint lub bibliotece dokumentów w SharePoint Online/2013/2016.

Krok 1

jeśli używasz nowoczesnej listy lub biblioteki SharePoint, kliknij ikonę koła zębatego, a następnie kliknij Ustawienia listy/Ustawienia biblioteki, jak poniżej:

otwórz Listę SharePoint lub bibliotekę dokumentów i kliknij Ustawienia biblioteki, takie jak poniżej, jeśli używasz klasycznej witryny SharePoint.

Krok 2

teraz kliknij Ustawienia wersji, które znajdują się w ustawieniach ogólnych na stronie listy lub ustawień biblioteki.

Krok 3

tam możesz zobaczyć sekcję zatwierdzania treści, wybierz Tak dla ” potrzebujesz zatwierdzenia treści dla przesłanych artykułów?”jak poniżej:

Krok 4

następnie wymyślamy historię wersji dokumentu, w której znajdziesz Trzy opcje,

• brak wersji: Jeśli wersjonowanie nie jest używane, a nowy dokument jest przesyłany do biblioteki dokumentów, jest on dodawany do biblioteki w stanie oczekującym i nie jest widoczny dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu, dopóki nie zostanie zatwierdzony.
• Utwórz wersje główne: jeśli używana jest wersja główna i Nowy dokument jest przesyłany do biblioteki dokumentów, jest on dodawany do biblioteki w stanie oczekującym i nie jest widoczny dla użytkowników, którzy mają uprawnienia do odczytu, dopóki nie zostanie zatwierdzony jako wersja 1.
• twórz wersje major i minor: Jeśli używana jest wersja major i minor i Nowy dokument jest przesyłany do biblioteki dokumentów, może on zostać dodany do biblioteki w stanie wersja robocza jako wersja 0.1 lub autor może natychmiast zażądać zatwierdzenia. W takim przypadku status dokumentu staje się oczekujący.

tutaj mamy wybrać Utwórz główną wersję, ponieważ nie chcemy, aby widzowie przeglądali, którzy mają uprawnienia do odczytu, dopóki nie zostanie zatwierdzona.

Krok 5

zabezpieczenia elementów roboczych Określ, którzy użytkownicy powinni mieć możliwość przeglądania wersji roboczych w tej bibliotece dokumentów. Tutaj chcemy tylko autor strony lub administrator, aby wyświetlić, więc wybraliśmy tylko użytkowników, którzy mogą zatwierdzać elementy (i autor elementu).

Krok-6

następnie pojawia się require, aby sprawdzić, gdzie prosi nas o określenie, czy użytkownicy muszą sprawdzić dokumenty przed wprowadzeniem zmian w tej bibliotece dokumentów, czy nie. Następnie kliknij przycisk ok, aby aktywować.

teraz element lub plik w witrynie zostaje zatwierdzony na liście lub w bibliotece, jeśli dana osoba ma pełną kontrolę lub uprawnienia do projektowania. Jako administrator będziemy postępować zgodnie z instrukcjami zatwierdzania artykułów.

Krok 7

w nowoczesnej liście lub bibliotece SharePoint możesz zobaczyć dwa widoki dodane jak poniżej:

w klasycznej witrynie możemy zobaczyć nową kolumnę, która została dodana jako zatwierdzony Status, a także dwa nowe typy widoków są tworzone wraz z widokiem domyślnym. Są to Zatwierdź / Odrzuć elementy i widok moich zgłoszeń.

na nowoczesnej liście można zobaczyć kolumnę Status zatwierdzenia. Domyślnie zostanie zatwierdzony Status zatwierdzenia każdego istniejącego elementu.

Krok 8

jeśli otworzysz Widok listy zatwierdzanie / odrzucanie elementów w witrynie SharePoint. Zobaczysz wszystkie oczekujące i zatwierdzone elementy, jak poniżej:

klikając Widok Zatwierdź / Odrzuć elementy, możemy zobaczyć różne statusy i elementy w nim, takie jak ile plików jest w stanie zatwierdzonym, ile jest w oczekiwaniu i ile jest odrzuconych.

Krok-9

Widok Moje zgłoszenia pomaga przejrzeć dokumenty i przedmioty przesłane przez zalogowanego użytkownika.

zatwierdzanie / odrzucanie elementów lub dokumentów po włączeniu zatwierdzania zawartości

teraz zobaczymy, jak zatwierdzony może zatwierdzać/odrzucać elementy po włączeniu zatwierdzania zawartości na liście lub w Bibliotece SharePoint Online.

krok 10

istnieją dwa sposoby, możemy zatwierdzić lub odrzucić elementy.

wybierz pozycję listy SharePoint Online, a następnie kliknij … – > Zatwierdź / Odrzuć z paska poleceń, jak poniżej:

lub wybierz Menu EBC, a następnie kliknij Więcej – > Zatwierdź / Odrzuć, jak poniżej:

następnie możesz wybrać jedną z poniższych opcji:

• zatwierdzone
• odrzucone
• oczekujące

i możesz umieścić dodatkowe komentarze również w polu komentarzy, jak poniżej:

doda jedną dodatkową kolumnę jako „komentarze osoby zatwierdzającej”, jak poniżej, gdzie możesz zobaczyć komentarz osoby zatwierdzającej.

na klasycznej liście SharePoint otwórz Listę SharePoint lub bibliotekę dokumentów i wybierz element. Kliknij – > Zaawansowane, a następnie kliknij Zatwierdź / Odrzuć.

krok-11

Wybierz zatwierdzoną opcję, aby element był widoczny dla wszystkich użytkowników. Wybierz odrzucone, jeśli chcesz odrzucić artykuł i zwróci on artykuł twórcy, a artykuł będzie widoczny tylko dla twórcy i wszystkich innych użytkowników, którzy mogą zobaczyć wersję roboczą. Jeśli wybierzesz opcję oczekujące, dokument będzie widoczny dla użytkownika, który utworzył element, a także dla wszystkich użytkowników, którzy mogą zobaczyć projekty elementów w SharePoint Online.

Jak wyłączyć zatwierdzanie zawartości w SharePoint

jak wyłączyć zatwierdzanie zawartości w SharePoint? Aby wyłączyć zatwierdzanie zawartości w bibliotece dokumentów SharePoint, Otwórz ikonę SharePoint Online document library – > Ustawienia – > Ustawienia biblioteki, a następnie kliknij Ustawienia wersji w obszarze Ustawienia Ogólne.

następnie na stronie ustawień wersji Ustaw nie, aby wymagać zatwierdzenia zawartości dla przesłanych elementów? jak poniżej:

w ten sposób można wyłączyć zatwierdzanie zawartości w bibliotece lub na liście dokumentów programu SharePoint.

uprawnienia do zatwierdzania zawartości SharePoint

domyślnie, gdy ktoś przesyła element lub dokument, będzie on miał status oczekujący. Zanim ktoś go zatwierdzi, będzie on w stanie oczekujące.

zobaczmy, jakie uprawnienia są wymagane, aby ktoś zatwierdził lub odrzucił element w SharePoint. W programie SharePoint modern list lub library użytkownik wymaga uprawnień do zatwierdzania lub odrzucania pozycji.

w klasycznych witrynach SharePoint użytkownik wymaga uprawnień do zatwierdzania lub odrzucania elementów. Pozwolenie Contribute powinno działać dobrze. Możesz utworzyć niestandardowy poziom uprawnień i włączyć uprawnienia zatwierdzania artykułów. Następnie utwórz niestandardową grupę SharePoint, Przypisz niestandardowy poziom uprawnień do grupy SharePoint. Następnie dodaj wszystkich użytkowników do określonej grupy, upewnij się, że powinieneś dodać tylko tych użytkowników, których chcesz, aby mogli zatwierdzić.

to wszystko, co musisz wiedzieć o uprawnieniach do zatwierdzania zawartości SharePoint.

możesz polubić następujące samouczki SharePoint:

• Wyłącz właściwości edycji dokumentu na podstawie uprawnień użytkownika w bibliotece dokumentów SharePoint
• Pobierz rozmiar biblioteki dokumentów SharePoint za pomocą PowerShell
• przykład Microsoft Flow: skopiuj nowe pliki z komputera do biblioteki dokumentów SharePoint Online
• przykład Microsoft Flow: Przepływ zatwierdzania powiadomień o produkcie
• Microsoft Flow: wykonanie akcji szablonu 'Switch’ nie powiodło się
• ETag tego elementu nie pasuje do tego używanego do ustawiania błędu statusu zatwierdzania zawartości w Microsoft Flow
• Microsoft Flow przykład: gdy element zostanie utworzony na liście SharePoint, Wyślij zatwierdzenie i utwórz element
• Microsoft Flow przykład: powiadomienie e-mail po zatwierdzeniu z listy SharePoint
• SharePoint Designer Workflow: Utwórz proces zatwierdzania żądania laptopa
• proces zatwierdzania w SharePoint Online na przykładzie

tutaj wyjaśniłem, co to jest zatwierdzanie treści w SharePoint Online lub SharePoint 2013/2016? Dlaczego wymagamy zatwierdzenia treści w SharePoint? Oraz jak włączyć zatwierdzanie treści na liście SharePoint lub w bibliotekach dokumentów. Następnie pokazałem, jak osoba zatwierdzająca może zatwierdzać i odrzucać elementy w SharePoint Online lub SharePoint 2013/2016/2019.