Xero-Jak utworzyć i wysłać fakturę klienta
Fakturowanie klientów jest kluczowym elementem każdej firmy. Tak więc sprawny proces fakturowania będzie dla ciebie głównym środkiem łagodzącym stres. W tym przewodniku dowiesz się, jak skonfigurować nową fakturę sprzedaży w Xero, jak wysłać ją do klientów i jak załączyć pliki. Aby pomóc ci szybciej nauczyć się lin, zapoznaj się z naszym samouczkiem wideo (powyżej).
Jak utworzyć nową fakturę sprzedaży w Xero
Tworzenie nowej faktury sprzedaży w Xero jest łatwe. Aby trafić we właściwe miejsce, przejdź do Business → przegląd sprzedaży z głównego menu.
na ekranie sprzedaży kliknij przycisk + Nowy i wybierz fakturę z listy.
powinieneś teraz zobaczyć nowy szablon faktury, którego możesz użyć do utworzenia faktury sprzedaży. Utwórzmy fakturę, wypełniając niektóre z głównych pól:
- do: wybierz dowolny kontakt, który Ci się podoba. Wybrałam meble ABC.
- data: pojawia się bieżąca data. Możesz to zmienić.
- termin płatności: Wybierz datę około 30 dni od daty.
- Faktura # : numer faktury automatycznie pojawia się, jeśli jest uwzględniony w Ustawieniach.
- odniesienie: może to być Kod projektu, kod pocztowy lub numer zamówienia zakupu.
- Branding: jeśli korzystasz z firmy demo, wybierz specjalne projekty z listy.
- Opis: wpisz usługi doradcze.
- Ilość: wpisz 1.
- Cena jednostkowa: 1000.00
- Konto: wybierz 200-sprzedaż z listy kodów księgi głównej.
- stawka podatkowa: powinna być automatycznie wypełniana na podstawie wybranego kodu księgi głównej.
aby zobaczyć, jak będzie wyglądała faktura dla Klienta, kliknij przycisk Podgląd W prawym górnym rogu.
powinieneś zobaczyć fakturę, która została oznakowana za pomocą wybranego wcześniej szablonu brandingu projektów specjalnych. Dane na fakturze powinny być oparte na informacjach podanych powyżej.
po utworzeniu faktury będziesz mógł ją zapisać lub zatwierdzić. To, co zdecydujesz się zrobić, zależy od tego, jak prowadzisz swój biznes.
jeśli proces fakturowania wymaga zapisania nowych faktur sprzedaży jako wersji roboczych dla kogoś innego do zatwierdzenia, kliknij Zapisz → Zapisz jako wersję roboczą w lewym dolnym rogu ekranu Nowa Faktura.
jeśli nie potrzebujesz nikogo innego do zatwierdzania nowych faktur sprzedaży, możesz zatwierdzić je samodzielnie, klikając przycisk Zatwierdź w prawym dolnym rogu ekranu nowej faktury.
to wszystko, co musisz zrobić, aby utworzyć nową fakturę sprzedaży w Xero.
jak dołączyć pliki do faktury sprzedaży
czasami, gdy wysyłasz fakturę sprzedaży do klienta, musisz wysłać z nią niektóre pliki, takie jak arkusze kalkulacyjne Excel lub dokumenty PDF. W Xero możesz to zrobić, dołączając pliki do faktury i dołączając je do wiadomości e-mail do klienta.
aby dołączyć pliki do faktury, kliknij przycisk w prawym górnym rogu ekranu faktury, który wygląda jak częściowo złożony papier. Gdy pojawi się okno podręczne, kliknij łącze + Prześlij pliki.
teraz możesz wybrać pliki, które chcesz dołączyć do faktury. Załącz plik Excel, PDF lub cokolwiek innego, co Xero zaakceptuje.
po załączeniu pliku kliknij ikonę koła zębatego obok nazwy pliku i wybierz Dołącz do faktury z rozwijanej listy, jeśli chcesz, aby plik został przesłany e-mailem do klienta z fakturą.
Twój plik powinien zostać przeniesiony do sekcji dołącz do faktury w wyskakującym okienku.
Jak wysłać e-mailem fakturę sprzedaży w Xero
w dzisiejszych czasach jest zwyczajem wysyłać e-maile z faktur sprzedaży do klientów, a w Xero można je wysyłać e-mailem z kilku różnych miejsc.
aby znaleźć właściwe miejsce w Xero, przejdź do Business → przegląd sprzedaży z głównego menu.
teraz kliknij sekcję oczekujących na Płatność, aby zobaczyć wszystkie faktury sprzedaży, które zostały utworzone, ale nie zostały opłacone przez klientów.
istnieje kilka miejsc, w których możesz wysłać faktury sprzedaży do klientów w Xero. Dwa miejsca, które przyjrzymy się w tym tutorialu to:
- z głównego ekranu faktur.
- z wnętrza faktury.
wyślij e-mailem fakturę sprzedaży z głównego ekranu faktur
jeśli postępujesz zgodnie z powyższymi instrukcjami, powinieneś znajdować się na głównym ekranie faktur. W tym miejscu zaznacz pole wyboru faktury Bayside Club i kliknij przycisk E-mail na górze listy faktur.
pojawi się wyskakujące okienko ze wszystkimi szczegółami wiadomości e-mail, którą zamierzasz wysłać do klienta. Gdy będziesz zadowolony ze wszystkiego w wyskakującym okienku, naciśnij przycisk Wyślij, aby zakończyć wysyłanie faktury sprzedaży do klienta.
po wysłaniu wiadomości e-mail i powrocie do głównego ekranu faktur powinieneś zobaczyć, że status faktury zmienił się na wysłane.
wyślij e-mailem fakturę sprzedaży z wnętrza faktury
drugim sposobem wysłania faktury sprzedaży do klienta jest zrobienie tego z wnętrza szablonu faktury. Aby to zrobić, wybierz fakturę Systemy morskie z głównego ekranu faktur.
teraz kliknij przycisk E-mail w prawym górnym rogu szablonu faktury.
pojawi się wyskakujące okienko ze wszystkimi szczegółami wiadomości e-mail, którą zamierzasz wysłać. Adres e-mail nie został automatycznie dołączony do tego klienta, więc wpisz fałszywy adres e-mail [email protected] w pudełku na górze. Gdy będziesz zadowolony ze wszystkiego w wyskakującym okienku, naciśnij przycisk Wyślij, aby zakończyć wysyłanie faktury sprzedaży do klienta.
po wysłaniu wiadomości e-mail i powrocie do głównego ekranu faktur powinieneś zobaczyć, że status faktury zmienił się na wysłane.
Jak wydrukować fakturę sprzedaży w Xero
1. Wydrukuj fakturę sprzedaży na ekranie głównym faktur
na ekranie głównym faktur zaznacz pole wyboru dla faktury, którą chcesz wydrukować, i kliknij przycisk Drukuj u góry listy faktur.
pojawi się okienko z pytaniem, czy chcesz oznaczyć fakturę jako wysłaną do klienta. Wybierz opcję, która jest odpowiednia dla Ciebie.
2. Wydrukuj fakturę sprzedaży z wnętrza faktury
drugim sposobem na pobranie faktury sprzedaży w formacie PDF do wydruku jest zrobienie tego z wnętrza szablonu faktury. Aby rozpocząć, kliknij fakturę na głównym ekranie faktur.
następnie kliknij przycisk Drukuj PDF w prawym górnym rogu szablonu faktury.
pojawi się okienko z pytaniem, czy chcesz oznaczyć fakturę jako wysłaną do klienta. Wybierz opcję, która jest odpowiednia dla Ciebie.
fakturę należy pobrać w formacie PDF. Stamtąd możesz otworzyć plik w przeglądarce PDF i wydrukować go.
Zrzeczenie się: nasze artykuły i filmy są tutaj, aby poinformować, a dostarczone informacje nie stanowią finansowej, podatkowej, prawnej, biznesowej lub innej profesjonalnej porady i nie powinny być traktowane jako takie. Zobacz nasze pełne zrzeczenie się odpowiedzialności tutaj.