• Articles
• admin

w poprzednim artykule pojawiło się pytanie, dlaczego przeglądy wydajności projektu nie są powszechnie przeprowadzane,

mimo że istnieje szeroka akceptacja, że są one podstawowym sposobem na poprawę przyszłych wyników poprzez uczenie się z poprzednich wyników. W tym artykule przyjrzymy się, jak rozwiązać blokady dla skutecznych recenzji.

dlaczego opinie nie są przechowywane

wśród najczęstszych powodów nie posiadania recenzji są:

• strach przed konfrontacją z porażką i jej przyczynami – jeśli porażkę postrzega się jako Einstein, a Edison-jako odskocznię do sukcesu – wtedy istnieje wielka motywacja do przeglądu wydajności i uczenia się z niej. Jeśli z drugiej strony niepowodzenie jest postrzegane jako coś, co należy zaprzeczyć i ukryć,unikniemy recenzji.
• obwinianie-jeśli kultura opiera się na obwinianiu i karaniu, aby motywować zachowanie, będzie opór i obrona. Obwinianie pobudzi strach. Ważne jest, aby unikać obwiniania i skupić się na procesie, a nie na indywidualnych zachowaniach. Zobacz mój maj 2019 artykuł przestań obwiniać koncentrację na procesie osiągnięcia optymalnej wydajności
• negatywne doświadczenia – poprzednie opinie były bezwartościowe. Na przykład nie były one monitorowane w celu wdrożenia zmian w oparciu o wyciągnięte wnioski; uczestnicy obwiniali i bronili się i blokowali jakiekolwiek prawdziwe badanie tego, co poszło nie tak i dlaczego.
• brak wykwalifikowanych facylitatorów-potrzebne są wykwalifikowani facylitatorzy, aby dokonać skutecznych przeglądów poprzez zajęcie się tendencją kierowników projektów i wykonawców do zorientowania na działanie, a nie introspekcji i refleksyjności. Moderator umożliwi uczestnikom bezpośrednie konfrontowanie się z brzydkimi rzeczywistościami, nie daj się wciągnąć w obwinianie i obronę oraz upewni się, że każdy ma szansę wziąć udział. Ułatwienia sprawią, że doświadczenia z przeglądu będą bardziej pozytywne.
• brak czasu-zainteresowane strony są wyłączone z następnego projektu lub wracają do swoich działań operacyjnych, a przegląd nie jest traktowany priorytetowo jako wartościowe działanie, a zatem nie jest zaplanowany.
• brak udokumentowanego procesu zarządzania projektem-brak wytycznych i szablonów sprawia, że niepotrzebny wysiłek i brak użytecznych informacji przechwyconych podczas projektu.
• Nie docenianie zapewnienia jakości i ciągłego doskonalenia-jeśli kierownictwo i zainteresowane strony projektu nie cenią ciągłego doskonalenia na tyle, aby zmotywować czas i wysiłek na przeprowadzanie przeglądów i śledzenie ich, nie będzie czasu na przeglądy, a te, które mają miejsce, będą postrzegane jako bezużyteczne.

jak przeprowadzić recenzję

aby upewnić się, że te przyczyny są rozwiązywane, konieczne jest traktowanie recenzji tak, jak traktujesz każdą ważną część procesu zarządzania projektem. Twórz zasady, procedury i wytyczne, które rozpoznają fazy procesu przeglądu – inicjację, badania i raport. Wyznaczenie i upoważnienie zespołu ds. recenzji do

• osadzenia przechwytywania przydatnych danych i mini-recenzji lub retrospektyw w projekcie
• zmontowania odpowiednich graczy (wykonawców projektu, klientów, kierowników i pracowników funkcyjnych itp.),
• Zbieraj i analizuj artefakty projektu (na przykład raporty o stanie projektu i notatki)
• twórz zestaw pytań wywiadowych do wykorzystania w sesjach indywidualnych i grupowych,
• ułatwiaj sesje
• oceniaj wyniki i
• twórz raport.

w zależności od zakresu projektu i dostępności szablonów, proces od rozpoczęcia przez raport może trwać od kilku dni do tygodni.

zwróć uwagę, że przegląd jest częścią szerszego procesu zapewniania jakości. Zawartość raportów z przeglądu są wprowadzane do oceny i poprawy procesu zarządzania projektem. Wyciągnięte wnioski są naprawdę wyciągane przez organizację tylko wtedy, gdy są używane do zmiany wydajności na lepsze.

co jest w nazwie? – Oceny wydajności przez cały okres trwania projektu

w przeszłości recenzje projektów były nazywane pośmiertnymi. Formalne recenzje są wystarczająco trudne, aby ludzie mogli się obejść bez kojarzenia ich ze śmiercią, więc nazwa się zmieniła. Teraz są to przeglądy po projekcie lub przeglądy po wdrożeniu lub retrospektywy. Nazwy te sugerują jednak, że zanim przejrzysz wydajność, musisz poczekać, aż projekt się zakończy.

Pomiń „post” i nazwij je recenzjami wydajności projektu. Spraw, aby stały się integralną częścią projektu – nie tylko po jego zakończeniu. Innymi słowy, regularnie Przeglądaj i dostosowuj wydajność i przechwytuj zdobyte doświadczenia, aby po zakończeniu głównej fazy lub całego projektu był gotowy z istniejącą listą zdobytych doświadczeń i problemów, dzięki czemu można je dogłębnie omówić i zalecić kolejne kroki.

w metodologii Agile jest przegląd, retrospektywa, po każdym sprincie. Oznacza to, że co tydzień lub dwa następuje cofnięcie się do przeglądu i uczenia się z wydajności. Pełny przegląd projektu odbywa się po zakończeniu projektu.

listy kontrolne i agendy

jednym z najskuteczniejszych sposobów zapewnienia przydatności przeglądów jest ustanowienie wytycznych i dostarczenie list kontrolnych i agend. Zamiast tworzyć kolejną listę kontrolną i program recenzji, użyj jednego z setek szablonów, list kontrolnych i modeli, w tym własnego modelu procesu zarządzania projektami. Po co odkrywać koło na nowo? Zamiast tego zrób kilka badań i Użyj istniejącego opisu procesu lub stwórz taki, który łączy najlepsze cechy kilku. Oto kilka referencji:

• jak uruchomić spotkanie z przeglądem po projekcie https://www.dummies.com/careers/project-management/how-to-run-a-post-project-evaluation-meeting/
• przeglądy po wdrożeniu maskowanie pewności, że to, co dostarczyłeś, działa https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_74.htm
• najlepsze praktyki-proces przeglądu projektu https://www.pmi.org/learning/library/best-practices-create-project-office-491
• Sztuka i nauka recenzji Po projekcie https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

zaangażuj zespół

recenzje mogą być nudne, gdy powtarzane są te same ćwiczenia i sekwencje lub gdy osoby asertywne monopolizują recenzję.

jeden z dokumentów dotyczy potrzeby wyjścia poza standardowe podejścia w celu zastosowania podejścia, które lepiej angażuje uczestników i skutkuje przydatnymi informacjami, które mogą pomóc zwiększyć skuteczność przyszłych projektów.

dobrze ułatwiona recenzja pozwoli uniknąć zwykłego czytania list kontrolnych i raportów. Nie czyń swojej recenzji prezentacją. Uczyń z tego interaktywne wydarzenie, w którym uczestnicy mogą brać aktywny udział, dzieląc się swoimi punktami widzenia.

prowadzący powinien starać się podnieść uczestników ze swoich miejsc (lub aktywnie zaangażować, jeśli recenzja odbywa się wirtualnie), aby wyrazić swoją opinię. Emocjonalne ćwiczenie Sejsmografu jest przykładem tego rodzaju procesu, który angażuje uczestników przeglądu.

jeśli robisz częste recenzje – na przykład retrospektywy sprintu-różnią się sposobem wykonywania ćwiczeń. Proste wyszukiwanie w Internecie prowadzi do kilku sposobów wykonywania emocjonalnych ćwiczeń Sejsmograficznych. Zmieniać kolejność punktów porządku obrad. Zmień moderatora.

emocjonalny sejsmograf-przegląd aspektów behawioralnych

jeden z przykładów techniki angażowania uczestników odnosi się do często pomijanego emocjonalnego wymiaru projektu.

” sejsmograf emocjonalny służy do identyfikacji czynników, które prowadzą do szczęścia i nieszczęśliwości uczestników w recenzowanym projekcie.”Oś czasu projektu z kluczowymi punktami w życiu projektu jest tworzona z linią bazową. Następnie uczestnicy umieszczają karty indeksowe lub notatki post-it powyżej lub poniżej linii, aby wskazać, czy byli szczęśliwi, czy nieszczęśliwi (zestresowani) w kluczowych punktach projektu. Odległość od linii podstawowej wskazuje na intensywność uczuć.

ćwiczenie angażuje uczestników wizualnie i fizycznie. Jest to narzędzie do omawiania przyczyn stresu i jego ulgi w projekcie. Otwiera dyskusję o przyczynach różnych perspektyw, gdy jeden uczestnik zgłasza wysoki stres lub niezadowolenie z punktu w projekcie, a inni nie.

notatki z regularnych refleksji na temat pulsu projektu mogą uczynić to ćwiczenie bardziej skutecznym, dostarczając przypomnień o tym, jak rzeczy odczuły się w kluczowych punktach, tak aby wrażenia zainteresowanych stron podczas przeglądu można było ocenić na podstawie wydarzeń w osi czasu. Umożliwia to bogate omówienie percepcji. Zachęca do wglądu w to, jak to, co mogło być stresujące w momencie, gdy miało miejsce, z perspektywy czasu, nie było takie złe. Podkreśla również rodzaje zdarzeń, które powodują stres i otwiera dyskusję o tym, jak najlepiej poradzić sobie z nimi lub ich uniknąć w przyszłości.

dodanie refleksji na temat stanu emocjonalnego projektu wzmacnia znaczenie „łagodniejszej strony” projektów-interpersonalnej i interpersonalnej. Uwzględnienie tego w wytycznych dotyczących regularnego cofania się w celu refleksji zwiększa prawdopodobieństwo, że zainteresowane strony uznają swój stres i sposób, w jaki wpływa on na ich relacje.

sejsmograf emocjonalny jest jednym z wielu ćwiczeń, które można wykorzystać do zwiększenia skuteczności recenzji. Dobry zasób na znalezienie ćwiczeń do wykorzystania w retrospektywach i recenzjach można znaleźć w 29 Scrum retrospektywnych narzędzi dla rozproszonych retrospektyw zwinnych pod adresem https://luis-goncalves.com/tools-distributed-agile-retrospectives/.

Bottom-line

jeśli chcesz przełamać opór przed recenzjami, pracuj, aby upewnić się, że szczera ocena wydajności jest doceniana i umożliwiana, eliminując obwinianie i obronę.

Dodaj do tego jasne i praktyczne wskazówki, listy kontrolne i szablony oraz skuteczne ułatwienia dzięki angażującym ćwiczeniom. Fold w sponsoring wykonawczy dla ciągłego doskonalenia.

miejmy nadzieję, że w miarę dojrzewania organizacji i ich procesów skuteczne przeglądy wydajności jako integralna część bieżącej poprawy wydajności projektu staną się normą.

https://www.projecttimes.com/george-pitagorsky/stop-blaming-focus-on-the-process-to-achieve-optimal-performance.html?utm_campaign=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_source=NL_PROJECTTIMES_05_08_2019&utm_medium=email&fbclid=IwAR3XMbL37za8juqZgonOdzVJ9Bh8oEjnQCfs1fqmA9eOpQRDWB9lr3QJpeU]

Ilyas, M. A. B., Hassan, M. K., & Ilyas, M. U. (2014). Sztuka i nauka po przeglądzie projektów, https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425

https://www.pmi.org/learning/library/post-project-reviews-closing-processes-1425