Twój przewodnik po udanym audycie finansowym
audyty finansowe są jednym z powodów, dla których raportowanie na koniec roku jest stresujące. Ale potem te audyty ustalają Cię jako wiarygodną firmę w oczach zewnętrznych podmiotów, takich jak banki, agencje rządowe i akcjonariusze. Co więcej, spółki giełdowe są prawnie zobowiązane do kontrolowania swoich rachunków – więc nie ma ucieczki przed tym wyczerpującym procesem!
oprócz spółek notowanych na giełdzie, małe, prywatne przedsiębiorstwa mogą również wymagać rygorystycznych audytów finansowych przeprowadzanych przez niezależne firmy. Tak więc, podjęcie niezbędnych kroków przed, w trakcie i po kontroli jest ważne, aby zapewnić, że proces przebiega sprawnie. Ten przewodnik po udanym audycie finansowym przedstawia krok po kroku proces ułatwiający życie właścicielom firm. Ale zanim przejdziemy do tego, zrozumiemy, czym dokładnie jest audyt finansowy.
Co To jest audyt finansowy?
audyt obejmuje przegląd sprawozdań finansowych organizacji i powiązanych dokumentów, aby upewnić się, że są one w miarę dokładne. Zazwyczaj przeprowadzana corocznie, ma na celu ocenę kondycji finansowej firmy poprzez ocenę jej praktyk księgowych, kontroli wewnętrznych i innych szczegółów finansowych. Celem audytu jest wyrażenie opinii na temat tego, czy spółka prowadziła odpowiednie księgi rachunkowe, czy też nie.
mimo, że opinia firmy audytorskiej jest uzasadniona, a nie absolutna, wystarczy przekonać interesariuszy, że firma nie defrauduje żadnych funduszy. Różne zainteresowane strony są zainteresowane poznaniem sytuacji finansowej Twojej firmy, a audyty finansowe upewniają się, że otrzymują prawidłowe informacje. Oprócz zapewnienia rozsądnej pewności, audyty finansowe są wykorzystywane w celu zapewnienia zgodności z zasadami i standardami regulacyjnymi oraz ochrony firmy przed potencjalnymi oszustwami.
audytorzy nie powinni mieć udziałów w firmach, dla których przeprowadzają audyt. Z tego powodu audyt finansowy może być przeprowadzany wyłącznie przez niezależną firmę audytorską, a nie przez kierownictwo firmy. Ponadto biegły rewident posiadający interes finansowy lub inny w spółce nie może przeprowadzić badania tej spółki. Po przeprowadzeniu badania firma audytorska wydaje oświadczenie o rzetelności dokumentów finansowych spółki.
jak wspomniano powyżej, istnieją dwa rodzaje audytów: wewnętrzny i zewnętrzny. Ta ostatnia koncentruje się przede wszystkim na ocenie sprawozdań finansowych Twojej firmy i zapewnieniu rozsądnej pewności zewnętrznym interesariuszom. Audyty wewnętrzne wykraczają daleko poza to, i mogą być prowadzone przez kierownictwo firmy. Biorąc pod uwagę wzrost Twojej firmy, reputację, praktyki zrównoważonego rozwoju i kulturę pracowniczą w zakresie finansów, audyty wewnętrzne sugerują sposoby poprawy Twojej firmy. Regularne audyty wewnętrzne są oznaką silnych kontroli wewnętrznych, co znajduje odzwierciedlenie w integralności i obiektywizmie sprawozdań finansowych.
10 Kroków do przeprowadzenia udanego audytu finansowego
pomimo swojego znaczenia przeprowadzenie audytu finansowego może być suchym zadaniem. To okropny proces dla każdej firmy. Jednak postępując właściwie, możesz zapewnić sprawny audyt finansowy na koniec roku podatkowego. Poniższe kroki powinny pomóc w przeprowadzeniu udanego audytu finansowego:
Krok 1: Zaplanuj audyt
głównym powodem, dla którego specjaliści są nadmiernie zestresowani audytami finansowymi, jest to, że nie planują tego wcześniej. Planowanie z wyprzedzeniem definiuje jasne oczekiwania, minimalizując w ten sposób frustrację i niepokój. Możesz poprosić eksperta, aby wykonał pracę za Ciebie, dzięki czemu możesz skupić się na innych częściach swojej firmy, ponieważ jeśli tego nie zrobisz, musisz poświęcić dodatkowy czas na przygotowanie się do audytu, być dostępnym w czasie audytu i angażować się ze wszystkimi zaangażowanymi w proces.
jeśli chodzi o planowanie i przygotowanie, musisz traktować to jako rozbudowany proces. Aby zmniejszyć stres związany z audytem na koniec roku, najlepiej aktualizować uzgodnienia i harmonogramy przez cały rok. Powinien istnieć jeden punkt kontaktowy z niezależnymi biegłymi rewidentami. Wyznacz aktywnego członka zespołu finansowego, aby utrzymywał otwartą komunikację z audytorami przez cały rok, zamiast czekać do ostatniej chwili.
zapewnienie skutecznej komunikacji powinno na bieżąco informować o wszelkich zmianach i aktualizacjach w polityce i standardach, zapobiegając niepotrzebnym niespodziankom. Będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, aby wprowadzić niezbędne zmiany przed datą audytu. Zaleca się również wyznaczenie dodatkowego punktu kontaktowego z audytorami, aby proces nie został zakłócony, gdy główny punkt kontaktowy jest poza biurem.
Krok 2: ucz się z przeszłych audytów
jednym z najprostszych sposobów na udany i bezstresowy audyt finansowy jest uczenie się na błędach z przeszłości. Przyjrzyj się zmaganiom napotkanym podczas poprzednich audytów, dostosowaniom dokonanym w zeszłorocznym audycie i wszelkim zaleceniom kontroli wewnętrznej. Są to cenne informacje, które ułatwią Ci życie. Po zidentyfikowaniu listy przeszłych problemów przygotuj plan, który podkreśli, w jaki sposób należy je rozwiązać. Nawet jeśli niektóre z przeszłych problemów zostały już rozwiązane, będzie on służył jako biegacz pamięci i zapewni, że błędy z przeszłości nie zostaną powtórzone.
ponadto, gdy masz spotkanie planowe z audytorami, powinieneś nie tylko omówić obszary poprawy, ale także o tym, jak wspierać skuteczniejszą komunikację między firmą a audytorami.
Krok 3: Bądź na bieżąco z aktualizacjami Standardów Rachunkowości
twój następny audyt finansowy z pewnością uwzględni najnowsze procedury księgowe i wszelkie aktualizacje wymogów regulacyjnych i legislacyjnych. Nieuwzględnienie ich może prowadzić do poważnych problemów podczas audytu finansowego.
podczas gdy niektóre aktualizacje wymagają drobnych zmian, inne mogą wymagać znacznego czasu na wprowadzenie odpowiednich zmian. Na przykład nowe przepisy podatkowe lub standardy rachunkowości mogą wymagać reorganizacji dokumentacji lub karty kont oraz innego śledzenia i zarządzania danymi.
twój personel finansowy lub księgowy może nawet wymagać szkolenia lub oprogramowania, aby spełnić najnowsze wymagania. Aby przeczytać i zrozumieć najnowsze aktualizacje standardów i zasad rachunkowości mających zastosowanie do nadchodzącego audytu na koniec roku, odwiedź Stronę fasb.org-strona internetowa Rady Standardów Rachunkowości Finansowej. Jeśli jesteś organizacją zwolnioną z podatku, Platforma IRS jest również pomocnym zasobem.
Krok 4: zbadaj konsekwencje audytu zmian w działalności biznesowej
przepisy finansowe, standardy i wymagania mogą zależeć od charakteru Twojej działalności biznesowej. Twoim obowiązkiem jest zbadanie skutków audytu wszelkich zmian lub uzupełnień dokonanych w Twojej firmie. Mogłeś uruchomić nowy program lub zaprzestać produkcji, co może prowadzić do zwiększenia lub zmniejszenia zobowiązań.
nowe zatwierdzenie grantu, zmiany w strukturze organizacyjnej i kierownictwie firmy lub nowsze systemy kontroli wewnętrznej mogą wymagać nowych aspektów raportowania i rachunkowości, które muszą zostać ujawnione audytorowi w momencie planowania.
Krok 5: Analiza rejestrów podatkowych firmy
jednym z najważniejszych kroków jest analiza oficjalnych deklaracji podatkowych i rejestrów firmy. Ewidencja podatkowa musi być prowadzona przez co najmniej siedem lat. Wyciągnij wpływy podatkowe swojej firmy z urzędu skarbowego i wykorzystaj je do pogodzenia wszelkich rozbieżności w rejestrach podatkowych, takich jak kwoty zapłacone w podatkach i zobowiązaniach podatkowych. Przejrzyj również ulgi podatkowe i odliczenia, o które wnioskowano ostatnio, dokonując wszelkich korekt w sprawozdaniach finansowych zgodnie z wymaganiami.
Krok 6: Uporządkuj dane
musi istnieć bezpieczny sposób przechowywania danych z audytu, które ” są dostępne do analizy w kolejnych latach. Skutecznym podejściem jest organizowanie danych za pomocą podfolderów dla kategorii lub cykli transakcyjnych. Bardzo pomocne okazuje się również podzielenie danych na takie grupy jak zobowiązania i wydatki, środki pieniężne, środki trwałe, przychody i należności, długi, inwestycje itp.
aby uzyskać maksymalną dokładność, rozważ porównanie wewnętrznych zapisów dochodów, wydatków i środków pieniężnych z przechowywanymi zapisami zewnętrznymi. Na przykład można porównać wewnętrzne rekordy zakupu z paragonami zakupu wysyłanymi przez dostawców za poszczególne miesiące.
należy jednak pamiętać o zabezpieczeniu dokumentów roboczych i harmonogramów zawierających poufne informacje za pośrednictwem rozwiązań zabezpieczonych hasłem lub przechowywanych w odpowiedniej lokalizacji sieciowej. Rozejrzyj się za pakietami oprogramowania księgowego, które automatyzują tworzenie dokumentów roboczych i harmonogramów podczas pisania nowych raportów za ich pomocą.
Krok 7: Przydziel role i ustal terminy
zanim cokolwiek innego, powinieneś być całkowicie jasny, jakie informacje finansowe są wymagane przez audytorów. W przypadku niejasności, wniosek o wyjaśnienie na długo przed audytem, aby zapobiec opóźnieniom uniknąć dodatkowych opłat. Powinieneś zadawać pytania, żądać wyjaśnień i szukać pomocy u audytorów. Zazwyczaj chętnie odpowiadają na pytania dotyczące procedur księgowych dotyczących rzadkich lub nietypowych transakcji.
uzyskanie wystarczających informacji dotyczących przygotowania ujawniania przypisów, które wyjaśniają istotne aspekty finansowe biegłym rewidentom. Mogą one obejmować szacunki księgowe, takie jak zastosowana metoda amortyzacji, toczące się spory sądowe, nieprzewidziane okoliczności i zobowiązania, transakcje mylące oraz inne aspekty istotne dla wyciągów.
gdy wiesz dokładnie, co jest wymagane przez audytorów, Przypisz każdą pozycję z listy dokumentów roboczych, harmonogramów i oświadczeń osobie do przeglądu, podając jej termin na to.
kiedy przypisujesz elementy pracownikom, daj im wystarczająco dużo czasu na sprawdzenie i naprawienie ewentualnych błędów, które mogą zidentyfikować. Jeśli to możliwe, zacznij od najtrudniejszych, czasochłonnych i złożonych danych. Bez względu na wszystko, wszystkie sprawozdania finansowe, harmonogramy i dokumenty robocze muszą być udostępnione do badania w dniu lub przed datą badania.
Krok 8: przeprowadź SELF-Review
nie powinieneś po prostu wskakiwać do audytu po dokonaniu zamknięcia i zrównoważeniu danych w bilansie i bilansie próby. Ważnym krokiem przed ostatecznym audytem jest spojrzenie wstecz i przegląd sprawozdań finansowych. Jedną ze wspaniałych strategii jest posiadanie listy kontrolnej informacji, które należy ujawnić, aby upewnić się, że ujawniono wszystkie informacje w kontach i informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych. Należy również być w stanie wyjaśnić różnice kwot z ostatnich lat i sprawozdań budżetowych.
Krok 9: Do Biegłych Rewidentów w dniu badania
chociaż biegli rewidenci już wcześniej zażądali wszystkich wymaganych informacji, nadal mogą zażądać wyjaśnień i dokumentów potwierdzających konkretne informacje ujawnione w sprawozdaniu finansowym podczas prac terenowych. Dlatego twój kluczowy personel finansowo-księgowy powinien być dostępny, aby zająć się nimi i dostarczyć wszelkich potrzebnych informacji.
Twój personel nie powinien mieć wolnego czasu w kluczowym okresie audytu, a wszelkie nieistotne spotkania z udziałem kluczowego personelu księgowego i finansowego powinny zostać przełożone lub przełożone na później. Aby śledzić postępy podczas audytu, możesz organizować krótkie spotkania z audytorami, aby uzyskać listę otwartych pozycji.
krok 10: Oceń wyniki
utrzymuj komunikację z audytorami po pracy w terenie, dopóki nie wydadzą raportu z audytu. W przypadku niektórych otwartych pozycji, Przedyskutuj i ustal termin ujawnienia informacji z audytorami. Jeśli audytor chce wziąć udział w spotkaniu z zarządem i Komisją finansów lub audytu po pracy w terenie, upewnij się, że audytor posiada wszystkie informacje dotyczące spotkania, w tym datę, godzinę i miejsce.
poza tym rozważ zaplanowanie spotkania z pracownikami, którzy pracowali nad procesem audytu, aby ujawnić wyniki i uzyskać informacje zwrotne. Nazywa się to spotkaniem pokontrolnym, które jest niezwykle cenne dla kolejnych lat audytów finansowych.
kluczowe wnioski
podsumowując, żadna firma o ugruntowanej pozycji nie może uniknąć audytu finansowego, ale istnieją sposoby, które mogą ułatwić ten proces, gdy wkraczasz w następny rok finansowy. Musisz dać wystarczająco dużo czasu, aby przygotować się do audytu na koniec roku. Umiejętność analizowania danych ma duże znaczenie podczas przygotowywania, ponieważ wcześniejsze błędy i zalecenia pomogą Ci poprawić praktyki raportowania.
co więcej, równie ważne jest bycie na bieżąco z najnowszymi standardami rachunkowości i uświadomienie sobie, jak istotne zmiany w działalności biznesowej wpływają na wymagania dotyczące audytu. Twoi audytorzy mogą być bardzo pomocni w badaniu tych zmian, a także w przypadku wszelkich nietypowych transakcji, które możesz potrzebować zgłosić. Na koniec należy aktywnie uczestniczyć w audytorach podczas procesu audytu i następnie Oceniać wyniki. Postępując zgodnie z wyżej wymienionymi krokami, będziesz na bieżąco z audytem finansowym.