• Articles
• admin

ocena przemysłu wytwórczego wyniki badania możliwości i potrzeb Audytu Wewnętrznego w 2012 r.

zespoły kierownicze w firmach produkcyjnych chcą wyciągnąć wnioski ze swoich reakcji na recesję, zająć się niedawnymi zakłóceniami w łańcuchu dostaw na Dalekim Wschodzie i Bliskim Wschodzie, zbadać sposoby rozwoju lub wzmocnienia zdolności ERM i zmierzyć się z coraz większymi wymaganiami dotyczącymi zgodności z przepisami.

wprowadzenie

gdy skutki recesji powoli ustępują, amerykańskie firmy produkcyjne zmagają się z nową normalnością. Chociaż producenci nie koncentrują się już na tym, jak sprostać spadającemu popytowi, wciąż konfrontują się z mniejszymi (ale groźnymi) presjami oraz rosnącą liczbą zagrożeń i możliwości. Globalna ekspansja, rosnące koszty opieki zdrowotnej, zakłócenia w łańcuchu dostaw i rosnące zapotrzebowanie klientów na zróżnicowanie produktów i usług stanowią kluczowe kwestie w pakietach C wielu producentów.

większość, jeśli nie wszystkie, z tych sił stwarzają nowe naciski i możliwości dla funkcji audytu wewnętrznego. Wyniki przemysłu wytwórczego z badania zdolności i potrzeb Audytu Wewnętrznego Protiviti w 2012 r. wskazują, że funkcje Audytu Wewnętrznego i ich liderzy starają się odpowiedzieć na ten nowy teren, zachowując równowagę między bardziej strategicznym wkładem w działalność a bieżącymi – i stale rosnącymi-taktycznymi i związanymi z zgodnością.

zespoły kierownicze w firmach produkcyjnych chcą wyciągnąć wnioski ze swoich reakcji na recesję, zająć się niedawnymi zakłóceniami w łańcuchu dostaw na Dalekim Wschodzie i Bliskim Wschodzie, zbadać sposoby rozwoju lub wzmocnienia zdolności zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie (ERM) i zmierzyć się z coraz większymi wymaganiami dotyczącymi zgodności z przepisami. Na przykład wielu producentów dąży do zrozumienia i przestrzegania niedawno przyjętej kalifornijskiej ustawy o przejrzystości łańcuchów dostaw.1

w większości branż, w tym w przemyśle wytwórczym, ożywienie gospodarcze nadal jest niestabilne. Narodowy indeks PMI (National Purchasing Manager ’ S Index) Instytutu Zarządzania dostawą (Institute for Supply Management) opublikował drugi z rzędu (choć niewielki spadek) miesiąc spadku w lipcu po 34 kolejnych miesiącach wzrostu.2 Informacje te sugerują, że w nadchodzących miesiącach liderzy produkcji będą nadal radzić sobie z niepewnością.

zespoły wykonawcze i ich zarządy chcą zrozumieć, w jaki sposób pewne zagrożenia, takie jak rentowność finansowa dostawców i/lub klientów podczas kryzysu kredytowego, zaskoczyły ich organizacje. Ponadto historyczny kryzys gospodarczy zmusił zdecydowaną większość amerykańskich firm, w tym producentów, do opóźniania operacji w sposób głównie reaktywny: wstrzymano wydatki inwestycyjne, odłożono projekty informatyczne i zwolniono Wiele osób, w tym najlepszych talentów. Te zapytania wysokiego szczebla często prowadzą do dyskusji na temat pojawiających się zagrożeń: Dobrze radzimy sobie z naszymi wewnętrznymi zagrożeniami, ale co z zewnętrznymi zagrożeniami na horyzoncie? Jakie pojawiające się zagrożenia powinniśmy być świadomi i jak możemy je monitorować przez przednią szybę, a nie przez lusterko wsteczne?

te pytania kierują czołowych decydentów do ERM: jak możemy zarządzać naszym ryzykiem w bardziej kompleksowy, jednolity i systematyczny sposób? Najnowsze problemy globalnego łańcucha dostaw-spowodowane trzęsieniem ziemi, tsunami i wynikającą z tego katastrofą jądrową w Japonii, a także powszechne niepokoje polityczne na Bliskim Wschodzie – jak również nowe zagrożenia regulacyjne i wymogi wzmacniają znaczenie ERM.

wszystkie te naciski wpływają na funkcje Audytu Wewnętrznego w przemyśle wytwórczym. Oczekuje się, że audytorzy wewnętrzni będą skuteczniej reagować na nowe i znane zagrożenia i szanse. W szczególności wyniki badań przemysłu wytwórczego sugerują, że działania Audytu Wewnętrznego w nadchodzącym roku będą koncentrować się na pięciu nadrzędnych obszarach priorytetowych:

1. wspieranie większej przejrzystości łańcucha dostaw
2. zwiększenie wykorzystania technologii do kontroli kluczowych kontroli procesów biznesowych (np. bardziej efektywnie
3. rozwiązywanie istniejących i pojawiających się zagrożeń i zarządzanie nimi
4. zwiększenie wydajności poprzez audyt oparty na technologii
5. pielęgnowanie wewnętrznej współpracy i tworzenia sieci na zewnątrz

Ogólnie rzecz biorąc, wyniki respondentów z branży produkcyjnej w badaniu możliwości i potrzeb Audytu Wewnętrznego z 2012 r.przedstawiają obraz funkcji audytu wewnętrznego w przemyśle wytwórczym, które pozostają czujne w odniesieniu do znanych i znanych zagrożeń, a jednocześnie zmniejszają czas i środków, aby skoncentrować się na pojawiających się zagrożeniach i trwającej niepewności.

wyniki i analizy

zapewnienie wsparcia w tych obszarach, zwłaszcza w obszarach pojawiającego się ryzyka, stwarza dwa znaczące wyzwania dla funkcji audytu wewnętrznego w przemyśle wytwórczym.
po pierwsze, ponieważ większość funkcji obecnie przeznacza większość czasu na audyty związane z przestrzeganiem przepisów i audyty operacyjne, zajęcie się pojawiającymi się zagrożeniami i wspieranie działań ERM może wymagać nowego podejścia w ramach funkcji audytu wewnętrznego, jak również na poziomie Komitetu Audytu i wśród kierownictwa wykonawczego. Po drugie, jeśli mają one zapewnić nowe i/lub dodatkowe wsparcie ERM i związane z tym wsparcie w zakresie zarządzania ryzykiem, większość funkcji audytu wewnętrznego będzie musiała znaleźć praktyczne sposoby zrównoważenia tych celów z ich już wybrzuszonymi obciążeniami.

priorytety, które respondenci z branży produkcyjnej wskazali w badaniu zdolności i potrzeb w zakresie audytu wewnętrznego z 2012 r.sugerują, że kierownictwo i funkcje Audytu Wewnętrznego już zajmują się tymi wyzwaniami, ponieważ starają się zwiększyć wartość strategiczną swoich wkładów.

1. Wspieranie większej przejrzystości łańcucha dostaw

respondenci zostali poproszeni o ocenę, w skali od jednego do pięciu, ich kompetencji w 17 obszarach wiedzy technicznej specyficznej dla przemysłu wytwórczego, ważnych dla audytu wewnętrznego, przy czym jeden z nich był najniższym poziomem kompetencji, a pięć najwyższym. Dla każdego obszaru poproszono ich o wskazanie, czy uważają, że ich poziom wiedzy jest odpowiedni, czy też wymaga poprawy.

odpowiedzi pokazują, że prawie wszystkie potrzeby poprawy wymienione w tej kategorii odnoszą się do operacji lub łańcucha dostaw.

w odniesieniu do priorytetów poprawy zarządzania łańcuchem dostaw, nowo uchwalona Kalifornijska Ustawa o przejrzystości w łańcuchach dostaw, która weszła w życie 1 stycznia 2012 r., stanowi główny punkt odniesienia.
celem tego prawodawstwa opartego na polityce społecznej jest wyeliminowanie niewolnictwa i handlu ludźmi z łańcuchów dostaw produktów firm działających w Kalifornii. Koncentruje się na zwiększaniu przejrzystości poprzez wymaganie od firm ujawniania swoich wysiłków w celu zapewnienia, że ich łańcuchy dostaw są wolne od tych nielegalnych działań. Ustawa ma zastosowanie do około 3200 dużych przedsiębiorstw, które prowadzą co najmniej pewną działalność w państwie.

biorąc pod uwagę, że ustawa jest tak Nowa, nie dziwi fakt, że stanowi ona najwyższy priorytet wśród audytorów wewnętrznych w branży produkcyjnej; nie dziwi również fakt, że respondenci oceniają swoje kompetencje w zakresie przestrzegania nowej ustawy stosunkowo nisko.

chociaż można oczekiwać, że kompetencje te wzrosną w nadchodzącym roku, inne obszary zarządzania łańcuchem dostaw, takie jak cła/eksport i zarządzanie porozumieniami stron trzecich, nadal są uznawane za priorytetowe wśród audytorów wewnętrznych w branży produkcyjnej. Do 2011 r.respondenci z branży uznali również ustalenia dotyczące ceł/eksportu oraz zarządzania porozumieniami stron trzecich za najważniejsze priorytety.

OSHA / bezpieczeństwo pracowników i wycena to inne priorytety dla audytorów wewnętrznych w branży. Warto również zauważyć, że dyrektorzy generalni ds. audytu (CAEs) w przemyśle wytwórczym uznali te obszary – a także nowe prawo kalifornijskie i cła/eksport – za swoje najważniejsze priorytety.

2. Zwiększenie wykorzystania technologii do bardziej efektywnego audytu kluczowych kontroli procesów biznesowych (np. zarządzania dostawcami)

respondenci zostali poproszeni o ocenę, w skali od jednego do pięciu, stopnia, w jakim ich organizacje wykorzystują technologię do audytu 36 różnych kontroli procesów biznesowych, z których jedna wskazuje na brak zastosowania, a pięć reprezentuje szerokie zastosowanie. W odniesieniu do każdego obszaru poproszono ich o wskazanie, czy uważają, że ich poziom wykorzystania technologii jest odpowiedni, czy też należy go zwiększyć.

wyniki sugerują, że audytorzy wewnętrzni w branży produkcyjnej są zaniepokojeni potencjałem oszustw w organizacji, a także zobowiązani są do zwiększenia wykorzystania technologii wspierających w szerokim spektrum obszarów kontroli procesów biznesowych.

wyniki te sugerują również, że audytorzy wewnętrzni w firmach produkcyjnych planują lepiej wykorzystać audyt oparty na technologii w celu monitorowania kontroli nad obszarami bardziej podatnymi na oszustwa, w tym zakupami/zleceniami zakupu, paragonami/aplikacjami gotówkowymi i rozliczeniami. Rozpoznawanie przychodów, które jest częstym źródłem błędów w sprawozdawczości finansowej, oznacza również obszar, w którym respondenci z branży produkcyjnej mogliby skorzystać na wzroście technologii wspierających.

aby uniknąć tych problemów – i zwiększyć skuteczność i wydajność audytu wielu innych kontroli procesów biznesowych – należy zapewnić kierownikom audytu wewnętrznego, aby ich funkcje posiadały odpowiednie narzędzia technologiczne do skutecznego audytu.

3. Adresowanie istniejących i pojawiających się zagrożeń oraz zarządzanie nimi

respondenci zostali poproszeni o ocenę, w skali od jednego do pięciu, ich kompetencji w 57 obszarach wiedzy technicznej ważnych dla audytu wewnętrznego, z których jeden jest najniższym poziomem kompetencji, a pięć najwyższym. Dla każdego obszaru poproszono ich o wskazanie, czy uważają, że ich poziom wiedzy jest odpowiedni, czy też wymaga poprawy.

odpowiedzi na tę linię pytań sugerują, że audytorzy wewnętrzni w przemyśle wytwórczym planują:

1. poprawa ich zdolności do zrozumienia i zarządzania nowymi i pojawiającymi się zagrożeniami, w tym tymi związanymi z mediami społecznościowymi, w szczególności
2. Poprawa zarządzania bardziej tradycyjnymi zagrożeniami, w tym ryzykiem regulacyjnym
3. kontynuacja oceny i poprawy ich ogólnej skuteczności

podobnie jak praktycznie każdy inny dział i funkcja w organizacjach dzisiaj, audyt wewnętrzny musi zrozumieć i rozwiązać implikacje ryzyka mediów społecznościowych. Podobnie jak w przypadku każdego nowego procesu lub działania, które wprowadza istotne elementy zmian, aplikacje mediów społecznościowych i przetwarzanie w chmurze tworzą nowe istotne zagrożenia, które audyt wewnętrzny musi – we współpracy z kierownictwem wykonawczym i właścicielami firm – zidentyfikować, ocenić, monitorować i odpowiednio złagodzić.

media społecznościowe i inne nowe technologie, w tym oprogramowanie biznesowe oparte na chmurze, są często używane w całym przedsiębiorstwie, od zasobów ludzkich i IT po Sprzedaż, marketing i prawo. Istnieje wiele zagrożeń bezpieczeństwa, prywatności, prawnych i reputacji związanych z mediami społecznościowymi do rozważenia. Zadaniem działu audytu wewnętrznego jest współpraca z kierownictwem, radą dyrektorów, kierownikami działów i właścicielami procesów biznesowych w celu opracowania jasnych zasad i standardów korzystania z mediów społecznościowych oraz zapewnienie ciągłej zgodności z tymi standardami w całej organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, audyt wewnętrzny powinien współpracować z tymi grupami kierowniczymi i kierowniczymi, aby ocenić ryzyko związane z możliwościami mediów społecznościowych organizacji i upewnić się, że ten profil ryzyka pasuje do kultury korporacyjnej i ogólnego środowiska kontroli.

wraz ze wzrostem wykorzystania nowych technologii wzrasta również prawdopodobieństwo oszustwa. Chociaż technologia może być wykorzystywana do popełniania oszustw, może być również wykorzystywana do zapobiegania oszustwom i ich wykrywania. Pomaga to wyjaśnić, dlaczego respondenci badania branży produkcyjnej zidentyfikowali GTAG 13: Zapobieganie i wykrywanie oszustw w zautomatyzowanym świecie
jako najwyższy priorytet poprawy w tym ogólnym obszarze wiedzy technicznej. GTAG 13 koncentruje się na zagrożeniach związanych z oszustwami informatycznymi i ocenach ryzyka oraz na tym, w jaki sposób wykorzystanie technologii może pomóc audytorom wewnętrznym i innym kluczowym interesariuszom w organizacji w rozwiązywaniu problemów związanych z oszustwami i ryzykiem oszustw.

technologia może być również szerzej wykorzystywana do wzmocnienia skuteczności i efektywności pracy funkcji audytu wewnętrznego (temat dominujący w większości obszarów wyników badania, jak ilustruje poniższa sekcja). GTAG 16: Technologie analizy danych, inny ogólny priorytet doskonalenia wiedzy technicznej, mają na celu pomóc audytorom wewnętrznym w lepszym wykorzystaniu analizy danych.

oprócz zajęcia się pojawiającymi się zagrożeniami, takimi jak media społecznościowe i wykorzystanie technologii w celu zapobiegania oszustwom i ich wykrywania, audytorzy wewnętrzni w przedsiębiorstwach produkcyjnych określili również MSSF jako obszar wiedzy, który będą dążyć do poprawy w 2012 r.i Później.

4. Zwiększenie wydajności poprzez audyt oparty na technologii

respondenci zostali poproszeni o ocenę, w skali od jednego do pięciu, ich kompetencji w 52 obszarach wiedzy o procesie audytu, z których jeden jest najniższym poziomem kompetencji, a pięć najwyższym. Dla każdego obszaru poproszono ich o wskazanie, czy uważają, że ich poziom wiedzy jest odpowiedni, czy też wymaga poprawy.

zgodnie z ustaleniami z ostatnich kilku lat badania możliwości i potrzeb Audytu Wewnętrznego, ciągłe audyty, ciągłe monitorowanie i narzędzia audytu wspomagane komputerowo (CAAT) są najważniejszymi priorytetami dla CAEs i ich funkcji audytu wewnętrznego we wszystkich branżach, w tym firmach produkcyjnych. Chociaż powszechne pragnienie rozszerzenia zakresu audytu wewnętrznego tradycyjnie napędzało zainteresowanie technologią audytu, potrzeba poświęcenia więcej czasu na wykonywanie prac o wyższej wartości prawdopodobnie doprowadzi również do większego przyjęcia tych narzędzi.

wielu audytorów wewnętrznych w branży produkcyjnej wskazało, że ich funkcje muszą zwiększyć stopień, w jakim wykorzystują narzędzia technologiczne w swoich procesach audytu. Zastosowanie tych i innych metod audytu wspomaganych technologicznie (np. analiza statystyczna i manipulacja danymi) umożliwia firmom produkcyjnym wykonywanie milionów transakcji i przechwytywanie ogromnych ilości danych na co dzień.

5.

respondenci zostali poproszeni o ocenę, w skali od jednego do pięciu, ich kompetencji w 24 obszarach osobistych umiejętności i możliwości. Dla każdego obszaru poproszono ich o wskazanie, czy uważają, że ich poziom wiedzy jest odpowiedni, czy też wymaga poprawy.

najważniejsze priorytety audytorzy wewnętrzni z branży produkcyjnej zidentyfikowani w sekcji Personal Skills and Capabilities ankiety wskazują, że pożądana jest poprawa w następujących obszarach:

1. kształtowanie umiejętności interpersonalnych, takich jak negocjacje, zarządzanie spotkaniami pod wysokim ciśnieniem, perswazja i radzenie sobie z konfrontacją
2. wykorzystanie umiejętności osobistych w celu wzmocnienia wewnętrznych relacji z wyższą kadrą kierowniczą i dyrektorami korporacyjnymi (ci, którzy służą w Komitecie audytu zarządu, a także z innymi członkami zarządu)
3. wykorzystanie ich umiejętności osobistych w celu wzmocnienia zewnętrznych sieci, które zapewniają dostęp do wiodących praktyk i powiązanej wiedzy

aby wydzielić więcej czasu i zasobów, aby prowadzić bardziej oparte na ryzyku działania o wartości dodanej, funkcje Audytu Wewnętrznego w firmach produkcyjnych będą musiały ściśle współpracować z zespołami wykonawczymi i komitetami audytu, aby stworzyć wspólną wizję roli funkcji w organizacji. Wiele priorytetów określonych w tej kategorii odzwierciedla trwającą ewolucję funkcji audytu wewnętrznego. Niewiele, jeśli w ogóle, skutecznych działów Audytu Wewnętrznego działa dziś w silosie. Coraz większa liczba funkcji przyjęła „wciągającą rolę”, ponieważ ściśle współpracują z partnerami biznesowymi na wszystkich poziomach organizacji (w tym z radą dyrektorów) w celu przeciwdziałania zagrożeniom i możliwościom w całym przedsiębiorstwie.

z osobistego punktu widzenia audytorzy wewnętrzni w przemyśle wytwórczym nie wystarczają już, aby wyjść ze starego myślenia silosu i przejść do nowej, bardziej wciągającej roli. Zamiast tego, audytorzy wewnętrzni w produkcji wydają się chętni do zapewnienia, że ich współpraca ze wszystkimi różnymi częściami ich organizacji jest tak silna, jak to możliwe, aby mogli rozwijać się w swoich nowych rolach.
po raz kolejny wyniki ankiety przedstawiają funkcję audytu wewnętrznego, która stara się zrównoważyć swój coraz bardziej strategiczny wkład (respondenci zajmujący się produkcją uznali myślenie strategiczne za priorytet osobistej poprawy) z ciągłą potrzebą pomocy w zwiększeniu wydajności swojej funkcji (w tym przypadku poprzez opanowanie nowych technologii i aplikacji).

na zakończenie

dla audytorów wewnętrznych w przemyśle wytwórczym Zrównoważenie priorytetów określonych w tym badaniu nie będzie łatwe, w dużej mierze dlatego, że wymaga żonglowania wieloma priorytetami, takimi jak nowe i rosnące potrzeby w zakresie zgodności, działania ERM, pojawiające się zagrożenia, problemy eksportowe, zarządzanie wynikami dostawców, przyjęcie możliwości ciągłego audytu i liczne potrzeby w zakresie audytu IT.

koncentrując swoje wysiłki na elementach tej ustawy bilansującej, liderzy Audytu Wewnętrznego i specjaliści w firmach produkcyjnych mogą pomóc stworzyć solidniejsze podstawy dla organizacji, które będą niezwykle cenne niezależnie od klimatu makroekonomicznego.

1″Prawo kalifornijskie wymaga od firm ujawnienia wysiłków w celu zapewnienia, że łańcuchy dostaw są wolne od niewolnictwa i Handlu Ludźmi”, Protiviti Flash Report, luty 6, 2012.
2″July 2012 Manufacturing ISM Report On Business®,” Institute for Supply Management (ISM), August 1, 2012.

o ankiecie

każdego roku Protiviti przeprowadza badanie zdolności i potrzeb Audytu Wewnętrznego, aby ocenić obecny poziom umiejętności kadry kierowniczej i specjalistów ds. audytu wewnętrznego, zidentyfikować obszary wymagające poprawy i pomóc stymulować wymianę wiodących praktyk w całym zawodzie. W tym roku respondenci odpowiedzieli na blisko 200 pytań w następujących kategoriach: Ogólna wiedza techniczna, Wiedza o procesie audytu,wykorzystanie technologii w kontrolowaniu procesów biznesowych oraz umiejętności i możliwości osobiste. Respondenci z branży wytwórczej zostali również poproszeni o zajęcie się piątą kategorią pytań: ogólną wiedzą techniczną dotyczącą produkcji. Wyniki, które są oparte na informacjach dostarczonych przez wszystkich respondentów (którzy ponumerowali ponad 800), są zawarte w ogólnym raporcie z badania (dostępnym na stronie www.protiviti.com/IAsurvey

w każdej kategorii respondenci zostali poproszeni o ocenę, w skali od jednego do pięciu, ich kompetencji w różnych umiejętnościach i obszarach wiedzy, przy czym jeden był najniższym poziomem kompetencji, a pięć najwyższym. Następnie poproszono ich o wskazanie, czy uważają, że posiadają odpowiedni poziom kompetencji, czy też istnieje potrzeba poprawy, biorąc pod uwagę okoliczności ich organizacji i charakter ich branży.