Prowadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudniania pracowników-prawo Eskridge
Maj 5, 2020
prawo federalne wymaga od pracodawców zatrudniających co najmniej 15 pracowników przechowywania wniosków o zatrudnienie, życiorysów i powiązanych informacji o zatrudnieniu oraz dokumentów przez co najmniej rok po utworzeniu dokumentu lub decyzji o zatrudnieniu/braku zatrudnienia, w zależności od tego, która z tych wartości jest większa. Podczas gdy wykonawcy federalni zatrudniający 50 lub więcej pracowników muszą przechowywać te dokumenty przez dwa lata, chyba że wykonawca federalny ma mniej niż 150 pracowników lub nie ma umowy rządowej o wartości co najmniej 150 000 USD, minimalny okres przechowywania rekordów wynosi jeden rok. Dokumentacja zatrudnienia związana z selekcją i zatrudnieniem, którą pracodawcy są zobowiązani prowadzić, obejmuje:
- ogłoszenia o pracę
- podania o pracę i materiały do CV (dotyczy to nawet sytuacji, gdy kandydat nie był aktywnie brany pod uwagę na otwarte stanowisko, ponieważ kandydat nie spełniał minimalnych kwalifikacji lub nie spełniał wszystkich wymagań aplikacyjnych.)
- narzędzia i testy przesiewowe (obejmuje to kopie wszelkich testów i wyników testów używanych do oceny kandydatów, w tym testów przeprowadzonych online.)
- notatki z wywiadu i inne zapisy dotyczące decyzji o zatrudnieniu lub braku decyzji o zatrudnieniu (może to obejmować informacje o liczbie kandydatów według płci, rasy i pochodzenia narodowego.)
poza tym, że jest to wymagane przez prawo, posiadanie tych informacji w aktach może być również pomocne dla pracodawców w obronie przed przypadkami „braku zatrudnienia”. Problem jednak wynika z łatwości, z jaką wnioskodawcy mogą teraz wysyłać swoje CV do pracodawców. Ze względu na e-mail, ten wymóg prowadzenia dokumentacji stała się uciążliwa dla pracodawców-szczególnie tych z witryn internetowych. Komisja ds. równych szans zatrudnienia niedawno przyjrzała się temu problemowi i wraz z innymi agencjami federalnymi doszła do pewnych wytycznych, które określają, kto spośród wszystkich tych, którzy kontaktują się z pracodawcami przez Internet, pocztą lub faksem, jest prawdziwym kandydatem do pracy w celu spełnienia wymogów federalnego przechowywania dokumentacji. Zgodnie z tymi wytycznymi osoba zazwyczaj staje się wnioskodawcą, gdy:
- pracodawca podjął działania w celu obsadzenia określonego stanowiska;
- osoba fizyczna postępuje zgodnie ze standardowymi procedurami pracodawcy dotyczącymi składania wniosku o zatrudnienie na to stanowisko; a
- osoba wykazała zainteresowanie danym stanowiskiem.
to dobra wiadomość dla pracodawców, ponieważ oznacza to, że możesz teraz wyrzucić wszystkie niechciane CV. Aby upewnić się, że są zgodne z tym wymogiem Federalnym, jednak wskazane jest, że pracodawcy mają pisemną politykę na ten temat, który określa, kiedy aplikacje i CV będą przyjmowane. Pracodawcy, którzy nie chcą niechcianych życiorysów i aplikacji, mądrze byłoby podać to na swoich stronach internetowych. Po otrzymaniu niechcianego CV, dobrze jest powiadomić osobę, która go wysłała, że niechciane CV nie są przechowywane w aktach i że będzie musiał ponownie przesłać CV dla konkretnego otwarcia pracy, jeśli się pojawi. Ponadto, gdy stanowisko jest reklamowane, dobrym pomysłem jest uwzględnienie w ogłoszeniu lub ogłoszeniu o pracę terminu przyjmowania wniosków.
Potrzebujesz więcej informacji?
z ESKRIDGE LAW można się skontaktować telefonicznie (310/303-3951), faksem (310/303-3952) lub pocztą elektroniczną ([email protected]). zapraszamy na naszą stronę internetową pod adresem eskridge.hv-dev.com
Niniejszy artykuł nie stanowi udzielania porad prawnych i sam w sobie nie tworzy relacji adwokat-klient z Kancelarią Eskridge Law.