• Articles
• admin

konferencje są ważnym elementem rozwoju zawodowego i networkingu biznesowego dla wszystkich branż. Łączenie ludzi z całego świata w tej samej branży w celu uczenia się i dzielenia się jest niezbędne dla innowacji. Udana konferencja może mieć różne kształty i rozmiary, od 200 osób w weekend do 15 000 osób w tygodniu.

InitLive ma zaszczyt współpracować z wieloma konferencjami, z których niektóre są największe w swojej branży. Dzięki temu InitLive rozumie złożone wyzwania logistyczne i planowanie, które wchodzą w skład organizacji konferencji sukcesu. Planowanie konferencji może być dużym przedsięwzięciem, ale ta lista kontrolna krok po kroku pomoże zapewnić, że cokolwiek planujesz, odniesie sukces.

spis treści

• rozpoczęcie: 8-12 miesięcy poza domem
• rozruch: 4-8 miesięcy poza domem
• emocje związane z budową: 1-4 miesiące
• tygodnie przed konferencją
• po konferencji

rozpoczęcie: 8-12 miesięcy

istnieje wiele planów, które idą w osobistą konferencję. Dlatego tak ważne jest, aby rozpocząć proces planowania konferencji z dużym wyprzedzeniem. Pomocne jest sprawdzenie swoich sukcesów i niedociągnięć z ostatniej konferencji i wykorzystanie tych informacji, aby pomóc w planowaniu tym razem.

zadanie planowania konferencji # 1) Określ swoje cele i cele.

aby zaplanować i przeprowadzić niesamowitą konferencję lub wydarzenie firmowe, musisz najpierw zdecydować, co chcesz osiągnąć. Zadaj sobie pytanie, jakiego rodzaju uczestników konferencji chcesz przyciągnąć, a także w jaki sposób możesz upewnić się, że konferencja odnosi się do Twojej marki. Jaką wartość chcesz zapewnić i jakie organizacje i prelegenci będą idealnymi partnerami dla Twojego wydarzenia?

aby to zrobić, musisz odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• co chcesz na wynos?
• czego ludzie nauczą się z Twojej konferencji?
• kto jest twoją grupą docelową?
• czy Twoje wydarzenie musi przynosić zyski? Jeśli tak, to jaki jest cel zysku?
• ile będą kosztować bilety?
• co zrobi twoja konferencja?
• gdzie odbędzie się Twoje wydarzenie?
• ile osób weźmie udział w Twoim wydarzeniu?

odpowiadając na te pytania, zaczniesz widzieć jasny obraz celów konferencji i podstawowych elementów potrzebnych do jej sukcesu.

zadanie planowania konferencji #2) Wybierz format i temat.

format i tematyka konferencji będą podstawą doświadczeń uczestników i sponsorów Twojej konferencji. W związku z tym powinieneś wybrać motyw, który przyciągnie twoją grupę docelową i rozświetli Twoją markę. Twój temat powinien być widoczny dla uczestników i spójny przez całe wydarzenie.

oto kilka tematów konferencji, które wzbudzą kilka pomysłów:

• Destination Innovation

• podróż na szczyt

• partnerzy w toku

• misja możliwa

• powrót do przyszłości

gdy już masz temat, który będzie twoim przewodnikiem, następnym krokiem w procesie planowania konferencji jest decyzja o formacie konferencji. Istnieje tak wiele formatów wydarzeń do wyboru, a także możesz łączyć formaty, aby zapewnić uczestnikom wyjątkowe wrażenia.

oto kilka formatów, które możesz włączyć do swojej konferencji:

• Targi

• Duże seminaria

• branżowy panel dyskusyjny

• sesja warsztatowa

• Okrągły Stół

• Speed Networking (jak Speed dating)

• sesje grywalizacji

niezależnie od formatu(ów) wybierzesz dla swojej konferencji, ważne jest, aby rozważyć, co sprawi, że wydarzenie wyróżni się na tle konkurencji. Im bardziej zapadnie w pamięć i wpłynie na Twoją konferencję, tym większy będzie jej sukces na wiele lat.

zadanie planowania konferencji # 3) Ustaw swój budżet.

teraz, gdy masz jasne pojęcie, jakiego rodzaju konferencję planujesz, następnym krokiem jest ustalenie budżetu, aby to wszystko się stało. Istnieje tak wiele pozycji, które składają się na budżet konferencji, więc ważne jest, aby uwzględnić wszystkie z nich, a następnie niektóre dla dodatkowych po drodze.

ustalanie kosztów stałych

w planowaniu konferencji istnieje wiele kosztów stałych, które nieuchronnie stanowią znaczną część budżetu wydarzenia. Na koszty te zazwyczaj nie ma wpływu liczba uczestników wydarzenia-są tym, czym są.

przykładowe koszty stałe to:

• miejsce imprezy

• sprzęt (AV tech)

• płatny personel

• licencje i zezwolenia

ustalanie kosztów zmiennych

jeśli chodzi o planowanie konferencji, koszty zmienne są o wiele większe niż stałe. Zmienne wydatki to wszystkie dodatkowe rzeczy, które zależą od liczby uczestników, kosztów marketingowych i wszystkich dodatkowych elementów, które sprawiają, że Twoje wydarzenie jest wyjątkowe.

przykładowe koszty zmienne obejmują:

• posiłki na uczestnika

• Marketing i reklama

• wystrój

• koszt imprezy towarzyskiej

• transfer lub usługi transportowe

• Event staff & oprogramowanie do zarządzania wolontariatem

• materiały do druku

• Prezenty i prezenty dla prelegentów

gdy masz jasne zrozumienie wszystkich pozycji wymaganych do konferencji sukces, można rozpocząć ustalenie budżetu konferencji. Nie zapomnij przeznaczyć dodatkowych pieniędzy na wydatki last minute, które pojawią się po drodze.

rozruch: 4-8 miesięcy Na Zewnątrz

teraz, gdy masz jasne pojęcie o tym, czym jest twoja Konferencja i wszystkich działaniach, które będziesz miał dla swoich uczestników, nadszedł czas, aby zacząć planować, jak zamierzasz dostarczać te niesamowite doświadczenia.

planowanie konferencji Zadanie # 4) Wybierz lokalizację i ustal datę

nie ma konferencji bez miejsca i daty. Teraz nadszedł czas, aby to wszystko uporządkować, abyś mógł zacząć planować swoją logistykę. Świetna konferencja potrzebuje świetnego miejsca. Jeśli jesteś nowy w organizowaniu konferencji, zapytaj innych organizatorów, jakie miejsca pracowały dla nich w poprzednich wydarzeniach.

gdy już znajdziesz potencjalne miejsce, zadaj sobie pytanie:

• czy to miejsce jest dostępne?

• czy jest blisko odpowiednich miejsc noclegowych?

• czy uczestnicy łatwo znajdą parking?

• czy rozmiar jest odpowiedni dla rozmiaru odbiorców, który sobie wyobrażasz?

• Czy miejsce jest wolne w wybranym terminie?

w większości przypadków data wydarzenia zależy od dostępności miejsca. Jeśli jednak Data jest ważniejsza niż miejsce, musisz ustalić priorytet znalezienia miejsca, które pomieści tę datę. Po ustawieniu miejsca / lokalizacji i daty nadszedł czas, aby zebrać wojska, aby to wydarzenie się stało.

planowanie konferencji zadanie #5) Rekrutacja zespołu wolontariuszy

każda dobra konferencja potrzebuje zespołu oddanych osób, aby wszystko działało. Zamiast zatrudnić całą ekipę do tego na konferencję, dlaczego nie użyć wolontariuszy? Wielu uczestników chętnie poświęci część swojego czasu na zniżkowy bilet konferencyjny lub studenci chętnie wezmą udział, jeśli chcą zaangażować się w branżę po ukończeniu studiów.

Wolontariusze są istotną częścią większości największych konferencji na świecie. Więc dlaczego nie spróbować zrekrutować pomocy od zmotywowanych osób. Oprogramowanie initlive do zarządzania wydarzeniami i wolontariuszami pomogło konferencjom rekrutować, planować, zarządzać i komunikować się z wolontariuszami.

rozpoczęcie pracy jest proste; wystarczy utworzyć niestandardowy, markowy formularz rejestracyjny wolontariusza i opublikować go na stronie internetowej konferencji. Stamtąd zainteresowani wolontariusze mogą zapisać się bezpośrednio na zmiany, które mają Kwalifikacje do pracy.

oto przykład tego, jak oprogramowanie do zarządzania wolontariuszami może mieć wpływ.

Social Media Marketing World przeszedł od Wydarzenia z zaledwie 50 pracownikami do ponad 200 pracowników. Było 4500 uczestników, ponad 600 zmian i ponad 4000 godzin pracy. Event manager Jaci Feinstein podsumował to doświadczenie, mówiąc: „InitLive jest warte każdego dolara, aby móc usprawnić i lepiej zarządzać, komunikować się, organizować wolontariuszy. Pozwala Tobie i Twoim wolontariuszom skupić się na tym, co naprawdę ważne.”

zadanie planowania konferencji # 6) prelegenci i sprzedawcy książek .

teraz nadszedł czas, aby zarezerwować wszystkie osoby i organizacje, które uczynią Twoją konferencję niezapomnianym przeżyciem. Prawdopodobnie utworzyłeś listę pożądanych prelegentów i dostawców dla Twojego wydarzenia. Teraz nadszedł czas, aby zabezpieczyć tych ludzi na Twoje wydarzenie.

Rezerwacja prelegentów

będziesz chciał zapewnić kilku znanych mówców, a także innych mówców, którzy mogą zaoferować swoją wiedzę uczestnikom. Zabezpieczenie głównych prelegentów jest niezwykle ważne, ponieważ bez nich nie można skutecznie zbudować harmonogramu wydarzeń i planów marketingowych.

Rezerwacja swoich dostawców

twoi dostawcy to ludzie, którzy zapewnią uczestnikom komfort, jedzenie i rozrywkę, więc musisz wybrać najlepszych dostawców. Istnieje wiele dostawców do zabezpieczenia dla Wydarzenia, od dostawców Wifi i cateringu do wynajmu sprzętu i oprogramowania uczestnika. Ważne jest, aby śledzić umowę i wyniki każdego dostawcy, aby upewnić się, że nie ma niespodzianek, gdy zaczynają pracę.

planowanie konferencji Zadanie # 7) poszukiwanie sponsorów.

sponsorzy są ogromnym źródłem przychodów, które pomagają zrekompensować początkowe koszty imprezy. Sponsoring korporacyjny jest powszechną praktyką dla konferencji branżowych; często sprzedawcy branżowi będą chcieli sponsorować imprezy. Aby przyciągnąć sponsorów, ważne jest, aby ustalić wszystkie różne wydarzenia i materiały dostępne do sponsorowania, a następnie utworzyć Pakiety sponsoringowe dla zespołu, aby wysłać na listę idealnych sponsorów.

pamiętaj, że sponsorzy powinni otrzymywać wymierną wartość ze swoich pieniędzy, więc upewnij się, że w swoich pakietach umieszczasz liczby. Im bardziej udane wydarzenie dla sponsorów, tym bardziej prawdopodobne, że będą chcieli wnieść więcej w przyszłym roku.

budowanie emocji: 1-4 miesiące

teraz nadszedł czas, aby wszyscy podekscytowani Twoim wydarzeniem. W tym momencie możesz podzielić się wszystkimi niesamowitymi rzeczami, które zaplanowałeś na swoje wydarzenie, aby przyciągnąć uczestników i więcej wolontariuszy na konferencję.

zadanie planowania konferencji # 8) Zbuduj swoją stronę internetową .

wielu producentów wydarzeń zdecyduje się na stworzenie strony internetowej dostosowanej do wydarzeń w celu marketingu i rejestracji uczestników. Inne firmy po prostu dodadzą strony dotyczące wydarzeń do swojej istniejącej witryny korporacyjnej. Niezależnie od tego, w jaki sposób wybierzesz, wszystkie informacje potrzebne Uczestnikowi, sprzedawcy lub wolontariuszowi muszą być dostępne i łatwe do znalezienia online.

oto kilka podstawowych informacji, których potrzebujesz na swojej stronie.

• Data i miejsce wydarzenia
• kluczowi prelegenci i działania
• portal z biletami i rejestracją z bramką płatniczą
• strona wolontariusza z rejestracją online
• informacje o sprzedawcach i sponsorach

zadanie planowania konferencji #9) Wypromuj swoje wydarzenie.

teraz nadszedł czas, aby zacząć promować swoje wydarzenie w swojej sieci i grupie docelowej. Co wyróżnia Twoją imprezę z tłumu? Weź tę wyjątkową propozycję sprzedaży i użyj jej jako podstawowego filaru we wszystkich działaniach marketingowych.

podczas tworzenia materiałów marketingowych ważne jest, aby wykorzystać swój temat i markę, aby wyróżnić się i stworzyć materiał na dowolnym nośniku. Na przykład film w mediach społecznościowych i YouTube może przejść długą drogę, ale także świetna grafika w e-mailu. Im więcej musisz pracować, tym więcej kanałów możesz sprzedawać.

na dzisiejszym rynku bardzo ważne jest, aby używać wielu kanałów do promowania swojego wydarzenia. Oto kanały marketingowe promujące Twoje wydarzenie:

• e-mail marketing do twojej sieci

• kanały społecznościowe

• publikacje branżowe

• reklamy Google

• płatne ogłoszenia towarzyskie

bądź konsekwentny w publikowaniu i upewnij się, że kierujesz ludzi do formularzy rejestracji i rejestracji wolontariuszy. Rozpowszechniając to tak szeroko, jak to możliwe, otrzymasz swoją konferencję przed większą liczbą osób, bezpośrednio wpływając na frekwencję na wydarzeniach.

zadanie planowania konferencji #10) projekt harmonogramu.

zapełniając miejsca prelegentów i gospodarzy seminariów, zachowaj wersję roboczą swojego harmonogramu. Twój harmonogram wydarzeń jest kluczowym narzędziem dla Ciebie i wszystkich zainteresowanych stron, takich jak dostawcy i wolontariusze. Twój harmonogram się zmieni, ale w miarę zbliżania się konferencji ważne jest, aby harmonogram konferencji był dostępny, aby wszyscy inni musieli planować wokół niego.

tydzień przed konferencją

gdy zbliża się Twoje wydarzenie, nadszedł czas, aby upewnić się, że wszystko jest na miejscu, a wszyscy wiedzą, co muszą zrobić, aby zorganizować konferencję i zapewnić jej sukces. Ta faza planowania konferencji jest krytyczna i wymaga wielu poprawek w ostatniej chwili i cierpliwości. Wszyscy członkowie Twojego zespołu, a także wszyscy mówcy, dostawcy i wolontariusze muszą mieć wszystkie informacje, których potrzebują, aby jak najlepiej pracować.

Plan Konferencji Zadanie # 11 Wyślij Ostatnie Przypomnienia.

w miarę zbliżania się konferencji ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy dotrzymują ważnych terminów i kamieni milowych. To wtedy komunikacja przypomnień przydaje się wszystkim. Pamiętaj, aby informować ludzi na bieżąco o postępach wydarzenia i wszelkich zmianach, które należy wprowadzić w harmonogramie.

jeśli chodzi o sprzedawców, sponsorów i wolontariuszy, będziesz musiał być w kontakcie z wieloma w ciągu ostatnich kilku tygodni poprzedzających wydarzenie. Zastanów się nad przypisaniem pracownika do każdej grupy i poproś go, aby informował swoją grupę na bieżąco o wszystkich informacjach i zmianach, które mogą mieć wpływ na ich pracę. Dobra komunikacja zapewni bezproblemową konfigurację wydarzenia.

zadanie planowania konferencji #12) Daj swoim wolontariuszom ostateczne podsumowanie.

teraz, gdy zgromadziłeś niesamowity zespół wolontariuszy, ważne jest, aby wyposażyć ich we wszystkie szkolenia i narzędzia potrzebne do rozwoju. Wolontariusze powinni zostać przeszkoleni w zakresie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i przejść specjalne szkolenie dotyczące ról i obowiązków, które będą mieli za zadanie podczas wydarzenia.

nadszedł czas, aby poprosić wolontariuszy o pobranie aplikacji wolontariusz z oprogramowania do zarządzania wolontariuszami, aby uzyskać dostęp do ich osobistego harmonogramu wolontariatu i dokumentów wydarzenia. Ta aplikacja powinna również umożliwić im zameldowanie się na zmiany i komunikowanie się bezpośrednio z przełożonym. Twoi wolontariusze to ludzie, którzy będą twarzą Twojego wydarzenia, więc im lepiej są wyposażeni, tym lepiej mogą zapewnić uczestnikom wspaniałe wrażenia.

po konferencji

po zakończeniu konferencji jest jeszcze kilka rzeczy do zrobienia, aby zapewnić Ci sukces w przyszłym roku. Ważne jest, aby dokumentować i śledzić wszystkie sukcesy, które miałeś i wszelkie niedociągnięcia, które powstały podczas Twojego wydarzenia. Im więcej się nauczysz, tym więcej możesz poprawić.

zadanie planowania konferencji #13) zbadaj swoich odbiorców.

nie ma sposobu, aby stwierdzić, czy uczestnicy dobrze się bawili, nie pytając ich. W tym momencie ankieta online może pomóc ci dowiedzieć się, jak przebiegło Twoje wydarzenie. Utwórz ankietę online, która zadaje pytania dotyczące konkretnych tematów, takich jak lokalizacja, jedzenie, sesja i prelegenci, a także ogólne odczucia dotyczące twojej konferencji. Wszystkie problemy w ankiecie powinny pomóc ci lepiej zrozumieć, w jaki sposób możesz poprawić swoje wydarzenie.

ankieta powinna zostać rozesłana nie później niż dzień lub dwa po konferencji. Chcesz mieć pewność, że Twoje wydarzenie jest wciąż świeże w umyśle wszystkich, aby zebrać jak najdokładniejsze informacje.

zadanie planowania konferencji #14) Udostępnij wszelkie dodatkowe zasoby.

podczas całej konferencji udostępniono uczestnikom wiele informacji i zasobów, ale niektóre z nich mogą nieuchronnie zostać utracone lub zapomniane. Udostępnij uczestnikom wszelkie materiały i filmy związane z danym wydarzeniem za pośrednictwem poczty e-mail i kanałów społecznościowych zaraz po konferencji. Oczywiście chcesz, aby każdy otrzymał maksymalną wartość z Wydarzenia, więc ten dodatkowy wysiłek może przejść długą drogę.

podsumowanie

teraz nadszedł czas, aby zacząć planować fantastyczne wydarzenie. Ten artykuł powinien po prostu działać jako punkt wyjścia do planowania konferencji. InitLive może pomóc Ci zorganizować konferencję, pomagając Ci zbudować wybitny zespół wykwalifikowanych, lojalnych & zaangażowanych pracowników i wolontariuszy. Aby dowiedzieć się więcej, kliknij tutaj, aby obejrzeć demo lub zapoznać się z poniższą listą zasobów.

• Przewodnik Smart Nonprofit do zarządzania wolontariatem. Twoi wolontariusze odgrywają kluczową rolę w sukcesie Twojej konferencji. Poznaj strategie, które zapewnią im sukces.

• wirtualne konferencje dla Organizacji Non-Profit: czego się spodziewać. Planujesz zdalny wyjazd z konferencją? Dowiedz się wszystkiego o zdalnych konferencjach z tym kompletnym przewodnikiem.

• kompletny przewodnik planowania Festiwalu krok po kroku dla 2021. Festiwale to kolejna świetna okazja do zaangażowania dla publiczności. Dowiedz się, jak zaplanować udany festiwal z tym przewodnikiem krok po kroku.