• Articles
• admin

How to Collect More Delinquent Accounts in-House

ostatnie badanie przeprowadzone przez Credit Research Foundation (CRF) — krajowe Zestawienie krajowych należności handlowych — wykazało, że średnio 87% rachunków jest bieżących, a 0,4% to ponad 90 dni przeterminowanych.

oczywiście rachunki bieżące nie stanowią problemu. I, to biorąc pod uwagę, że te ponad 90 dni przeterminowane powinny być umieszczone w profesjonalnej firmie windykacyjnej lub odpisane, w oparciu o zasady biznesowe Twojej firmy.

ale co z tym 12.6%, które spadają w środku. Te, które są przeterminowane, ale nie są jeszcze kandydatami do odbioru przez osoby trzecie?

oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania tymi zaległymi kontami – i zwiększania szans na ich odzyskanie, zanim dotrą do 91-dniowego terminu i muszą zostać przekazane agencji windykacyjnej.

zwiększenie szans na odzyskanie zaległych należności we własnym zakresie

Wskazówka #1 – opracowanie przemyślanej, szczegółowej polityki kredytowej:

proces windykacji rozpoczyna się od polityki kredytowej. Wymagania dotyczące udzielania kredytu, twoje warunki i zasady oraz działania, które zostaną podjęte, gdy konto stanie się przestępcą, powinny być jasno określone. Twoi pracownicy działu sprzedaży i obsługi, a także kredyt i kolekcje, powinni być dobrze zaznajomieni z Twoją Polityką kredytową. Powinni również zostać przeszkoleni w zakresie wyjaśniania polityki nowym klientom. Jeszcze lepiej, powinieneś mieć dokument przedstawiający te informacje, które należy dostarczyć wszystkim klientom przed dokonaniem sprzedaży kredytu.

Wskazówka # 2-Dostosuj fakturę, aby promować płatność:

jakość faktury ma największy wpływ na to, czy i kiedy zostanie dokonana płatność. Głównym celem Twojej faktury? Ułatw Kupującemu zapłacenie. Oto jak.

• Zachowaj spójny format, aby kupujący wiedział, gdzie znaleźć niezbędne informacje.
• Podaj wszystkie informacje, których kupujący będzie potrzebował do dokonania płatności, w tym:
  • słowo „Faktura” – więc nie może być pytanie o cel dokumentu
  • Twój adres do przelewu i dane kontaktowe
  • Twój numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) Lub Numer NIP
  • numer zamówienia zakupu (jeśli istnieje zamówienie zakupu)
  • data faktury i unikalny Numer referencyjny #
  • jasny opis dostarczonych produktów/usług, w tym data usługi lub data wysłania lub dostarczenia produktu
  • całkowita należna kwota – wyszczególniona, w tym opłaty za jednostkę (jeśli dotyczy)
  • płatności podatkowe, jeśli istotne (GST i VAT)
  • Data płatności należnej-statystyki pokazują, że klienci najczęściej płacą na czas, gdy na fakturze znajduje się konkretna data płatności, a nie „należna po otrzymaniu” lub „płatność należna w ciągu 30 dni”
  • warunki płatności

Wskazówka # 3-monitorowanie faktur, zanim staną się należne:

to nie tylko pomoże uniknąć zaległości, może faktycznie poprawić relacje z klientami. Połączenie tuż po przybyciu produktów lub przed terminem płatności faktury jest skutecznym kontaktem z obsługą klienta, a także przypomnieniem o płatności. Zapytaj, czy wszystko dotarło na czas, czy są jakieś problemy lub pytania, czy faktura jest jasna i dokładna – i oczywiście, czy faktura została lub wkrótce zostanie zaplanowana do zapłaty.

podczas rozmowy Przypomnij klientowi warunki i termin płatności. W szczególności zapytaj, czy mogą przewidzieć jakiekolwiek powody, dla których faktura nie zostanie zapłacona w ramach warunków.

ważne! Zapisz odpowiedzi swoich klientów.

Wskazówka # 4-przypisanie klasyfikacji ryzyka do kont przestępców, aby pomóc priorytetyzować swoje wewnętrzne wysiłki windykacyjne:

na przykład, historycznie powolne rachunki płatnicze byłyby klasyfikowane inaczej niż nowi klienci, dla których nie masz doświadczenia w płatnościach. Nowy klient staje się delikwentem jest większe ryzyko niż klient długoterminowy, który zwykle płaci w 30 dni przeterminowanych.

Wskazówka # 5-opracuj konkretny wewnętrzny plan leczenia kolekcji:

posiadanie planu na miejscu stworzy spójność i usunie zgadywanie. Skonfiguruj różne plany leczenia dla różnych poziomów ryzyka. Zapewnienie standardowych szablonów dla pisemnej komunikacji i skryptów lub punktów rozmów dla kontaktu osobistego. Tego rodzaju przygotowanie sprawi, że twoje wysiłki zbierania będą bardziej skuteczne i mniej stresujące.

przykładowy Plan leczenia

najstarsze Faktura Data	Duże konta > $xxxx	Małe konta < $xxxx
0-30	Sprzedaż / Obsługa klienta zadzwoń i Przypomnij 5 dni po dostawie lub 5-7 dni przed terminem	* ankieta Obsługi Klienta i Przypomnienie wysłane 5 dni po dostawie lub 7-10 dni przed terminem
35-40	Przypomnienie wezwanie # 1 następnie e-mail przedstawiający wyniki połączenia	Przypomnienie e-mail lub List #1
45-50	Przypomnienie nr 2, a następnie e-mail przedstawiający wyniki połączenia	e-mail lub list z przypomnieniem #2
55-60	wezwanie przełożonego wierzyciela do zarządcy dłużnika	e-mail lub list z przypomnieniem #3
65-70	wezwanie do odbioru ostatecznego żądania, po którym następuje wiadomość e-mail z ostatecznym żądaniem lub list	wezwanie do odbioru końcowego, po którym następuje list e-mail z ostatecznym żądaniem
80-85	powołaj się na agencję windykacyjną	powołaj się na agencję windykacyjną lub poleć odpis

*ankieta Obsługi Klienta zadałaby te same pytania, które byłyby zadawane w wezwaniu Obsługi Klienta do dużych kont. Może to być wysłane pocztą (z kopertą zwrotną opłaconą opłatą pocztową), wysłane pocztą elektroniczną lub faksem.

Tip #6 – rozważ outsourcing swoich rachunków przeterminowanych przed 90 dniami:

wdrożenie szczegółowej polityki kredytowej i faktury (Tips 1 & 2) są podstawą zarządzania i zbierania kont. Jeśli jednak twój czas i zasoby są ograniczone, odpowiedzią może być własna agencja windykacyjna. Te firmy – i jest wiele, które będą obsługiwać konta dla małych firm – mogą przejrzyście działać w Twoim imieniu, przeprowadzając wskazówki 3 do 5

Wskazówka #7-Zachowaj dokładne, aktualne pliki kredytowe i historie płatności dla swoich klientów:

uważaj na zmiany w schematach płatności. Jeśli zauważysz ich pogorszenie, podejmij natychmiastowe działania. Proaktywne kontaktowanie się z klientem może zaoszczędzić na przyszłych problemach i być może możesz pomóc historycznie dobremu klientowi przejść przez trudny okres.

Wskazówka #8-nie przedłużaj kredytu dla zaległych klientów:

jeśli chcesz utrzymać klienta, WYNEGOCJUJ jakieś porozumienie. Na przykład, wymagają gotówki z góry, dopóki nie zostanie rozliczona przestępczość.

Wskazówka # 9-Wiedz, kiedy odpuścić:

przychodzi czas, kiedy musisz zwiększyć presję na zapłatę, wysyłając dłużnika do profesjonalnej agencji windykacyjnej. Ale skąd wiesz, kiedy odpuścić?

1. jeśli klient nie oddzwania lub nie odpowiada na Twoje kontakty, wyślij je do agencji jak najszybciej. Mogą być w trakcie pomijania.
2. jeśli obietnica płatności jest złamana, nadszedł czas, aby przejść dalej. Twoje dalsze wysiłki prawdopodobnie nic nie przyniosą. Przekaż to swojej agencji.
3. prawdopodobieństwo pobrania konta delikwenta drastycznie spada wraz z długością delikwencji. Według badania członków komercyjnych agencji windykacyjnych Ameryki (CCA of a), prawdopodobieństwo pobrania konta 90 dni przeterminowanych spada do zaledwie 68,9%. Po upływie 6 miesięcy istnieje tylko 51,3% szans na pobranie. Jeśli konto starzeje się do 1 roku, prawdopodobieństwo udanej windykacji wynosi 21,4%. Większość źródeł uważa, że 90 dni po terminie za optymalny czas na wysłanie konta do agencji windykacyjnej.

dokonując sprzedaży może być mocnym doświadczeniem, jeśli gotówka nie zostanie zebrana, możesz skończyć z ogromnym bólem głowy. Planowanie zaległości i opracowanie proaktywnej, szczegółowej i spójnej strategii postępowania z nimi – zanim się zdarzy-pomoże zapewnić, że zaległe rachunki nie uduszą Twoich przepływów pieniężnych i staną się zagrożeniem dla twojego przetrwania.

sprawdź inne porady i artykuły dotyczące kolekcji Komercyjnych na naszej stronie internetowej:

• 6
• 9 Wskazówki dotyczące wyboru właściwej agencji windykacyjnej
• 9 kroki, aby pomóc OCA pomóc ci
• 13 strategie przyspieszania windykacji
• zbieranie przez telefon: trzyetapowy proces
• proces Windykacyjny: Koszty sądowe i opłaty za pozwy
• ocena wyników OCA
• negocjacje planu płatności
• Korzystanie z OCA do wykonywania orzeczeń dłużników
• praca z OCA

aby uzyskać więcej informacji na temat tego, jak nasza agencja windykacji handlowej może pomóc Twojej firmie skontaktuj się z nami pod numerem 844.937.3268 już dziś!