najlepszy przewodnik po zadaniach i obowiązkach administracyjnych
dyrektorzy firm są notorycznie zajętymi osobami. Niekończące się listy zadań, spotkania od tyłu do tyłu, planowanie strategiczne i nie tylko wymagają nadludzkiego wysiłku i zarządzania czasem. Jak sobie z tym wszystkim radzą? Odnoszący sukcesy dyrektor posiada tajną broń, równie odnoszącego sukcesy asystenta wykonawczego.
znany również jako asystenci administracyjni, asystenci personalni, sekretarze wykonawczy lub Ea w skrócie, praca asystenta wykonawczego jest zasadniczo zadaniem strażnika, powiernika i ogólnego systemu wsparcia dla kadry kierowniczej c-suite.
EA są zasadniczo rozszerzeniem dla kadry kierowniczej najwyższego szczebla, co oznacza, że są również zwykle pierwszym punktem kontaktu dla każdego, kto próbuje się z nimi skontaktować. Zarządzają harmonogramami, przygotowują raporty, zapewniają ogólne wsparcie administracyjne i są zasadniczo zaangażowani w większość, jeśli nie wszystkie swoje prace.
aby uzyskać bardziej szczegółowe spojrzenie na opis stanowiska EA, zapoznaj się z następnym artykułem tego przewodnika na temat obowiązków asystenta wykonawczego.
znaczenie asystentów wykonawczych
ze względu na szybko zmieniające się środowisko pracy i postęp technologiczny, asystenci wykonawczy pracują i zajmują jeszcze więcej ról niż wcześniej. Dawno minęły czasy, kiedy EA były postrzegane wyłącznie jako strażnicy do execs, tam, aby odbierać połączenia telefoniczne i odbierać wiadomości.
technologia zapewnia teraz execs z mnóstwem narzędzi, które mogą wykonywać takie zadania dla nich. Aplikacje do notatek, rozwiązania do planowania, platformy podróży służbowych i platformy do zarządzania zadaniami oznaczają, że poziom potrzebnego wsparcia administracyjnego wykonawców zmniejszył się z biegiem lat.
ale EA nie są przestarzałe. Obecnie pełnią one rolę zarówno strategiczną, jak i administracyjną. Przeskakują od pomocy w podejmowaniu decyzji, do pomocy technicznej, komunikacji wewnętrznej, nadzorowania podróży służbowych i Planowania Wydarzeń, aby wymienić tylko kilka.
14 umiejętności top executive assistants posiadają
jeśli ta szalona, ale bardzo satysfakcjonująca ścieżka kariery brzmi jak odpowiedni dla Ciebie, przygotowaliśmy listę 14 kluczowych umiejętności asystenta wykonawczego, które pomogą Ci stać się najwyższej klasy specjalistą administracyjnym.
bądź super zorganizowany
nic dziwnego, że najlepsi asystenci wykonawczy posiadają nieziemskie umiejętności organizacyjne. Jako EA zasadniczo odpowiadasz za dwa bardzo intensywne obciążenia, własne i kierownicze, dla których pracujesz. Musisz być w stanie ustalić priorytety wszystkiego, co jest do zrobienia i zadbać o to tak skutecznie, jak to możliwe.
kluczowe znaczenie ma również biegłość w wielozadaniowości. Bez względu na to, jak dobrze zaplanowany może być twój dzień, nagłe sytuacje i pilne problemy, które wymagają natychmiastowej uwagi, nieuchronnie pojawią się i musisz być wystarczająco elastyczny, aby sobie z nimi poradzić. Po ugaszeniu pożarów powinieneś być w stanie z łatwością wrócić do swojego harmonogramu.
musisz być zorganizowany w taki sposób, aby wszelkie informacje potrzebne tobie lub Twojemu kierownikowi w momencie powiadomienia były na wyciągnięcie ręki.
bądź zaawansowany technologicznie
już przedstawiliśmy, w jaki sposób technologia drastycznie zmieniła pracę EA, dostarczając execs rozwiązania dla niektórych z bardziej tradycyjnych funkcji administracyjnych. Oczekuje się, że EA będą bardziej analityczne i strategiczne w swojej pracy, ale sprawność technologiczna również stała się kluczowa.
asystenci administracyjni powinni mieć silne zrozumienie tradycyjnych programów biurowych Google i Microsoft, takich jak Excel i Powerpoint, a także mieć listę narzędzi i zasobów, które ostatecznie pomogą im wykonać lepszą pracę, taką jak Slack, Calend.ly i TravelPerkto wymień kilka.
wprowadzanie danych, wykonywanie minut i prowadzenie dokumentacji to ważne elementy tego, co robią asystenci wykonawczy, a bycie na bieżąco z najnowszymi aplikacjami i rozwiązaniami na rynku z pewnością ułatwi Ci pracę.
fakt, że więcej wykonawców korzysta z niektórych z tych rozwiązań technologicznych, często oznacza, że EA często potrzebują czasu, aby pomóc im w rozwiązywaniu problemów, gdy zajdzie taka potrzeba.
bądź cool, calm, and collected
zapytaj EA, jak być lepszym osobistym asystentem, a prawdopodobnie powiedzą ci, że ważne jest, aby wiedzieć, jak zachować spokój i utrzymać poziom głowy w stresujących sytuacjach. Menedżerowie wyższego szczebla są zwykle pod ekstremalną presją, a to jest zwykle przekazywane do ich EA.
utrzymanie spokoju znacznie ułatwi Ci życie i pomoże radzić sobie z wieloma kryzysami, które na pewno pojawią się regularnie.
Zostań Ambasadorem
jako strażnik i przedstawiciel swojego kierownictwa, musisz zapoznać się z ich celami i wartościami, a także wartościami firmy. Musisz zrozumieć szerszy obraz i mieć go na uwadze, szczególnie w kontaktach z ludźmi spoza organizacji.
poświęć czas na zrozumienie wartości, a także intymnego funkcjonowania firmy. Poznaj wszystkich członków zespołu i jakie są ich obowiązki i obowiązki. Gwarantuje to, że są gotowi odpowiedzieć na pytania, a nawet podjąć decyzje w najlepszym interesie exec, jak również firmy.
bądź godny zaufania
ścisła współpraca z kierownictwem najwyższego szczebla oznacza, że prawdopodobnie będziesz regularnie informowany o poufnych i poufnych informacjach. Może to obejmować informacje finansowe firmy, kwestie HR, tajemnice handlowe, a także świadomość (i często konieczność rozwiązywania) kryzysów o delikatnym charakterze.
niezmiernie ważne jest zachowanie poufności i dyskrecji dla dobra zarówno dyrektora, jak i organizacji. Utrata zaufania kierownictwa, dla którego pracujesz, praktycznie uniemożliwia ci wykonywanie swojej pracy.
bądź doskonałym komunikatorem
EA stale zajmuje się ludźmi. Od kierownictwa, dla którego pracują, po innych członków zespołu w firmie oraz klientów i interesariuszy spoza organizacji. Jesteś rzecznikiem wykonawczym i dla firmy i dlatego musi posiadać wielkie umiejętności komunikacyjne,jak również umiejętności ludzi.
posiadanie zestawu umiejętności, który obejmuje empatię i inteligencję emocjonalną, pomoże Ci zbudować relacje, które staną się kluczowe dla twojej pracy. Dobry EA jest aktywny na LinkedIn, Meetup i zajęty podczas wydarzeń społecznościowych, nawiązywania kontaktów z innymi EA i kontaktami, którzy przydadzą się dalej.
bądź adeptem antycypatora
to jest trudne i zwykle pochodzi z wieloletnim doświadczeniem. Korzystając z ich doświadczenia i posiadając zrozumienie zarówno potencjalnych sytuacji i nawyków i potrzeb szefa, wielki asystent wykonawczy jest w stanie przewidzieć i pokonać przeszkody, zanim wystąpią.
bycie ekspertem w rozwiązywaniu problemów na tym poziomie nie tylko uczyni cię nieocenionym osobistym asystentem, ale także ułatwi Ci pracę. Kryzys za kryzysem można zażegnać przy odrobinie planowania strategicznego.
bądź myślicielem na nogach
oprócz przewidywania problemów, musisz także wiedzieć, jak je rozwiązać w locie. Jako EA będziesz musiał stawić czoła niezliczonym sytuacjom, które niekoniecznie muszą zawierać podręcznikowe rozwiązania, do których możesz się odnieść. Będziesz musiał myśleć nieszablonowo i korzystać z każdego narzędzia do twojej dyspozycji, aby dotrzeć do sedna problemu.
z tym przychodzi pewien poziom autonomii. Będziesz musiał czuć się komfortowo podejmując decyzje samodzielnie i wykonywać te impuls-of-the-moment połączenia we właściwym czasie. Oczywiście ważne jest, aby zrozumieć granice swojej mocy i znaleźć właściwą równowagę między nimi.
bądź ostrym negocjatorem
zdziwisz się, jak przydatna jest ta szczególna umiejętność dla pracownika administracji. EAs spędzają dużo czasu na kontaktach i komunikowaniu się z dostawcami i dostawcami usług i muszą wiedzieć, jak negocjować, aby uzyskać wyniki potrzebne firmie lub exec. Może to być dla potrzeb podróży wykonawczej, znalezienie stołu w odpowiedniej restauracji na lunch biznesowy, uzyskanie najlepszej oferty na materiały biurowe, a nawet uzyskanie biletów lub karnetów na ekskluzywne wydarzenia.
czas, który zainwestowałbyś w sieć, wchodzi w grę, ponieważ EAs często używają tych kontaktów, aby wezwać przysługi i uzyskać informacje wewnętrzne lub zalecenia.
bądź biegły w sztuce zarządzania projektami
kiedy o tym myślisz, asystent wykonawczy jest zasadniczo kierownikiem projektu, którego zadaniem jest obsługa jednego, ale bardzo złożonego projektu. Potrzeby i wymagania wysokiego szczebla wykonawczego. Solidne opanowanie niektórych kluczowych koncepcji i praktyk zarządzania projektami przyniosłoby zatem wiele korzyści.
EA często mają za zadanie koordynację wydarzeń, w tym planowanie imprez integracyjnych mających na celu poprawę kultury firmy. Bycie wielkim ambasadorem firmy (patrz punkt 4) sprawi, że będziesz w silniejszej pozycji do wykonywania takich zadań w najbardziej efektywny i efektywny sposób.
bądź analityczny
jak już wspomnieliśmy, postęp technologiczny sprawił, że rola asystenta wykonawczego stała się mniej administracyjna, a bardziej strategiczna lub analityczna. Im bardziej jesteś analitycznym myślicielem, tym lepiej będziesz w swojej pracy jako EA i tym bardziej będziesz cenny dla wykonawców, dla których pracujesz.
będziesz lepiej przygotowany do radzenia sobie z wrażliwymi i złożonymi sytuacjami. W obliczu konieczności podejmowania jednej decyzji za drugą, twoja analityczna sprawność i dbałość o szczegóły będą twoją tajną bronią. Będzie to szczególnie cenione przez pracodawców, ponieważ EA często będzie pełnić rolę nieoficjalnego doradcy i powiernika.
bądź liderem i graczem zespołowym
jako osoba pracująca w pobliżu niektórych kluczowych osób w organizacji, inni pracownicy często zwracają się do ciebie o wskazówki i porady. Posiadasz wgląd i wiedzę na temat potrzeb i potrzeb wykonawców oraz tego, co jest najlepsze dla firmy. Posiadasz również klucz do skarbnicy wspaniałych kontaktów i połączeń. Od czasu do czasu będziesz proszony o przekazywanie wiadomości reszcie firmy w imieniu zespołu c-suite.
to stawia cię w pozycji władzy, ale także wymaga bycia graczem zespołowym. Musisz reprezentować dyrektora, ale powinieneś być również kimś, do kogo ludzie czują, że mogą się zwrócić, gdy zajdzie taka potrzeba. Charakter twojej pracy oznacza, że będziesz musiał współpracować z różnymi członkami zespołu w różnych momentach, w zależności od sytuacji. Jest to szczególnie ważne, gdy musisz przejąć inicjatywę w projektach takich jak organizowanie imprez integracyjnych, nadzorowanie prac biurowych lub koordynowanie logistyki spotkań.
przygotuj się na adaptację
jak już pewnie zauważyłeś, nudna chwila to rzadkość i luksus dla asystenta wykonawczego. Pojawiają się kryzysy, telefon zawsze dzwoni, e-maile ciągle napływają, a execsi wymagają stałej uwagi.
zmiana musi być czymś, co akceptujesz. Powinieneś być w stanie radzić sobie z ciągle zmieniającym się środowiskiem, ale także stale oceniać własne procesy i znajdować sposoby, aby były bardziej wydajne i skuteczne.
bądź chętny do nauki
gdy twój dzień porusza się z prędkością stu mil na godzinę, znalezienie sposobów na podniesienie swoich umiejętności lub nawet nauczenie się nowych może wydawać się trudnym zadaniem. To powiedziawszy, jest to najlepszy sposób na awans w karierze i zwiększenie wartości dla siebie jako asystenta wykonawczego.
zacznij od poświęcenia czasu co tydzień, aby być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i trendami w Twojej branży i Szukaj narzędzi, które mogą ułatwić Ci życie. Samo to natychmiast postawi cię w silniejszej pozycji jako EA.
asystenci wykonawczy są zasadniczo ludzkim odpowiednikiem szwajcarskiego noża wojskowego dla ich organizacji. Zestaw umiejętności opisany w tym artykule jest dość obszerny i na początku może wydawać się nieco zniechęcający, ale nie pozwól, aby cię zniechęcił. Jeśli chcesz wyróżnić się jako asystent wykonawczy, pierwszą rzeczą, którą musisz posiadać, jest chęć podjęcia tej intensywnej, ale satysfakcjonującej roli i uczenia się w miarę upływu czasu. Błędy są nieuniknione, ale weź wszystko w swoje kroki, ucz się od nich, a będzie dobrze.