• Articles
• admin

Jan 14, 2021 / przez Michael Whitmire

kompletne i terminowe sprawozdania finansowe są najpotężniejszym narzędziem strategicznym dla każdej organizacji. Pomagają właścicielom firm mierzyć postępy w osiąganiu celów i są niezbędne do przeprowadzenia dokładnej projekcji przepływów pieniężnych na przyszłość.

co zaskakujące, niewiele małych firm wykonuje formalne zamknięcie miesiąca w swoim oprogramowaniu księgowym. To zrozumiałe.: Większość właścicieli małych firm koncentruje się na prowadzeniu swoich firm. Aby wykorzystać Finanse jako skuteczne narzędzie planowania i strategii, musisz regularnie zamykać swoje książki. Dowiedzmy się jak.

Twoje rachunki rachunku zysków i strat śledzą, co dzieje się w określonym okresie.. Oznacza to, że salda na rachunkach rachunku zysków i strat muszą zostać zerowane, aby następny okres mógł rozpocząć się od nowa. Odbywa się to poprzez zamknięcie ksiąg: salda na rachunkach dochodów i wydatków są przenoszone do zysków zatrzymanych w bilansie.

po ustawieniu końca roku w Intuit QuickBooks program automatycznie zeruje wszystkie rachunki dochodów i wydatków i przenosi saldo dochodu netto do zysków zatrzymanych po zakończeniu roku podatkowego. Wygląda na to, że Twoje książki są zamknięte, ale to nie jest formalny proces zamykania. To tylko reset księgowości na następny rok. Każdy, kto ma dostęp do pliku QuickBooks, może wejść i zmienić coś w poprzednim miesiącu lub roku, i możesz się nie dowiedzieć, dopóki nie nadejdzie czas, aby CPA przygotował zeznanie podatkowe.

jeśli tak się stanie, może to zmienić twoje dochody z poprzedniego okresu, co spowoduje utratę salda w zyskach zatrzymanych. Gdy kapitał nie rozwija się prawidłowo, twój księgowy będzie musiał wyśledzić rozbieżności, zanim będzie mógł wystawić finanse lub przygotować zeznanie podatkowe. Oznacza to dodatkową pracę dla CPA, co zwykle oznacza dodatkowe opłaty. A w przypadku audytu, ty i twój księgowy będziecie się zastanawiać, dlaczego twoje książki nie pasują do zeznania podatkowego lub finansów, które wysłałeś do banku.

formalne zamknięcie ksiąg wyznacza twoje liczby w kamieniu. Każdy, kto spróbuje dokonać zmiany w rachunkach płatnych lub innych kontach, otrzyma co najmniej paskudne Ostrzeżenie. Jeśli zastosujesz się do najlepszych praktyk i wprowadzisz hasło daty zamknięcia, bez tego hasła nie można wprowadzić żadnych zmian.

jak zrobić zamykanie wpisów w QuickBooks?

w QuickBooks wpisy zamykające są dokonywane automatycznie, gdy formalnie zamkniesz książki lub gdy kalendarz przejdzie do następnego roku finansowego. Nie ma rzeczywistych transakcji zamykania wpisów. Jeśli spojrzysz na szczegóły rachunku dla zysków zatrzymanych, zobaczysz każdą pozycję zamykającą z datą i Saldem dochodu netto przeniesionego do zysków zatrzymanych. Dlatego księgowi często pomijają formalny koniec roku lub zakończenia miesiąca w QuickBooks. Ale jeśli chcesz wykonać solidne zamknięcie swoich książek, będziesz musiał opracować ścisły proces.

jakie są kroki w QuickBooks do zamknięcia roku podatkowego?

niezależnie od tego, Czy zamykasz książki pod koniec miesiąca, czy pod koniec roku, Proces jest taki sam. Najlepszą praktyką jest wykonanie tego, zanim udostępnisz komuś swoje sprawozdania finansowe lub dasz księgowemu dostęp do pliku QuickBooks.

Krok 1: Przejrzyj swoje konta

1. Zaloguj się do QuickBooks jako administrator główny lub firmowy.
2. Zbierz wszystkie zaległe faktury, wydatki i płatności i wprowadź je wszystkie.
3. Uzgodnienia bankowe obejmują karty kredytowe, konta bankowe i wszelkie pożyczki.
4. Zapisz dowolne wpisy w dzienniku, aby zarejestrować amortyzację lub uzyskać wszystkie konta na zasadzie memoriałowej.
5. Porównaj rzeczywisty stan zapasów z saldem w księdze głównej. Może być konieczne dokonanie wpisu do dziennika, aby dostosować stan zapasów do rzeczywistego.
6. Przejrzyj swoje konta i upewnij się, że wszystko wygląda rozsądnie. Porównaj aktualny bilans i rachunek zysków i strat ze sprawozdaniami finansowymi z poprzedniego okresu i sprawdź, czy nie ma żadnych dużych wahań, które musisz zbadać.

gdy masz wszystkie numery przybite, jesteś gotowy do zamknięcia ksiąg. Pamiętaj, aby ustawić datę zamknięcia na ostatni dzień roku podatkowego, a nie pierwszy dzień następnego roku. Proces ten jest nieco inny w zależności od tego, czy używasz QuickBooks Desktop, czy QuickBooks Online, więc przejdziemy przez te zamykane procesy osobno.

Krok 2: Zamknij Książki w QuickBooks Online

1. przejdź do ustawień (bieg w rogu) i wybierz Konta i ustawienia.
2. wybierz kartę Zaawansowane.
3. w sekcji Księgowość wybierz Edytuj.
4. zaznacz pole wyboru Zamknij Książki.
5. wprowadź datę zamknięcia.
6. wybierz opcję zezwalania na zmiany po wyświetleniu ostrzeżenia i wprowadzeniu hasła, jeśli chcesz wymagać hasła przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w okresie zamkniętym. Jest to wysoce zalecane.

Krok 2: Zamknij Książki w QuickBooks Desktop:

1. z menu Edycja wybierz Preferencje.
2. na karcie Preferencje firmy kliknij Ustaw datę / hasło.
3. wprowadź datę zamknięcia.
4. wybierz opcję zezwalania na zmiany po wyświetleniu ostrzeżenia i wprowadzeniu hasła, jeśli chcesz wymagać hasła przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w okresie zamkniętym. Jest to wysoce zalecane.

co się dzieje po ustawieniu daty zamknięcia w QuickBooks?

ustawienie daty zamknięcia uniemożliwia innym wprowadzanie zmian w poprzednich okresach. Może się to zdarzyć przez przypadek, gdy ktoś dokona korekty faktury z ostatniego roku lub wprowadzi niewłaściwy termin na koszt.

wielu właścicieli małych firm prosi ich QuickBooks Proadvisor lub ich CPA, aby wykonać formalny proces zamykania (i wszystkie związane z nimi procedury zamykania) i być jedynym, który wie, że hasło zamknięcia. Jest to najbezpieczniejsze i uniemożliwia nikomu wprowadzanie nieautoryzowanych zmian.

Jak śledzić zmiany dokonane po zamknięciu książek w QuickBooks Online?

nawet przy ochronie hasłem nadal można wprowadzać zmiany w QuickBooks po oficjalnym zamknięciu książek. To dobra rzecz-czasami odkrywasz pominięte pozycje, które powinny być zgłoszone w poprzednim roku lub błędy we wpisach. A może twój CPA zauważa, że wpis w dzienniku do naliczania należności nie został dokonany. Ale tych zmian nie należy lekceważyć.

dlatego QuickBooks śledzi te zmiany w raporcie WYJĄTKÓW. Wyjątki od raportu daty zamknięcia znajdziesz w sekcji Raporty. Raport ten pokazuje wszystkie transakcje z dnia lub przed dniem zamknięcia, które zostały po raz pierwszy zarejestrowane lub zmodyfikowane po dniu zamknięcia. Raport ten pokazuje datę i godzinę dokonania każdej zmiany oraz Nazwę użytkownika, który ją wprowadził.

zamykanie książek rysuje linię w piasku i daje solidne liczby do pracy na przyszłość. Dzięki lepszym liczbom właściciele firm mogą podejmować lepsze decyzje. Czy to nie jest klucz do sukcesu Twojej firmy?