• Articles
• admin

niezależnie od tego, czy zakładasz nowe biuro, czy modernizujesz istniejący sprzęt, wybór odpowiedniej kopiarki jest niezbędny do zapewnienia sprawnego działania Twojej firmy. Istnieje wiele kopiarek na rynku z szeroką gamą funkcji i cen do wyboru.

jakich funkcji potrzebujesz? Jakie funkcje byłoby miło mieć? Które są całkowicie niepotrzebne dla Twojej firmy? Prowadzenie badań nad produktami może szybko przekształcić się w poważne rozproszenie uwagi i poświęcenie czasu, gdy kopiesz coraz głębiej w różne opcje dla swojej firmy. Dlatego przygotowaliśmy listę najważniejszych pytań, które musisz zadać, rozpoczynając poszukiwania nowej drukarki wielofunkcyjnej (MFP).

pytania, które należy zadać przed zakupem kopiarki

szacuje się, że koszty drukowania i kopiowania mogą stanowić od 1% do 3% rocznych przychodów firmy – jest to więc ważna decyzja dla Twojej firmy. Zadawanie tych podstawowych pytań może pomóc zawęzić konkretne potrzeby i skupić się na wyborze kopiarki.

jaki jest cel tego urządzenia wielofunkcyjnego?

to może wydawać się proste (drukowanie, oczywiście), ale określenie dokładnie, co chcesz, aby Twoje urządzenie było w stanie zrobić lub nie, na początku procesu może drastycznie wpłynąć na to, ile ostatecznie zapłacisz i jak niezawodna będzie twoja kopiarka. Zadaj sobie pytanie:

• Czy muszę drukować w Kolorze, czy wystarczy czarno-biały (monochromatyczny)?
• czy potrzebujesz inteligentnego urządzenia, które może odczytywać tekst za pomocą OCR i automatycznie kierować dokumenty?
• czy potrzebujesz możliwości wykończenia, takich jak zszywanie lub robienie broszur?
• czy urządzenie będzie konsekwentnie używane przez kilka osób, czy odwiedzający będą musieli również drukować?

Ile Będziesz Drukował?

każda firma ma swoje unikalne potrzeby, jeśli chodzi o możliwości drukowania i kopiowania. Jak wybrać odpowiednią kopiarkę dla swojej firmy?

określenie, ile będziesz drukować, jest doskonałym miejscem na rozpoczęcie zakupów nowej kopiarki. Każde urządzenie wielofunkcyjne jest zaprojektowane do obsługi określonej objętości drukowania, a jeśli kupisz urządzenie, które nie jest zaprojektowane do obsługi wolumenu, możesz zaoszczędzić kilka dolarów z góry, ale zużyje się znacznie szybciej niż oczekiwano, a w dłuższej perspektywie będzie to kosztować więcej usług i przestojów.

z reguły Miesięczne wolumeny drukowania mogą być przekładane na prędkość drukowania mierzoną w stronach na minutę (ppm). Na przykład organizacje, które drukują od 4000 do 7000 stron miesięcznie, zwykle są zadowolone z urządzenia 25 stron na minutę, podczas gdy firmy drukujące do 20 000 stron miesięcznie często chcą rozważyć urządzenie, które może obsłużyć 50 stron na minutę lub więcej.

jaki jest Twój budżet na zakup kopiarki?

zakupy tylko z myślą o budżecie nie są najlepszym sposobem na podjęcie ważnej decyzji dla Twojej firmy. Jest to jednak ważny czynnik przy znalezieniu odpowiedniej kopiarki.

kopiarki o typowej jakości biznesowej mogą kosztować od 4000 do 16 000 USD. Drukarka produkcyjna dla firm drukujących będzie kosztować nawet więcej niż cena nawet najwyższej klasy kopiarek. Ponieważ ceny urządzeń wielofunkcyjnych mogą się tak drastycznie różnić, ważne jest, aby wiedzieć, co chcesz wydać na początku procesu.

inną kwestią jest to, czy chcesz kupić urządzenie od razu i traktować je jako wydatek kapitałowy, czy wolisz wydzierżawić urządzenie, aby mogło być traktowane jako wydatek biznesowy. W tym dodatkowym artykule przedstawiamy wszystkie zalety i wady leasingu urządzenia wielofunkcyjnego, a nie kupowania go od razu.

niezależnie od budżetu, zawsze są dostępne opcje. Niektórzy z naszych klientów zdecydują się na zakup odnowionej używanej kopiarki, która jest tradycyjnie znacznie tańsza z góry, ale w zależności od wieku urządzenia oznacza to również, że utrzymanie serwisowania może kosztować więcej.

czy planujesz Materiały eksploatacyjne i serwis?

koszt z góry kopiarki jest jednym z ważnych czynników, ale należy również zaplanować całkowity koszt posiadania kopiarki. Materiały eksploatacyjne, takie jak atrament lub kasety z tonerem, mogą z czasem stać się sporym wydatkiem. Musisz również zdecydować, czy zapłacisz za usługę na podstawie czasu i materiałów, czy kupisz umowę serwisową.

łatwość wymiany i koszt wymiany materiałów eksploatacyjnych to istotne czynniki, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze kopiarki. W końcu WYMIANA TONERA i tuszu będzie prawdopodobnie jedną z najczęstszych usług wykonywanych na kopiarce przez cały okres jej użytkowania.

czy firma, którą kupujesz lub leasingujesz, ma łatwy proces zamawiania, czy musisz przeskakiwać przez obręcze, czekać na wstrzymanie lub skontaktować się z producentem? Oprócz kosztów, wkłady z tuszem i tonerem mogą stać się dość ból głowy, jeśli nie ma szybkiego i skutecznego sposobu na wymianę. Na przykład w przypadku Wnętrz Biurowych oferujemy naszym klientom kilka różnych opcji nabycia materiałów eksploatacyjnych.

• • Automatyczna dostawa tonerów dla klientów w ramach naszych kompleksowych umów serwisowych
  • zakup samoobsługowy w naszym sklepie internetowym
  • poprzez złożenie zapytania do naszego zespołu wysyłkowego (dla tych, którzy nadal wolą odebrać telefon i porozmawiać z człowiekiem!)

wybierając renomowaną markę

istnieje wiele zaufanych marek w branży, takich jak Ricoh, Xerox, Konica Minolta i inne; każda oferuje własne unikalne produkty i funkcje. Posiadanie opcji dostępnych przy zakupie nowej kopiarki może pomóc w podjęciu najbardziej świadomej decyzji. Chcesz mieć pewność, że wybrana marka będzie nadal oferować wsparcie i części do kopiarki w przyszłości. Firmy o znanych i szanowanych nazwiskach w branży pracowały od dziesięcioleci, aby budować swoją reputację.

jednak nawet ważniejsze od wyboru renomowanego producenta jest wybranie wiarygodnego lokalnego dealera. Lokalny dealer, od którego kupisz kopiarkę, będzie Twoim dostawcą usług, a obsługa klienta może się znacznie różnić między dealerami. Zapytaj ich o typowe czasy reakcji, proces rozliczeniowy, sposób zamawiania dodatkowego tonera i materiałów eksploatacyjnych oraz o to, co jest lub nie jest zawarte w umowach serwisowych.

czy będzie działać z istniejącym sprzętem?

czy jesteś biurem Mac czy biurem PC? Czy to w ogóle ma znaczenie przy wyborze kopiarki? (Podpowiedź … tak.) Czy istnieją różne obejścia, aby zintegrować system z nową kopiarką?

są to ważne pytania, które należy zadać przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie. Zapewnienie zgodności z istniejącym sprzętem w biurze jest niezbędne. Czy wszystkie zidentyfikowane przez Ciebie podstawowe funkcje mogą być używane w Twoim biurze, czy są one specyficzne dla określonych systemów operacyjnych lub innych czynników sieciowych?

jaką kopiarkę chcesz kupić?

wybór kopiarki dla Twojej firmy nie zawsze jest prostym zadaniem. W Office Interiors nie rzucamy tylko na Ciebie cytatem. Nasze podejście polega na ocenie Twoich potrzeb w zakresie druku i zaprojektowaniu rozwiązania, które spełni te potrzeby zarówno dzisiaj, jak i w przyszłości.

nie jesteś jeszcze gotowy, aby pociągnąć za spust na nowym urządzeniu? Bezpłatna ocena druku pomoże Ci określić, czy naprawdę potrzebujesz aktualizacji.

Cory Porteous
Dyrektor Marketingu & Inbound Business Development
wnętrza biurowe