• Articles
• admin

wybierasz się na wakacje i chcesz wysyłać automatyczne odpowiedzi z programu Microsoft Outlook? W ten sposób skonfigurujesz automatyczną odpowiedź, aby Twoi klienci, partnerzy i współpracownicy wiedzieli, że nie możesz odczytać ich wiadomości e-mail i kiedy wrócisz.

jak sprawdzić wersję Microsoft Outlook

Microsoft Outlook pozwala ustawić automatyczne odpowiedzi. Ale sposób, w jaki to robisz, różni się w zależności od wersji programu Outlook. Najpierw należy sprawdzić wersję oprogramowania.

1. na wstążce nad skrzynką odbiorczą: czy jest Zakładka „Narzędzia”? Jeśli go nie widzisz, prawdopodobnie masz nowszą wersję lub Outlooka dla Office 365. Kliknij „plik”, a następnie” Informacje ” i sprawdź, czy otrzymasz obraz, taki jak obrazek poniżej.
2. jeśli masz kartę o nazwie „narzędzia” i klikasz ją, czy jest opcja „Out of Office Assistant”? Starsze wersje (Outlook 2003, 2007) mają tę opcję.
3. widzisz zakładkę „Narzędzia”, ale nie ma „Out of Office Assistant”? Oznacza to, że prawdopodobnie używasz konta bez wymiany. W takim przypadku ustawisz automatyczną odpowiedź za pomocą opcji „reguły i alerty”.

5 kroki jak ustawić odpowiedź poza biurem w nowszych wersjach programu Microsoft Outlook

jeśli masz wersję programu Outlook bez karty „Narzędzia” i uzyskasz obraz podobny do powyższego, używasz nowej wersji programu Outlook lub Outlook dla pakietu Office 365. W tym przypadku, to jest to, co musisz zrobić:

1. kliknij „plik”, a następnie „Informacje”.
2. wybierz opcję ” automatyczne odpowiedzi (poza biurem)”.
3. aktywuj tę opcję wybierając „Wyślij automatyczne odpowiedzi”. Możesz również zaznaczyć opcję wysyłania wiadomości tylko w określonym czasie. Ustaw czas rozpoczęcia i czas zakończenia. Jeśli nie ustawisz zakresu czasowego, będziesz musiał ręcznie wyłączyć automatyczne odpowiedzi.
4. Napisz tekst, który chcesz, aby inni ludzie otrzymali jako automatyczną odpowiedź na ich e-maile. Są dwie zakładki: „wewnątrz mojej organizacji” i „poza moją organizacją”. Możesz użyć tego samego tekstu dla obu lub napisać różne odpowiedzi. Możesz także sformatować tekst.
5. po zakończeniu kliknij „Ok” w prawym dolnym rogu.

ważne: możesz ustawić zakres czasu, kiedy wiadomość zostanie wysłana – ale odbiorca nie widzi daty zakończenia. Oznacza to: jeśli chcesz, aby ludzie wiedzieli, kiedy wrócisz, musisz to napisać w swoim tekście.

automatyczne odpowiedzi w starszych wersjach programu Outlook

w starszych wersjach ustawienie automatycznej odpowiedzi działa w podobny sposób. Musisz tylko skorzystać z asystenta poza biurem.

• na wstążce kliknij „Narzędzia”, a następnie „Out of Office Assistant”.
• zaznacz opcję „Wysyłaj automatyczne odpowiedzi z biura” i ustaw zakres czasu w razie potrzeby w programie Outlook 2007. Lub opcja „jestem obecnie poza biurem”, w programie Outlook 2003.
• Napisz tekst, który chcesz wysłać jako odpowiedź. W programie Outlook 2007 możesz mieć dwa różne teksty, dla swojej organizacji lub dla osób spoza organizacji.
• kliknij ” Ok ” w prawym dolnym rogu.
• ważne: W programie Outlook 2007 można ustawić zakres czasu, kiedy wiadomość zostanie wysłana. Ale odbiorca nie widzi daty zakończenia. Jeśli chcesz, aby ludzie wiedzieli, kiedy wrócisz do biura, podaj datę powrotu w swoim tekście.

automatyczne odpowiedzi za pomocą „reguł i alertów” (konta bez wymiany)

jeśli nie ma opcji Ustawienia automatycznej odpowiedzi poza biurem, nadal możesz ją wysłać. Ale to trochę bardziej skomplikowane.:

• najpierw musisz zapisać szablon zawierający tekst, który chcesz wysłać (kiedy wrócisz, kto jest osobą kontaktową, gdy cię nie będzie itp.). Zacznij od napisania nowego e-maila.
• w nowej wiadomości e-mail Napisz tekst, który ma być automatycznie wysyłany przez program Outlook, gdy jesteś na wakacjach. Ale zamiast wysyłać e-mail do kogoś, musisz go zapisać.
• kliknij „Zapisz jako”. Z menu rozwijanego wybierz „szablon programu Outlook” i miejsce docelowe, w którym chcesz zapisać szablon.
• aby ustawić automatyczną odpowiedź, kliknij „plik” (nowsze wersje) lub „narzędzia” (starsze wersje), aby znaleźć opcję „reguły i alerty”.
• kliknij „Reguły i alerty”, a następnie „nowa zasada”.
• teraz widzisz okno z wieloma opcjami. Kliknij „Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości”.
• jeśli nie widzisz tej opcji na liście, kliknij „Sprawdź wiadomości, gdy dotrą”.
• następnym krokiem jest sprawdzenie, do kogo ma zastosowanie ta zasada: „które Warunki chcesz sprawdzić?”. Jeśli chcesz, aby wiadomość została wysłana do wszystkich, którzy się z Tobą skontaktują, nie zaznaczaj niczego i po prostu kliknij „Dalej”. A następnie „Tak”, jeśli jesteś pytany, czy powinno to dotyczyć wszystkich wiadomości.
• teraz zostaniesz zapytany, co chcesz zrobić z wiadomością . Zaznacz opcję „Odpowiedz przy użyciu określonego szablonu” (Krok 1). Krok 2: Kliknij „konkretny szablon” i wybierz szablon, który zapisałeś na początku.
• Kliknij „Dalej”. Następnie w razie potrzeby dodaj wyjątki. Kliknij ponownie „dalej”.
• w następnym oknie musisz podać nazwę reguły. I zaznacz „Włącz tę regułę”, jeśli chcesz ją teraz aktywować.
• Kliknij „Zakończ”.