jak przeprowadzić analizę potrzeb szkoleniowych
autor: Carl I. Greenberg, Pragmatic HR Consulting
podstawą każdego skutecznego programu szkoleniowego jest prawidłowe określenie, co lub kto musi zostać przeszkolony. Źle przeprowadzone analizy potrzeb mogą prowadzić do rozwiązań szkoleniowych, które trenują:
- niewłaściwych kompetencji;
- niewłaściwych ludzi; i
- niewłaściwych metod uczenia się.
wyniki analizy potrzeb szkoleniowych dostarczają pracodawcy odpowiedzi na następujące pytania:
- co jest potrzebne i dlaczego?
- gdzie jest potrzebny?
- komu to potrzebne?
- ile to będzie kosztować? i
- jaki będzie efekt biznesowy?
pracodawcy mogą przeprowadzić analizę potrzeb, wykonując poniższe czynności.
Krok 1: Określ pożądane wyniki biznesowe
zanim rozpocznie się analiza potrzeb szkoleniowych, pracodawca musi określić cel szkolenia. Czyli jakie są oczekiwane efekty biznesowe szkolenia?
cel szkolenia powinien odpowiadać celowi biznesowemu. Może to dotyczyć konkretnego pracownika, jednostki roboczej, działu lub całej organizacji.
ostateczny cel szkolenia powinien być jasno sformułowany i utrzymany w czołówce, aby zapewnić, że cały proces analizy potrzeb utrzymuje pożądane rezultaty w zasięgu wzroku. Najlepiej jest, aby pracodawca odpowiedział na pytanie: „Skąd będziemy wiedzieć, że szkolenie zadziałało?”
przykładami celów ostatecznych są:
- popraw oceny satysfakcji klientów przedstawicieli obsługi klienta;
- zwiększ wskaźnik zamknięcia ofert biznesowych lub ofert przez personel sprzedaży;
- popraw morale pracowników dzięki lepszemu nadzorowi ze strony średniego kierownictwa; i
- popraw szybkość, z jaką pracownicy magazynu wypełniają zamówienia.
Krok 2: Powiązanie pożądanych wyników biznesowych z zachowaniem pracowników
zazwyczaj istnieje wiele zachowań, które są powiązane z dowolnym pożądanym wynikiem biznesowym. Zachowania te są wynikiem działania pracowników:
- wiedząc, co robić;
- mając zdolność do tego; i
- mając motywację do tego.
na tym etapie procesu pracodawcy powinni zidentyfikować pożądane kluczowe kompetencje, tj. zachowania i związaną z nimi wiedzę, umiejętności, zdolności i cechy osobiste, które są powiązane z pożądanymi wynikami biznesowymi. Zazwyczaj odbywa się to poprzez zbieranie informacji od ekspertów.
zbieranie danych może przybrać formę wywiadów, grup fokusowych lub ankiet. Niezależnie od zastosowanej metody, dane powinny skutkować jasnym zrozumieniem, jak ważna jest każda kompetencja dla osiągnięcia pożądanego celu biznesowego.
przykład skali ocen, aby ocenić znaczenie, jest następujący:
jak ważne jest to dla udanej pracy?
1 = wcale nie
2 = trochę
3 = nieco
4 = znaczny
5 = bardzo
aby zapewnić, że tylko kompetencje uznane za krytyczne powinny być brane pod uwagę do włączenia do innych etapów analizy potrzeb szkoleniowych, średnie oceny powinny wynosić co najmniej 4,0 na pięciu-skala punktowa.
Krok 3: Określ kompetencje do szkolenia
Nie każdą kompetencję można poprawić poprzez szkolenie. Na przykład, praca sprzedaży może wymagać sprzedawców być wychodzących i zainicjować rozmowy z nieznajomymi. Bardziej skuteczne jest zatem zatrudnianie przez pracodawcę osób, które są już ekstrawertykami, niż próba szkolenia introwertyków, aby byli bardziej wyrozumiali. Podobnie, bardziej efektywne może być zatrudnianie osób ze specjalistyczną wiedzą niż ich kształcenie i szkolenie.
pracodawcy powinni ocenić każdą krytyczną kompetencję od kroku 2 i ustalić, czy każda z nich jest czymś, czego oczekują od pracowników przed wejściem na stanowisko. Łącznie powinno to zapewnić pracodawcom listę kluczowych kompetencji, które mogą być szkolone.
Krok 4: Ocena kompetencji
mając pod ręką docelową listę kompetencji, pracodawcy powinni określić, w jakim stopniu ich pracownicy je posiadają. Najczęściej stosowane metody to:
- oceny kompetencji; oraz
- testów lub ocen.
ankiety oceny wydajności są najlepiej wykorzystywane do oceny obserwowalnych zachowań. Można to łatwo osiągnąć, biorąc krytyczne kompetencje z kroków 2 i 3 i mając kompetentne osoby oceniające docelowe zachowania pracowników. Najczęściej funkcję tę pełnią przełożeni.
jednak wielu raterów, w tym rówieśników, podwładnych i klientów, są często używane do oceny wyników przełożonych i kadry kierowniczej. Takie podejście jest ogólnie znane jako badania 360 stopni.
ankiety oceny wyników stają się mniej skuteczne, im więcej osób musi wnioskować o niezauważalnych kompetencjach, takich jak zdolności, umiejętności i osobowość. Ocena tych kompetencji jest lepiej osiągana poprzez stosowanie profesjonalnych testów i ocen. Na rynku dostępnych jest wiele testów mierzących określone umiejętności, zdolności i cechy osobowości. Jednak wybór odpowiedniego testu powinien być przeprowadzony w porozumieniu z profesjonalistą testującym, np. psychologiem organizacyjnym. Należy zachować ostrożność przy wyborze testów, które są ważnymi miarami docelowej kompetencji.
odpowiednie są również specjalnie zaprojektowane oceny, zwłaszcza jeśli pracodawca chce zmierzyć specjalistyczną wiedzę lub skuteczność w ważnym segmencie pracy. Mogą one wahać się od testów wiedzy wielokrotnego wyboru pracy do opracowania symulacji pracy. Na przykład bardzo skutecznym podejściem do pomiaru potrzeb szkoleniowych przełożonych i liderów jest zastosowanie assessment center, które składa się z różnych ćwiczeń odgrywających role, które równoległe sytuacje menedżerskie.
Krok 5: Określ luki w wydajności
niezależnie od metod oceny kompetencji, wyniki poszczególnych pracowników są następnie łączone, aby ocenić, ilu pracowników potrzebuje poprawy w poszczególnych kompetencjach.
aby to zrobić, pracodawca musi najpierw ustalić, co stanowi lukę w wynikach. Standard ten będzie się różnić w zależności od pracodawcy. Niektórzy pracodawcy wyznaczą wyższe standardy niż inni.
ustanowienie tego standardu zapewni pracodawcy zrozumienie, ilu pracowników jest powyżej lub poniżej tego standardu. Osoby, które spadną poniżej, będą uważane za wymagające szkolenia.
Krok 6: ustalanie priorytetów potrzeb szkoleniowych
pracodawcy powinni połączyć dane w kroku 6 z informacjami na temat przepaści wyników. Oznacza to, że pracodawcy powinni sumować, ile lub jaki procent docelowej siły roboczej potrzebuje szkolenia.
pracodawcy powinni również wziąć pod uwagę znaczenie kompetencji (patrz krok 2). Ogólnie rzecz biorąc, wszechobecność i znaczenie powinny skutkować listą priorytetów szkoleniowych.
Krok 7: Określ, jak szkolić
korzystając z listy priorytetów szkoleń z kroku 6, pracodawcy powinni teraz rozważyć, jak najlepiej szkolić swoich pracowników. Typowe metody szkolenia obejmują:
- szkolenia w pracy (OJT);
- Mentoring i coaching;
- ;
- internetowe;
- Książki;
- konferencje; oraz
- programy Uniwersyteckie.
zaleca się, aby pracodawcy skonsultowali się z profesjonalistą, który jest dobrze zorientowany w uczeniu się dorosłych, aby pomóc określić najlepsze sposoby, w jakie pracownicy mogą zdobyć określone kompetencje.
niektóre metody nauki będą działać lepiej niż inne. Chociaż żadne dwie osoby nie uczą się ani nie zachowują informacji w ten sam sposób, badania pokazują, że osoby zachowują informacje znacznie lepiej, jeśli faktycznie wykonują daną umiejętność lub zadanie. Ten rodzaj retencji wynosi około 75 procent.
Porównaj to ze słuchaniem wykładu, gdzie retencja to tylko 5%. Inne formy uczenia się są następujące:
- czytanie, 10 procent;
- Audio-wizualne, 20 procent;
- demonstracja, 30 procent; i
- Grupa dyskusyjna, 50 procent.
pracodawcy powinni o tym pamiętać i dążyć do metody szkoleniowej, która nie tylko będzie odpowiednia dla materiału, ale także będzie miała największe szanse na utrzymanie przez pracowników.
Krok 8: Przeprowadzenie analizy kosztów i korzyści
w tym momencie pracodawcy muszą wziąć pod uwagę koszty związane z konkretną metodą szkolenia i zakres, w jakim luki w wynikach można połączyć w to samo doświadczenie szkoleniowe.
:
- wymagany czas szkolenia;
- opracowanie treści szkolenia, jeśli zostało zaprojektowane wewnętrznie;
- Ocena i pozyskanie szkolenia, jeśli zostały zakupione od dostawcy;
- dostarczenie treści szkolenia;
- utrata produktywności w wyniku czasu spędzonego na szkoleniu oraz
- koszty podróży i logistyczne.
po stronie korzyści Różne metody treningowe będą miały różny stopień skuteczności (patrz Krok 7). Na przykład, podczas gdy szkolenie internetowe może być najmniej kosztowne, może to nie być najlepszy sposób na rozwinięcie przez pracowników określonych umiejętności. Pracodawcy muszą znaleźć równowagę między kosztami danej metody szkoleniowej a jej zdolnością do osiągnięcia pożądanych rezultatów.
Krok 9: Plan oceny szkolenia
ostatnim etapem tego procesu jest decyzja pracodawców o tym, w jaki sposób będą wiedzieć, czy szkolenie zadziałało. Szkolenie jest skuteczne tylko wtedy, gdy materiał zostanie zachowany i wykorzystany w pracy. Etap ten powinien obejmować element oceny podobny do tego, w jaki sposób oceniano potrzeby w etapie 4.
pytania, na które powinien odpowiedzieć proces oceny, to:
- w jakim stopniu szkolenie poprawiło kompetencje ukierunkowane na szkolenie?
- o ile szkolenie poprawiło rzeczywistą wydajność pracy pracowników?
- w jakim stopniu szkolenie poprawiło realizację celów biznesowych?
- ile szkolenie przyniosło pozytywny zwrot z inwestycji?
pytania, na które pracodawcy chcą uzyskać odpowiedzi, określą metodę i elementy procesu oceny.