jak prowadzić warsztaty, które angażują uczestników + Szybka porada
przewodnik BABOK definiuje warsztaty jako „ułatwione i ukierunkowane wydarzenie, w którym uczestniczą kluczowi interesariusze w celu osiągnięcia określonego celu.”
według DSDM jest to ” specjalny rodzaj spotkania z jasnymi celami, grupa uczestników wybranych i upoważnionych do dostarczenia wymaganego rezultatu.”
ogólnie rzecz biorąc, można powiedzieć, że jest to technika szybkiego uzyskiwania informacji w sposób uzgodniony między różnymi punktami widzenia. Warsztaty zazwyczaj trwają krótko. Można je przeprowadzić w ciągu godziny lub dwóch lub przedłużyć do kilku dni. Ważną rzeczą jest zdobycie nowej wiedzy lub umiejętności w trakcie jej trwania, a także uzyskanie innych punktów widzenia od uczestników poprzez pracę zespołową i otwartą komunikację. Aby pomóc w promowaniu współpracy, konieczne jest wyznaczenie kogoś jako moderatora. Prowadzący jest odpowiedzialny za nadzorowanie działań warsztatowych, zapewnienie struktury, pomoc uczestnikom i przesunięcie sesji do przodu.
warsztat może być używany w wielu różnych sytuacjach, od definiowania i uzgadniania planów strategicznych, identyfikowania i ustalania priorytetów wymagań lub rozwiązywania złożonych problemów technicznych. Krótko mówiąc, warsztaty są doskonałe w każdej sytuacji, która wymaga wysokiego poziomu współpracy, zaangażowania i porozumienia między różnymi uczestnikami. Warsztaty służą również promowaniu zaufania i skutecznej komunikacji między interesariuszami.
chociaż organizacja warsztatów niesie ze sobą wiele korzyści, źle przeprowadzone warsztaty mogą generować konflikty, przyczyniać się do istniejących problemów i zmniejszać pewność, że zamierzone cele mogą zostać osiągnięte.
Jak zatem sprawić, by warsztaty zakończyły się sukcesem? Jakie są kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę, aby uczynić go wydajnym? W tym artykule przedstawiamy kilka podstawowych kryteriów zapewniających powodzenie warsztatów.
rola moderatora
to jest kluczowa rola. Prowadzący jest odpowiedzialny za zapewnienie realizacji celów sesji poprzez kierowanie i prowadzenie uczestników przez ćwiczenia i działania Podczas warsztatów.
prowadzący nie powinien stawać po stronie i powinien być postrzegany przez uczestników jako neutralny. Jednym z ich zadań jest zapewnienie, że opinie wszystkich uczestników mają taką samą wagę i że każdy może współpracować w ten sam sposób. Celem warsztatów nie jest przekonywanie, ale współdziałanie różnych punktów widzenia w celu osiągnięcia porozumienia.
inną ważną rolą moderatora jest utrzymywanie zaangażowania uczestników. Poprosiliśmy naszych instruktorów o podzielenie się tym, co robią, aby zaangażować uczestników w obliczu wspólnych scenariuszy warsztatowych. Pobierz je w naszej szybkiej poradzie, wypełniając formularz na pasku bocznym.
jeśli nie masz kogoś wewnętrznie, który może odgrywać rolę facylitatora, dobrym rozwiązaniem jest zaproszenie zewnętrznego facylitatora, który jest bezstronny dla wyników i posiada niezbędne umiejętności, aby go poprowadzić.
Zaplanuj sesję
planowanie warsztatu to złożone działanie, które wymaga czasu i doświadczenia. Przynajmniej należy wziąć pod uwagę te elementy:
- cele i wyniki. Co chcesz osiągnąć w warsztacie? Jakie wymierne efekty powinny przynieść warsztaty?
- uczestników. Kto powinien uczestniczyć, abyśmy mogli osiągnąć cele i oczekiwane rezultaty? Idealnie, grupy od 5 do 15 osób (dla jednego moderatora) będą reprezentować wszystkie istniejące punkty widzenia dotyczące problemu lub sytuacji do rozwiązania.
- czas trwania, porządek obrad, aspekty logistyczne. Upewnij się, aby jasno określić oczekiwany czas trwania (w zależności od wyników, które należy osiągnąć) i harmonogram działań, które uczestnicy powinni znać. Zwróć szczególną uwagę na cechy lokalizacji warsztatu (zwykle duże pomieszczenie z miejscem do poruszania się, stoły robocze, miejsca do powieszenia flipchartów/post-its) i potrzebne materiały (flipchart, tablica, post-its, papier itp.). Ten element będzie musiał zostać ponownie rozpatrzony w odniesieniu do środowiska wirtualnego. Zapoznaj się z zestawem narzędzi, które wykorzystujemy w naszych wirtualnych szkoleniach klasy otwartej.
- struktura i ćwiczenia do wykonania. Jak długo uczestnicy będą musieli wyciągać wnioski? Jakie ćwiczenia lub czynności należy wykonać, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty? Jakie problemy należy rozwiązać podczas sesji, a jakie nie?
- W jaki sposób zostaną udokumentowane wnioski? Jak będą walidowane wyniki? Jakie działania następcze zostaną przekazane uczestnikom?
struktura warsztatów
warsztaty należy uznać za intensywne ćwiczenie o rosnącym stopniu trudności, które wymaga uczestnictwa i współpracy wszystkich uczestników.
osiągnięcie celów sesji wymaga czasu, wysiłku i pośrednich kroków, które koncentrują uczestników na ostatecznym wyniku. Struktura warsztatów będzie zależeć od konkretnych celów, które należy osiągnąć, chociaż standardowa struktura powinna zawierać następujące elementy:
działania Start-upowe
celem jest przedstawienie celów, przedstawienie uczestników, poznanie przestrzeni (flipcharty, stoły robocze itp.), a także na pokrycie zasad warsztatu (korzystanie z telefonów komórkowych, punktualność itp.). Ważne jest, aby nawiązać pozytywne relacje między uczestnikami, tworząc otwarte, bezpieczne środowisko, w którym wszyscy są równi, a opinie wszystkich mają taką samą wagę.
Lodołamacze to świetny pomysł, aby promować zaangażowanie od początku sesji i pomóc wszystkim poczuć się komfortowo ze sobą i środowiskiem warsztatowym. Nasi instruktorzy dzielą się swoimi ulubionymi lodołamaczami w tym artykule oraz infografiką na temat wskazówek dotyczących korzystania z lodołamaczy.
„praca” warsztatów
to tutaj pojawiają się oczekiwane rezultaty. Obejmują one różne ćwiczenia, w których celem jest doprowadzenie uczestników do „przepływu” jak najszybciej, proponując możliwe do osiągnięcia wyzwania, ale ze wzrostem trudności, aby osiągnąć cele warsztatu. Na przykład warsztaty mające na celu opracowanie planu działania będą miały sekwencję działań podobną do następujących:
- ocena/diagnoza aktualnej sytuacji
- Identyfikacja punktów poprawy
- identyfikacja i ustalanie priorytetów konkretnych działań poprawy
- harmonogram i podział obowiązków
- analiza ryzyka
- przygotowanie i zatwierdzenie planu działania
podaj wnioski
końcowa część warsztatów powinna zawsze służyć podsumowaniu całej pracy wykonanej w sesji, przedstawieniu uzyskanych wniosków i ustaleniu, jakie będą kolejne kroki.
nie zapomnij o opinii
zanim uczestnicy opuszczą sesję, upewnij się, że zebrali swoją opinię. Dowiedz się, co według nich poszło dobrze, a nie tak dobrze i jak można to poprawić w przyszłych warsztatach.
Ostatnie wskazówki … ćwiczenia na warsztaty
na koniec kilka przydatnych pomysłów, aby warsztat był jak najbardziej efektywny:
- użyj zarządzania wizualnego (flipcharty, plakaty, diagramy) i wszystkich dostępnych przestrzeni (ściany, stoły robocze). Flipcharty i plakaty pomagają uczestnikom skupić się na pracy i pozwalają im wizualizować postępy, które są dokonywane. Wykorzystanie różnych przestrzeni pozwala moderatorowi na zmianę tempa i pomaga utrzymać zainteresowanie sesją. Jeśli prowadzisz wirtualne warsztaty, zapoznaj wszystkich z narzędziami, z których będą korzystać uczestnicy.
- użyj post-its (lub wirtualnego post-its). Post-its pozwala podsumować pomysły i uczynić je widocznymi. Pomagają również stworzyć synergię między wszystkimi opiniami uczestników. Ta „dokumentacja” może być wykorzystana do szybkiego przygotowania raportów z sesji poprzez zrobienie zdjęć.
- wykonuj czynności na czas. Musimy podkreślić potrzebę respektowania proponowanych ćwiczeń i zarezerwowanego dla nich czasu. Zazwyczaj nie oferuje się nam luksusu dłuższego czasu i musimy jak najlepiej wykorzystać to, co mamy.
- szanuj pracę każdego uczestnika. Jeśli poprosisz ich o wymyślenie pomysłów, musimy połączyć ich pracę z oczekiwanymi rezultatami warsztatów. Nikt nie powinien czuć się tak, jakby tracił swój czas na bezużyteczną działalność. W przypadku korzystania z post-its Nie należy ich przenosić ani usuwać bez zgody uczestników. Każdy napisany post-powinien być traktowany jako wynik indywidualnego wysiłku, który musi być ceniony.
- jeśli poprosimy o indywidualne pomysły, powinien być czas, kiedy te pomysły łączą się w Porozumienia grupowe, zwykle na zakończenie każdego działania.
- Skompiluj i rozpowszechnij wyniki w ciągu kilku dni. Ważne jest również, aby uczestnicy byli pierwszymi, którzy je otrzymują i zatwierdzają. Może być konieczne, aby inni zobaczyli wyniki, ale nie wcześniej niż ludzie, którzy uczestniczyli w tym.
wreszcie wiadomość dla facylitatorów: trenujcie się w popularnych technikach i metodach (burza mózgów, 6 kapeluszy myślenia, Przedśmiertność, grywalizacja, LEGO Serious Play itp.) i nie bój się ich używać. Uczestnicy docenią wydostanie się ze swojego zwykłego środowiska i rutyny.
Dziękujemy,
– Alfred
nie zapomnij pobrać naszej szybkiej porady na temat zaangażowania uczestników warsztatów!