jak prowadzić produktywne i skuteczne spotkania biznesowe
spotkania biznesowe są często uważane za jedne z najmniej produktywnych działań biznesowych. Ale skuteczne spotkania mogą mieć bardzo pozytywny wpływ na wyniki finansowe. Skorzystaj z tych wskazówek, aby następne spotkanie biznesowe zakończyło się sukcesem.
jak produktywne są Twoje spotkania biznesowe? Czy określiłbyś kulturę, która rządzi Twoimi spotkaniami, tak aby bardziej przypominała III wojnę światową lub szalony chaos? Podczas spotkania skupiasz się na aktualnym porządku obrad, czy bardziej skupiasz się na rozbiciu kubka z pianki na kawałki? Czy jedzenie wszystkich pączków na spotkaniu kwalifikuje się jako główne osiągnięcie w twoim programie? Jeśli te scenariusze spotkań brzmią znajomo, nie jesteś sam! Wiele badań wykazało, że na spotkaniach marnuje się więcej czasu niż w jakiejkolwiek innej działalności gospodarczej. Szacuje się, że ludzie spędzają 20-40% (wyższe kierownictwo to znacznie więcej) swojego czasu na spotkaniach, a spotkania są tylko 44-50% wydajne (źródło: Steve Kaye). Poprawiając efektywność następnego spotkania, możesz zwiększyć swoje wyniki finansowe.
pierwszym krokiem do poprawy efektywności spotkań biznesowych jest uznanie, że spotkania są wspólnym wysiłkiem. Sama definicja spotkania to działanie zespołu, w którym wybrani ludzie zbierają się, aby wykonać pracę, która wymaga wysiłku grupowego. W związku z tym wszyscy uczestnicy spotkania muszą odgrywać rolę w zachowaniu skupienia i postępie w trakcie spotkania w odpowiednim czasie.
przed zwołaniem spotkania należy najpierw zdecydować, czy jest to konieczne. Pamiętaj, że spotkanie nie zawsze jest najskuteczniejszym sposobem. Inne dostępne opcje to wysłanie notatki lub wiadomości e-mail. Obowiązkiem Radcy Prawnego spotkania jest określenie potrzeby zwołania spotkania i tego, kto powinien w nim uczestniczyć. Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej jest zaprosić jak najmniej uczestników (tylko kluczowych graczy). Radca prawny musi również przejrzeć kalendarz organizacji, zarezerwować salę konferencyjną i wyznaczyć organizatora spotkania, który będzie odpowiedzialny za porządek obrad.
skuteczne spotkania wymagają przywództwa. Prowadzenie spotkania wymaga uwagi, pewności siebie, kreatywności, dyplomacji, empatii, elastyczności, sprytu, wytrzymałości i tak, humoru! Główną rolą lidera jest ustalenie podstawowych ról dla spotkania, a mianowicie: minimalizacja zamieszania i zakłóceń oraz wprowadzenie Kodeksu postępowania. Niektóre przykłady zasad gry zespołowej, które mają na celu zwiększenie efektywności spotkań, to:
1. Jeśli planujesz przedstawić propozycję lub omówić problem na spotkaniu grupy, Wyślij wszelkie istotne informacje do wszystkich członków zespołu na kilka dni przed spotkaniem.
2. Zapoznaj się z agendą i zabierz ze sobą wszelkie istotne materiały na spotkanie, abyśmy mogli podejmować świadome decyzje.
3. Nie lobbuj kilku członków przed spotkaniem i nie próbuj wepchnąć pomysłu do gardeł reszcie grupy w „ataku z zaskoczenia”. Zachowaj kwestie nadrzędne i włącznie. Fight fair (ang.).
4. Przyjdź na spotkania na czas.
5. Jeśli masz zamiar być nieobecny, poinformuj innych wcześniej i wyślij zastępcę, który może podjąć przynajmniej niektóre decyzje w Twoim imieniu.
6. Skup się na słuchaniu i szukaniu zrozumienia, zanim się nie zgodzisz.
7. Jeśli jesteś rejestratorem, Rozdaj kompletne i dokładne minuty wszystkim w ciągu 48 godzin po spotkaniu.
8. Jeśli się na coś zgodzisz, rób, co każesz. Bądźcie odpowiedzialni przed sobą.
9. Sarkazm, ataki osobiste, przerywanie, dominowanie w dyskusji lub angażowanie się w rozpraszające zachowanie podczas spotkania to zachowania nieproduktywne. Zgadzamy się nie angażować w nie.
10. Można się nie zgodzić podczas spotkania, ale gdy grupa podejmie decyzję, musi ona zostać poparta przez wszystkich poza spotkaniem. Bierny opór, sabotaż, negatywne plotki i wojna partyzancka nie są w porządku.
11. Pamiętaj, aby świętować sukcesy i podziękować członkom za ich wysiłki.
oprócz wdrażania tych koncepcji, skuteczny lider spotkań musi egzekwować Kodeks postępowania w celu utrzymania bezpiecznego środowiska do omawiania pomysłów. Prowadzący spotkanie powinien zmusić uczestników spotkania do przestrzegania kilku prostych wskazówek, aby zapewnić uporządkowane spotkanie:
- Pracuj jako zespół
- brak rangi w pokoju
- jeden mówca na raz
- bądź uważnym słuchaczem
- skup się na kwestii
- szanuj innych
- Zawieś wyrok
- pozwól ciekawości
- zachowaj poufność
równie ważne jest skuteczne zakończenie spotkania, jak jego przeprowadzenie. Oprócz kończenia spotkania biznesowego na czas powinien być przegląd punktów porządku obrad i wyników, a także zadań. Należy również przygotować ustalony porządek obrad następnego posiedzenia.
skuteczne spotkanie biznesowe jest kluczowym składnikiem udanego biznesu. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na ten temat, skontaktuj się z nami.