• Articles
• admin

bez względu na to, w jakiej branży jesteś, często musisz wysyłać e-maile, składając lub potwierdzając zamówienia. Ten rodzaj korespondencji oferuje możliwość przekazania profesjonalizmu oraz promowania produktów i usług biznesowych.

przyjrzyjmy się bliżej tego typu wiadomościom e-mail i temu, jak można uczynić je tak skutecznymi, jak to możliwe.

składanie zamówienia

wiele firm ma formularze online do wypełnienia, aby złożyć zamówienie na materiały lub sprzęt. Są sytuacje, w których musisz wysłać wiadomość e-mail, aby przejść wraz z formularzem lub jako samodzielna forma komunikacji.

nawet jeśli złożyłeś zamówienie online lub przez telefon, e-mail z zamówieniem jest dobrym sposobem na pisemne podanie szczegółów ważnego zamówienia biznesowego. W ten sposób zarówno ty, jak i druga firma macie kopię szczegółów transakcji.

skuteczny e-mail z zamówieniem składa się z następujących elementów:

• Specyfikacja produktu

• ilości

• cena do uzgodnienia

• przewidywany termin dostawy

• inne warunki

• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe

w miarę możliwości znajdź bezpośredni adres e-mail osoby odpowiedzialnej za realizację zamówienia. Poświęcenie czasu na odwiedzenie strony internetowej firmy lub skontaktowanie się z biurem firmy pod tym adresem jest warte wysiłku. W ten sposób możesz uniknąć listu z zamówieniem, który trafi do czyjegoś folderu ze spamem.

skuteczny temat sprawi, że Twoje zamówienie zostanie przeczytane. Bądź tak konkretny, Jak to możliwe, pod względem produktu i zaznacz, że składasz zamówienie. Oto kilka przykładów:

nowe zamówienie dla pozycji # 110

kontynuacja zamówienia online 071515

potwierdzenie zamówienia telefonicznego na Styczeń. 20 dostawa

zamów za 100 egzemplarzy Przedszkolnej zabawy Matematycznej

oto przykład skutecznego e-maila, który składa zamówienie:

temat: Zamów 200 egzemplarzy Przedszkolnej zabawy Matematycznej

Droga Pani Kingsley,

Dziękuję Za poświęcony mi czas na rozmowę o interaktywnych narzędziach dydaktycznych Twojej firmy. Piszę w celu potwierdzenia zamówienia 200 egzemplarzy Przedszkolnej zabawy Matematycznej.

rozumiem, że koszt każdej książki wynosi 45 dolarów, ale otrzymamy zniżkę objętościową w wysokości 10 procent. Koszt naszego zamówienia wyniesie 8100 USD. Rozumiemy, że możemy uniknąć opłat za dostawę, odbierając je w magazynie w centrum miasta.

tak jak mówiliśmy, czek będzie gotowy, gdy odbierzemy książki 15 sierpnia.

jeszcze raz dziękuję.

Z poważaniem,

Twoje imię

Twoje dane kontaktowe

potwierdzenie zamówienia

e-mail, który potwierdza zamówienie, daje doskonałą okazję do kontaktu z klientem i zaoferowania więcej informacji o swojej firmie. E-mail z potwierdzeniem może być skutecznym narzędziem sprzedaży i sposobem na rozwijanie relacji z klientami.

e-mail potwierdzający zamówienie powinien:

• podziękuj klientowi za zamówienie

• zapoznaj się z treścią zamówienia

• podaj szczegóły dostawy

  chcesz dowiedzieć się więcej? Dlaczego nie wziąć online Pisanie skutecznych wiadomości e-mail w miejscu pracy?

• podsumuj koszt

możesz zamknąć swój e-mail z krótkim akapitem o swojej firmie, usłudze lub reputacji. Możesz podać link do swojej strony internetowej lub strony w mediach społecznościowych.

Droga Anno,

dziękuję za zamówienie 250 niestandardowych zaproszeń ślubnych i szybką płatność online. Twoje zamówienie zostanie wysłane w ciągu trzech do pięciu dni roboczych. Wyślemy Ci szybki e-mail, gdy zostanie wysłany.

cieszymy się, że wybrałeś naszą firmę na zaproszenia na swój wyjątkowy dzień. Wiemy, że masz wiele możliwości wyboru, jeśli chodzi o zaproszenia ślubne i jesteśmy dumni, że możemy zaoferować Ci zaproszenia najlepszej jakości w najniższej cenie. Działamy w branży niestandardowych kart od 20 lat i uważamy, że nasza długowieczność wynika z tego, że cenimy naszych klientów.

rozważałeś niestandardowe notatki z podziękowaniami, które pasują do zaproszeń? Wielu naszych klientów korzysta z tego samego wzoru w podziękowaniach, co w zaproszeniach. Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej pod adresem (Twój adres strony internetowej), aby uzyskać szczegółowe informacje. Jako powracający klient otrzymasz automatyczną 20-procentową zniżkę przy zamówieniu do 30 czerwca.

Dziękujemy za zakupy u nas. I gratulacje z okazji nadchodzącego wielkiego dnia!

szczerze,

Twoje imię

twoje stanowisko w firmie

Twoje dane kontaktowe

czasami e-mail z potwierdzeniem sprzedaży może być sposobem na poproszenie o dodatkowe informacje, takie jak:

• adres wysyłki, jeśli na formularzu użyto np. skrzynki pocztowej

• alternatywna forma płatności, Jeśli karta kredytowa została odrzucona

• więcej szczegółów dotyczących zamówienia do wypełnienia (np. kolor lub rozmiar)

szczegóły te muszą być sformułowane w sposób profesjonalny. Po raz kolejny temat jest niezbędny, aby przyciągnąć uwagę odbiorcy. Możesz zasygnalizować, że wystąpił problem z zamówieniem z tego typu tematem: opóźnienie zamówienia: potrzebna ilość.

oto przykład e-maila z prośbą o więcej informacji.

Drogi Panie Olden:

dziękuję za zamówienie dzisiaj sun-Ray okulary przeciwsłoneczne. Doceniamy twój biznes i czekamy na dostarczenie Ci pary najlepszych okularów przeciwsłonecznych na receptę w Ameryce.

niestety Twoje zamówienie jest wstrzymane, ponieważ jest problem z Twoją receptą. Kiedy skontaktowaliśmy się z twoim lekarzem, powiedziała, że nie miałeś badania wzroku od pięciu lat. Aby wypełnić zamówienie, potrzebujemy recepty od Twojego lekarza. Proszę skontaktować się z jej biurem, a następnie dać nam znać,jak postępować?

dziękujemy i czekamy na wiadomość od Ciebie wkrótce.

Z poważaniem,

Twoje imię i nazwisko

twoje stanowisko w firmie

Twoje dane kontaktowe

w innych sytuacjach może być konieczne wysłanie wiadomości e-mail z potwierdzeniem, która oferuje odbiorcy więcej informacji.

oto przykład e-maila potwierdzającego rejestrację.

temat: Potwierdzenie rejestracji na Leadership Summit

Droga Pani Allen:

Dziękujemy za ostatnią rejestrację na Leadership Summit 2016. Otrzymaliśmy formularz rejestracyjny, kwestionariusz i płatność za dwudniową konferencję.

prosimy o odwiedzenie stołu gościnnego w głównym holu hotelu Richland do godziny 8: 30 W dniu 08.02.2012 r. 12 aby otrzymać pakiet powitalny. Konferencja rozpoczyna się o godz. 9.00 od sesji inauguracyjnej w głównej sali balowej. Sesje Break-out następują przez cały dzień i zostaną wyszczególnione w pakiecie.

odwiedź naszą stronę internetową (adres strony internetowej tutaj), aby uzyskać więcej informacji.

czekamy na Ciebie na szczycie. Jeśli masz jakieś pytania, daj mi znać.

Z poważaniem,

Twoje imię i nazwisko

twoje stanowisko w firmie

Twoje dane kontaktowe

Innym przykładem wiadomości e-mail z potwierdzeniem jest wiadomość, która informuje odbiorcę, że otrzymałeś informacje związane z biznesem, takie jak podanie o pracę. W pewnych okolicznościach uprzejmie jest poinformować odbiorcę o otrzymaniu materiałów i poinformować go, kiedy podejmiesz kolejny krok w procesie decyzyjnym.

te maile mogą być krótkie i zwięzłe. Oto przykład:

temat: dziękuję za ostatnie zgłoszenie

Szanowny Panie Jenkins:

bardzo dziękuję za ubieganie się o stanowisko Dyrektora Marketingu w dziale zasobów IT. Mój zespół i ja będziemy przeglądać aplikacje w tym tygodniu. Jeśli zostaniesz wybrany na rozmowę kwalifikacyjną, skontaktujemy się z Tobą w poniedziałek lub przed poniedziałkiem. 10, aby umówić się na spotkanie.

dziękujemy za zainteresowanie zasobami IT.

Z poważaniem,

Twoje imię i nazwisko

twoje stanowisko w firmie

Twoje dane kontaktowe

bez względu na rodzaj e-maila, ważne jest, aby sprawdzić treść, temat i adres odbiorcy.

dziękować, czy nie dziękować.

w świecie korespondencji biznesowej istnieje pewna rozbieżność co do tego, czy trzeba odpowiadać na wszystkie e-maile związane z biznesem.

niektórzy twierdzą, że prosty e-mail z podziękowaniami marnuje ich czas. Mówią, że kliknięcie i otwarcie e-maila tylko po to, aby zobaczyć jedno lub dwa słowa, To strata czasu. Inni mówią, że zawsze doceniają podziękowania.

jak zdecydować, czy uznać e-mail biznesowy? Po pierwsze, zastanów się, czy dana osoba musi wiedzieć, że masz informacje, czy nie. Jeśli doszło do wcześniejszego nieporozumienia lub na przykład utraconego załącznika, szybkie podziękowanie pokazuje odbiorcy, że obecnie wszystko jest dobrze.

ponieważ wielu twoich odbiorców jest zalanych e-mailami, dodaje to uprzejmości, aby powiedzieć, za co jesteś wdzięczny. Zamiast po prostu pisać „dzięki”, gdy masz ten wcześniej brakujący załącznik, rozważ napisanie ” dzięki. Tym razem załączyłem.”

innym razem, aby wysłać podziękowanie, jest, gdy ktoś wyszedł na swoją drogę, aby zaspokoić Twoje potrzeby. Uznanie w tej sytuacji ma sens. Pomyśl o tych podziękowaniach jako o sposobie wyrażania szczerego uznania, a nie tylko szybkiego podziękowania.

po raz kolejny uprzejmie jest być konkretnym, ale krótkim, w takich przypadkach. Oto kilka przykładów:

dzięki za szybką odpowiedź na moją prośbę o więcej informacji.

Dziękuję bardzo. Doceniam twoją elastyczność

ta informacja jest właśnie tym, czego potrzebowałem. Dziękuję!

dziękuję za informację o zmianie daty. Do zobaczenia w przyszłą środę.

w dzisiejszej kulturze wielu z nas poświęciło uprzejmość dla szybkości. Tak, wszyscy jesteśmy zajęci i nie chcemy tracić czasu na czytanie niepotrzebnych e-maili. Jednak drugą stroną tej monety jest to, że straciliśmy niektóre podstawy etykiety biznesowej i osobistej.

dobrze napisany e-mail z potwierdzeniem pokazuje, że cenisz biznes klienta. To pokazuje, że cenisz czyjeś wysiłki. Wiadomość e-mail z potwierdzeniem również dobrze odzwierciedla Ciebie, nadawcę i miejsce prowadzenia działalności.