jak być dobrą recepcjonistką
Gratulacje! Zatrudniłeś recepcjonistkę. Może to być trochę denerwujące, gdy ktoś nowy przychodzi na to stanowisko, zwłaszcza taki, który jest tak ważny dla firmy, jak Recepcjonista. Zatrudnianie wysokiej jakości pracownika na stanowisko recepcjonistki oznacza, że zatrudniłeś twarz firmy. Możesz zacząć odczuwać niepokój, decydując, czy dokonałeś właściwego wyboru, czy nie. Jeśli obawiasz się, że nowy pracownik nie jest pewien, jak być dobrym recepcjonistą i odnieść sukces w swojej nowej pracy, nie szukaj dalej.
jak być dobrą recepcjonistką: przez telefon
jednym z najważniejszych obowiązków recepcjonistki jest prawidłowe Odbieranie telefonu. Dotyczy to zarówno wirtualnych recepcjonistów, jak i tych, którzy pracują w biurze. Oprócz przyjmowania wiadomości i powitania przed ogłoszeniem nazwy firmy, imienia i nazwiska oraz pytania, w jaki sposób możesz im pomóc, możesz pamiętać o kilku rzeczach.
bądź entuzjastyczny
przede wszystkim naucz się kochać dźwięk dzwonka telefonu! Może to zabrzmieć jak głupie pytanie, ale pamiętaj: jeśli telefon nie dzwoni, twój pracodawca nie musiałby mieć cię w personelu. Jeśli nauczysz się kochać dźwięk telefonu, odpowiesz na niego z entuzjazmem, który powinien mieć dobry Recepcjonista. Jeśli odbierasz telefon monotonnym głosem, nie reprezentujesz swojej firmy w najlepszym świetle.
Bądź szybszy
kiedy usłyszysz dzwonek telefonu, spróbuj odpowiedzieć drugim dzwonkiem. Czas płynie w innym tempie dla kogoś, kto potrzebuje pomocy. Trzy, cztery lub pięć pierścieni może czuć się jak wieczność–w tym momencie zaczynają już zakładać, że ich wezwanie pozostanie bez odpowiedzi.
to samo tyczy się sytuacji, gdy ktoś jest zawieszony–staraj się, aby czas wstrzymania nie przekraczał jednej minuty. Ludzie szybko stają się niecierpliwi, a ich nastrój może się pogorszyć. Klienci nie chcą długo czekać, a im dłużej są zawieszeni, tym niższa będzie ich opinia o Twojej firmie.
rozważ swój ton
mówi się, że podczas rozmowy twarzą w twarz 55% komunikacji odbywa się za pośrednictwem mowy ciała, 38% to ton głosu, a tylko 7% to użyte słowa. Jednak przez telefon 83% komunikacji odbywa się za pośrednictwem tonu głosu. Tylko 17% to słowa, których używasz!
mając to na uwadze, bardzo ważne jest, aby nie brzmieć monotonnie, co zejdzie tak, jakbyś nie był zainteresowany pomaganiem im. Jeszcze ważniejsze jest, abyś nie pozwolił, aby problemy zewnętrzne wprowadzały cię w nastrój, który sprawi, że twój dźwięk będzie zły. Zbyt wiele jest na linii, aby nie zabrzmieć jak pierwsze wrażenie firmy.
Uśmiechnij się!
tak, nawet (a szczególnie!) podczas odbierania telefonu. Kiedy się uśmiechasz, włącza się część twojego mózgu, która natychmiast sprawia, że jesteś szczęśliwszy. To sprawi, że będziesz brzmiał bardziej przystępnie przez telefon. Niektórzy sugerują, że recepcjoniści powinni trzymać lustro na biurku, aby zobaczyć, jak się uśmiechają. W ten sposób będziesz stale przypominał, aby zachować uśmiech na twarzy i świetne podejście do innych.
Zwroty często powtarzane
- Proszę
- Dziękuję
- zapraszam
- moja przyjemność
- Dzień dobry
- Dzień dobry
- zapraszam świetny dzień
- miłego weekendu
- Imię dzwoniącego
jak być dobrą recepcjonistką: w biurze
jeśli jesteś recepcjonistką osobiście, musisz mieć świadomość kilku inne rzeczy. Po pierwsze, osoba przed tobą powinna mieć pierwszeństwo przed dzwoniącym telefonem. Jeśli jesteś już związany z klientem przez telefon, powinieneś znaleźć sposób na uznanie obecnego gościa. Uśmiechnij się lub przytaknij, aby dać im znać, że są dla Ciebie ważne i wkrótce będziesz z nimi.
wygląd & profesjonalizm
ponieważ recepcjonistka jest twarzą firmy, tym bardziej ważne jest zachowanie profesjonalnego wyglądu. Oczekuje się odpowiedniego stroju biznesowego, dobrze przylegających włosów i dobrej higieny. Dobry Recepcjonista nie żuje gumy w godzinach pracy, ani nie sprawdza telefonu osobistego. Będą mieli dobrą postawę i nie garbić.
bądź entuzjastyczny osobiście
powinieneś pozdrowić każdego, kto wejdzie do drzwi z entuzjazmem. Klient powinien być twoim priorytetem! Nie pozwól, aby cokolwiek dzieje się w biurze lub poza nim miało wpływ na wydajność i zdolność do bycia przyjaznym dla klientów. Nikt nie powinien wiedzieć, czy masz wolny dzień, czujesz się smutny lub zły. Nie należy również ostrzegać rozmówcy o tym, mówiąc pośpiesznym głosem lub spiesząc się z nimi.
klient powinien stać się Twoją pasją. Nawet jeśli mogą się mylić, nie Twoim zadaniem jest uświadamianie ich o tym. Twoim zadaniem jest zapewnienie im wyjątkowej obsługi klienta i skierowanie ich do tych, do których muszą rozmawiać.
Pozostałe E
według Steve ’ a Stauntinga, najlepsza recepcjonistka zna metodę trzech E: wymawiaj z entuzjazmem, aby być skutecznym. Poniżej znajduje się przykład użycia trzech E z klientem:
ponadto sugeruje zapamiętanie dwóch kolejnych e: Everytime I everything. Ważne jest, aby dobry recepcjonista był konsekwentny, dając taką samą jakość usług każdemu, kto wchodzi do drzwi. Wszystko odnosi się do przypomnienia, aby zapisać wszystko! Powtórz wszystko, co jest powiedziane z powrotem do rozmówcy, aby upewnić się, że wiadomość jest jasna. Może się to wydawać przesadą, ale dobry recepcjonista może i zawsze będzie znał wszystkie informacje, które zostaną poproszone przed odebraniem odbiornika dla kogoś, kto czeka na wstrzymanie lub oddzwoni nieodebrane połączenie. Dobra recepcjonistka również zapisze godzinę rozmowy.
zastosuj to do swojej małej firmy
znalezienie dobrych pracowników jest wystarczająco trudne! Jeśli zatrudniłeś kogoś jako recepcjonistkę, powinien być w stanie spełnić wszystkie powyższe oczekiwania.
teraz spróbuj:
- Niech Twój nowy pracownik wie, jakie będą Twoje oczekiwania i upewnij się, że Twoje oczekiwania są bardzo jasne od samego początku.
- Użyj tego postu jako źródła lub skieruj je do niektórych filmów informacyjnych, takich jak zasady uprzejmości telefonu, przykład słabych umiejętności recepcjonistki lub jak być najlepszym recepcjonistą kiedykolwiek.
- chcesz wiedzieć więcej o tym, jak być dobrą recepcjonistką? Wystarczy poprosić o pomoc, która ma ponad pięćdziesięcioletnie doświadczenie w zatrudnianiu dobrych recepcjonistów!