Co to jest system punktów sprzedaży (POS) i jak to działa?
system punktów sprzedaży (POS) zarządza punktem, w którym produkt lub usługa jest opłacana w sklepach detalicznych, restauracjach, barach, salonach i innych firmach, które dokonują sprzedaży osobistej. Systemy POS to oprogramowanie i sprzęt, które zarządzają transakcjami zakupu, zwrotu i wymiany. Punktem sprzedaży jest zazwyczaj kasa, kasa lub kasa. Ale nie zawsze dzieje się to przy ladzie. Punkt sprzedaży może być również ograniczony, jeśli klient odbiera zamówienie click and collect lub na hali sprzedaży za pośrednictwem mobilnego punktu sprzedaży.
ale systemy POS robią znacznie więcej niż obsługują proces kasowy. Oto wszystko, co musisz wiedzieć o systemach POS—od tego, jak działają, po to, jak wybrać odpowiedni dla twojej małej firmy.
jak działają systemy POS?
nowoczesne systemy POS działają na tabletach, komputerach i smartfonach. Zasadniczo systemy POS mogą pracować wszędzie tam, gdzie są twoi klienci-dzięki czemu przyjmowanie płatności jest szybkie i łatwe, o ile masz stabilne połączenie z Internetem. Niektóre obsługują również płatności offline, w takim przypadku nie potrzebujesz nawet połączenia.
generalnie łatwo jest dowiedzieć się, jak używać systemów POS do przetwarzania transakcji, ale robią o wiele więcej. Po zakończeniu zamówienia POS działa za kulisami, aby pomóc aktualizować poziomy zapasów na miejscu, śledzić dane klientów i nie tylko.
wspólne cechy systemów POS
szukając najlepszego systemu POS dla swojej małej firmy, zacznij od określenia, których funkcji potrzebujesz—zarówno dziś, jak i w przyszłości. Pamiętaj, że konkretne funkcje twojego POS zależą zarówno od wybranej platformy, jak i planu, na który się zarejestrujesz. Niektóre rodzaje systemów POS mają bardziej ograniczone lub nawet wyspecjalizowane funkcje-takie jak mapowanie tabel i zarządzanie menu dla firm spożywczych, na przykład.
sprzedaż i kasa
system POS zapewnia szybką i bezproblemową obsługę kasy zarówno Tobie, jak i Twoim klientom. Przy kasie łatwo dodawaj Artykuły do sprzedaży za pomocą skanera kodów kreskowych lub ekranu dotykowego. Suma pojawi się natychmiast z opcją dodawania kuponów, punktów lojalnościowych lub innych zniżek za naciśnięciem jednego przycisku.
proces realizacji transakcji to również doskonały czas na zbieranie informacji o klientach, które prowadzą do danych, które lepiej im służą. Oto kilka sposobów, w jakie mogą pomóc systemy POS:
- Zbieraj ogólne informacje kontaktowe klientów
- twórz profile klientów w celu przechowywania historii zakupów
- Zbieraj zapisy na e-mail marketing newslettery i promocje
- zapisuj klientów do programów lojalnościowych
przetwarzanie płatności
terminale kart kredytowych oznaczają raporty opłat i uzgadnianie biletów ze sprzedażą. Dzięki systemom POS jest to już zrobione dla Ciebie-dzięki czemu twój koniec dnia jest prosty i szybki.
ponadto systemy POS ułatwiają przyjmowanie kart kredytowych wszędzie tam, gdzie dokonujesz sprzedaży. Metody szyfrowania bezpiecznie łączą Czytniki kart ze smartfonami i tabletami w celu sprzedaży mobilnej i umożliwiają przyjmowanie płatności online za pośrednictwem witryny oraz wprowadzanie płatności telefonicznych za pomocą wirtualnego terminala systemu POS.
Zarządzanie zapasami
funkcje zarządzania zapasami są jednym z głównych powodów, dla których firmy przyjmują system POS. A teraz, głównie każdy system POS pozwala tworzyć numery SKU i przechowywać kluczowe dane produktów, takie jak:
- informacje o dostawcy
- koszt hurtowy (regularne, wyprzedażowe i rabatowe ceny artykułów)
- zmienne (rozmiar lub kolor)
- aktualne ilości zapasów
detaliczne systemy POS często mają funkcje tworzenia i drukowania kodów kreskowych i etykiet wysyłkowych, a także śledzenia zamówień na odbiór krawędziowy.
najlepsze systemy POS oferują również zaawansowane funkcje inwentaryzacyjne, które pomagają zarządzać zamówieniami zakupu i prognozować zapotrzebowanie na produkty. Jeśli chcesz śledzić zapasy w dowolnym miejscu, POS usprawni proces.
zarządzanie relacjami z Klientami (CRM)
systemy POS śledzą każdy zakup aż do drobnych szczegółów, co ogromnie pomaga w działaniach marketingowych twojej małej firmy. Śledzenie danych kontaktowych klientów, zakupów, sumy, metod płatności i zwrotów jest nie tylko pomocne w ogólnej sprzedaży, ale także w ukierunkowanych kampaniach marketingowych.
kiedy wiesz, kto co kupuje, kto najczęściej odwiedza Twój sklep i kto wydaje duże pieniądze, Twoje działania marketingowe mogą odnieść o wiele większy sukces.
narzędzia marketingowe
kampanie e-mail marketingowe są jednym z najpopularniejszych narzędzi marketingowych w systemach POS, ponieważ budują i zarządzają listą kontaktów e-mail.
gdy będziesz gotowy do wysyłania marketingowych wiadomości e-mail z promocjami, możesz użyć historii zamówień klientów, aby kierować reklamy do tych, którzy najprawdopodobniej odpowiedzą. Dzięki systemom POS powiązanie historii zamówień z kampaniami e-mailowymi pomaga tworzyć znacznie skuteczniejsze kampanie. Facebook Instagram, a także zintegrowane programy lojalnościowe i Rekomendacyjne.
zarządzanie pracownikami i zespołami
systemy POS oferują również różnorodne narzędzia do zarządzania pracownikami, z funkcjami śledzenia czasu, planowania, prowizji, wewnętrznych programów nagród, uprawnień i innych.
niektóre umożliwiają również dostęp lub integrację pełnego zarządzania płacami, dzięki czemu narzędzia do śledzenia czasu i płac znajdują się w jednym zautomatyzowanym systemie. Niektóre systemy oferują tę funkcję bezpośrednio, podczas gdy inne oferują To rozwiązanie poprzez integracje firm trzecich.
raportowanie i analityka
systemy POS śledzą szczegółowo każdą sprzedaż—nawet najbardziej podstawowe raporty mogą powiedzieć, które produkty są najlepiej sprzedające się i powolne, co prowadzi do bardziej świadomych decyzji zakupowych.
śledzenie sprzedaży pomaga również określić i przewidzieć sezonowe wzrosty w niektórych kategoriach lub ogólnej sprzedaży, dzięki czemu możesz zaplanować zapasy i personel, aby sprostać Twoim napiętym cyklom. Ogólnie rzecz biorąc, systemy POS ułatwiają śledzenie analizy danych detalicznych.
scentralizowana sprzedaż wielokanałowa
system POS oferujący sprzedaż wielokanałową może połączyć działania sprzedaży w sklepie i online w jednym wygodnym, scentralizowanym systemie.
wiele systemów POS integruje się z wieloma platformami sprzedaży online, aby zsynchronizować sprzedaż, płatności, klientów, a nawet liczbę zapasów między systemem sklepowym a kanałami sprzedaży online.
zalety systemów POS
systemy POS są zaprojektowane, aby oszczędzać czas i zwiększać produktywność.
- oszczędza czas: niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem, czy współpracownikiem, systemy POS pomagają zaoszczędzić czas, jeśli chodzi o zadania menedżerskie i proces realizacji transakcji.
- oferuje spostrzeżenia: systemy POS zapewniają bogactwo danych o klientach-co pomaga podejmować lepsze decyzje dotyczące zapasów, marketingu, celów i procesów.
- skaluje się z Twoją firmą: zazwyczaj oprogramowanie POS zawsze będzie dostarczane z terminowymi aktualizacjami, które pomogą Ci wyprzedzić konkurencję, ponieważ technologia nieuchronnie ewoluuje.
- automatyzuje mniej zabawne rzeczy: Od zarządzania zapasami po Planowanie pracowników, systemy POS obsługują tę pracę za Ciebie, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych zadaniach.
- zwiększa dokładność: gdy nie musisz ręcznie wprowadzać cen i artykułów, przestrzeń na błędy staje się mniejsza.
- zapewnia elastyczne opcje płatności: ponieważ większość systemów POS jest regularnie aktualizowana, twoja mała firma może zaoferować najnowsze i najlepsze metody płatności. Badanie przeprowadzone przez Rezerwę Federalną pokazuje stały spadek płatności gotówkowych i czekowych wraz ze wzrostem płatności debetowych, kredytowych i elektronicznych.
aby przyjrzeć się bliżej, sprawdź nasze najważniejsze zalety korzystania z systemu POS.
sprzęt POS
w przypadku małych firm stacjonarnych potrzebny jest sprzęt, który łączy się z systemem POS. Dobra wiadomość: najprostsze małe firmy potrzebują tylko podłączonego urządzenia (na przykład komputera stacjonarnego lub tabletu) i czytnika kart kredytowych.
Oto kilka rodzajów sprzętu do rozważenia, ale pamiętaj, że to, czego potrzebujesz, zależy głównie od rodzaju i wielkości twojej firmy:
Rejestracja
Większość rejestrów ma teraz postać komputera stacjonarnego (z monitorem), ale wiele firm nadal korzysta z prostych kas fiskalnych. Kasy są zazwyczaj przydatne dla tych, którzy potrzebują tylko minimum, ponieważ są już wyposażone w szuflady kasowe i nie są potrzebne żadne inne dzwonki ani gwizdki.
podłączone urządzenie
urządzenie takie jak tablet lub smartfon może z łatwością zastąpić komputer stacjonarny. Tabletki mogą być również używane z podstawką dla łatwości użytkowania.
Szuflada kasowa
szuflady kasowe to nie tylko bezpieczne miejsce na gotówkę, ale także świetne miejsce do organizowania i przechowywania pokwitowań płatności kartą.
drukarka paragonów
w dzisiejszych czasach paragony można wysyłać pocztą elektroniczną, drukować lub nie. Drukarki paragonów dają możliwość zapewnienia preferowanych opcji dla klientów, a także pomagają mieć zasoby do własnego śledzenia i zarządzania sprzedażą.
Skaner kodów kreskowych
skanery kodów kreskowych nie tylko pomagają usprawnić proces realizacji transakcji, ale także zapewniają małej firmie możliwość zarządzania i śledzenia cen, poziomów zapasów i innych.
dowiedz się więcej o monitorach dotykowych, czytnikach kart i akcesoriach z naszego przewodnika po sprzęcie POS.
koszty systemu POS
możliwość usprawnienia transakcji zarówno dla Ciebie, jak i Twojego klienta nie musi wiązać się z wysoką ceną. W tym miejscu pojawia się zrozumienie różnicy między serwerem a systemami POS w chmurze.
Serwerowe systemy POS są przechowywane lokalnie i zazwyczaj kosztują więcej niż systemy w chmurze ze względu na opłaty konfiguracyjne i licencyjne. Niektóre mogą również obejmować opłaty za konserwację i miesięczne, oprócz kosztów sprzętu.
systemy POS w chmurze mają niższe opłaty instalacyjne, ale Opłaty miesięczne mogą być nieco wyższe niż systemy POS serwerów. Istnieją jednak niedrogie (a nawet bezpłatne) opcje—takie jak na przykład Square-które nadal zapewniają elastyczność, bezpieczeństwo i łatwość użycia.
sposób określenia, ile powinieneś zapłacić za system POS, polega na tym, czego potrzebuje twoja mała firma, aby się rozwijać. Oto kilka pytań, które należy zadać sobie przy podejmowaniu decyzji o budżecie:
- czy to oprogramowanie spełnia moje potrzeby?
- czy jest łatwy w użyciu?
- czy to oszczędza mi czas?
- Czy powinienem wynająć, kupić lub sfinansować mój sprzęt?
- czy oprogramowanie i sprzęt będą skalować się w mojej firmie?
- czy uwzględniłem opłaty za przetwarzanie kart kredytowych?
- czy mam płacić co miesiąc czy co roku?
jak wybrać System POS
po pierwsze: zawsze rozważaj potrzeby swojej małej firmy, zarówno teraz, jak iw przyszłości. Dowolny system POS, który wybierzesz, będzie tak dobry, jak funkcje, których potrzebuje Twoja firma, aby się rozwijać.
Oto 10 najważniejszych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu POS:
Cena
zawsze patrz na koszty—niezależnie od tego, czy są to Opłaty miesięczne, instalacyjne czy przetwarzające płatności.
następny w kolejce jest koszt sprzętu, który może być potrzebny. Najlepsze systemy POS oferują nieoprocentowane finansowanie lub plany płatności ratalnych na sprzęt i mają wiele planów cenowych oprogramowania, dzięki czemu możesz zacząć od niedrogiej opcji i uaktualnić w miarę rozwoju firmy.
łatwość obsługi
systemy POS powinny być przyjazne dla użytkownika i wymagają niewielkiego przeszkolenia personelu. Niektóre z najlepszych systemów mają filmy instruktażowe, fora społecznościowe i dema lub tryby szkoleniowe, dzięki czemu nowi pracownicy mogą czuć się komfortowo z systemem.
przetwarzanie płatności
Wybierz system POS, który zawiera wbudowane przetwarzanie płatności lub integrację z popularnymi procesorami płatności.
Sprzęt
niektóre systemy działają na ogólnym sprzęcie, takim jak iPady lub tablety z Androidem, podczas gdy inne działają na zastrzeżonych systemach sprzętowych. Zastrzeżony sprzęt POS może być trwalszy; jednak nie można go zmienić,jeśli zmienisz systemy w dół linii.
narzędzia inwentaryzacyjne
wszystkie systemy POS mają pewien rodzaj śledzenia zapasów, ale najlepsze oferują poziomy zapasów w czasie rzeczywistym z automatycznymi alertami, zarządzaniem zamówieniami zakupu i narzędziami do prognozowania.
raportowanie i analityka
dobry system POS oferuje wgląd w dane dotyczące sprzedaży, zapasów, klientów i pracowników. Świetny system POS zapewnia również surowe dane, zawiera automatyczny pulpit raportowania, oferuje wskazówki, jak czytać i działać na raportach, a także oferuje opcje eksportowania raportów.
skalowalność
najlepszy system POS rośnie wraz z Twoją firmą. Na przykład, jeśli masz sklep detaliczny, ale planujesz sprzedawać online w przyszłości, upewnij się, że Twój system POS ma zintegrowane rozwiązanie ecommerce, dzięki czemu możesz zarządzać wszystkimi zapasami i danymi klientów w jednym miejscu.
planujesz otwarcie dodatkowych sklepów? Twój system POS powinien być w stanie centralnie zarządzać wieloma lokalizacjami.
integracje
jeśli polegasz na innym oprogramowaniu dla handlu elektronicznego, księgowości lub płac, wybierz System POS, który integruje się z tymi produktami. Uwaga: Wiele systemów POS oferuje również te funkcje, więc można znaleźć jedno oprogramowanie, które zrobi to wszystko.
Obsługa klienta
upewnij się, że Twój system POS oferuje wsparcie telefoniczne na żywo w normalnych godzinach pracy, dzięki czemu zawsze możesz natychmiast uzyskać pomoc, Jeśli pojawi się problem.
opinie użytkowników
zawsze przeczytaj opinie użytkowników przed podjęciem ostatecznej decyzji. I, jeśli to możliwe, porozmawiaj z właścicielami firm w Twojej okolicy, aby uzyskać konto z pierwszej ręki.
Tip: Jeśli jesteś firmą o ugruntowanej pozycji, która chce przełączyć się na system POS z kasy fiskalnej, możliwe, że będziesz musiał przełączyć procesory płatności. Jednak wiele systemów jest skłonnych negocjować stawki przetwarzania dla firm w określonej ilości. Podczas testowania różnych systemów zapytaj, czy są one w stanie dopasować lub pokonać obecne stawki.
jak wygląda przyszłość systemów POS?
w ciągu ostatnich kilku lat nastąpiła poważna zmiana w sposobie, w jaki systemy POS nie tylko ewoluowały proces realizacji transakcji, ale także usprawniają zadania biznesowe za kulisami.
ale jedną z naszych największych propozycji na nadchodzący rok są elastyczne możliwości realizacji zamówień. Według raportu Retail Consulting Partner 2021 pos & Customer Engagement Report, ponad połowa sprzedawców detalicznych traktuje priorytetowo opcje dostawy i odbioru—zauważając, że jest to kluczowe dla sklepów stacjonarnych, aby wdrożyć je w celu zmniejszenia bieżącego wpływu na przychody z COVID-19 i innych nieplanowanych zdarzeń.
oto tylko kilka sposobów, w jaki będziemy nadal postrzegać systemy POS kształtujące przyszłość małych firm:
- Zwiększona elastyczność dla opcji płatności mobilnych
- zwiększony dostęp do danych sprzedaży dzięki technologii chmury
- bardziej spersonalizowane rozwiązania marketingowe
- Dane i analizy, które prowadzą do bardziej świadomych decyzji zakupowych
- rozwiązania All-in-one łączą sprzedaż osobistą, internetową i społecznościową
- uproszczone opcje sprzętowe
podsumowując
systemy POS są koniecznością dla małych firm, ponieważ pomagają usprawnić zakupy, łączyć dane sprzedażowe z działaniami marketingowymi, zapewniają elastyczność klientom, zarządzają produktem inwentaryzacji i dostarczyć narzędzia, które pomogą zarządzać personelem.
teraz, gdy wiesz, co wziąć pod uwagę – i jak działa system POS-pamiętaj o tych trzech wskazówkach:
- Zawsze pytaj o demo
- Testuj wiele systemów POS
- Porozmawiaj z innymi właścicielami małych firm
Możesz również polubić …
- Znajdź najlepszy system POS dla swojej firmy.
- szukasz POS dla swojej restauracji? Istnieją pewne szczególne względy dotyczące wyboru restauracji POS.
- Porównaj kasy i systemy POS, aby zobaczyć, dlaczego większość firm wybiera POS.