• Articles
• admin

papier, papier, papier! Jestem tak blisko zdigitalizowania reszty moich plików za pomocą poręcznego skanera dandy NeatDesk, który Zgrabna firma wysłała mi do przeglądu, ale zanim to zrobię, pomyślałem, że powinniśmy wrócić do organizowania papierowych plików, ponieważ nie ma nic złego w przechowywaniu papierowych kopii rzeczy…tak długo, jak możesz znaleźć to, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz!

w moim poprzednim życiu systemy plików były tak naprawdę moją organizacyjną pasją (wszyscy, którzy organizujecie ćpuny takie jak ja, kiwacie głowami, doceniając, że mam do tego pasję, a reszta potrząsa głowami, zastanawiając się, czy jestem nuts…am mam rację?).

zdaję sobie sprawę, że pasja jest czymś przyziemnym, ale uwielbiam uczucie brania stosów niezorganizowanego papieru i tworzenia ładnego, łatwego w użyciu systemu plików. Na przykład, jeśli jesteś studentem, który zamówił niestandardowe usługi pisania dysertacji, musisz być zorganizowany ze wszystkimi badaniami i dokumentami pracy dyplomowej, aby zaoszczędzić pieniądze! W rzeczywistości wielu zdaje sobie sprawę, jak ważne jest zorganizowanie dokumentów. Zrobiłem kilka konsultacji dla firm i osób prywatnych, aby pomóc im tworzyć systemy plików, aby spełnić ich potrzeby,i nie ma nic lepszego niż patrząc na gotowe pliki i widząc, jak ogromna różnica się zorganizowało!

oczywiście możliwość szybkiego dostępu i samodzielnego znajdowania ważnych dokumentów nie jest jedynym powodem do zorganizowania. Chociaż nie jest to najbardziej efektowny powód organizowania się, ważne jest, aby zastanowić się, jak łatwo ktoś inny może być w stanie zrozumieć wszystkie Twoje pliki, jeśli odejdziesz. Posiadanie zorganizowanych plików sprawia, że to bolesne zadanie jest nieco łatwiejsze, eliminując frustrację związaną z brakiem możliwości znalezienia tego, czego potrzebują.

myśląc o twoich potrzebach

zanim zaczniemy mówić o tym, co moim zdaniem jest kluczowym składnikiem działającego systemu plików, zacznijmy od kilku podstawowych pytań:

co jest w Twoich plikach?

• czy Twoje zapisy są głównie dokumentami długoterminowymi, takimi jak informacje o hipotece, dokumenty ubezpieczenia samochodu, umowy najmu itp., czy też masz regularne dzienne/tygodniowe/miesięczne zapisy do dodania?

• masz papiery biznesowe do złożenia? Zapisy do nauki w domu? Inne kategorie dokumentów?

• jakie rekordy są obecnie zapisywane, że może nie trzeba? Czy możesz przełączyć się na wyciągi elektroniczne dla któregokolwiek z Twoich kont?

dbanie o prywatność i bezpieczeństwo

• czy masz ważne dokumenty, takie jak akty urodzenia, które należy przechowywać w ognioodpornym pudełku?

• czy któraś z Twoich kartotek musi być zamknięta, żeby nie mieć ciekawskich oczu?

• kto potrzebuje dostępu do Twoich plików? Czy potrzebujesz oddzielnych obszarów, do których dostęp mają różni ludzie?

biorąc pod uwagę ograniczenia przestrzeni

• ile miejsca masz na swoje pliki?

• czy Twoja szafka na akta jest pełna?

• czy możesz wyciągnąć zapisy z ostatnich lat i przechowywać je gdzieś indziej, zamiast trzymać je w głównym obszarze plików?

• czy skanowanie dokumentów i przechowywanie ich na komputerze, a nie w wersji papierowej, byłoby warte twojego czasu i wysiłku?

• do jakich rekordów najczęściej się odnosisz, których potrzebujesz, aby zachować łatwy dostęp?

przemyślenie tych pytań przed rozpoczęciem organizowania plików pomoże Ci stworzyć system, który działa, ułatwiając wyszukiwanie i dostęp do rekordów.

używanie skrzynki odbiorczej & skrzynki odbiorczej

podczas gdy niezorganizowane rekordy są ogromnym źródłem bałaganu papierowego, papier przychodzący, który należy posortować i papier, który czeka na podjęcie działań, jest zwykle większym winowajcą. Tworzenie systemu plików jest ważne, ale tak samo jak posiadanie systemu na papier, który przychodzi do Twojego domu, w przeciwnym razie system plików nie zrobi ci nic dobrego.

oto kilka strategii zarządzania przychodzącymi dokumentami:

• Sortuj natychmiast. Zamiast układać pocztę, dokumenty szkolne itp. na ladzie lub biurku, aby poradzić sobie z później, posortuj je w chwili, gdy wejdziesz do drzwi. Czasami nawet posortuję w samochodzie, ponieważ nasza Skrzynka pocztowa jest pół mili od naszego domu! Natychmiast wyrzuć śmieci, koperty i wypełniacze do kosza i utwórz skrzynki odbiorcze dla dokumentów gotowych do złożenia i tych, które wymagają działania.

• jeśli możesz, zajmij się tym od razu. Jeśli pozwolenie wymaga podpisu, podpisz je od razu i włóż z powrotem do plecaka, aby wrócić do szkoły. Jeśli coś potrzebuje pieczątki, aby wrócić do skrzynki pocztowej, poświęć chwilę, aby przygotować go do pracy, zamiast odkładać na później. Zasada touch it once działa na utrzymanie porządku w domu i działa na zmniejszenie ilości bałaganu papieru, z którym masz do czynienia!

• Anuluj subskrypcję, Anuluj subskrypcję, Anuluj subskrypcję. Ta zasada nie dotyczy tylko e-maili; działa również na bałagan papieru! Chociaż wymaga to dodatkowego czasu, należy zrezygnować z subskrypcji katalogów i biuletynów oraz zapisać się na listy do-not-mail. Joshua podzielił się mnóstwem świetnych strategii, aby zmniejszyć ilość poczty, którą otrzymujesz.

Co zachować & co oddać

zanim przyjrzymy się różnym metodom organizowania dokumentacji i dokumentów, jedną inną kwestią, która staje się przeszkodą dla wielu osób, jest wiedza, które dokumenty należy przechowywać, a które można wyrzucić.

mam ogólne wrażenie, że nie musimy trzymać prawie tyle, ile myślimy, że robimy. W moim domu nie trzymamy już naszych miesięcznych rachunków za media, naszych tygodniowych wypłat, ani nawet naszych Miesięcznych Wyciągów z kart kredytowych. Tak, absolutnie ważne jest, aby zweryfikować, czy informacje na temat każdego z nich są poprawne, zanim je rozdrobnisz i wyrzucisz, ale tak naprawdę nie ma żadnego powodu, aby je zachować, zwłaszcza gdy masz dostęp do tak wielu online.

oczywiście są pewne rzeczy, które powinieneś zachować, takie jak umowy pożyczki, stałe zapisy (takie jak akty urodzenia, karty ubezpieczenia społecznego itp.), polisy ubezpieczeniowe, rejestry podatkowe i tak dalej.

sprawdź ten świetny artykuł, aby uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące tego, jakie rekordy można wyrzucić.

tworzenie systemu plików

teraz przejdźmy przez etapy tworzenia faktycznie działającego systemu plików.

1. Utwórz podstawowy zarys

zanim dotkniesz plików, zacznij od utworzenia podstawowego zarysu posiadanych rekordów i sposobu ich uporządkowania.

na przykład mam dokumentację biznesową, dokumentację gospodarstwa domowego i dokumentację nauczania w domu. Te trzy elementy będą najwyższymi poziomami mojego konturu, ale muszę przejść do następnego poziomu i utworzyć zagnieżdżone kategorie:

I. dokumentacja gospodarstwa domowego

A. dokumentacja podatkowa
B. dokumentacja pojazdu
C. dokumenty ubezpieczeniowe
D. Dokumentacja medyczna

(jest to jeden z powodów, dla których ważne jest, aby przemyśleć to, co musisz zachować i jak chcesz, aby było zorganizowane, zanim przejdziesz do tego kroku, chociaż prawdopodobnie poprawisz swój kontur w miarę postępów!)

2. Utwórz szczegółowe podkategorie

gdy już masz podstawowy zarys, nadszedł czas, aby przemyśleć, jak najlepiej zorganizować te rekordy, aby były łatwe do znalezienia i użycia. Na przykład, w ramach dokumentacji medycznej, chcę oddzielić akta każdego członka rodziny, żebym nie musiał ich przeglądać, aby znaleźć to, czego szukam. Mogę następnie zapisywać nowe rekordy z przodu pliku, tak aby były w kolejności dat (od najnowszych do najstarszych), kiedy tylko ich potrzebuję.

mój zarys wygląda teraz tak:

I. ewidencja Gospodarstw domowych

A. ewidencja podatkowa

1. 2009
2. 2008
3. 2007
4. 2006

B. Ewidencja Pojazdów

1. Konserwacja i gwarancje
2. Tytuł, rejestracja i tagi

C. Dokumenty Ubezpieczeniowe

1. Ubezpieczenie samochodu
2. Anulowane polisy
3. Ubezpieczenie zdrowotne
4. Ubezpieczenie domu
5. Ubezpieczenie na życie

D. dokumentacja medyczna

1. Baby Girl #1 ’ s records
2. Baby Girl #2 ’ s records
3. Baby Girl #3 ’ s records
4. Baby Girl #4 ’ s records
5. Rekordy Mandi
6. Sean ’ s records

3. Rozpocznij tworzenie plików dla każdej kategorii

teraz oto, gdzie moje systemy plików różnią się od wielu innych osób. nigdy nie używam folderów plików dla moich plików. Nigdy. Zamiast tego wolę używać wiszących plików dla wszystkich moich plików.

powód, dla którego robię to jest prosty: mając wiszące karty plików ustawione i/lub oznaczone kolorami, system plików jest znacznie, znacznie łatwiejszy dla oczu i znacznie, znacznie łatwiejszy w użyciu. Osobiście uważam, że teczki wewnętrzne to strata pieniędzy, miejsca i zasobów, chyba że używasz ich do lapbookingu!

zamiast tego przesuwam karty i/lub koduję kolorem, aby zdefiniować kategorie i podkategorie, a następnie układam je alfabetycznie w każdej kategorii w celu szybkiego odniesienia.

na przykład, używając mojego konspektu z góry, zacząłbym od utworzenia zakładek dla wszystkich rejestrów podatkowych i wyrównania ich po lewej stronie moich wiszących plików. Zamiast używać jednego wiszącego pliku z czterema folderami plików w środku, wolę utworzyć cztery oddzielne wiszące pliki oznaczone 2008, 2009, 2010 i 2011.

następnie przejdę do Ewidencji Pojazdów. Dla tej kategorii utworzyłbym dwie zakładki: „rekordy konserwacji „i”tytuł, Rejestracja i Tagi”. Zamiast wyrównywać te Zakładki po lewej stronie moich wiszących plików, zacząłbym kilka slotów od siebie, aby były przesunięte za innymi.

zawsze drukuję kopię mojego konturu i trzymam go z przodu szafki na dokumenty w osłonie arkusza, ale jeśli martwisz się, że nie zdefiniujesz kategorii głównej dla każdej grupy, możesz po prostu dodać ją do karty. Na przykład „Yukon – maintenance Records”, „Yukon – Title, Registration and Tags”.

4. Użyj kodowania kolorami dla różnych kategorii głównych

użyłem również kolorowych kart oprócz oszałamiania kart, aby rozróżnić kategorie. Jeśli jednak masz kilka głównych kategorii – takich jak gospodarstwo domowe, biznes i nauczanie w domu-które chcesz zachować w jednej szafce, zarezerwowałbym kodowanie kolorami w tym celu. Możesz kupić kolorowe zakładki lub po prostu wydrukować etykiety na kolorowym papierze, aby wyraźnie zobaczyć, która sekcja została poświęcona danej kategorii.

5. Plik dokumentów

po utworzeniu plików rozpocznij przenoszenie starych plików do nowego systemu i sortowanie niewypełnionych dokumentów. Są szanse, że będziesz musiał dodać podkategorie po drodze, i możesz spojrzeć wstecz i zdać sobie sprawę, że mogłeś połączyć niektóre z podkategorii mimo wszystko, ale to jest w porządku. Kluczem do systemu plików, który działa, jest chęć dostosowania go w razie potrzeby. Jest to jeden z powodów, dla których przestałem drukować karty na drukarce i zamiast tego zdecydowałem się na ręczne pisanie lub użycie edytora etykiet. Wiem, że jestem bardziej skłonny stworzyć nowy, gdy jest to potrzebne, jeśli jest to łatwe!

nawet w dzisiejszych czasach e-maili, płacenia rachunków online i blogów bałagan papieru przytłacza wiele rodzin, ale poświęcenie czasu na stworzenie systemu plików, który działa i nawyków, które minimalizują bałagan, naprawdę się opłaca, ponieważ nie sortujesz już stosów Papierów, aby znaleźć to, czego potrzebujesz!

jak zorganizować papierowe pliki?