Bezpieczeństwo danych księgowych: 9 wskazówek, aby zapobiec defraudacji
wielu liderów małych i średnich przedsiębiorstw uważa defraudację tylko za rzecz, którą czytają w nagłówkach gazet lub oglądają telewizyjne dramaty kryminalne. Ale jest to o wiele bardziej powszechne, niż myślisz. Z globalnego badania PwC z 2020 r.wynika, że prawie połowa firm doświadczyła pewnego rodzaju oszustwa w ciągu ostatnich 24 miesięcy. Spośród tych incydentów, prawie 40% zostało popełnionych przez ludzi wewnątrz firm, podczas gdy około 10% doszło do zmowy między sprawcami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
eksperci twierdzą, że małe i średnie przedsiębiorstwa są bardziej podatne na oszustwa, ponieważ bliskie relacje między członkami zespołu prowadzą do mniejszej kontroli w sprawach finansowych i często istnieje mniej formalnych mechanizmów nadzoru. Ponieważ wpływ oszustw na te firmy jest większy niż w przypadku dużych korporacji, liderzy biznesu muszą mieć lepsze środki bezpieczeństwa, które mogą pomóc chronić Finanse ich organizacji. Oto kilka wskazówek, jak chronić swoją firmę przed defraudacją.
bądź proaktywny przeciwko defraudacji
ostrożnie Weterynarz pracowników
Wyjdź poza swoje przeczucia, zatrudniając każdego, kto będzie obsługiwał wszelkiego rodzaju transakcje pieniężne, i sprawdź referencje i przeprowadzaj kontrole przeszłości. Gdy już znajdą się na pokładzie, zachowaj rutynowe zabezpieczenia, niezależnie od tego, jak wygodnie czujesz się z pracownikiem. Ludzie, którzy są etyczni, mogą ulec pokusie, podczas gdy oszuści mogą świadomie szukać twojego zaufania (i/lub zgłaszać się na więcej godzin i odpowiedzialności), aby ułatwić malwersacje. Tak czy inaczej, musisz utrzymywać politykę zerowej tolerancji dla każdego przypadku oszustwa.
oddzielne obowiązki księgowe
ryzyko wzrasta, gdy tylko jedna osoba zajmuje się wszystkimi dokumentami finansowymi, a system uniemożliwia rutynowe kontrole krzyżowe. Idealnie, twoje wewnętrzne zadania związane z obsługą gotówki i księgowością powinny być prowadzone oddzielnie, przy czym co najmniej dwóch pracowników zamiennie sprawdza transakcje finansowe. Na przykład osoby zaangażowane w transakcje gotówkowe nie powinny przeprowadzać uzgodnień bankowych.
wymuszanie wakacji
kilka rodzajów oszustw polega na zastosowaniu kolejnej płatności Klienta do starszej faktury, ukrywając fakt, że niektóre przeszłe pieniądze zostały przekazane. Może to być kontynuowane tylko wtedy, gdy pracownik jest nadal obecny. Wymuszanie wakacji złamie łańcuch wydarzeń.
ustanawiaj kontrole wewnętrzne
bądź bardzo selektywny, komu ufasz w dane finansowe i wymagaj wielopoziomowych zatwierdzeń dotyczących przetwarzania czeków, zwrotów kosztów, nadgodzin itp. Możesz skorzystać z tej listy kontrolnej opublikowanej przez Association of Certified Fraud Examiners, aby ocenić, czy podejmujesz wystarczające środki zapobiegawcze.
Podwójne sprawdzanie wyciągów bankowych
zautomatyzuj raportowanie rachunków bankowych i sprawdzaj podejrzane działania. Znaki ostrzegawcze mogą obejmować brakujące lub nieprawidłowe kontrole, nieznanych odbiorców lub kontrole podpisane na rzecz strony trzeciej zamiast zdeponowane zgodnie z instrukcjami.
prowadzenie audytów standardowych
prowadzenie harmonogramu regularnie przeprowadzanych raportów finansowych. Możesz również od czasu do czasu przeprowadzać niezaplanowane, nieoczekiwane audyty ukierunkowane na najbardziej krytyczne funkcje biznesowe.
szkolić pracowników w zakresie zapobiegania oszustwom
upewnij się, że wszyscy zaangażowani w finansowy koniec twojej firmy znają procedury zapobiegania i znaki ostrzegawcze oraz że wiedzą, co zrobić, jeśli zauważą problem. Anonimowy system raportowania może sprawić, że informatorzy będą bardziej skłonni do wypowiadania się.
Zachowaj oddzielne i bezpieczne konta biznesowe i kredytowe
mieszanie tych dwóch może być mylące i może stać się problematyczne, jeśli chodzi o śledzenie wydatków biznesowych i sporządzanie dokładnych raportów podatkowych. Bądź bardzo selektywny, kto może korzystać z firmowych kart kredytowych.
rozważ pomoc eksperta
jeśli problem oszustwa staje się zbyt złożony, aby rozwiązać go na własną rękę, rozważ zatrudnienie certyfikowanego eksperta ds. oszustw, który może uzyskać szczegółowe informacje i dokładnie określić, co się dzieje.
: Jak odpowiednie oprogramowanie księgowe może pomóc
oprócz kroków określonych powyżej, wybór i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania księgowego może również przejść długą drogę w kierunku zapobiegania defraudacji ciężko zarobionych funduszy Twojej firmy. Oprogramowanie księgowe w chmurze może pomóc wyeliminować martwe punkty w operacjach, które mogą prowadzić do oszustw, zapewniając jednocześnie solidne środki bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo finansów. Oto kilka rzeczy, których należy szukać w następnym rozwiązaniu oprogramowania księgowego.
Pełna ścieżka audytu
ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, jest oprogramowanie, które pozwala użytkownikowi usuwać transakcje do woli, bez pozostawiania śladów tego, co miało miejsce. Niestety, podstawowe rozwiązania, takie jak QuickBooks, nie automatycznie utrzymują zapisów wszystkich transakcji, co staje się problematyczne, jeśli chodzi o identyfikowanie nieuczciwych zachowań i znajdowanie brakujących pieniędzy. Dlatego ludzie mogą usunąć transakcję na QuickBooks bez pozostawienia prawdziwej ścieżki audytu, pozwalając im trochę przejrzeć tu i tam. Z drugiej strony, oparte na chmurze rozwiązanie księgowe Gravity Software® (Gravity) śledzi każde dokonane wejście, zachowując pełną ścieżkę audytu każdej transakcji.
predefiniowane role zabezpieczeń
dzięki Gravity dokładnie kontrolujesz, kto może uzyskać dostęp do danych, ekranów firmowych i finansowych, aż do poziomu atrybutu pola. Pełne zabezpieczenia Gravity oparte na rolach można przypisać lub ponownie przypisać na żądanie, zapewniając użytkownikom dostęp do danych potrzebnych do skutecznego wykonywania pracy.
przejrzystość danych
dzięki grawitacji dane, które musisz zobaczyć, są zawsze dostępne, gdy ich potrzebujesz, w oparciu o bezpieczeństwo. Masz możliwość tworzenia spersonalizowanych pulpitów nawigacyjnych dla kluczowych wskaźników biznesowych, kluczowych dla codziennej działalności, w czasie rzeczywistym. Korzystając z globalnego wyszukiwania lub Zaawansowanego Wyszukiwania, możesz natychmiast zobaczyć szczegóły otwartych faktur, płatności i spisu zapasów, aby wymienić tylko kilka.
bezpieczeństwo w chmurze
ponieważ Gravity działa w chmurze, nie musisz się martwić o utratę danych, które mogą potwierdzić nieuczciwe działania. Dlaczego? Gravity został zbudowany na platformie Microsoft Power (aka Dynamics 365), solidnej platformie, która obsługuje ponad 5 milionów użytkowników na całym świecie. Wszystkie ulepszone zabezpieczenia platformy, pełne raportowanie finansowe, przyjazny dla użytkownika interfejs, pełne ścieżki audytu i automatyczna replikacja-wszystko to w łatwym w użyciu środowisku mobilnym, aby lepiej zabezpieczyć wszystkie informacje i zapobiec defraudacji w firmie.
dowiedz się więcej o cennych funkcjach bezpieczeństwa danych wbudowanych w oprogramowanie Gravity, dzwoniąc pod numer 844-464-7284 lub umów się na demo online już dziś.