• Articles
• admin

audyt zamówień jest krokiem w cyklu zarządzania zamówieniami i istotną częścią procesu zakupowego. Kiedy firma pozyskuje zasoby potrzebne do zakończenia pracy i sprawnego działania, zarządzanie wydatkami do końca jest obowiązkowe, aby zapobiec nadmiernym wydatkom i zbudować godne zaufania relacje z dostawcami dla przyszłych projektów.

Zarządzanie zamówieniami obejmuje różne procesy, z których jednym jest audyt. Pozostałe to:

• zamówienia zakupu i zapotrzebowania
• pozyskiwanie od dostawców
• negocjacje umów
• zarządzanie dostawcami
• zatwierdzanie zamówień i faktur
• prowadzenie dokumentacji

audyt w szczególności sprawdza Kontrakty zakupowe i dostawców przeanalizuj dokładność, wydajność i zasadność ogólnego wysiłku zakupowego. Opracowane zapisy pomogą również kształtować przyszłe procesy zakupowe.

wydatki mogą występować w dowolnej formie. Koszty bezpośrednie, takie jak wynagrodzenia pracowników i ubezpieczenia, a także koszty produkcji związane z surowcami w produkcji. Koszty pośrednie, takie jak usługi profesjonalne i koszty podróży, są również brane pod uwagę. Jak zapewnić odpowiedni wgląd w swoje działania związane z wydatkami i je kontrolować, aby osiągnąć konkurencyjność rynkową?

dlaczego warto skupić się na procedurach audytu

Dział Zakupów ma wiele do zrobienia, jeśli chodzi o zarządzanie i egzekwowanie praktyk zakupowych. Proces audytu pomoże w wielu aspektach pracy.

• wydajność wydatków: audyt pozwala cofnąć się i sprawdzić, dokąd zmierzają Twoje pieniądze. Znalezienie nowych sposobów ograniczania barier, negocjowania silniejszych kontraktów z dostawcami, znajdowania dostawców o wyższej jakości i ogólnie optymalizacji wydatków przyczynia się do lepszej rentowności.
• usprawnienie przepływu pracy: gdy masz możliwość przeglądu procesów zakupowych, możesz łatwo zidentyfikować zbędne lub przestarzałe praktyki biznesowe, które spowalniają cykl zakupowy. Na przykład możesz zamawiać podobne produkty od wielu dostawców lub dostawców, gdy możesz skompilować je razem w zamówieniu zbiorczym.
• widoczność łańcucha dostaw: w przypadku bezpośrednich procedur zamówień zorganizowany przegląd wydatków formalnie ocenia ekosystem łańcucha dostaw i zapobiega błędom administracyjnym. Sami dostawcy będą bardziej zmotywowani do oceny własnych praktyk, gdy zobaczą, że cenisz zgodność z zasadami.
• legalność: Kontrola wykrywa i chroni przed nieuczciwymi fakturami. Przy tak wielu zakupach dokonywanych każdego dnia, może być łatwo dla nieuczciwych wydatków przesiąkać przez szczeliny. Systemy rozliczeniowe są na przykład najczęstszą formą oszustw dla małych firm.
• zarządzanie ryzykiem: podobnie, nieuczciwe wydatki często prowadzą do oszustw i naruszeń zgodności. Formalne audyty wskazują właściwy kierunek, jeśli chodzi o podejmowanie działań naprawczych przeciwko naruszeniom standardów branżowych i polityk prawnych.
• : Prowadzenie własnych audytów wewnętrznych jest z pewnością krokiem we właściwym kierunku, ale czasami potrzebujesz również audytu zewnętrznego, albo z innej firmy lub agencji rządowej. W obu przypadkach istnieje już ścieżka audytu.

nie oczekuj, że wszystkie korzyści płynące z audytu nadejdą z dnia na dzień. Dokumentacja audytu pomaga wprowadzać stopniowe ulepszenia, obniżając niepotrzebne koszty i usprawniając Umowy bez wpływu na jakość pracy.

proces wdrażania audytów zamówień

Zidentyfikuj obszary problemowe w swoich praktykach zakupowych, a uzyskane wyniki przyczynią się do bardziej solidnych kontroli wewnętrznych i pomogą Ci zidentyfikować zasoby potrzebne do wewnętrznych operacji. Poniżej przedstawiono kilka podstawowych kroków w kierunku skutecznego audytu zamówień.

Porozmawiaj z wyższym kierownictwem

jeśli pracujesz w Dziale Zakupów, zakupów, a nawet zarządzania projektami, uzyskanie przełożonych na pokładzie z Twoimi planami powinno być priorytetem. Podnieś wszelkie informacje od menedżerów, abyś mógł się przygotować i wiedzieć, gdzie skupić swoje wysiłki.

jest to okazja, aby podkreślić wszelkie obszary niepokojące. Czy niektórzy dostawcy nie dają wyników, których potrzebujesz? Wtedy może chcesz zacząć tam pierwszy. Podobnie każdy konkretny proces lub Polityka, które wymagają potwierdzenia, powinny być prowadzone z kierownictwem wyższego szczebla.

zaangażuj także interesariuszy

oprócz Administracji, to interesariusze w organizacji udzielają zezwoleń i dokonują zakupów. Ci ludzie często nie są skłonni zrezygnować z kontroli nad swoimi zasobami, więc ważne jest, aby pozwolić im zrozumieć swoje intencje, jak również. Pokazać, że audyty przyczyniają się do poprawy integralności w procesie udzielania zamówień.

wykorzystaj również opinie, które otrzymujesz od nich. Niektóre zainteresowane strony w procesie zarządzania zamówieniami mogą zgłaszać problemy lub konkretne zmiany, które chcą wprowadzić. Być może przyjęcie różnych umów jest w porządku, lub konkretny proces lub Polityka wymagają rozważenia.

przejrzyj formularze zakupu

zamówienie zakupu jest dokumentem, który Twoja firma przekazuje dostawcy w celu dokonania nowego zakupu. Przejrzyj najpierw swoje zamówienia zakupu i upewnij się, że są one wypełnione całkowicie i dokładnie. Konkretne dziedziny do zbadania to:

• numery zamówień
• informacje o dostawcy
• dokładność opisów produktów i cen
• autoryzowane podpisy

pamiętaj, że niezależnie od faktur końcowych lub paragonów, które masz, musisz uwzględnić w oryginalnym zamówieniu. AP powinno być w stanie przeprowadzić kilka testów, żeby wszystko było rozliczone.

uporządkowany przegląd zleceń zakupu jest również okazją do porównania wydatków na zapasy z innymi analogicznymi działami w Twojej branży. Użyj średnich lokalnych lub krajowych, aby zobaczyć, jak wypadasz z innymi firmami i konkurentami.

na koniec należy pamiętać, że gdy zarządzanie zamówieniami formalnie ocenia zamówienia zakupu, sama ilość dokonanych transakcji może utrudnić proces. Jeśli pracujesz ręcznie, weź losowe próbki z listy zamówień każdego dostawcy, aby dokładnie sprawdzić.

przejrzyj każdego dostawcę na swojej liście

wybór dostawcy lub dostawcy to kolejna główna odpowiedzialność działu zamówień. Oprócz znajdowania sposobów składania dużych zamówień w wielu działach, Sprawdź przy każdej umowie, czy pasuje ona do standardów Twojej firmy. Odłóż na bok wszelkie organizacje, od których kupujesz, jeśli nie spełniają Twoich oczekiwań.

:

• rabaty zbiorcze, rabaty i inne sposoby oszczędzania
• programy kredytowe
• praktyki Dostawcze
• dokładność i jasny język w umowie
• jakość świadczonych usług
• reputacja dostawcy na rynku
• porównania z innymi organizacjami oferującymi podobne towary i usługi

kto wie? Audyt zamówień może ujawnić ukryte rabaty i sposoby oszczędzania, które na pierwszy rzut oka mogły zostać pominięte przez zarządzanie projektem.

przegląd zasad firmy

praca jako audytor nie kończy się na dostawcach. Określi również procedury wewnątrz organizacji dotyczące zamówień, takie jak podpisywanie dokumentów lub zatwierdzanie umów. Każdy krok, który wykonują pracownicy, musi być sprawdzony i rejestrowany, aby upewnić się, że wszystko jest wykonane zgodnie ze specyfikacjami zarządzania zamówieniami.

uzyskaj również opinię od swoich pracowników. Czy nowe protokoły wynikające z audytów zamówień publicznych są zbyt uciążliwe? Czy należy je zmienić, aby lepiej pasowały do ogólnego przepływu pracy w firmie?

Utwórz raport końcowy

zapoznaj się z wynikami, kompilując raport końcowy i przedyskutuj go z kierownictwem projektu. Jeśli jakiekolwiek dane wskazują na nieefektywne umowy, potencjalne oszustwa lub brak zgodności, zapisz to i przedyskutuj sposoby rozwiązania problemów.

raport musi zawierać praktyczne spostrzeżenia, aby zachęcić do działań naprawczych, wzmocnionych danymi o zamówieniach zebranymi w trakcie procesu. Lepszy proces zaopatrzenia katalizuje zdolność firmy do usprawnienia operacji zaopatrzenia, bardziej konsekwentnego otrzymywania zasobów i przeglądania wyników umów.

Lista kontrolna audytu zamówień

istnieje wiele procesów, dokumentów, informacji zwrotnych i umów zamówień, które należy śledzić w całym zarządzaniu projektem. Aby pomóc ci być na bieżąco ze wszystkim i mierzyć swoje postępy, poniższa lista kontrolna obejmuje większość obowiązków związanych z audytami zamówień.

• przygotowanie: pośrednie wydatki są szczególnie trudne dla zarządzania projektami, ponieważ nie są dokładnie osadzone w kamieniu, w którym dokonywane są nowe zakupy. Zacznij od zorganizowania wszystkich zakupów, w tym tych z niejasnymi warunkami umowy, pominiętymi rabatami, rozbieżnościami cenowymi i innymi potencjalnymi problemami.
• zamówienia zakupu: na przykład, czy Twoja organizacja używa dopasowania trójdrożnego? Czy istnieją zabezpieczenia przed oszustwami? A czy podczas procesu zatwierdzania możliwe są odpowiednie autoryzacje? Powinieneś być świadomy tego, co dzieje się w całym procesie, od złożenia zamówienia do jego otrzymania.
• wybór dostawcy: przeanalizuj wykonanie każdego zamówienia i porównanie go z resztą portfela. Czy każdy z nich jest zgodny z Twoimi standardami i zgodny z twoimi zasadami? Jaki jest proces wdrażania nowego dostawcy, gdy jest on potrzebny?
• płatności: przetwarzanie faktur musi być dokładne, kompletne i terminowe. Miej oko na nieuczciwe transakcje, jak zawsze. Tutaj również może odgrywać rolę dopasowanie trójdrożne.
• zgłaszanie ustaleń: Określ działania naprawcze potrzebne do rozwiązania problemów zgłoszonych przez audyt zamówień. Co możemy zrobić, aby zmniejszyć ryzyko, zwiększyć wydajność i zapewnić zgodność procesu zarządzania projektami w przyszłości?

Stwórz własną listę kontrolną zgodnie z własnymi potrzebami i okolicznościami. Każda firma jest inna, jeśli chodzi o nabywanie swoich towarów i usług,więc dlaczego nie zrobić rozwiązania na zamówienie?

audyt zamówień najlepsze praktyki

chcesz uzyskać dodatkowe wskazówki i taktykę, zanim zaczniesz wykonywać to zadanie, które zmieni sposób pozyskiwania wszystkiego, czego potrzebuje Twoja firma?

• wynajmij dedykowanego audytora wewnętrznego, który zajmie się tym zadaniem: sprawienie, aby Dział Zakupów sam przeprowadził audyt, jest zarówno nieskuteczny, jak i potencjalny konflikt interesów. Nie chcesz, aby pracownicy pisali własne recenzje wydajności, więc przekaż pracę zespołowi audytu wewnętrznego, aby stworzyć kompletną, dokładną i uporządkowaną recenzję. Taki zespół musi zrozumieć obecną politykę i potrzeby projektu i organizacji jako całości.
• pamiętaj, aby utworzyć ścieżkę papierową do przyszłego audytu: po zebraniu wszystkich danych sprzedaży, zapisów zapasów, rachunków płatnych i innej dokumentacji związanej z procesem audytu, wiesz już dokładnie, jak to zrobić ponownie, gdy kolejny audyt jest w porządku. Pracuj nad papierową ścieżką po raz pierwszy, aby przyszłe cykle były znacznie szybsze.
• Zaplanuj wdrożenie niestandardowych procedur w odpowiedzi na twoje ustalenia: jedną z najmniej przydatnych rzeczy, które może zrobić audyt zamówień, jest oferowanie ogólnych porad w odpowiedzi na stwierdzone nieefektywności. Staraj się tworzyć rozwiązania szyte na miarę, które odnoszą się do organizacji, dla których pracujesz.
• zacznij korzystać z narzędzia zamówień: Automatyzacja pomogła nam już w dużej części naszego życia, a zarządzanie projektami ucieszy się, że obecnie istnieją nowoczesne rozwiązania, które sprawiają, że audyt zamówień jest szybszy i łatwiejszy.

utrzymanie konkurencyjności na stale rosnącym rynku polega na przyjęciu najnowszych narzędzi do pracy. Porozmawiajmy więcej o narzędziach programowych związanych z audytem wewnętrznym w następnej sekcji.

narzędzia, oprogramowanie i automatyzacja

jeśli wydaje ci się, że audyty są wyzwaniem do wykonania, wiedz, że rozwiązanie tego zadania jest znacznie łatwiejsze, gdy masz zautomatyzowany system, który Ci pomoże. Obecnie istnieją usługi Online, które są przeznaczone do obsługi takich zadań jak:

• scentralizowane zarządzanie dokumentami
• współpraca w chmurze
• wgląd w przepływ pracy w celu ochrony przed oszustwami lub niezgodnością
• szybkie porównania najlepszych dostawców
• Analiza cen w czasie rzeczywistym do porównywania ofert

narzędzie zakupów może również przyspieszyć audyt ogólnie rzecz biorąc, automatycznie wysyłając odpowiednie dokumenty do właściwych osób, zapewniając, że żaden interesariusz nie zostanie niedoinformowany. Znacznie zmniejszasz również możliwość wystąpienia błędu ludzkiego podczas wprowadzania danych i analizy. Oczywiste jest, że przyszłość audytu i ogólnie procesu zaopatrzenia będzie zależeć od automatyzacji oprogramowania i korzyści, które nieuchronnie zapewnia.